40
dimengerti, murahekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel, dapat mencegah kerusakan, kehilangan arsip dan
mempermudah pengawasan. Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip yang
di laksanakan kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efesien. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah
memenuhi tujuan yang diharapkan. Tujuan yang diharapkan ini antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.
3.5 Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan penyimpanan arsip, jika penyimpanan arsip tidak dilakukan dengan baik dan benar maka akan sulit
untuk menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Pada Kantor BPAD Sumatera Utara mengunakan sistem temu kembali dengan cara manual dalam
menemukan arsip yang di inginkan.
3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilaiguna lagi dengan cara: memindahkan arsip inaktif dari unit kerja
ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku dan menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dibedakan atas 2 kegiatan yaitu: 1.
Penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi arsip JRA 1
Perencanaan 2
Penataan arsip a
Identifikasi arsip yaitu: prinsip provenance asal usul dan prinsip original other aturan asli.
b Pengaturan kembali arsip dan pemilahan
Universitas Sumatera Utara
41
Pengaturan kembali adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya sedangkan pemilahan
arsip adalah pemisahan antara arsip dan non arsip. c
Pendeskripsian arsip d
Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara. 3
Penilaian arsip dilakukan untuk menetukan arsip aktif, inaktif, usul musnah dan usul serah
a Penilaian arsip adalah kegiatan analisa informasi terhadap
sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip bagi kepentingan operasional instansi pencipta
arsip. b
Tujuan penilaian arsip adalah untuk menentukan arsip yang dapat dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi,
menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya serta menentukan arsip yang
diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah. c
Nilaiguna arsip terbagi menjadi 2 yaitu: Nilaiguna Primer dan Nilaiguna Sekunder. Nilaiguna Primer adalah penilaian
arsip didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta arsip sedangkan Nilaiguna Sekunder
adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembagainstansi pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip JRA
Prosedur penyusutan berdasarkan JRA meliputi: 1
Prosedur pemindahan Arsip Inaktif a
Pemeriksaan arsip sudah in aktif atau belum, menyatukan file-file menjadi series arsip, misalnya series arsip kenaikan
pangkat b
Pendaftaran judul series arsipjenis arsip, tahun, volume, kondisi, dan penataan arsip
Universitas Sumatera Utara
42
c Penataan arsip
d Pembuatan berita acara pemindahan arsip
e Pelaksanaan pemindahan.
2 Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui tahap berikut:
a Pemeriksaan arsip yang telah habis masa simpannya, kebenaran
isi dan kelengkapan informasinya b
Pendaftaran daftar arsip usul musnah c
Pembentukan panitia pemusnahan -
Retensi arsip -
Pengelola arsip,unit pengawasan, unit hukum dan unit-unit lain yang berhubungan dengan arsip yang akan
dimusnahkan d
Penilaian, persetujuan dan pengesahan e
Pembuatan berita acara f
Pelaksanaan Pemusnahan. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar dan dicacah,
pemusnahan arsip disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat dari bidang hukumperundang-undangan dan bidang pengawasan.
3 Prosedur penyerahan arsip Kelembaga kearsipan
a Pemeriksaan dan penelian kembali arsip
b Pendaftaran
c Pembuatan berita acara
d Pelaksanaan penyerahan.
Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyusutan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Dikarenakan
penyusutan yang dilakukan sudah aman dan efesien. Dikatakan aman karena penyusutan arsip dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan tidak
mengganggu kelancaran jalannya organisasi yang bersangkutan. Kantor BPAD
Universitas Sumatera Utara
43
Sumatera Utara belum pernah melakukan pemusnahan arsip dikarenakan Jadwal Retensi Arsip JRA belum sempurna.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah dilakukan dengan benar.
3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip
1. Memudahkan dalam menenmukan kembali arsip jika sewaktu-waktu
dibutuhkan 2.
Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan 3.
Mewujudkan efesiensi efektifitas pengelolaan arsip 4.
Menyelamatkan dan melestarikan bahan penanggung jawaban nasional. 3.7 Sistem Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara
Pemeliharaan adalah suatu kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering temperatur ideal
antara 60 –75 derajat F dengan kelembaban antara 50–60 , terang
terkena sinar matahari tak langsung, mempunyai ventilasi yang merata dan terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga dan sebagainya.
2. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.
3. Penggunaaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Meletakkan kapur barus kamper ditempat penyimpanan dan boks arsip, atau mengadakan fumigasi penyemprotan asap.
Universitas Sumatera Utara
44
Gambar-14: Proses Fumigasi Penyemprotan Asap 4.
Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi, mengawasi dan merawat agar arsip terjamin. Arsip harus dijaga keamannya, baik dari segi
kuantitas, kualitas tidak mengalami kerusakan, maupun dari segi informalitas kerahasiaannya.
Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan arsip di Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan
dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan suhu ruangan, serta jauh dari
sinar mataharisecara langsung. Karena penyimapana arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditempat
tertutup dilemari besi tahan api. Dengan melihat situasi di atas maka dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara sudar
benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang dimulai dari pengaturan ruangan, tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan-bahan
pencegah rusaknya arsip dan kebersihan arsip.
3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara
Arsip sangat berperan penting di dalam kehidupan berorganisasi. Begitu juga peran arsip di dalam kehidupan Kantor BPAD Sumatera Utara karena arsip
merupakan alat ingatan bagi organisasi, sebagai alat pembuktian sebagai alat ukur
Universitas Sumatera Utara
45
untuk melakukan berbagai kegiatan, sebagai bahan informasi dalam membuat perencanaan, pengambilan keputusan, bahan laporan dan lain sebagainya.
Menurut hasil observasi yang dilakukan, pada Kantor BPAD Sumatera Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam menjalankan kehidupan organisasi
pada kantor ini. Peran arsip sangat membantu di dalam melaksanakan pekerjaan oleh para pegawai di organisasi ini.
3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara
Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal tersebut
dilakukan berdasarkan sistem masalah. Hal ini mempermudah petugas kearsipan dalam menemukan kembali arsip yang diinginkan dan dapat dikembangkan
dengan tidak terbatas untuk judul dan susunan arsipnya. Pengolahan arsip pada BPAD Sumatera Utara menjadi mudah dikarenakan
faktor berikut ini: 1.
Azas Gabungan, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara tersebar di masing-masing unit kerja centra file tetapi pengendalian tetap dilakukan
secara terpusat oleh satu unit kerja. Keutungan menggunakan azas ini yaitu adanya kesegaraman sistem penyimpanan, meminimalkan kesalahan
dalam pemberkasan, memudah proses penyusutan serta lebih efesien dan efektif.
Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara sudah efesien sehingga arsip mudah ditemukan. Peralatan yang digunakan cukup sederhana
sehingga menghemat biaya, dan keamanan arsip terjamin.
Universitas Sumatera Utara
46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
