Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan adalah organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Setiap perusahaan baik itu perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur selalu menjalankan aktivitas yang berbeda dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara optimal sangat diperlukan pengorganisasian agar keseluruhan bagian bekerja sama sebagai suatu sistem yang baik. Tidak atau kurang bekerjanya salah satu bagian maka secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Dalam proses pencapaian tujuan ini sangat diperlukan seorang pemimpin, seorang yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah perusahaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pemimpin didampingi oleh sekretaris. Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya Gie, 2000. Berdasarkan defenisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah tangan kanan seorang pimpinan. Universitas Sumatera Utara 2 Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat terlaksana. Dapat dilihat dalam setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris membuat pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan efektif. Seorang sekretaris tidak hanya memiliki peranan penting terhadap pimpinan, melainkan terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris juga harus mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, sehingga diperlukannya human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangatlah penting. Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif. Sekretaris pada PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk Medan adalah sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah membantu kepala cabang pimpinan dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. Dengan adanya Universitas Sumatera Utara 3 seorang sekretaris di PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit demi kelancaran jalannya kegiatan perusahaan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memberikan informasi yang benar dan valid. Ketidakmampuan sekretaris dalam human relationship akan berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap image perusahaan. Hal tersebut kadang menjadi masalah dalam suatu instansi atau perusahaan, seperti halnya cara kerja sekretaris yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dimana selama ini proses kerja sekretaris yang dilaksanakan setiap harinya begitu berat. Sehingga sekretaris pada perusahaan ini dituntut untuk bertanggung jawab terhadap tugasnya. Deskripsi di atas menggambarkan kepada kita begitu besarnya peranan seorang sekretaris pada sebuah perusahaan. Dia adalah satu-satunya karyawan yang harus mampu memposisikan dirinya baik ke atas pimpinan maupun ke bawah. Tugas dan fungsinya yang unik membuat seorang sekretaris dapat secara langsung menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja dalam perusahaan. Seringkali kesalahpahaman dan suasana kerja yang kaku bahkan image yang buruk pada perusahaan disebabkan oleh ketidakmampuan sekretaris dalam menjalankan tugas dan peranannya dan ketidakmampuannya dalam melakukan public relation. Universitas Sumatera Utara 4

B. Perumusan Masalah