B. Struktur Organisasi pada PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
Sumber : Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 2014
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
Adm. Ekspedis
i
Waka Ekspedisi
KSK KSA
ADM Chasier
IT Chanel
Data Proses Petugas
Gudang Driver
Loper Idyoice
ADM Claim Adm
Colector GL. Staff
Account ADM WHS.
Supervisior
WHS COR Area Business Manager
Secretary
Cord. CSO IT Sipport
Apoteker AR
Controler Umum
Ka.Ekspedisi Kabag AK
Universitas Sumatera Utara
C. Job Description pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
1. ABM Area Businnes Manager
Wewenang dan tanggung jawab : a.
Mengambil keputusan sepenuhnya b.
Mengambil kebijakan c.
Bertanggung jawab atas operasional perusahaan d.
Menjaga kerahasiaan perusahaan e.
Membina hubungan yang baik dengan karyawan
2. KSA Kepala Seksi Akuntansi
Wewenang dan tanggung jawab : a.
Menjaga kelancaran operasional perusahaan b.
Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan c.
Menjaga kerahasiaan perussahaan d.
Mengambil alih saat ABM Area Businnes Manager tidak ada di tempat
e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan
f. Membagi dan mengatur tugas bawahan
Universitas Sumatera Utara
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional perusahaan yaitu terdiri dari :
1. KSSA Kepala Sub Seksi Akuntansi
2. Divisi Akuntansi, terbagi atas :
a. Data Proses
Wewenang dan tanggung jawab : 1
Bertugas mereolase Sales Order SO yang masuk dari ECC dan diproses sehingga sampai di gudang.
2 Memperlancar proses retur barang
3 Mempelancar atau memproses masuknya Sales Order SO
4 Bertanggung jawab kepada ABM dan KSA
5 Menjalin hubungan yang baik dengan sesama karyawan
b. Staf Klaim GL
Wewenang dan tanggung jawab : 1
Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat 2
Mencek payment voucher jurnal account
c. IT Chanel
1 Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk 2
Memperbaiki segala kerusakan computer yang dipakai
Universitas Sumatera Utara
3. Devisi Keuangan yang terbagi atas :
a. Fakturis
1 Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan
surat jalan internal. 2
Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak 3
Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan ke pool faktur untuk diproses selanjutnya.
b. Pool Faktur
1 Menerima semua faktur
2 Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3 Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota
4 Data tagihan diserahkan parsalesman untuk tagihan luar kota
c. Kasir
1 Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau
giro 2
Menerima setoran dari sales secara tunai 3
Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver dan loper
4 Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas
5 Membuat rekonsilasi Bank
6 Memasukkan atau mencek mutasi Bank Bank Danamon dan
Bank Nagari yang telah menyetor uang tunai dari rektorat. 7
Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar
Universitas Sumatera Utara
8 Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah
di appove oleh pimpinan cabang, direktorat sales dan akuntansi.
d. Kolektor
1 Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo
2 Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7-30 hari
4. ECC Enseval Custumer Care
Tugas dan tanggung jawab : a.
Menerima orderan dari salesman b.
Memproses dan mencetak orderan yang masuk c.
Menginput orderan yang masuk secara manual d.
Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan orderan yang akan dipesan
e. Bertanggung jawab langsung ke ABM
f. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan
5. Apoteker
Tugas dan tanggung jawab : a.
Menandatangani faktur penjualan, ship list, receipt dan BAPB b.
Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan ke pusat c.
Membuat laporan psikotropika ke Dinas kesehatan d.
Membuat laporan dinamika obat e.
Mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan suhu gudang dan suhu chiller
Universitas Sumatera Utara
f. Arsip faktur dan surat pesanan
g. Mengecek stok psikotropika setiap hari
h. Bertanggung jawab kepada ABM
6. Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab : a.
Bertanggung jawab kepada ABM b.
Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai system dan prosedur yang berlaku
c. Menata kerapian barang di gudang dan tata letaknya
d. Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan
barangyang expire datenya dekat dan barang yang rusak. e.
Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari pencurian dan bahaya lainnya.
f. Bertanggungjawab terhadap operasional gudang mulai dari barang
masuk, barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang dan penyusunan barang di gudang.
Di bawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu :
1. Wakil kepala gudang
a. Bertanggung jawab atas operasional gudang
b. Mengambil alih tanggung jawab kepala gudangjika berada di tempat
Universitas Sumatera Utara
2. Admin
a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur
b. Membuat laporan selisih kanvas
c. Membuat laporan barang masuk
d. Membuat tanda terima retur barang rusak
3. Picker
Tugas dan tanggung jawab:
a. Membuat laporan barang masuk
b. Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan SO
c. Mengambil barang yang tukar guling
d. Menyiapkan barang sesuai permintaan
e. Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses
lanjutannya untuk dibuatkan laporan rusak, dan jika barangnya masih baik maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai barang.
4. Checker
Tugas dan tanggung jawab :
a. Mencek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak
sesuai checker menginformasikan ke picker b.
Mencek barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur c.
Mencek barang akan masuk kanvas d.
