Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektifitas Kerja pada PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk. Medan

EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PT. ENSEVAL

PUTERA MEGATRADING, TBK MEDAN

OLEH:

RISTA DEWI SIHOMBING

112103119

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

NIM : 112103119

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEKRETARIS DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING, TBK MEDAN

TANGGAL: Juli 2014 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

TANGGAL: Juli 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac) NIP. 19560407 198002 1 001

NIM : 112103119

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEKRETARIS DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING, TBK MEDAN

Medan, Juli 2014 Menyetujui Pembimbing,

(Inneke Qamariah Lubis, SE, MSi) NIP. 19830720 200604 2 003

i   

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN SEKRETRIS DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING, TBK MEDAN”

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi pembahasan maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Selama perkuliahan hingga selesainya Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D. T. M & H, M .Sc. (C.T.M.), Sp. A. (K.) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

ii   

III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir.

6. Bapak Syahfrizal H. Situmorang, SE, MSi selaku dosen Penasehat Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

8. Seluruh Staff dan Pegawai PT. Enseval Putera Megatradingg, Tbk Medan yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan penulis. Terkhusus Ibu Hendriani Pretty Octavia sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.

9. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua penulis Drs Jhonny Ronald Sihombing (Ayahanda) dan Lisken Sirait (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran kepada penulis yang telah mendukung selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara.

iii   

senantiasa memberikan dukungan dan semangat kepada penulis selama masa Penulisan Tugas Akhir.

12.Kepada sahabat-sahabat terbaik, terima kasih sudah memberikan motivasi serta doa kepada penulis selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan pembacanya, semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan rahmat dan karuniaNya.

Medan, Juli 2014

iv   

Daftar Isi iv

Daftar Tabel vi

Daftar Gambar vii

Lampiran viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah 1

B. Perumusan Masalah 4

C. Tujuan Penelitian 4

D. Manfaat Penelitian 5

E. Jadwal Kegiatan 5

F. Sistematika Penelitian 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sejarah PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 8

B. Struktur Organisasi 12

C. Job Decriptions 13

D. Peraturan Kerja 20

E. Jaringan Kegiatan 20

v   

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan 54

B. Saran 56

vi   

1. Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir 5 2. Tabel 2.1 Hari Kerja dan Jam Kerja 20 3. Tabel 2.2 Divisi dan Pengelompokan Prinsipal 21 4. Tabel 3.1 Tugas Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

vii   

Megatrading, Tbk Medan 12

               

viii   

1   

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan adalah organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Setiap perusahaan baik itu perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur selalu menjalankan aktivitas yang berbeda dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara optimal sangat diperlukan pengorganisasian agar keseluruhan bagian bekerja sama sebagai suatu sistem yang baik. Tidak atau kurang bekerjanya salah satu bagian maka secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.

Dalam proses pencapaian tujuan ini sangat diperlukan seorang pemimpin, seorang yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah perusahaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pemimpin didampingi oleh sekretaris. Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (Gie, 2000). Berdasarkan defenisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah tangan kanan seorang pimpinan.

   

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat terlaksana. Dapat dilihat dalam setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris membuat pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan efektif.

Seorang sekretaris tidak hanya memiliki peranan penting terhadap pimpinan, melainkan terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris juga harus mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, sehingga diperlukannya human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangatlah penting. Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif.

Sekretaris pada PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk Medan adalah sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah membantu kepala cabang (pimpinan) dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. Dengan adanya

   

seorang sekretaris di PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit demi kelancaran jalannya kegiatan perusahaan.

Seorang sekretaris diharapkan mampu memberikan informasi yang benar dan valid. Ketidakmampuan sekretaris dalam human relationship akan berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap image perusahaan. Hal tersebut kadang menjadi masalah dalam suatu instansi atau perusahaan, seperti halnya cara kerja sekretaris yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dimana selama ini proses kerja sekretaris yang dilaksanakan setiap harinya begitu berat. Sehingga sekretaris pada perusahaan ini dituntut untuk bertanggung jawab terhadap tugasnya.

Deskripsi di atas menggambarkan kepada kita begitu besarnya peranan seorang sekretaris pada sebuah perusahaan. Dia adalah satu-satunya karyawan yang harus mampu memposisikan dirinya baik ke atas (pimpinan) maupun ke bawah. Tugas dan fungsinya yang unik membuat seorang sekretaris dapat secara langsung menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja dalam perusahaan. Seringkali kesalahpahaman dan suasana kerja yang kaku bahkan image yang buruk pada perusahaan disebabkan oleh ketidakmampuan sekretaris dalam menjalankan tugas dan peranannya dan ketidakmampuannya dalam melakukan public relation.

   

B. Perumusan Masalah

1. Bagaimana peranan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ?

2. Bagaimana keterkaitan sekretaris dalam meningkatkan kinerja perusahaan dan pengaruhnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan ?

3. Bagaimana syarat-syarat sekretaris yang baik guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ?

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

2. Untuk mengetahui keterkaitan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

3. Untuk mengetahui apa saja syarat-syarat sekretaris yang baik guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

   

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

2. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan bagi sekretaris instansi dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan datang.

3. Bagi Pihak yang Berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang berhubungan dengan sekretaris terutama sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, meminta data dan kegiatan survey, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatannya ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :

   

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO KEGIATAN MEI JUNI

II III IV I II III IV 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan

Sumber : Penulis (2014)

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 14 Mei 2014 sampai dengan 24 Mei 2014, sejak dikeluarkan buku kuning pengesahan penulisan Tugas Akhir. Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang dilaksanakan pada minggu keempat bulan Mei dan minggu pertama bulan Juni 2014 di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan.

Setelah melakukan observasi, penulis akan menulis penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

   

F. Sistematika Penulisan

Untuk mengerjakan Tugas Akhir ini penulis membuat sistematika berikut : BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Pada bab ini dibahas mengenai sejarah singkat perusahaan,, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Pada bab ini dibahas mengenai pengertian sekretaris, tugas serta tanggung jawab sekretaris dan peranan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk.

