SOP AUDIT INTERNAL Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP WM

43 PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo  : 0471 21004.Fax 0471 21373 website: http:pn-palopo.go.id e-mail: pn.palopogmail.com Nomor Dokumen : Tanggal Pembuatan : 04 Mei 2016 Revisi ke : - Tanggal Efektif : Disahkan Oleh : Ketua Pengadilan Negeri Palopo

11. SOP AUDIT INTERNAL

Dasar Hukum • ISOFDIS 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan • Surat Dirjen Badilum Nomor 609DJUOT01.352016 tentang Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu Keterkaitan 1. Program Audit Internal Semesteran 2. Jadwal Audit Internal 3. Daftar Pertanyaan Audit 4. Surat Pemberitahuan Audit 5. Daftar Hadir Audit 6. Ringkasan Temuan Audit 7. Laporan Ketidaksesuaian 8. Surat Pengantar Hasil Audit 9. Laporan Hasil PerbaikanTindakan Koreksi 10. Umpan Balik 11. Catatan Historis Temuan Audit Yang Sudah Selesai 12. Catatan Historis Temuan Audit Yang tidak Efektif 13. Laporan Audit Peringatan • Jika dokumen manual mutu belum didistribusikan, maka belum bisa diadakan pelaksanaan audit internal. Elemen ISO • Klausul 9. 2 Audit Internal Kualifikasi Pelaksana 41. S2- Hukum 42. S1- Hukum 43. D3- Komputer, 44. SLTA PeralatanPerlengkapan 28. KomputerLaptop 29. PrinterScanner 30. Alat Tulis Kantor ATK Pencatatan dan Pendataan • Penomeran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim audit dibentuk dan ditetapkan oleh Top Manajement. 2. Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan tugasnya sebagai auditor internal. 3. Top Manajement menentukan frekuensi audit internal tiap enam bulan sekali. 4. Koordinator tim audit membuat Program audit minimal untuk satu tahun menggunakan formulir Program Audit Internal Semesteran. SALINAN PN PALOPO 44 5. Koordinator tim audit membuat Jadwal audit Internal yang memuat pembagian tugas auditor dan rencana ruang lingkup audit tiap bidang dengan formulir Jadwal Pelaksanaan Audit Internal. 6. Tim audit mengedarkan Program audit semesteran dan Jadwal audit Internal ke bidang – bidang yang akan di audit dengan tembusan kepada Top Manajement. 7. Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir Daftar Pertanyaan audit. 8. Koordinator Tim Audit memberitahu secara tertulis kepada bidang yang akan di audit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan. 9. Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal. 10. Audit dilaksanakan dengan cara : a. Telaah dokumen b. Observasi c. Meminta penjelasan audit d. Peragaan audite e. Cara lain yang dipandang perlu Pada pelaksanaan Rapat Pembukaan dan Rapat Penutupan Audit Internal, setiap peserta menandatangani Daftar Hadir Peserta. 11. Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasikan dalam temuan mayor, minor dan observasi. 12. Setelah temuan dibahas bersama Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda, auditor mencatat temuan audit dengan menggunakan formulir ringkasan temuan audit, yang disetujui oleh auditee: a. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi b. Batas waktu tindakan koreksi c. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan bidang 13. Auditor mengisi formulir laporan ketidaksesuaian a. Berisi rekomendasi tindakan koreksi yang bersifat tidak mengikat b. Diketahui ketua tim audit 14. Koordinator audit mengirim formulir laporan ketidaksesuaian dan blangko formulir laporan hasil perbaikan tindakan koreksi kepada Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda terkait dengan surat pengantar yang ditandatangani ketua tim audit. SALINAN PN PALOPO 45 15. Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda menjamin pelaksanaan tindakan koreksi. 16. Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda melaporkan tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan tindakan koreksi kepada ketua tim audit. 17. Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan verifikasi : a. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan tindakan koreksi asli disimpan tim audit b. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan tindakan koreksi salinan disimpan bidang 18. Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengisi angket umpan balik kepada auditor internal. 19. Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif. 20. Tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan kepada Top Manajement. SALINAN PN PALOPO 46 ALUR TIM AUDIT DIBENTUK OLEH DAN DITETAPKAN KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT LAPORAN AUDIT INTERNAL LAPORAN AUDIT INTERNAL DAN MENYAMPAIKAN KEPADA MR OLEH TOP MANAJEMEN ™ FORM CATATAN HISTORIS TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI FORM CATATAN AUDIT YANG TIDAK EFEKTIF KEPADA AUDITOR FORM PROGRAM AUDIT INTERNAL semesteran FORM JADWAL AUDIT INTERNAL FORM LAPORAN KETIDAKSESUAIAN FORM LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKA N KOREKSI FORM DAFTAR PERTANYAAN SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT INTERNAL DAFTAR HADIR FORM LAPORAN RAPAT PEMBUKAAN KETIDAKSESUAIAN RAPAT PENETUPAN FORM LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI SURAT PENGANTAR FORM LAPORAN ETIDAKSESUAIAN FORM RINGKASAN TM MENENTUKAN FREKUENSI AUDIT INTERNAL TIAP Enam BULAN SEKALI SELURUH ANGGOTA TIM AUDIT WAJIB MENGIKUTI PELATIHAN AUDIT SEBELUM KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT PROGRAM AUDIT ENAM BULANAN YANG MEMUAT PEMBAGIAN TUGAS AUDITOR KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBUAT PROGRAM AUDIT Enam BULANAN YANG MEMUAT PEMBAGIAN TUGAS AUDITOR TIM AUDIT MENGEDARKAN JADWAL AUDIT TAHUNAN DAN PROGRAM AUDIT ENAM BULANAN KE BIDANG-BIDANG YANG AKAN DIAUDIT DENGAN TEMBUSAN KEPADA TM AUDITOR MEMPERSIAPKAN AUDIT INTERNAL DENGAN MEMBUAT DAFTAR PERTANYAAN KOORDINATOR TIM AUDIT MEMBERITAHU SECARA TERTULIS KEPADA BIDANG YANG AKAN DIAUDIT MINIMAL 5 HARI AUDITOR MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL SESUAI AUDIT DILAKSANAKAN DENGAN CARA : TELAAH DOKUMEN, OBSERVASI, MEMINTA PENJELASAN AUDIT, PERAGAAN AUDITEE DAN CARA LAIN YANG DIPANDANG PERLU AUDITOR MENGANALISIS TEMUAN DAN MENGKLARIFIKASIKAN DALAMN TEMUAN MAYOR, MINOR DAN OBSERVASI AUDITOR MERANGKUM HASIL AUDIT DENGAN FORMULIR CATATAN HISTORIS TEMUAN AUDIT YANG SUDAH SELESAI DAN FORMULIR CATATAN HISTORIS YANG TIDAK EFEKTIF AUDITEE MEMBERIKAN UMPAN BALIK KEPADA AUDITOR DENGAN MENGISI ANGKET UMPAN BALIK KEPADA SETELAH TINDAKAN KOREKSI DILAKSANAKAN, KASUBPANMUD MELAPORKAN TINDAKAN KOREKSI DENGAN MENGIRIM BALIKFORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN DAN FORMULIR LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI KEPADA KETUA TIM AUDIT AUDITOR MENGISI FORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN TIM AUDIT MENGIRIM FORMULIR LAPORAN KETIDAKSESUAIAN DAN BLANGKO FORMULIR LAPORAN HASIL PERBAIKANTINDAKAN KOREKSI KEPADA KOORDINATOR BIDANG TERKAIT DENGAN SURAT PENGANTAR YANG DITANDATANGANI TM AUDIT KOORDINATOR BIDANG MENJAMIN PELAKSANAAN TINDAKAN KOREKSI SETELAH TEMUAN DIBAHAS BERSAMA KOORDINATOR BIDANG, AUDITOR MENCATAT TEMUAN AUDIT DENGAN MENGGUNAKAN FORMULIR RINGKASAN TEMUAN AUDIT YANG DISETUJUI OLEH AUDITEE SETELAH KOORDINATOR MELAPORKAN TINDAKAN KOREKSI, AUDITOR SEGERA MELAKUKAN VERIFIKASI SALINAN PN PALOPO 47 Lampiran 1. Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal Auditee : Unit : Auditor : Tanggal : 1. Bagaimana tanggapan saudara tentang cara auditor melakukan audit? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………… 2. Bagaimana tanggapan saudara tentang hasil temuan auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………. 3. Bagaimana tanggapan saudara tentang rekomendasi tindakan perbaikan oleh auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………. 4. Bagaimana tanggapan saudara tentang pelaksanaan audit internal secara keseluruhan? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan…………………………………………………………….. SALINAN PN PALOPO 48 …………………………………………………………………………………. HISTORIS PERUBAHAN NO ISI PERUBAHAN TGL MULAI BERLAKU DAHULU SEKARANG SALINAN PN PALOPO 49 PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo  : 0471 21004.Fax 0471 21373 website: http:pn-palopo.go.id e-mail: pn.palopogmail.com Nomor Dokumen : Tanggal Pembuatan : 04 Mei 2016 Revisi ke : - Tanggal Efektif : Disahkan Oleh : Ketua Pengadilan Negeri Palopo

12. SOP ANALISIS PERSYARATAN PENGGUNA LAYANAN PENGADILAN