Menerima dan mencek barang masuk dari pusat maupun cabang e.
Membuat surat jalan ke ekspedisi
Universitas Sumatera Utara
5. Kepala Ekspedisi
Tugas dan tanggung jawab :
a. Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara on
time b.
Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi c.
Bertanggung jawab atas keselamatan barang, fakturdan kendaraan pada saat pengiriman barang.
d. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraaan pada
saaat pengiriman barang e.
Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan prosedur
f. Membuat dan mengatur rute pengiriman barang
g. Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera pada
faktur Di bawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasioanal tim
ekspedisi, yaitu :
a. Admin expedisi
1 Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan
2 Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali
3 Membuat laporan triwulan,OTD On Time Delivery, insentive
Universitas Sumatera Utara
b. Loper
Loper adalah tim ekspedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor. Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk
ethical, consumer, dan CHB.
c. Driver
Driver adalah tim ekspedisi yang menghantarkan barang menggunakan mobil biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang
banyak, biasanya barang produk ethical, consumer dan CHB.
D. Peraturan Kerja
PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk mempunyai satu peraturan yang berupa kesepakatan bersama yang meliputi peraturan kerja.
Tabel 2.1 Hari Kerja dan Jam Kerja
Hari Kerja Jam Kerja
Keterangan Senin sd Jumat
08.00 – 16.00 Jam Kerja
Sabtu 08.00 – 13.00
Jam Kerja Senin sd Jumat
12.00 – 13.00 Istrahat
Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 2014
E. Jaringan Kegiatan
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan merupakan Pedagang besar Farmasi yang berbadan hukum dan memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian dan perbekalan farmasi. Sistem manajemen dan akuntansi yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk telah sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan teori manajemen pengadaan farmasi dan akuntansi yaitu sistem pendistribusian, sistem penyimpanan dan sistem pelaporan. Untuk pelaporan Obat
Psikotropika dilakukan sekali sebulan, sedangkan untuk barang konsumer dilakukan tiga bulan sekali.
Sistem pendistribusian di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sistem tekan dimana jumlah barang yang didistribusikan PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk cabang Medan ditentukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat, yang dikombinasikan dengan sistem tarik dengan
adanya pesta. Sistem penyimpanan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ini yaitu FEFO Fisrt Expired First Out.
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk memiliki 5 Divisi dan masing-masing Divisi memiliki beberapa Prinsipal, yaitu :
Tabel 2.2 Divisi dan Pengelompokan Prinsipal
NO Divisi Prinsipal
1. Pharma a.
Kalbe Farma b.
Interbat c.
Holistic Care d.
Kalbe Nimitz e.
Primary Care f.
Smith dan Nephew g.
Hexpharm Jaya 2. KND
Sanghyang perkasa
3. CHD a.
Saka Pharma b.
Kalbe Farma OTC c.
Kalbe Farma RTD d.
Bintang Toejoe
Universitas Sumatera Utara
lanjutan NO Divisi
Prinsipal 4. CHB
a. John Francis
b. Loreal
c. Aquasalve Sanaria
d. Nata Meridian
e. Amsafe
f. Kara Santan Pratama
g. Aneka Boga Citra
h. Hermon Anugrah Indah
i. Osaki Medical
j. Impers Pratama
k. Tata Nutrisana
l. Mead Johnson
5. MIDI a.
All Midi b.
Roche Indonesia Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 2014
PT. Enseval Putera Megatrading,Tbk memiliki 2 jenis produk kembalian, yaitu : 1.
Produk BAD, untuk produk yang rusak ataupun yang expirednya dekat 2.
Produk GOOD, untuk produk yang ditarik dari outlet karena berbagai alasan, misalnya outlet tutup atau outlet tidak bias melunasi hutang ke PBF.
Tanda Terima Retur Barang TTRB Kelengkapan TTRB :
a. No. Faktur
b. Nama Outlet
c. Nama Oenjaja Description
d. Custumer ID
e. Kode Salur
Universitas Sumatera Utara
f. Kode Produk
g. Description
h. Quality
i. Harga Produk
j. Batch Number
k. Alasan Return
l. Tanda Tangan Supervisor
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan juga melakukan pemusnaan cabang untuk produk-produk expire ataupun produk rusak 1kali
seminggu khususnya untuk produk Sanghyang Perkasa. Dimana pemusnaan dihadiri oleh perwakilan dari principal dan perwakilan PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk cabang Medan. Dengan cara membuat surat permohonan pemusnaan produk ke principal PT. Sanghyang Perkasa kemudian pihak PT.
Sanghyang Perkasa akan membuat surat jawaban untuk meneyetujui pemusnaaan produk tersebut kemudian dibuat berita acara pemusnaan cabang dan dilampirkan
dokumentasi pemusnaan produk. Untk produk yang rusakdan expire dari Kalbe Farma, Bintang Toejoe, Abbot, Interbat, Saka Farma damn Loreal dikirimkan
kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat.
Universitas Sumatera Utara
F. Kinerja Kegiatan terkini
Kategori