128
The American Managemnt Association AMA menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :
1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum
berorganisasi. 2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara
keseluruhan bilamana anda berkomunikasi. 4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam
merencanakan komunikasi. 5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda. 6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan
sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda. 8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan
Pelanggan adalah orang atau instansilembagaorganisasi yang membeli barangjasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang
dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat.. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga
hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:
a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguh- sungguh terhadap pelanggan.
b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua kebutuhan pelanggan.
c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar
memberikan keputusan kepada pelangan. d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran berhutang.
Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu
mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani.
Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik
lagi bagi perusahaan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
129
4.3.2. Komunikasi dengan Pimpinan
Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke
bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.
Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain- lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan
dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang lebih rendah.
Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh
informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugaspekerjaan yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk
informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat.
Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan
efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang
harmonis.
Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan
menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya. 2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,
saran dan unsur atau gagasan. 3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara.
5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten. 6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai. 8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat. 10. Menghindari respon yang monoton.
Di unduh dari : Bukupaket.com
130
4.3.3 Komunikasi dengan Kolega
