13
5. Sistem WilayahGeographical Filing System
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna
melaksanakan system wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan
menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing daerah tersebut.
Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah 1.
Menentukan pengelompokkan daerahwilayah 2.
Menyiapkan Peralatan arsip. Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan
tepat 2.
Menunjang terlaksanaya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.
2.4 Penyusutan Arsip
Sebelum penyusutan arsip dilakukan terlebih dahulu melalui proses penghapusan didahului dengan kegunaan berkas surat. Karena proses
penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk untuk panitia. Dalam kepanitiaan ini perlu diikut
sertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor. Penghapusan dan penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan
berkas surat dari penyimpanan pengolah berkasarsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan
administrasi perkantoran. Wiyasa, 2003: 164 –166
Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah: 1.
Mengadakan inventaris data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat
menurut subjek utama yang sama 2.
Mengadakan penilaian kegunaan berkasarsip dengan memperhatikan: a.
Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan dimusnahkan
Universitas Sumatera Utara
14
b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja
yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya
c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai
pemeriksaaan, misalnya dari BPK – BPKP atau Inspektorat
Jendral, niali penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian itu tersebut maka akan dihasilkan: 1
Berkas surat penting, biasa dan tidak penting 2
Kelompok berkas atau arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas suratarsip yang dapat disimpan untuk sementara .
3. Penyusunan Jadwal Penyusutan BerkasArsip
Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan: a.
Kegunaan berkas surat bagi organsisasi yang bersangkutan b.
Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan
c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat
disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat di musnahkan ataupun di hapuskan.
4. Penyaluran berkas surat
Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melaui
Sekretariat Jendral masing-masing departemen.
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip 2.5.1 Peminjaman