8   

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat dari pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan. Dalam perkembangannya PT. Enseval juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk-produk farmasi saja tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen dan industri makanan. Sejalan dengan perkembangan ekonomi Indonesia, PT.Enseval juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha diluar bidang perdagangan dan distribusi.

Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha perdagangan dan distribusi dipindahkan ke PT. Arya Gupta Cempaka suatu Perseroan yang didirikan pada tahun 1988 yang selanjutnya pada 6 Agustus 1993 berganti nama menjadi PT.Enseval Putera Megatrading.

Surat Ijin Perdagangan : 00318 /1.824.271 Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.0000

Pada 1 Agustus 1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk. Kegiatan Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu :

   

2. Divisi penjualan dan distribusi produk barang komsumsi, obat bebas dan nutrisi.

3. Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan perlengkapan

kesehatan.

4. Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri

farmasi, kosmetik, makanan dan kesehatan hewan.

Hingga kini,Perseroan memiliki 42 cabang di seluruh Indonesia yang tersebar dari Banda Aceh sampai ke Jayapura. Perseroan juga memiliki infrastruktur yang

memadai guna menunjang kelancaran operasional logistik yaitu 2 Regional

Distribution Centre berupa fasilitas gudang besar yang berada di Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (prinsipal) dan pelanggan (outlet).

Pada saat ini Perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok (principal) dan

melayani secara langsung lebih dari 200,000 outlet di seluruh Indonesia. Sampai dengan tahun 2009, Perseroan mempunyai 5 anak perusahaan, yaitu :

1. PT. Tri Sapta Jaya

2. PT. Milenia Dharma Insani

3. PT. Enseval Medika Prima

4. PT. Global Chemindo Megatrading

   

PT. Tri Sapta Jaya yang bergerak dibidang usaha distribusi produk farmasi dan kesehatan akan berfokus untuk memperluas jaringan distribusi farmasi ke pasar bawah dan juga lebih menjangkau daerah-daerah yang terpencil. PT.Milenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, dikembangkan dari hanya bisnis apotik menjadi klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana menyediakan fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi yang meliputi praktek dokter, farmasi, laboratorium, mini market dan sekarang diperluas dengan jasa layanan hemodialisis. Dengan visi menjadi klinik pilihan keluarga Indonesia dengan pelayanan prima dan harga terjangkau, Klinik Mitrasana ini kini telah menambah jumlah klinik menjadi 13 buah di tahun 2009 di area Jakarta dan sekitarnya.

Selanjutnya, dengan tujuan untuk melakukan perluasan, atau ekstensifikasi usaha dibidang pemasaran dan perdagangan alat kesehatan, maka pada November 2007, didirikan anak perusahaan yaitu PT. Enseval Medika Prima yang kini sudah mulai beroperasi secara resmi pada Oktober 2008. PT. Enseval Medika Prima bergerak di bidang pemasaran alat kesehatan dan diagnostic secara lebih fokus.

PT. Global Chemindo Megatrading yang didirikan pada November 2007 merupakan anak perusahaan yang bergerak dibidang bahan baku akan terus berfokus pada penjualan bahan baku baik ke pelanggan dalam group maupun non group. PT. Global C hemindo Megatrading kini sudah memulai kegiatan usaha secara independen sejak Oktober 2008.

Sebagai langkah diversifikasi jenis layanan dalam bidang kesehatan, Perseroan mendirikan anak perusahaan yaitu PT. Renalmed Tiara Utama pada Juli 2008 dan Perseroan melakukan akuisisi usaha penyediaan bahan-bahan dan mesin

   

hemodialisa bagi pasien gagal ginjal ke rumah-rumah sakit dan klinik-klinik pada Oktober 2008 dari pihak ketiga yang meliputi: kendaraan, mesin hemodialisa dan persediaan dimana sekaligus PT. Renalmed Tiara Utama secara resmi memulai kegiatan usahanya dibulan yang sama.

Visi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

Menjadi perusahaaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat.

Misi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

Menyediakan layanan logistik yang unggul dan terpadu untuk

produk-produk perawatan kesehatan dan produk-produk sejenisnya. Nilai Inti PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

2. Integritas

3. Gigih untuk mencapai yang terbaik

4. Kerjasama yang kokoh

5. Inovasi

   

B. Struktur Organisasi pada PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan

Sumber : Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014) Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

Medan Adm.  Ekspedis i Waka Ekspedisi KSK KSA ADM Chasier IT Chanel

Data Proses _Petugas

Gudang Driver Loper Idyoice ADM Claim Adm Colector GL. Staff Account ADM WHS. Supervisior WHS COR Area Business Manager

Secretary

Cord. CSO IT Sipport Apoteker AR

Controler Umum

   

C. Job Description pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan

1. ABM (Area Businnes Manager) Wewenang dan tanggung jawab :

a. Mengambil keputusan sepenuhnya

b. Mengambil kebijakan

c. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan

d. Menjaga kerahasiaan perusahaan

e. Membina hubungan yang baik dengan karyawan

2. KSA (Kepala Seksi Akuntansi) Wewenang dan tanggung jawab :

a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan

b. Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan

c. Menjaga kerahasiaan perussahaan

d. Mengambil alih saat ABM (Area Businnes Manager) tidak ada di

tempat

e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan

   

KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional perusahaan yaitu terdiri dari :

1. KSSA (Kepala Sub Seksi Akuntansi) 2. Divisi Akuntansi, terbagi atas :

a. Data Proses

Wewenang dan tanggung jawab :

1) Bertugas mereolase Sales Order (SO) yang masuk dari ECC

dan diproses sehingga sampai di gudang. 2) Memperlancar proses retur barang

3) Mempelancar atau memproses masuknya Sales Order (SO)

4) Bertanggung jawab kepada ABM dan KSA

5) Menjalin hubungan yang baik dengan sesama karyawan

b. Staf Klaim /GL

Wewenang dan tanggung jawab :

1) Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat

2) Mencek payment voucher (jurnal account)

c. IT Chanel

1) Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera

Megatrading, Tbk

   

3. Devisi Keuangan yang terbagi atas : a. Fakturis

1) Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan

surat jalan internal.

2) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak

3) Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan

ke pool faktur untuk diproses selanjutnya. b. Pool Faktur

1) Menerima semua faktur

2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar

3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota 4) Data tagihan diserahkan parsalesman untuk tagihan luar kota c. Kasir

1) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro

2) Menerima setoran dari sales secara tunai

3) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver

dan loper

4) Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas

5) Membuat rekonsilasi Bank

6) Memasukkan atau mencek mutasi Bank (Bank Danamon dan

Bank Nagari) yang telah menyetor uang tunai dari rektorat.

   

8) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah

di appove oleh pimpinan cabang, direktorat sales dan akuntansi.

d. Kolektor

1) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo 2) Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7-30 hari

4. ECC (Enseval Custumer Care) Tugas dan tanggung jawab :

a. Menerima orderan dari salesman

b. Memproses dan mencetak orderan yang masuk

c. Menginput orderan yang masuk secara manual

d. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk

menanyakan orderan yang akan dipesan

e. Bertanggung jawab langsung ke ABM

f. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan

5. Apoteker

Tugas dan tanggung jawab :

a. Menandatangani faktur penjualan, ship list, receipt dan BAPB b. Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan ke pusat c. Membuat laporan psikotropika ke Dinas kesehatan

d. Membuat laporan dinamika obat

e. Mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan (suhu gudang

   

f. Arsip faktur dan surat pesanan

g. Mengecek stok psikotropika setiap hari

h. Bertanggung jawab kepada ABM

6. Kepala Gudang

Tugas dan tanggung jawab :

a. Bertanggung jawab kepada ABM

b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai system dan prosedur yang berlaku

c. Menata kerapian barang di gudang dan tata letaknya

d. Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan

barangyang expire datenya dekat dan barang yang rusak.

e. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun

keamanan dari pencurian dan bahaya lainnya.

f. Bertanggungjawab terhadap operasional gudang mulai dari barang

masuk, barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang dan penyusunan barang di gudang.

Di bawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu :

1. Wakil kepala gudang

a. Bertanggung jawab atas operasional gudang

   

2. Admin

a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur b. Membuat laporan selisih kanvas

c. Membuat laporan barang masuk

d. Membuat tanda terima retur barang rusak

3. Picker

Tugas dan tanggung jawab:

a. Membuat laporan barang masuk

b. Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan (SO)

c. Mengambil barang yang tukar guling

d. Menyiapkan barang sesuai permintaan

e. Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses

lanjutannya untuk dibuatkan laporan rusak, dan jika barangnya masih baik maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai barang.

4. Checker

Tugas dan tanggung jawab :

a. Mencek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak

sesuai checker menginformasikan ke picker

b. Mencek barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur

c. Mencek barang akan masuk kanvas

d. Menerima dan mencek barang masuk dari pusat maupun cabang

   

5. Kepala Ekspedisi Tugas dan tanggung jawab :

a. Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara on

time

b. Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi

c. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, fakturdan kendaraan pada

saat pengiriman barang.

d. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraaan pada

saaat pengiriman barang

e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan

prosedur

f. Membuat dan mengatur rute pengiriman barang

g. Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera pada faktur

Di bawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasioanal tim ekspedisi, yaitu :

a. Admin expedisi

1) Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan 2) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali

   

b. Loper

Loper adalah tim ekspedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor. Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk ethical, consumer, dan

CHB. c. Driver

Driver adalah tim ekspedisi yang menghantarkan barang menggunakan mobil biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak, biasanya barang produk ethical, consumer dan CHB.

D. Peraturan Kerja

PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk mempunyai satu peraturan yang berupa kesepakatan bersama yang meliputi peraturan kerja.

Tabel 2.1 Hari Kerja dan Jam Kerja

Hari Kerja Jam Kerja Keterangan

Senin s/d Jumat 08.00 – 16.00 Jam Kerja

Sabtu 08.00 – 13.00 Jam Kerja

Senin s/d Jumat 12.00 – 13.00 Istrahat

Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014) E. Jaringan Kegiatan

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan merupakan Pedagang besar Farmasi yang berbadan hukum dan memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan perbekalan farmasi. Sistem manajemen dan akuntansi yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk telah sesuai

   

dengan teori manajemen pengadaan farmasi dan akuntansi yaitu sistem pendistribusian, sistem penyimpanan dan sistem pelaporan. Untuk pelaporan Obat Psikotropika dilakukan sekali sebulan, sedangkan untuk barang konsumer dilakukan tiga bulan sekali.

Sistem pendistribusian di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sistem tekan dimana jumlah barang yang didistribusikan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan ditentukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat, yang dikombinasikan dengan sistem tarik (dengan adanya pesta). Sistem penyimpanan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ini yaitu FEFO (Fisrt Expired First Out).

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk memiliki 5 Divisi dan masing-masing Divisi memiliki beberapa Prinsipal, yaitu :

Tabel 2.2 Divisi dan Pengelompokan Prinsipal

NO Divisi Prinsipal

1. Pharma a. Kalbe Farma

b. Interbat c. Holistic Care d. Kalbe Nimitz e. Primary Care

f. Smith dan Nephew

g. Hexpharm Jaya

2. KND Sanghyang perkasa

3. CHD a. Saka Pharma

b. Kalbe Farma OTC

c. Kalbe Farma RTD

   

lanjutan

NO Divisi Prinsipal

4. CHB a. John Francis

b. Loreal

c. Aquasalve Sanaria d. Nata Meridian

e. Amsafe

f. Kara Santan Pratama g. Aneka Boga Citra

h. Hermon Anugrah Indah

i. Osaki Medical j. Impers Pratama k. Tata Nutrisana

l. Mead Johnson

5. MIDI a. All Midi

b. Roche Indonesia Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014)

PT. Enseval Putera Megatrading,Tbk memiliki 2 jenis produk kembalian, yaitu :

1. Produk BAD, untuk produk yang rusak ataupun yang expirednya dekat

2. Produk GOOD, untuk produk yang ditarik dari outlet karena berbagai alasan, misalnya outlet tutup atau outlet tidak bias melunasi hutang ke PBF.

