iv
DAFTAR ISI
Halaman Kata
Pengantar i
Daftar Isi iv
Daftar Tabel vi
Daftar Gambar vii
Lampiran viii
BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang
Masalah 1
B. Perumusan
Masalah 4
C. Tujuan
Penelitian 4
D. Manfaat
Penelitian 5
E. Jadwal
Kegiatan 5
F. Sistematika
Penelitian 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.
Sejarah PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 8
B. Struktur
Organisasi 12
C. Job Decriptions
13 D.
Peraturan Kerja 20
E. Jaringan
Kegiatan 20
F. Kinerja
Kegiatan Terkini
24
Universitas Sumatera Utara
v
BAB III PEMBAHASAN
Hasil Penelitian Peranan Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A.
Kesimpulan 54
B. Saran
56
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………...57
Universitas Sumatera Utara
vi
DAFTAR TABEL
NO. Judul
Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
5 2.
Tabel 2.1 Hari Kerja dan Jam Kerja 20
3. Tabel 2.2 Divisi dan Pengelompokan Prinsipal
21 4.
Tabel 3.1 Tugas Sekretaris pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
41
Universitas Sumatera Utara
vii
DAFTAR GAMBAR
NO. Judul
Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk Medan 12
Universitas Sumatera Utara
viii
LAMPIRAN
1. Surat Izin Riset pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk, Medan
2. Surat Selesai Riset pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk, Medan
Universitas Sumatera Utara
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan adalah organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya melakukan produksi dan distribusi guna
memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Setiap perusahaan baik itu perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur selalu menjalankan
aktivitas yang berbeda dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara optimal sangat diperlukan pengorganisasian agar
keseluruhan bagian bekerja sama sebagai suatu sistem yang baik. Tidak atau kurang bekerjanya salah satu bagian maka secara langsung atau tidak langsung akan sangat
berpengaruh dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Dalam proses pencapaian tujuan ini sangat diperlukan seorang pemimpin, seorang
yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah perusahaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pemimpin didampingi oleh sekretaris.
Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan
mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya Gie, 2000. Berdasarkan defenisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah
tangan kanan seorang pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
2
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
prakteknya cukup berat terlaksana. Dapat dilihat dalam setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus
mampu membantu pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris membuat pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara
efisien dan efektif. Seorang sekretaris tidak hanya memiliki peranan penting terhadap pimpinan,
melainkan terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris juga harus mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, sehingga diperlukannya
human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangatlah penting. Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga
termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Sekretaris pada PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk Medan adalah sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah membantu kepala cabang pimpinan dalam
melaksanakan fungsi kepersonaliaan, administrasi dan dokumentasi serta melakukan pelayanan dalam hal kepersonaliaan dan kesehatan karyawan. Dengan adanya
Universitas Sumatera Utara
3
seorang sekretaris di PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk diharapkan dapat memberi kontribusi yang tidak sedikit demi kelancaran jalannya kegiatan perusahaan.
Seorang sekretaris diharapkan mampu memberikan informasi yang benar dan valid. Ketidakmampuan sekretaris dalam human relationship akan berpengaruh baik
secara langsung maupun tidak langsung terhadap image perusahaan. Hal tersebut kadang menjadi masalah dalam suatu instansi atau perusahaan, seperti halnya cara
kerja sekretaris yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan dimana selama ini proses kerja sekretaris yang dilaksanakan setiap harinya begitu berat.
Sehingga sekretaris pada perusahaan ini dituntut untuk bertanggung jawab terhadap tugasnya.
Deskripsi di atas menggambarkan kepada kita begitu besarnya peranan seorang sekretaris pada sebuah perusahaan. Dia adalah satu-satunya karyawan yang harus
mampu memposisikan dirinya baik ke atas pimpinan maupun ke bawah. Tugas dan fungsinya yang unik membuat seorang sekretaris dapat secara langsung menciptakan
efisiensi dan efektivitas kerja dalam perusahaan. Seringkali kesalahpahaman dan suasana kerja yang kaku bahkan image yang buruk pada perusahaan disebabkan oleh
ketidakmampuan sekretaris dalam menjalankan tugas dan peranannya dan ketidakmampuannya dalam melakukan public relation.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
1. Bagaimana peranan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas
kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ? 2.
Bagaimana keterkaitan sekretaris dalam meningkatkan kinerja perusahaan dan pengaruhnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan ?
3. Bagaimana syarat-syarat sekretaris yang baik guna meningkatkan efisiensi
dan efektivitas kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ?
C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan sekretaris dalam meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kerja. 2.
Untuk mengetahui keterkaitan sekretaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja
3. Untuk mengetahui apa saja syarat-syarat sekretaris yang baik guna
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Universitas Sumatera Utara
5
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.
2. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan bagi sekretaris instansi dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan datang.
3. Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang berhubungan dengan sekretaris terutama sebagai bahan referensi bagi peneliti-
peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat
waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, meminta data dan kegiatan survey, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk
penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatannya ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :
Universitas Sumatera Utara
6
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN MEI
JUNI II III IV I II III IV
1. Persiapan 2. Pengumpulan
Data
3. Penulisan Sumber : Penulis 2014
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 14 Mei 2014 sampai dengan 24 Mei 2014, sejak dikeluarkan buku kuning pengesahan penulisan Tugas Akhir.
Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang dilaksanakan pada minggu keempat bulan Mei dan minggu pertama bulan Juni
2014 di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan. Setelah melakukan observasi, penulis akan menulis penulisan laporan yang
akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan
judul dan materi pembahasan.
Universitas Sumatera Utara
7
F. Sistematika Penulisan
Untuk mengerjakan Tugas Akhir ini penulis membuat sistematika berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Pada bab ini dibahas mengenai sejarah singkat perusahaan,, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini
dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini dibahas mengenai pengertian sekretaris, tugas serta tanggung jawab sekretaris dan peranan sekretaris dalam meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kerja pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Kerja
pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk.
Universitas Sumatera Utara
8
BAB II PROFIL INSTANSI
