43
PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B
Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo
: 0471 21004.Fax 0471 21373 website: http:pn-palopo.go.id
e-mail: pn.palopogmail.com
Nomor Dokumen :
Tanggal Pembuatan :
04 Mei 2016 Revisi ke
: -
Tanggal Efektif :
Disahkan Oleh :
Ketua Pengadilan Negeri Palopo
11. SOP AUDIT INTERNAL
Dasar Hukum
• ISOFDIS 9001:2015 Sistem Manajemen
Mutu-Persyaratan •
Surat Dirjen Badilum Nomor 609DJUOT01.352016 tentang
Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu
Keterkaitan 1. Program Audit Internal Semesteran
2. Jadwal Audit Internal 3. Daftar Pertanyaan Audit
4. Surat Pemberitahuan Audit 5. Daftar Hadir Audit
6. Ringkasan Temuan Audit 7. Laporan Ketidaksesuaian
8. Surat Pengantar Hasil Audit 9. Laporan Hasil PerbaikanTindakan Koreksi
10. Umpan Balik 11. Catatan Historis Temuan Audit Yang
Sudah Selesai 12. Catatan Historis Temuan Audit Yang tidak
Efektif 13. Laporan Audit
Peringatan
• Jika
dokumen manual mutu belum didistribusikan, maka belum bisa diadakan
pelaksanaan audit internal. Elemen ISO
• Klausul 9. 2 Audit Internal
Kualifikasi Pelaksana 41. S2- Hukum
42. S1- Hukum 43. D3- Komputer,
44. SLTA
PeralatanPerlengkapan 28. KomputerLaptop
29. PrinterScanner 30. Alat Tulis Kantor ATK
Pencatatan dan Pendataan
• Penomeran dan pencatatan dokumen.
ALUR PROSES
1. Tim audit dibentuk dan ditetapkan oleh Top Manajement. 2. Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan
tugasnya sebagai auditor internal. 3. Top Manajement menentukan frekuensi audit internal tiap enam bulan sekali.
4. Koordinator tim audit membuat Program audit minimal untuk satu tahun menggunakan formulir Program Audit Internal Semesteran.
SALINAN
PN PALOPO
44
5. Koordinator tim audit membuat Jadwal audit Internal yang memuat pembagian tugas auditor dan rencana ruang lingkup audit tiap bidang dengan formulir
Jadwal Pelaksanaan Audit Internal. 6. Tim audit mengedarkan Program audit semesteran dan Jadwal audit Internal ke
bidang – bidang yang akan di audit dengan tembusan kepada Top Manajement. 7. Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir Daftar Pertanyaan
audit. 8. Koordinator Tim Audit memberitahu secara tertulis kepada bidang yang akan di
audit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan. 9. Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal.
10. Audit dilaksanakan dengan cara : a. Telaah dokumen
b. Observasi c. Meminta penjelasan audit
d. Peragaan audite e. Cara lain yang dipandang perlu Pada pelaksanaan Rapat Pembukaan dan
Rapat Penutupan Audit Internal, setiap peserta menandatangani Daftar Hadir Peserta.
11. Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasikan dalam temuan mayor, minor dan observasi.
12. Setelah temuan dibahas bersama Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda, auditor mencatat temuan audit dengan menggunakan formulir ringkasan temuan
audit, yang disetujui oleh auditee: a. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi
b. Batas waktu tindakan koreksi c. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan bidang
13. Auditor mengisi formulir laporan ketidaksesuaian a. Berisi rekomendasi tindakan koreksi yang bersifat tidak mengikat
b. Diketahui ketua tim audit 14. Koordinator audit mengirim formulir laporan ketidaksesuaian dan blangko formulir
laporan hasil perbaikan tindakan koreksi kepada Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda terkait dengan surat pengantar yang ditandatangani ketua tim
audit.
SALINAN
PN PALOPO
45
15. Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda menjamin pelaksanaan tindakan koreksi. 16. Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda
melaporkan tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan tindakan koreksi kepada
ketua tim audit. 17. Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan
verifikasi : a. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan
tindakan koreksi asli disimpan tim audit b. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan
tindakan koreksi salinan disimpan bidang 18. Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengisi angket umpan
balik kepada auditor internal. 19. Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit
yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif. 20. Tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan kepada Top
Manajement.