Tanda Terima Retur Barang (TTRB) Kelengkapan TTRB :

a. No. Faktur

b. Nama Outlet

c. Nama Oenjaja Description

d. Custumer ID

   

f. Kode Produk

g. Description

h. Quality

i. Harga Produk

j. Batch Number

k. Alasan Return

l. Tanda Tangan Supervisor

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan juga melakukan

pemusnaan cabang untuk produk-produk expire ataupun produk rusak 1kali

seminggu khususnya untuk produk Sanghyang Perkasa. Dimana pemusnaan dihadiri oleh perwakilan dari principal dan perwakilan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan. Dengan cara membuat surat permohonan pemusnaan produk ke principal PT. Sanghyang Perkasa kemudian pihak PT. Sanghyang Perkasa akan membuat surat jawaban untuk meneyetujui pemusnaaan produk tersebut kemudian dibuat berita acara pemusnaan cabang dan dilampirkan

dokumentasi pemusnaan produk. Untk produk yang rusakdan expire dari Kalbe

Farma, Bintang Toejoe, Abbot, Interbat, Saka Farma damn Loreal dikirimkan kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat.

   

F. Kinerja Kegiatan terkini

1. Pengadaan Obat/ Alat Kesehatan untuk Kebutuhan PBF (Pedagang Besar Farmasi)

Pengadaan barang PBF cabang PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di Kota Medan sudah diatur dari PBF pusat PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat yang berada di Jakarta. Pengiriman barang ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di Kota Medan tergantung permintaan, tidak mesti awal bulan atau akhir bulan. Semua kegiatan di perusahaan bias dipantaumelalui computer yang telah online. Apabila barang meningkat dari konsumen sedangkan stok kurang maka untuk mengantisipasi supaya cukup perusahaan bias melakukan pesanan tambahanyang biasa disebut PESTA.

Pada penerimaan barang diterima oleh penanggung jawab gudang dan pada waktu menerima barang surat pengantar barang atau faktur barang. Apabila tidak ada surat pengantar barang maka penanggung jawab gudang tidak akan menerima barang yang dikirim tersebut, dan juga pada waktu penerimaan barang perlu dicocokkan antara faktur dengan fisik barang juga perlu dicek kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah dan sebagainya. Barang langsung masuk gudang.

Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai dengan surat

barang yang disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan jumlah

barang, setelah sampai di cabang fisik barang dicocokkan dengan ship list. Pemeriksaan dilakukan terhadap barang yang diterima antara lain :

   

a.Nama barang/ obat dan jumlahnya

b.Spesifikasi dari barang/ obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak, misalnya:

1) Pabrik yang memproduksi

2) Bentuk dankemasan

3) Penandaan pada kemasan dan sebagainya

4) Mutu/ kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kaduluarsa (ED)

c.Sertifikat yang diminta dalam kontrak, termmasuk hasil uji mutu yang

dipersyaratkan d.Tanggal penerimaan

e.Pada pemeriksaan barang/ obat-obatan tersebut harus diperhatikan

sifat-sifatnya, baik fisika dan kimiawi serta persyaratan penyimpanannnya, agar tidak ada barang/ obat-obatan yang rusak selama proses pemeriksaan dan penerimaan.

2. Penyimpanan Obat dan Alkes

Setelah melakukan penerimaan barang atau alat kesehatan yang telah memenuhi syarat dan sesuai dengan spesifikasi maka barang atau alat kesehatan yang disimpan ke gudang. Luas gudangnya yaitu 48x32 m. Di gudang juga dilengkapi dengan monitoring suhu yang harus dicatat yaitu tiap pukul 08.00, 11.00, 14.00 dan pukul 16.00 WIB, pencatatan suhu ini akan diperiksa oleh Badan POM. Suhu ini akan dapat bermasalah jika suhu tidak sesuai dengan obat atau barang karena ini dapat memperngaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan yang suhunya telah ditetapkan, terutama barang ethical.

   

Waktu penyimpanan barang/ obat hendaklah diperhatikan petunjuk-petunjuk/ syarat-syarat yang telah ditetapkan untuk menyimpan barang/ obat tersebut, agar tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang salah seperti :

1) Sesuai dengan sifat fisika dan kimiawinya 2) Sesuai dengan jenisnya

3) Menurut bentuk sediaan

4) Penyusunan barang berdasarkan principal

5) Penyusunan barang berdasarkan system FEFO

6) Penyusunan barang di letakkan dalam palet-palet ditiap locator,

berdasarkan nomor dan abjad.

7) Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masingada penanggungjawab

8) Barang yang rusak atau kemasan penyot dikembalikan ke gudang dan

diletakkan terpisah

9) Barang yang expire date 3 bulan terakhir atau yang sudah dekat

kadaluarsanyaditarik oleh gudang dan dimusnakan.

10)Jangan menyimpan barang/ obat-obatan langsung di atas lantai, dan

dihindarkan dari cahaya matahari langsung, karena akan mempercepat kerusakan.

Pada waktu penyimpanan barang harus ddiperhatikan kondisi gudang, dimana kondisi gudang yang baik sebagai berikut :

1) Lantai rata, kedap air dan tidak licin 2) Dinding, minimal 20 cm di atas lantai

   

3) Luas ruangan cukup

4) Atap tidak bocor

5) Punya langit-langit/loteng yang mudah dibersihkan 6) Ventilasi cukup

7) Punya sarana penyimpanan yang memadai seperti rak obat, lemari

pendingin, ruang punya AC dan lain-lain.

8) Punya lemari khusus untuk penyimpanan psikotropika 9) Penyinaran yang cukup

10)Punya sumber air yang memenuhi syarat sebagai air minum

11)Mempunyai pengamanan gudang

3. Pendistribusian Obat dan Alkes

Barang keluar merupakan permintaan orderan daricabanglain, ke rumah sakit, apotik, took-toko dan mini market.

