5
PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B
Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo
: 0471 21004.Fax 0471 21373 website: http:pn-palopo.go.id
e-mail: pn.palopogmail.com
Nomor Dokumen :
Tanggal Pembuatan :
04 Mei 2016 Revisi ke
: -
Tanggal Efektif :
Disahkan Oleh :
Ketua Pengadilan Negeri Palopo
02. SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
Dasar Hukum
• ISOFDIS 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu-
Persyaratan •
Surat Dirjen Badilum Nomor 609DJUOT01.352016 tentang Pelaksanaan
Akreditasi Penjaminan Mutu
Keterkaitan
1. Profil Pengadilan 2. SOP
3. Buku Bukti Penerimaan Dokumen 4. Buku Bukti Penarikan Dokumen
5. Historis Perubahan 6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Peringatan
• Jika pengendalian dokumen tidak baik maka
penelusuran dokumen sulit dilakukan. Elemen ISO
1. Klausul 7. 5. 2 Membuat dan Memperbarui
2. Klausul 7. 5. 3 Pengendalian informasi
didokumentasikan
Kualifikasi Pelaksana 5. S2- Hukum
6. S1- Hukum 7. D3- Komputer,
8. SLTA
PeralatanPerlengkapan
1. KomputerLaptop 2. PrinterScanner
3. Alat Tulis Kantor ATK 4. Buku Agenda Sidang
5. Dokumen Berita Acara Persidangan
Pencatatan dan Pendataan
• Penomeran dan pencatatan dokumen.
ALUR PROSES
1. Penetapan Jenis Dokumen a. Top Management menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
1 Profil Pengadilan 2 SOP
3 Dokumen Pendukung b. Top Management menetapkan masa berlaku suatu dokumen terkendali yaitu
selama satu tahun. 2. Pembuatan Dokumen
a. Top Management menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut : 1 Profil Pengadilan
a BAB I Pendahuluan
b BAB II Mapping Business
SALINAN
PN PALOPO
6
c BAB III Prinsip-prinsip manajemen mutu di Pengadilan Negeri Palopo
d BAB IV Penutup
2 SOP terdiri dari : a Dasar Hukum
b Keterkaitan c Peringatan
d Elemen ISO e Kualifikasi Pelaksana
f PeralatanPerlengkapan
g Pencatatan dan Pendataan h Alur Proses
3 Dokumen Pendukung a Daftar Isi Dokumen
b Daftar Serah Terima Dokumen c Bukti Formulir
b. Pemberian Identitas Dokumen 1 Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : a
Judul dokumen b
Nomor dokumen c
Tgl Pembuatan d
Revisi ke e
Tanggal Efektif f
Disahkan oleh g
Halaman h
Penanggung jawab dibuat oleh, diperiksa oleh, disahkan oleh terdapat pada halaman paling depan.
c. Penomoran dokumen Top Management memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
1 Bagian I terdiri dari 1 kode, yaitu kode wilayah dengan 5 digit yang terdiri dari huruf dan angka. Untuk kode wilayah Pengadilan Negeri Palopo yaitu : W22.U7
SALINAN
PN PALOPO
7
W22 : adalah kode yang menunjukkan bahwa Pengadilan Negeri Palopo
berada di wilayah hukum Pengadilan Negeri Palopo U7
: adalah kode untuk Pengadilan Negeri Palopo. 2 Bagian II terdiri dari 1 kode, yaitu kode bidang dengan 2 digit angka. Bidang
yang membuat dokumen : a Kesekertariatan Akreditasi
: 00 b Hakim
: 01 c Kepaniteraan
: 02 d Perdata
: 03 e Pidana
: 04 f Hukum
: 05 g Panitera Pengganti
: 06 h Jurusita dan Jurusita Pengganti : 07
i Sekertaris : 08
j Perencanaan : 09
k Kepegawaian : 10
l Umum dan Keuangan : 11
3 Bagian III menunjukkan jenis dokumen Jenis Dokumen :
PP untuk Profil Pengadilan
SOP untuk Standar Operasional Prosedur
DP untuk Dokumen Pendukung
4 Bagian IV menunjukkan nomor urut SOP untuk masing-masing bidang dengan 2 digit angka, dimulai dari 01.
5 Bagian V menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit angka. Contoh penomoran SOP: W22.U701SOP 012016
W12.U3 : menunjukkan kode wilayah Pengadilan Negeri Palopo
01 : menunjukkan kode bidang, yaitu bidang Kepaniteraan Pidana
SOP : menunjukkan jenis dokumen
01 : menunjukkan nomor urut dokumen
2016 : menunjukkan tahun pembuatan dokumen
SALINAN
PN PALOPO
8
3. Pemeriksaan Dokumen Setiap dokumen diperiksa oleh Koordinator bidang masing-masing, yaitu Panitera
untuk Bidang Kepaniteraan dan Sekretaris untuk Bidang Kesekretariatan.
4. Pengesahan Dokumen Setiap dokumen harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Top
Management dan di stempel Pengadilan Negeri Palopo.
5. Penerbitan Dokumen a. Dokumen yang telah disahkan kemudian diberi stempel “ASLI” dengan tinta warna
merah. b. Dokumen Asli didaftar di Buku Induk Dokumen berdasarkan bidang masing-
masing. c. Dokumen Asli dikendalikan di Sekretariat Akreditasi.
6. Distribusi dan Penerimaan Dokumen a. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Top Management kepada semua
bidang dengan mengisi buku Bukti penerimaan dokumen. b. Salinan dokumen diberi stempel “TERKENDALI ” dengan tinta warna merah untuk
menunjukkan dokumen tersebut terkendali. c. Salinan dokumen disimpan di bidang masing-masing.
d. Jika dokumen terkendali dipinjam oleh instansi lain atau keluar dari Pengadilan Negeri Palopo, maka dokumen terkendali harus difotocopi terlebih dahulu lalu
diberi stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan tinta warna merah.
7. Revisi dan Penerbitan Ulang Dokumen Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi b. Identifikasi sebab revisi
c. Permintaan revisi disetujui oleh personil yang berwenang d. Revisi dicatat dalam historis perubahan pada tiap dokumen
Penerbitan Ulang Dokumen a.
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: 1 Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali
SALINAN
PN PALOPO
9
2 Terjadi perubahan sistem mutu 3 Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
4 Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas b. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik.
8. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku a. Top Management menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen. b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen. c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi stempel ‘KADALUARSA’
dengan tinta merah, dan diberi tanggal bulan tahun kadaluarsa lalu disimpan di ruang sekretariat sebagai arsip.
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di ruang sekertariat.
9. Peninjauan Ulang Dokumen Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.
SALINAN
PN PALOPO
10
SALINAN
PN PALOPO
11
1. Lampiran – 01, Tentang Personil yang berwenang mengesahkan dokumen;
