30
3.2.1 Arsip Dinamis
1 Pemilahan Arsip
Yang dimaksud pemilahan arsip adalah kegiatan memilih-milih atau memisahkan arsip dengan non arsip atau arsip dengan
publikasi 2
Pendeskripsian Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam kartu fisik,
unsur deskripsi, bentuk redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun, tingkat perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu
Gambar-3: Kartu Deskripsi 3
Pembuatan skema a
Membuat skemaformat
untuk mengelompokkan
penempatan kartu fisis yang telah dibuat b
Dasar pembuatan skema adalah struktur organisasi, atau tupoksi dari suatu organisasi
c Pola klasifikasi sangat membantu dalam pembuatan skema.
Contoh Skema Kepegawaian
Formasi dan Pengadaan Pegawai Mutasi
Jabatan Kenaikan Pangkat
Analisi Jabatan Waskat
Universitas Sumatera Utara
31
DP3 Absensi
Kesejahteraan Perumahan
Kesehatan OR dan Rekreasi dll
4 Manuver
Mengelompokkan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan skema yang telah dibuat dan disusun kronologis dalam masing-masing berkas.
Manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi 5
Penomeran Defenitif Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan dilanjutkan pada
fisik arsip 6
Penomoran Boks dan Label Arsip yang telah diberi nomor defenitif, sebelum dimasukkan
kedalam box terlebih dahulu dibungkus dengan kertas pembungkus Kessing pada kertas pembungkus dituliskan nomor arsip dan
nomor boks kemudian dimasukkan ke boks dan diberikan label secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam boks
Pelabelan - Nomor
- JenisMasalah
Gambar-4: Lebel boks dan boks
Universitas Sumatera Utara
32
7 Penempatan Boks ke Dalam Rak Arsip Lemari Arsip
Arsip yang telah dimasukkan kedalam box dan telah diberi label boksnya dapat disimpan pada rak arsiplemari arsip yang ditata
dengan baik
Gambar-5: Lemari arsip 8
Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara DPAS Membuat daftar arsip berdasarkan skema dan diurut bersdasarkan
nomor defenitif yang ada Tabel-1: Lembar DPAS
No. Fungsi
No. Arsip Masalah
Tahun No. Boks
9 Penilaian
Berdasarkan DPAS yang ada kemudian dianalisis oleh tim untuk menentukan kategori dan jangka simpan arsip. Hasil penilaian
arsip:
Universitas Sumatera Utara
33
Arsip musnah: dimusnahkan berdasarkan prosedur yang ditentukan Arsip Permanen: diserahkan kebagian arsip statis lembaga
kearsipan.
Gambar-6: Proses Penilaian Arsip 3.2.2 Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis pada BPAD Sumatera Utara meliputi tahapan- tahapan sebagai berikut:
1. Pengumpulan Adapun tahapan pengumpulannya yaitu:
a Pemeriksaan
Dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis sebagai bukti pertanggung jawaban nasional
b Penataan
Mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dalam bentuk atau media arsip statis
c Pembuatan daftar arsip statis
Diterima, didata dan dicatat dalam daftar arsip statis. 2. Penyimpanan
Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya, penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban
udara yang stabil.
Universitas Sumatera Utara
34
3. Perawatan a
Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis b
Mendokumentasi informasi yang dikandung dalam arsip statis c
Mensterilkan dari perusak arsip d
Merestorasi arsip statis adalah kegiatan pengembalian atau pemulihan arsip seperti bentuk keadaan semula. Adapun tahapan proses restorasi
arsip antara lain; pendataan, penomeran, membuat formula bahan restorasi lem methyl cellulosa MC dengan air aquades, melakukan
sizing laminasi manual, mengeringkan secara manual e
Mengontrol tempat penyimpanan dan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.
4. Penyelamatan a
Membuat duplikat arsip statis b
Mengalih mediakan arsip statis ke dalam media yang lain. 5. Penggunaan
Digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran
informasi.
3.3 Jenis-Jenis Arsip yang dikelola pada BPAD Sumatera Utara
Kategori