47
sudar benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang dimulai dari pengaturan ruangan , pemeliharaan arsip dan menjaga
kebersihan dari segi informasi dan fisiknya. 7.
Dalam BPAD Sumatera Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam menjalankan kehidupan organisasi pada kantor. Peran arsip sangat
membantu di dalam melaksanakan pekerjaan oleh para pegawai di lingkungan organisasi.
8. Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi
pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal tersebut dilakukan berdasarkan sistem yang berlaku pada organisasi
tersebut.
4.2 Saran
Setelah melakukan Observasi pada Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi, dapat disimpulkan, maka penulis memberikan saran
sebagai berikut: 1.
Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara dalam kearsipan dapat dikatakan efektif dan efesien. Namun organisasi ini harus
tetap berusaha menyesuaikan sistem yang digunakan dengan keadaan dan perkembangan organisasi.
2. Tempat penyimpanan arsip di BPAD Sumatera Utara masih kurang
memadai, sehingga banyak arsip yang belum tersimpan kedalam lemari arsip, sebaiknya BPAD Sumatera Utara menambah jumlah lemari arsip
agar arsip dapat tersimpan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
48
3. Hendaknya BPAD Sumatera Utara memperhatikan kondisi arsip dan
melakukan pemusnahan setidaknya setiap sepuluh tahun sekali untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak diperlukan lagi.
4. Keharmonisan kerja yang sudah terjadi diantara atasan dan bawahan
sebaiknya tetap dipertahankan, karena tanpa kerja sama yang baik, tidak akan tercapai hasil kerja yang diharapkan untuk kelancaran kegiatan-
kegiatan yang berlangsung dikantor itu sendiri.
Universitas Sumatera Utara
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan,
dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, yang diterima oleh suatu
organisasibadan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang
terkandung didalamnya.
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu: 1.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan . 2.
Gedung ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. 3.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Sedarmayanti, 2003: 8
Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon.
Arche artinya permulaan dan bererti juga jabatan atau fungsikekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan
archeon berarti Balai Kota. Wiyasa, 2003: 43
Sedangkan menurut istilah Bahasa Indonesia Arsip recod ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian
sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu
pula”. Barthos, 2007: 1 Di samping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain
yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan Archivologi dikenal 3 istilah, yaitu:
1. File
: Early Archieve arsip aktif 2.
Record : Permanent File arsip in aktif
3. Archive : Permanent Record arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
6
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
politik, organisasi
kemasyarakatan, dan
perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip Nasional Republik Indonesia, 2009: 3.
Berdasarkan fungsinya maka arsip dapat dibedakan menjadi: 1.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu . Arsip
dinamis terbagi dua yaitu: 1
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi danatau terus menerus.
2 Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah
menurun. 2.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau
lembaga kearsipan.
Dalam siklus daur hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah selesai masa retensinya di lingkungan penciptaan arsip dan memiliki
nilai berkelanjutan sehingga diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan secara permanen sebagai memori kolektif. Arsip statis sebagai arsip yang tidak
diperlukan lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai yang berkelanjutan continuing value.
Arsip statis sudah tidak di gunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan disimpan. Informasi yang
terkandung di dalam arsip statis kegunannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.
Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional manajemen
organisasi pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesajahteraan. Untuk menjaga kelestariannya , arsip statis dikelola di lembaga kearsipan meliputi kegiatan
akuisisi, pengelolaan, preservasi memelihara, merawat, memproduksi, pemberian akses dan pelayanan arsip statis sebagai bahan pertanggung jawaban
Universitas Sumatera Utara
7
nasional, memori kolektif, dan warisan budaya bangsa kepada masyarakat, ANRI, 2014: 6
–7.
2.2 Pengelolaan Arsip 2.2.1 Pengelolaan Arsip Dinamis