Cara pendistribusian barang di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk antara lain :

a. Pendistribusian Umum

1. Outlet bias memesan barang langsung melalui via telepon kepada ECC

2. Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk melakukan orderan,

lalu salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC melalui PDA

yang telah diprogram pada handphone salesman. Pemesanan

barang-barang PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika harus menggunakan Surat Pesanan khusus.

   

3. Lalu bagian ECC mengentri orderan di computer, hasil entri berupa Surat Orderan (SO)

4. Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan yang telah di entri oleh ECC akan langsung ke gudang.

5. Apabila pending, ditanda tangani supervisor baru dibawa ke

ABM/KSAkemudianAAproved. Apabila order langsung ditanda tangani DSS ETH baru ke bagian Aproved.

6. Data proses menginput SO (Sales Orderan) untuk sampai ke gudang

secara otomatis.

7. Dan komputer memproses secara otomatis tentang ketersediaan barang.

Jika barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan Tidak Terpenuhi yaitu surat yang dikeluarkan jika barang yang diminta sedang habis atau stok sedang kosong.

8. Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai di gudang terdiri dari 2 lampir.

9. Dilakukan picking barang oleh picker

10. Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan di masing-masing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan diselipkan copy picklist untuk dip roses pengecekan barang.

11.Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk difakturkan dan

ditanda tangani oleh apoteker.

12.Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no batch, kadar,

   

b. Pendistribusian secara Khusus

Diutamakan terhadap produk-produk yang memerlukan suhudi bawah suhu kamar, biasanya pengantaran untuk produk-produk tersebut

membutuhkan alat pendingin sejenis (stereoform) dengan menambahkan es

gell/dryes yang akan mempertahankan suhu pada produk tersebut dalam batas waktu tidaklebih dari 2 jam pengantaran.

c. Pendistribusian Kanvas

Orderan dilakukan melalui salesman yang keluar kota dengan menggunakan mobil box. Adapun tata cara pendistribusian kanvas antara lain :

1. Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana kanvas yaitu

beberapa banyak barang yang akan di bawa.

2. Jika ada pemesanan di luar kota maka salesman memfax ke Enseval

cabang untuk pengiriman barang.

3. Biasanya barang didistribusikan oleh kanvas adalah

barang-barang kosmetik, makanan dan minuman.

4. Kanvas dimulai dari hari Senin dan berakhir di hari Jumat sore 4. Pengiriman Barang

Pengiriman barang dilakukan oleh tim ekspedisi. Adapun cara pengiriman barang yang dilakukan antara lain :

1. Setelah faktur tercetak maka admkin ekspedisi membuat surat jalan

untuk timekspedisi(driver atau loper)

2. Kemudian tim ekspedisi mengambil barang ke gudang yang sesuai

   

3. Kemudian tim ekspedisi mengantar barang ke outlet

4. Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan distempel oleh

outlet. Jika outlet memesan barang secara kredit maka faktur yang

berwarna biru diserahkan ke outlet tetapi bila menggunakan system Cash On Delivery (COD) maka faktur asli diserahkan ke outlet.

5. Kemudian tim ekspedisi kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading,

Tbk dengan membawa sifat fakturnya dan diserahkan ke bagian Administrasi ekspedisi untuk dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus kembali di hari yang sama.

6. Untuk pengiriman barang ke luar kota, lama pengiriman pesanan 1 hari setelah pemesanan. Jika ada outlet yang membutuhkan barang dalam waktu yang cepat, maka pengiriman menggunakan jasa pengiriman travel dengan biaya ditanggung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk/ outlet.

5. Mekanisme Pembayaran

Sistem pembayaran ada beberapa macam:

a. Tunai (Sebuah sistem pembayaran yang dilakukan menggunakan

batas waktu pembayaran 3 hari) b. Pola pembayaran kredit terbagi atas :

1) Kredit 7 hari 2) Kredit 14 hari 3) Kredit 21 hari 4) Kredit 30 hari

   

c. COD (Cash on Delivery) yaitu pembayaran langsung

d. Tender (biasanya dengan harga yang lebih murah dari harga

penjualan biasa) 6. Administrasi

Proses administrasi barang yang telah dikeluarkan melalui beberapa tahap: a. Setelah tim ekspedisi kembali mengantarkan barang, faktur diserahkan

ke admin ekspedisi dan dicocokkan dengan surat jalan dan ditanda tangani oleh kepala ekspedisi

b. Setelah selesai diproses di ekspedisi faktur beserta surat jalan

diserahkan ke fakturis

c. Fakturis melampirkan faktur asli dengan surat pajak

d. Setelah selesai diproses oleh fakturis faktur diserahkan ke pool faktur untuk proses selanjutnya.

e. Pool faktur menerima semua faktur dan menginput di data tagihan

yang nanti akan dibawa ke kolektor untuk ditagih ke outlet-outlet jika jatuh tempo.

f. Kasir menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor

g. Kasir mengimput ke computer untuk melaksanakan pelunasan

h. Pembayaran juga dapat melalui giro, cek, transfer ke rekening

   

7. Laporan

a. Laporan obat

Macam-macam laporan yang dibuat yaitu :

1. Laporan psikotropika

2. Laporan insentive

3. Laporan OTD

4. Laporan barang rusak

5. Laporan triwulan yaitu laporan semua barang (laporan dinamika

obat)

6. Laporan alat kesehatan b. Laporan Keuangan

Arus data yang membentuk laporan keuangan :

1. Dari dokumen penerimaan barang dan dokumen pengeluaran

barang

2. Dari dokumen tersebut barulah kita bias membuat Sales Order dan Delivery Order

3. Barulah terbentuk : a. Faktur

1)Regular 2)Kanvas 3)Tender

b. Retur

   

2) Kanvas

3) Return

4) DN (Debet Nota) /CN (Credit Nota) discount

4. Lalu dibuat Receipt Voucher, Payment Voucher, dan daftat tagihan 5. Setelah itu data dikumpulkan dalam nbentuk jurnal

6. Kemudian dimasukkan ke dalam buku besar

7. Barulah didapat laporan laba/ rugi yang terlihat pada neraca 3. Laporan Pajak

Pelaporan pajak berupa PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dilakukan langsung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat. Pelaporan pajak yang dilakukan di cabang yaitu pajak penghasilan yang ada dua macam yaitu Pasal 21 (Pajak Penghasilan) dan Pasal 23 (Pajak Jasa).

34   

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia. Jadi dapat disimpulkan bahwa menurut asal katanya sekretaris adalah orang, pegawai atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis. Menurut Selden, sekretaris adalah pegawai kantor yang karena tugas dan tanggung jawabnya yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenographer. Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (Gie, 2000). Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

   

Untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab yang sedemikian besar maka syarat sebagai seorang sekretaris menjadi sangat harus diperhatikan. Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik yakni penyabar, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dapat dipercaya dan memegang teguh rahasia. Seorang sekretaris juga harus memiliki wawasan yang luas dan pengetahuan mengenai tugas dan fungsinya sebagai sekretaris. Hal yang tak kalah penting juga, seorang sekretaris harus memiliki penampilan yang baik dan menarik. Penampilan ini sangat penting karena citra pimpinan dan perusahaan dapat dilihat dari penampilan sekretarisnya. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan arsesoris, tata cara berjalan, tata cara berdiri dan tata cara duduk.

B. Jenis- jenis Sekretaris

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung sudut peninjauannya (Sunarto, 2006).

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a. Sekretaris Instansi (Organisasi)

Sekretaris Instansi (Organisasi) adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Office Manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah,

   

Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Perusahaan (Business Secretary

b. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris Pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pimpinan, namun bersifat kedinasan. 2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris dibedakan menjadi dua

jenis, yaitu :

a. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, mudah dalam pengalaman atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang kesekretariatan, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagainya.

   

b. Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.

Pada PT. Enseval Megatrading, Tbk Medan hanya memiliki seorang sekretaris, yaitu: Hendriani Pretty Octavia, dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Hedriani Pretty Octavia merupakan sekretaris pimpinan yang tugasnya membantu kepala cabang dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan tidak menerapkan hal ini, namun sekretaris pada perusahaan ini memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja yang baik.

C. Syarat-syarat Sekretaris dalam Perusahaan

Menurut Saiman (2002) bahwa syarat-syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut :

1. Syarat Kepribadian

Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain-lain.

   

2. Syarat Pengetahuan Umum

Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan, sehingga jika kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya akan dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

3. Syarat pengetahuan Khusus

Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai dengan jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat di mana ia bekerja, seperti din kantor pemerintahan atau pun di kantor perusahaan swasta. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretariatan.

4. Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan

Syarat skill dan teknik kesekretariatan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariatannya hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.

   

5. Syarat Praktek

Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.

D. Tugas Seorang Sekretaris

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sedianingsih, 2010) yaitu :

1. Tugas Rutin/ Operasional

Tugas rutin/ operasional adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin mencakup :

1) Menangani surat masuk untuk pimpinan 2) Korespondensi

3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan 4) Menerima telepon dan menelepon

5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan

6) Mengatur jadwal kegiatan/ agenda pimpinan agar selalu tepat 7) Menyiapkan pembuatan laporan

   

2. Tugas Insidental

Tugas insidental atau berdasarkan intruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada kontruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental antara lain:

1) Mempersiapkan rapat

2) Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan 3) Menyusun makalah atau pidato

4) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain 5) Menyusun surat-surat bersifat rahasia

6) Menyusun perjalanan dinas pimpinan

7) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkaitan dengan perusahaan 8) Tugas khusus lain sesuai dengan intruksi dan kewenagan dari atasan 3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta ataun intruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya mengntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan.

   

Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi : 1) Membuat perencanaan kerja

2) Mempelajari pengetahuan bank

3) Mempelajari pengetahuan tentang bukun kas kecil (petty cash) 4) Efesiensi kerja

5) Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris

Adapun tugas sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah : Tabel 3.1

Tugas Sekretaris PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan

No Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif

1. Hendriani Pretty Octavia a. Membantu proses penerimaan telepon masuk. b. Membuat surat.

c. Membuat dan

mengirimkan rekap absensi, uang makan Kepala Cabang setiap bulan ke bagian Comben Pusat. d. Membuat laporan (laporan pencapaian sales, laporan biaya- a. Mendaftarkan karyawan baru/keluarga karyawan ke Inhealth. b. Menerima dan

melayani tamu kepala cabang jika kepala cabang tidak ada di tempat

c. Scan dan email

kejadian kecelakaan ke umum pusat untuk pengurusan- a. Memantau kenyamanan, keseragaman dan kelengkapan ruang kerja kepala cabang, sekretaris dan ruang rapat kepala cabang. b. Menyediakan komsumsi untuk rapat.

   

lanjutan

NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani

Pretty Octavia promosi, laporan kondisi kendaraan, laporan profil perusahaan, laporan karyawan dan lain-lain. e. Menerima informasi dan melaporkan Surat Pengunduran Diri dan Clearance Sheet ke Comben Pusat.

f. Mengelolah absensi karyawan di Pro Int. g. Menginput

reimbursement karyawan dan keluarga karyawan. h. Membuat notulen

setiap meeting. d. Memberikan solusi saat karyawan menghadapi masalah tentang pengobatan. e. Proses penerimaan

dan pelaporan karyawan. f. Pembuatan

perjanjian kerja sementara. g. Pengajuan proses

pembuatan ID Card dan kartu jamsostek. h. Membantu pengajuan pendaftaran dan pencarian dana pensiun. i. Mengkordinir pengajuan bea siswa anak karyawan. j. Membantu kepala

cabang membuat Pengajuan

Usulan-c. Menyediakan snack untuk tamu. d. Membantu mempersiap-kan keperluan meeting kepala cabang.

