39
5. Syarat Praktek
Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan
atau kepala kantor atau perusahaan.
D. Tugas Seorang Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok
Sedianingsih, 2010 yaitu :
1. Tugas Rutin Operasional
Tugas rutin operasional adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job
description-nya. Tugas rutin mencakup : 1
Menangani surat masuk untuk pimpinan 2
Korespondensi 3
Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan 4
Menerima telepon dan menelepon 5
Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan
6 Mengatur jadwal kegiatan agenda pimpinan agar selalu tepat
7 Menyiapkan pembuatan laporan
8 Mengelolah kas kecil petty cash
Universitas Sumatera Utara
40
2. Tugas Insidental
Tugas insidental atau berdasarkan intruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada kontruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini
berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas
tertentu. Tugas insidental antara lain: 1
Mempersiapkan rapat 2
Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan 3
Menyusun makalah atau pidato 4
Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain 5
Menyusun surat-surat bersifat rahasia 6
Menyusun perjalanan dinas pimpinan 7
Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkaitan dengan perusahaan 8
Tugas khusus lain sesuai dengan intruksi dan kewenagan dari atasan
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta ataun intruksi pimpinan, tetapi wajib
dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya mengntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas
pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
41
Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi : 1
Membuat perencanaan kerja 2
Mempelajari pengetahuan bank 3
Mempelajari pengetahuan tentang bukun kas kecil petty cash 4
Efesiensi kerja 5
Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris Adapun tugas sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan adalah :
Tabel 3.1 Tugas Sekretaris PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
No Nama
Tugas Rutin Tugas Insidental
Tugas Kreatif
1. Hendriani Pretty
Octavia a.
Membantu proses penerimaan
telepon masuk. b.
Membuat surat.
c. Membuat dan
mengirimkan rekap absensi,
uang makan Kepala Cabang
setiap bulan ke bagian Comben
Pusat. d.
Membuat laporan laporan
pencapaian sales, laporan biaya-
a. Mendaftarkan
karyawan barukeluarga
karyawan ke Inhealth.
b. Menerima dan
melayani tamu kepala cabang
jika kepala cabang tidak ada di
tempat c.
Scan dan email kejadian
kecelakaan ke umum pusat untuk
pengurusan-
a. Memantau
kenyamanan, keseragaman
dan kelengkapan
ruang kerja kepala
cabang, sekretaris dan
ruang rapat kepala
cabang. b.
Menyediakan komsumsi
untuk rapat.
Universitas Sumatera Utara
42
lanjutan NO
Nama Tugas Rutin
Tugas Insidental Tugas Kreatif
1.
Hendriani Pretty
Octavia
promosi, laporan kondisi
kendaraan, laporan profil
perusahaan, laporan
karyawan dan lain-lain.
e. Menerima
informasi dan melaporkan Surat
Pengunduran Diri dan Clearance
Sheet ke Comben Pusat.
f. Mengelolah
absensi karyawan di Pro Int.
g. Menginput
reimbursement karyawan dan
keluarga karyawan.
h. Membuat notulen
setiap meeting.
d. Memberikan
solusi saat karyawan
menghadapi masalah tentang
pengobatan.
e. Proses penerimaan
dan pelaporan karyawan.
f. Pembuatan
perjanjian kerja sementara.
g. Pengajuan proses
pembuatan ID Card dan kartu
jamsostek. h.
Membantu pengajuan
pendaftaran dan pencarian dana
pensiun. i.
Mengkordinir pengajuan bea
siswa anak karyawan.
j. Membantu kepala
cabang membuat Pengajuan Usulan-
c. Menyediakan
snack untuk tamu.
d. Membantu
mempersiap- kan keperluan
meeting kepala
cabang.
Universitas Sumatera Utara
43
lanjutan NO
Nama Tugas Rutin
Tugas Insidental Tugas Kreatif
1. Hendriani Pretty
Octavia i.
Membuat payment
voucher kepala cabang BBM,
uang makan dalam kota,
transaksi pembelian dan
inventaris rumah dinas.
j. M
engirim point dan value
insentif.
k.
Update presentasi rapat kordinasi
bulanan.
l.
Mengerjakan data yang diminta
setiap akan rapat kerja nasional.
Investasi FUI. k.
Melaksanakan fungsi Document
Controler menerima,
mendistribusikan , memusnakan
dan mengusulkan
perubahan dokumen.
l. Pemesanan
booking hotel, tiket perjalanan
dinas kepala cabang dan
direktorat. m.
Mengirim email setiap ada memo
libur dari HRD ke cabang.
n. Menyiapkan
syarat-syarat update surat-surat
eksternal. o.
Membuat laporan usul jual
kendaraan.
Universitas Sumatera Utara
44
lanjutan NO
Nama Tugas Rutin
Tugas Insidental Tugas Kreatif
1. Hendriani Pretty
Octavia p.
Mengirim email ke karyawan jika
ada informasi penting dari
pusat kepala cabang.
q. Membuat cuti
Enseval Custumer Care, Sekretaris
dan Apoteker Penanggung
Jawab. r.
Membuat surat kuasa untuk
pembelian kendaraan.
s. Scan dan email
Berita Acara Serah Terima
BAST kendaraan ke umum pusat.
t. Mengirimkan data
yang diminta oleh HRD.
Sumber : Hasil Data Penelitian, 2014 diolah
Universitas Sumatera Utara
45
E. Tanggung Jawab Seorang Sekretaris