126
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor
Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian beritapesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu
tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan
keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan
pekerjaan administrasi atau tata usaha.
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar
vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor
tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat
penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi
atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dpat
berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator
harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi. Tehnik keterampilan komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara
menggunakan sarana komunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara
komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk menghindari kegagalan, yaitu :
a. Persepsi pengertian pikiran b. Ketepatan
c Kreadibilitas unsur kepercayaan kepada orang lain d. Pengendalian
e. Kecocokankeserasian
Di unduh dari : Bukupaket.com
127
Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :
a. Keterampilan berbicara
b. Keterampilan mendengarkan
c. Keterampilan membaca
d. Keterampilan menulis
Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan adalah:
a. Menilai diri sendiri secara jujur b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan
atau praktek-praktek c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas
Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara
yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli
komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan
yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajewr harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap
muka merupaklan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun
penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan
benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang pernerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah active lestening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para
manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective statements pernyataan balik oleh para pendengar.
Di unduh dari : Bukupaket.com
128
The American Managemnt Association AMA menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :
1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum
berorganisasi. 2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara
keseluruhan bilamana anda berkomunikasi. 4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam
merencanakan komunikasi. 5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda. 6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan
sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda. 8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan