Tugas Rutin Operasional Tugas Insidental Tugas Kreatif

39

5. Syarat Praktek

Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.

D. Tugas Seorang Sekretaris

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok Sedianingsih, 2010 yaitu :

1. Tugas Rutin Operasional

Tugas rutin operasional adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin mencakup : 1 Menangani surat masuk untuk pimpinan 2 Korespondensi 3 Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan 4 Menerima telepon dan menelepon 5 Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan 6 Mengatur jadwal kegiatan agenda pimpinan agar selalu tepat 7 Menyiapkan pembuatan laporan 8 Mengelolah kas kecil petty cash Universitas Sumatera Utara 40

2. Tugas Insidental

Tugas insidental atau berdasarkan intruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada kontruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental antara lain: 1 Mempersiapkan rapat 2 Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan 3 Menyusun makalah atau pidato 4 Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain 5 Menyusun surat-surat bersifat rahasia 6 Menyusun perjalanan dinas pimpinan 7 Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkaitan dengan perusahaan 8 Tugas khusus lain sesuai dengan intruksi dan kewenagan dari atasan

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta ataun intruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya mengntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Universitas Sumatera Utara 41 Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi : 1 Membuat perencanaan kerja 2 Mempelajari pengetahuan bank 3 Mempelajari pengetahuan tentang bukun kas kecil petty cash 4 Efesiensi kerja 5 Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris Adapun tugas sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah : Tabel 3.1 Tugas Sekretaris PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan No Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani Pretty Octavia a. Membantu proses penerimaan telepon masuk. b. Membuat surat. c. Membuat dan mengirimkan rekap absensi, uang makan Kepala Cabang setiap bulan ke bagian Comben Pusat. d. Membuat laporan laporan pencapaian sales, laporan biaya- a. Mendaftarkan karyawan barukeluarga karyawan ke Inhealth. b. Menerima dan melayani tamu kepala cabang jika kepala cabang tidak ada di tempat c. Scan dan email kejadian kecelakaan ke umum pusat untuk pengurusan- a. Memantau kenyamanan, keseragaman dan kelengkapan ruang kerja kepala cabang, sekretaris dan ruang rapat kepala cabang. b. Menyediakan komsumsi untuk rapat. Universitas Sumatera Utara 42 lanjutan NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani Pretty Octavia promosi, laporan kondisi kendaraan, laporan profil perusahaan, laporan karyawan dan lain-lain. e. Menerima informasi dan melaporkan Surat Pengunduran Diri dan Clearance Sheet ke Comben Pusat. f. Mengelolah absensi karyawan di Pro Int. g. Menginput reimbursement karyawan dan keluarga karyawan. h. Membuat notulen setiap meeting. d. Memberikan solusi saat karyawan menghadapi masalah tentang pengobatan. e. Proses penerimaan dan pelaporan karyawan. f. Pembuatan perjanjian kerja sementara. g. Pengajuan proses pembuatan ID Card dan kartu jamsostek. h. Membantu pengajuan pendaftaran dan pencarian dana pensiun. i. Mengkordinir pengajuan bea siswa anak karyawan. j. Membantu kepala cabang membuat Pengajuan Usulan- c. Menyediakan snack untuk tamu. d. Membantu mempersiap- kan keperluan meeting kepala cabang. Universitas Sumatera Utara 43 lanjutan NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani Pretty Octavia i. Membuat payment voucher kepala cabang BBM, uang makan dalam kota, transaksi pembelian dan inventaris rumah dinas. j. M engirim point dan value insentif. k. Update presentasi rapat kordinasi bulanan. l. Mengerjakan data yang diminta setiap akan rapat kerja nasional. Investasi FUI. k. Melaksanakan fungsi Document Controler menerima, mendistribusikan , memusnakan dan mengusulkan perubahan dokumen. l. Pemesanan booking hotel, tiket perjalanan dinas kepala cabang dan direktorat. m. Mengirim email setiap ada memo libur dari HRD ke cabang. n. Menyiapkan syarat-syarat update surat-surat eksternal. o. Membuat laporan usul jual kendaraan. Universitas Sumatera Utara 44 lanjutan NO Nama Tugas Rutin Tugas Insidental Tugas Kreatif 1. Hendriani Pretty Octavia p. Mengirim email ke karyawan jika ada informasi penting dari pusat kepala cabang. q. Membuat cuti Enseval Custumer Care, Sekretaris dan Apoteker Penanggung Jawab. r. Membuat surat kuasa untuk pembelian kendaraan. s. Scan dan email Berita Acara Serah Terima BAST kendaraan ke umum pusat. t. Mengirimkan data yang diminta oleh HRD. Sumber : Hasil Data Penelitian, 2014 diolah Universitas Sumatera Utara 45

E. Tanggung Jawab Seorang Sekretaris