18
Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang
berwenang yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain. Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina 2007, ada 3 Tiga
langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu: a.
Pembukaan Konsep Surat Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 Dua cara, yaitu:
1 Surat dibuat langsung oleh atasan
2 Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan.
b. Pengetikan Surat
Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam
agenda dan diberikan nomor suratnya. c.
Pengiriman Surat Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah
surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiran- lampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat
tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi
sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan.
Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku
agenda, dan pemberian stempel dinas.
2.7 Siklus Hidup Arsip
Istilah siklusdaur hidup secara tradisional maupun sains menurut ANRI, 2010: 67
– 70 merupakan konsep yang menggambarkan keseluruhan rangkaian proses yang membentuk „hidup‟nya suatu organisme. Perjalanan kehidupan suatu
organisme dapat dilihat dari generasinya. Sebagaimana hal diatas, pada konsep daur hidup arsip Life cycle of records terdapat ciri pengulangan atas generasi
arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu, yaitu kelahiran creation, kehidupan usemaintance dan akhirnya sampai kepada
kematian disposal. Daur hidup arsip mulai dikembangkan di USA tahun 1934, manajemen kearsipan yang pada awalnya merupakan suatu rangkaian kegiatan
kearsipan yang sporadis dan tidak saling berkaitan kini mulai beralih menjadi suatu rangkaian usaha yang teroganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-
pendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Universitas Sumatera Utara
19
Sebagai suatu siklus, tiap tahapan merupakan suatu proses kegiatan yang mandiri sebagai sub sistem yang tetap saling berhubungan dan menjalin suatu
rangkaian yang utuh untuk mencapai tujuan, yakni pengelolaan arsip dinamis yang efesien dan efektif. Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari
aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasiindividual dengan pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka
arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Pendekatan life cycle of records secara sistematis akan menggolongkan arsip kedalam fungsinya berupa arsip aktif,
inaktif dan statis. Secara fungsional life cycle of records menghasilkan dua siklus kegiatan, sebagaimana yang digambarkan oleh Michael Ropper, yakni
pengelolaan arsip dinamis records management dan pengelolaan arsip statis archives administrationarchives management.
Siklus yang di tampilkan dalam bentuk lingkaran dibagi menjadi dua bagian, siklus manajemen arsip dinamis, dengan komponen penciptaan,
penggunaan pemeliharaan serta penyusutan, dengan siklus manajemen arsip statis pada sisi berikutnya, yang dimulai dari akuisisi, pengaturan dan pendeskripsian,
preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip. Pembagian komponen Michael Ropper ini seakan mewakili dari semua
pendapat mengenai Life cycle of records, pada tahap Records Creation, terdiri dari: form design, form management, preparation and management of
correspondence, reports management, word and text processing. Tahap Records Use Maintenance, terdiri dari: filling retrieval systems, files management, mail
and telecommunication management, selection and management of office copying machines, system analysis, vital records programs and records centers, sementara
tahap Records Disposal meliputi: identification and description of records series, development of records retention and disposal schedule, records appraisal,
records descruction, transfer of records to archives. Siklus diatas ini, memperlihatkan bahwa pengelolaan dan penyimpanan
arsip dinamis aktif, inaktif dan statis sebenarnya merupakan proses yang
Universitas Sumatera Utara
20
berkesinambungan sesuai fungsinya yang menghubungkan antara records management dan archives management.
Menurut Read 2011: 19 siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkandimusnahkan. Masa hidup arsip memiliki lima fase yaitu :
1. Creation Penciptaan
Merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip. 2.
Distribution Pengurusan Merupakan tahap dimana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan
sistem yang telah ditentukan. 3.
Use Penggunaan Merupakan tahap arsip digunakan untuk pengambilan keputusan,
penetapan kebijakan, dan perencanaan. 4.
Maintenance Pemeliharaan Tahap ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan dan pemeliharaan
arsip, jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali. 5.
Disposition Penyusutan Merupakan kegiatan pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi.
Universitas Sumatera Utara
21
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip Sumber : Judith Read
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi
