35
Untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab yang sedemikian besar maka syarat sebagai seorang sekretaris menjadi sangat harus diperhatikan. Seorang sekretaris
harus memiliki kepribadian yang baik yakni penyabar, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dapat dipercaya dan memegang teguh rahasia. Seorang sekretaris juga harus
memiliki wawasan yang luas dan pengetahuan mengenai tugas dan fungsinya sebagai sekretaris. Hal yang tak kalah penting juga, seorang sekretaris harus memiliki
penampilan yang baik dan menarik. Penampilan ini sangat penting karena citra pimpinan dan perusahaan dapat dilihat dari penampilan sekretarisnya. Penampilan ini
mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan arsesoris, tata cara berjalan, tata cara berdiri dan tata cara duduk.
B. Jenis- jenis Sekretaris
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung sudut peninjauannya Sunarto, 2006.
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi
dua macam, yaitu :
a. Sekretaris Instansi Organisasi
Sekretaris Instansi Organisasi adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Office Manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang
lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh
Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah,
Universitas Sumatera Utara
36
Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Perusahaan Business Secretary
b. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris Pimpinan
adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan
bekerja tidak hanya untuk kepentingan pimpinan, namun bersifat kedinasan. 2.
Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, mudah dalam
pengalaman atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau
sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang kesekretariatan, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
37
b. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak
tergantung pada perintah pimpinan. Pada PT. Enseval Megatrading, Tbk Medan hanya memiliki seorang
sekretaris, yaitu: Hendriani Pretty Octavia, dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Hedriani Pretty Octavia merupakan sekretaris
pimpinan yang tugasnya membantu kepala cabang dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam
hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Medan tidak menerapkan hal ini, namun sekretaris pada perusahaan ini memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja yang baik.
C. Syarat-syarat Sekretaris dalam Perusahaan