   

lanjutan

NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani

Pretty Octavia

i. Membuat payment voucher kepala cabang (BBM, uang makan dalam kota, transaksi pembelian dan inventaris rumah dinas). j. Mengirim point

dan value insentif.

k. Update presentasi

rapat kordinasi bulanan.

l. Mengerjakan data yang diminta setiap akan rapat kerja nasional.

Investasi (FUI). k. Melaksanakan

fungsi Document Controler (menerima, mendistribusikan , memusnakan dan mengusulkan perubahan dokumen). l. Pemesanan/ booking hotel, tiket perjalanan dinas kepala cabang dan direktorat. m. Mengirim email

setiap ada memo libur dari HRD ke cabang.

n. Menyiapkan

syarat-syarat update surat-surat eksternal.

o. Membuat laporan usul jual

   

lanjutan

NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani

Pretty Octavia

p. Mengirim email ke karyawan jika ada informasi penting dari pusat / kepala cabang. q. Membuat cuti

Enseval Custumer Care, Sekretaris dan Apoteker Penanggung Jawab.

r. Membuat surat kuasa untuk pembelian kendaraan. s. Scan dan email

Berita Acara Serah Terima (BAST) kendaraan ke umum pusat. t. Mengirimkan data

yang diminta oleh HRD.

   

E. Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakannya (http://Blogspot.com/2009/03/tugas dan tanggung jawab sekretaris.hml), yaitu :

1. Tanggung Jawab Individu (Personal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performasi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan mengelolah diri sendiri supaya dapat tampil dengan performasi prima dalam melaksanakan tugas pokok sehari-hari, antara lain :

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan

bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Pada tanggung jawab individu (Personal Responsibility), Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan bertanggung jawab dalam meningkatkan kualitas diri, yakni dengan cara :

   

a. Memiliki kepribadian yang baik, yakni penyabar, sopan, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dapat dipercaya dan memegang teguh rahasia. b. Memiliki wawasan yang luas dan pengetahuan mengenai tugas dan

tanggung jawabnya sebagai sekretaris.

c. Memiliki penampilan yang baik, sopan dan menarik. Penampilan ini mencakup tata rias, tata cara menggunakan arsesoris, tata cara berjalan, tata cara berdiri dan tata cara duduk.

d. Bersifat professional serta mampu mengesampingkan masalah pribadi dengan pekerjaan.

2. Tanggung Jawab Dalam (Internal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas :

a. Mengelolah sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kinerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif”

e. Membantu menciptakan kelompok informas positif di lingkungan perusahaan.

   

f. Mengelolah anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja di kantor

Pada tanggung jawab dalam (Internal Responsibility), Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan kepala cabang. Misalnya pemesanan/booking hotel, tiket perjalanan dinas kepala cabang dan rektorat, mengirim email ke karyawan jika ada informasi penting dari pusat atau kepala cabang, membantu kepala cabang dalam pembuatan pegajuan Usulan Investasi (FUI), dan lain sebagainya.

3. Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Networking Responsibility)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujutannya adalah melalui upaya network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisispasi dalam perwujutan mengembangkan citra perusahaan.

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah cabang dari PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yang berpusat di Jakarta. Namun PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan juga memperkenalkan perusahaannya kepada pihak luar.

   

4. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercamtum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris pada PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk Medan adalah berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan perusahaan dan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Sebagai perantara, seorang sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris :

a.Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan lain demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan member ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c.Sekretaris tidak dapat berkecimbung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua intruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e.Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampui batas-batas tersebut.

   

F. Peranan Sekretaris PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektifitas Kerja

1. Pengertian Efisien dan Efektif

Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja . Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk mengahasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankan (Sondang, 2001). Dengan demikian pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien jika pencapaian hasil kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan pelaksanaan kegiatan dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan seperti yang ditetapkan. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa bekerja efisien dan efektif adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada (http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien).

   

2. Manfaat Bekerja Efisien dan Efektif

Manfaat efisiensi dan efektifitas dalam bekerja adalah selesainya pekerjaan lebih cepat dan karyawan tidak perlu lembur untk menyelesaikannya. Semakin banyak waktu untuk keluarga dan aktivitas lain di luar pekerjaan, membuat keseimbangan antara kehidupan sosial dan pekerjaan lebih baik lagi. Selain itu dengan semakin efesien, otomatis akan lebih banyak lagi keuntungan perusahaan yang bisa dibagikan kepada para karyawan dalam bentuk renumerasi tahunan seperti kenaikan gaji berkala, bonus dan sebagainya.

Bagi perusahaan sendiri, efisiensi berarti menurunkan biaya operasional sehari-hari. Dampak secara langsung, perusahaan menjadi lebih kompetitif dibandingkan dengan perusahaan sejenisnya. Dampak secara tidak langsung, keberhasilan efisiensi perusahaan menjadi pengalaman berharga untuk tahun anggaran berikutnya. Semakin dipercaya oleh customer karena perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.

   

3. Bekerja Secara Efisien dan Efektif

Setelah memahami pengertian dan manfaat efisien dan efektivitas, seorang staf sekretaris perlu bekerja secara efesien dengan cara:

1) Terhemat adalah menyangkut pemakaian biaya dan bahan 2) Tercepat adalah menyangkut waktu

3) Termudah adalah menyangkut cara kerja 4) Teringan adalah menyangkut tenaga 5) Tersingkat adalah mennyagkut jarak

Efisien dalam cara bekerja dapat dilakukan staf sekretariat untuk semua jenis pekerjaan kantor, baik pekerjaan besar maupun yang kecil, sehingga mempercepat penyelesaian tugas dan tetap menjaga kualitas pekerjaan. Dalam bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas di kantor, diperlukan:

1) Mempelajari lingkup perusahaan 2) Mempelajari pekerjaan

3) Menjalankan rencana kerja yang fleksibel 4) Mengelolah

5) Terfokus pada satu tugas 6) Mendahulukan tugas yang sulit

7) Mengelompokkan tugas-tugas yang setara 8) Rencanakan pekerjaan agar sekali jadi

   

4. Hal-hal yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Beberapa hal yang akan mempengaruhi efisiensi kerja di sekretariat adalah (Sedianingsih, 2010) :

1. Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk seorang sekretaris adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak menyilaukan mata, sebaiknya warna terang.

