21
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip Sumber : Judith Read
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi
Menurut sedarmayanti 2003: 19 arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan
mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan
bahwa peranan arsip adalah:
1. Sebagai alat utama ingatan bagi organisasi
2. Sebagai bahan atau alat pembuktian bukti otentik
DAUR HIDUP ARSIP
LIFE CYCLE OF RECORDS CREATION
or receipt of record form outside the
business
DISTRIBUTION
Who gets the record?
Internal Users External Users
USE
Decisions Reference
Inquires Legal Requirements
MAINTENANCE
StoreFile Retrieve
Protect
DISPOSITION
Transfer Retain
OR Destroy
Universitas Sumatera Utara
22
3. Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Sebagai barometer kegiatan, mengingat setiap ada kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip 5.
Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya. Arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara BPAD Sumatera Utara memiliki peranan yang sangat penting diantaranya sebagai alat utama ingatan bagi instansi ini, sebagai alat ukur dari
setiap kegiatan yang dilakukan, sebagai bahan informasi untuk menyelesaikan laporan bulanan.
2.9 Faktor Yang Menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2001: 112 “Efesiensi adalah usaha pada produksi
untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan
”. Efesiensi dalam pengertian sering diwujudkan dalam simbul E yang
merupakan hasil perbandingan terbaik antara O output dan I input. Output adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua
biaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang jasa tersebut. Jadi demekian pengertian efficiency efesiensi pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input.
Bekerja dengan efesien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efesien dapat diterapkan oleh
setiap pegawai untuk semua pekerjaan, bai kecil maupun yang besar. Efesiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang: 1.
Termudah mengerjakannya 2.
Termurah biayanya 3.
Tersingkat waktunya 4.
Teringan bebannya
Universitas Sumatera Utara
23
5. Terpendek jaraknya
Apabila seseorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan
kecepatan cara bekerjanya di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya. Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan, umumnya
akan bekerja dengan efesien. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efesien hendaknya perlu dipratekkan dan diterapkan secara terus menurus agar supaya jiwa efesiensi
benar-benar dapat dimiliki. Berikut ini adalah pedoman untuk bekerja secara efesien yaitu:
1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi menjadi pekerjaan
otomatis 2.
Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata 3.
Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan 4.
Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja 5.
Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil 6.
Susunlah pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat 7.
Biasakanlah mengambil keputusan seketika 8.
Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika 9.
Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan 10.
Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti 2003: 79 –80 menyatakan bahwa:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikan, menyusun,
menyimpanan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip berdasarkan sistem yang bersifat kedinasan maupun arsip
pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan beberapa penunjang antara lain: a.
Kesedarhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan ditetapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja,
melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain b.
Ketepatan menyimpan arsip, berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat
Universitas Sumatera Utara
24
c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu untuk dapat memanfatkan
ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia d.
Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, udara yang lembab
dan lainnya, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar- benar aman dari segala gangguan
e. Penempatan arsip, tempat penyimpanan arsip harus di tempat yang
strategis, agar tempat penyimpanannya mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan tanpa membuang banyak waktu dan tenaga.
f. System yang digunakan harus fleksibel, maksudnya, adalah harus
memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efesiensi kerja
g. Petugas arsip, petugas arsip harus memliki pengetahuan di bidang
kearsipan. 3.
Unit kearsipan perlu penyelenggaraan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaiknya-sebaiknya.
4. Mencatatat dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi
setiap hari lengkap tanggal kejaian-kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-
waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara prodic agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa terdaftar faktor-faktor yang sangat penting di perhatikan yang dapat memudahkan pengolahan arsip
mulai dari kegiatan penghimpun, menata system arsip, melayani peminjaman arsip, mencatat arsip hingga mengadakan pengontrolan arsip.
Universitas Sumatera Utara
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