SALINAN
PN PALOPO
46
ALUR
TIM AUDIT DIBENTUK OLEH DAN DITETAPKAN KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT LAPORAN AUDIT INTERNAL
LAPORAN AUDIT
INTERNAL DAN MENYAMPAIKAN KEPADA MR
OLEH TOP MANAJEMEN ™ FORM CATATAN HISTORIS
TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI
FORM CATATAN AUDIT YANG TIDAK EFEKTIF
KEPADA AUDITOR FORM PROGRAM AUDIT
INTERNAL semesteran FORM JADWAL
AUDIT INTERNAL FORM LAPORAN
KETIDAKSESUAIAN FORM LAPORAN
HASIL PERBAIKANTINDAKA
N KOREKSI
FORM DAFTAR PERTANYAAN
SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT INTERNAL
DAFTAR HADIR FORM LAPORAN
RAPAT PEMBUKAAN KETIDAKSESUAIAN
RAPAT PENETUPAN FORM LAPORAN HASIL
PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI
SURAT PENGANTAR FORM LAPORAN
ETIDAKSESUAIAN
FORM RINGKASAN TM MENENTUKAN FREKUENSI AUDIT INTERNAL
TIAP Enam BULAN SEKALI SELURUH ANGGOTA TIM AUDIT WAJIB
MENGIKUTI PELATIHAN AUDIT SEBELUM
KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT PROGRAM AUDIT ENAM BULANAN YANG MEMUAT PEMBAGIAN TUGAS
AUDITOR
KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT PROGRAM AUDIT Enam BULANAN YANG MEMUAT PEMBAGIAN TUGAS AUDITOR
TIM AUDIT MENGEDARKAN JADWAL AUDIT TAHUNAN DAN PROGRAM AUDIT ENAM BULANAN KE BIDANG-BIDANG
YANG AKAN DIAUDIT DENGAN TEMBUSAN KEPADA TM
AUDITOR MEMPERSIAPKAN AUDIT INTERNAL DENGAN MEMBUAT DAFTAR PERTANYAAN
KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBERITAHU SECARA TERTULIS KEPADA BIDANG YANG AKAN DIAUDIT MINIMAL 5 HARI
AUDITOR MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL SESUAI AUDIT DILAKSANAKAN DENGAN CARA :
TELAAH DOKUMEN, OBSERVASI, MEMINTA PENJELASAN AUDIT, PERAGAAN AUDITEE DAN CARA LAIN YANG
DIPANDANG PERLU
AUDITOR MENGANALISIS TEMUAN DAN MENGKLARIFIKASIKAN DALAMN TEMUAN MAYOR, MINOR
DAN OBSERVASI AUDITOR MERANGKUM HASIL AUDIT DENGAN FORMULIR
CATATAN HISTORIS TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI DAN FORMULIR CATATAN HISTORIS YANG TIDAK
EFEKTIF
AUDITEE MEMBERIKAN UMPAN BALIK KEPADA AUDITOR DENGAN MENGISI ANGKET UMPAN BALIK KEPADA
SETELAH TINDAKAN KOREKSI DILAKSANAKAN, KASUBPANMUD MELAPORKAN TINDAKAN KOREKSI DENGAN MENGIRIM
BALIKFORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN DAN FORMULIR LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI KEPADA
KETUA TIM AUDIT
AUDITOR MENGISI FORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN
TIM AUDIT MENGIRIM FORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN DAN BLANGKO FORMULIR
LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI KEPADA KOORDINATOR BIDANG TERKAIT DENGAN
SURAT PENGANTAR YANG DITANDATANGANI TM AUDIT
KOORDINATOR BIDANG MENJAMIN PELAKSANAAN TINDAKAN KOREKSI
SETELAH TEMUAN DIBAHAS BERSAMA KOORDINATOR BIDANG, AUDITOR MENCATAT TEMUAN AUDIT DENGAN
MENGGUNAKAN FORMULIR RINGKASAN TEMUAN AUDIT YANG DISETUJUI OLEH AUDITEE
SETELAH KOORDINATOR MELAPORKAN TINDAKAN KOREKSI, AUDITOR SEGERA MELAKUKAN VERIFIKASI
SALINAN
PN PALOPO
47
Lampiran 1. Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal
Auditee :
Unit :
Auditor :
Tanggal :
1. Bagaimana tanggapan saudara tentang cara auditor melakukan audit? a. Baik
b. Kurang Baik c. Buruk
Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………
2. Bagaimana tanggapan saudara tentang hasil temuan auditor? a. Baik
b. Kurang Baik c. Buruk
Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….
3. Bagaimana tanggapan saudara tentang rekomendasi tindakan perbaikan oleh auditor? a. Baik
b. Kurang Baik c. Buruk
Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….
4. Bagaimana tanggapan saudara tentang pelaksanaan audit internal secara keseluruhan?
a. Baik b. Kurang Baik
c. Buruk Alasan, sebutkan……………………………………………………………..
SALINAN
PN PALOPO
48
…………………………………………………………………………………. HISTORIS PERUBAHAN
NO ISI PERUBAHAN
TGL MULAI BERLAKU
DAHULU SEKARANG
SALINAN
PN PALOPO
49
PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B
Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo
: 0471 21004.Fax 0471 21373 website: http:pn-palopo.go.id
e-mail: pn.palopogmail.com
Nomor Dokumen :
Tanggal Pembuatan :
04 Mei 2016 Revisi ke
: -
Tanggal Efektif :
Disahkan Oleh :
Ketua Pengadilan Negeri Palopo
12. SOP ANALISIS PERSYARATAN PENGGUNA LAYANAN PENGADILAN