2. Kursi meja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursih dapat diatur sesuai kebutuhan

3. Peletakan alat di meja sebaiknya yang sering dipakai sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja

4. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien.

Seorang sekretaris harus mampu melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok perusahaan agar dapat mencapai tugas lebih lancar. Tanpa adanya sekretaris yang professional maka kinerja perusahaan tidak akan berjalan secara optimal. Peran sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan tidak hanya mengatur kegiatan pimpinan, melainkan menjelaskan kebijakan-kebijakan perusahaan dan menangani korespondensi maupun tugas-tugas kesekretariatan yang lain. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki personality yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik, melainkan harus mempunyai wawasan dan daya

   

ingat yang kuat untuk menghafal nama-nama setiap orang di setiap unit bagian dan mengingat sambungan telepon baik dari unit – perunit.

Di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan practice. Maksudnya, selain sebagai orang yang menangani kegiatan pimpinan sekretaris juga melayani telepon-telepon yang masuk ataupun keluar baik dari unit-unit lain, dari kantor pusat maupun dari pelanggannya. Sekretaris juga dituntut memiliki kemampuan dan teknik mengingat tugas dan tanggung jawabnya begitu berat. Dengan mengimplementasikan peranan sekretaris maka perusahaan akan memperoleh tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih baik/tinggi. Dengan demikian diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan.

54   

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan yang telah dilakukan di bab-bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah

sekretaris pimpinan yang tugasnya membantu kepala cabang dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan.

2. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris agar tugas dan tanggung jawabnya dapat selesai dengan tepat waktu, yakni mempunyai sifat inisiatif dan cara berpikir logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Dengan adanya pengklafikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris pada

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dapat menyelesaiakan pekerjaannya tepat waktu.

4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris pada PT. Enseval Putera

   

susunan meja, kursih yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut kesadaran, keahlian, dan kedisiplinan juga diterapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja.

5. Sekretaris merupakan kunci sukses dari pekerjaan seorang pimpinan, rekan

karyawan dan bawahan sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk, Medan.

   

B. Saran

Adapun saran atau masukan yang ingin penulis sampaikan dalam penulisan ini adalah:

1. Sekretaris harus dapat mengetahui kedudukannya, sehingga seorang

sekretaris dapat menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan, agar citra seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta dapat menjaga kerahasiaan perusahaan demi kebaikan bersama.

2. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris pada PT. Enseval

Putera Megatrading, Tbk Medan saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugasnya baik tugas rutin, tugas insidental dan tugas kreatif.

3. Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan harus dapat

membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

4. Fasilitas yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan

khususnya sekretariat kurang memadai, sebaiknya fasiltas mesin scanning,

printer dan mesin fax perlu diperbaharui untuk memperlancar pelaksanaan kerja.

5. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang selama ini dilakukan oleh

sekretaris hendaknya tetap dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.

   

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourm dan Ramon Colter. 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta: Gramedia. h_{ttp://Blogspot.com/2009/03/tugas dan tanggung jawab sekretaris.hml.}

http://mengerjakan tugas. Blogspot.com/2009/03. Tugas dan tanggung jawab sekretaris.

http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien. Purwanto, Djoiko. 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Surakarta. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta: Chalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Bandung: Mandar Maju Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran,

Bandung: Mandar Maju.

Sedianingsih., Farida Mustikawati., Nieke P.Soetanto. 2010. Teori dan Praktek Administrasi Perkantoran, Jakarta: Kencana.

Sunarto. 2006. Sekretari Profesional. Yogyakarta: Amus.

Wijaya, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelolah Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta: Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi. Woods, Ciara.2007. Sukses di Kantor, Gelora Aksara Pratama.

   

   

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan yang telah dilakukan di bab-bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah sekretaris pimpinan yang tugasnya membantu kepala cabang dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. 2. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris agar tugas dan tanggung jawabnya dapat selesai dengan tepat waktu, yakni mempunyai sifat inisiatif dan cara berpikir logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Dengan adanya pengklafikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dapat menyelesaiakan pekerjaannya tepat waktu. 4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris pada PT. Enseval Putera

susunan meja, kursih yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut kesadaran, keahlian, dan kedisiplinan juga diterapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja.

5. Sekretaris merupakan kunci sukses dari pekerjaan seorang pimpinan, rekan karyawan dan bawahan sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk, Medan.

B. Saran

Adapun saran atau masukan yang ingin penulis sampaikan dalam penulisan ini adalah:

1. Sekretaris harus dapat mengetahui kedudukannya, sehingga seorang sekretaris dapat menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan, agar citra seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta dapat menjaga kerahasiaan perusahaan demi kebaikan bersama.

2. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugasnya baik tugas rutin, tugas insidental dan tugas kreatif.

3. Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

4. Fasilitas yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan khususnya sekretariat kurang memadai, sebaiknya fasiltas mesin scanning, printer dan mesin fax perlu diperbaharui untuk memperlancar pelaksanaan kerja.

5. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang selama ini dilakukan oleh sekretaris hendaknya tetap dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourm dan Ramon Colter. 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta: Gramedia.

http://Blogspot.com/2009/03/tugas dan tanggung jawab sekretaris.hml.

http://mengerjakan tugas. Blogspot.com/2009/03. Tugas dan tanggung jawab sekretaris.

http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien. Purwanto, Djoiko. 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Surakarta. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta: Chalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Bandung: Mandar Maju Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran,

Bandung: Mandar Maju.

Sedianingsih., Farida Mustikawati., Nieke P.Soetanto. 2010. Teori dan Praktek Administrasi Perkantoran, Jakarta: Kencana.

Sunarto. 2006. Sekretari Profesional. Yogyakarta: Amus.

Wijaya, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelolah Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta: Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi. Woods, Ciara.2007. Sukses di Kantor, Gelora Aksara Pratama.