Pengelolaan Surat Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

15

2.5.2 Pencarian Berkas

Peminjam harus menunjukkan permintaan dengan menyebutkan masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langakah sebagai berikut: a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari berkasnya.

2.5.3 Pengembalian Arsip

Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip tersebut harus dimasukkan kembali kedalam map semula. Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai berikut: a. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembaliakn, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah suratarsip yang pernah dipinjam.

2.6 Pengelolaan Surat

Surat menurut Barthos 2007: 36 adalah “alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta ”. Sedangkan menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina 2007, surat mempunyai pengertian sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun kedinasan. Informasi yang disampaikan biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang disampaikan kepada pihak lain pada seseorang maupun secara kedinasan. Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan baiaya sekecil Universitas Sumatera Utara 16 mungkin termasuk kecepatan di dalam menjawab surat, agar tercapainya efesiensi dan penghematan. Oleh karena itu pada setiap organisasi baik swasta maupun instansi pemerintah, memilih hubungan melalui surat menyurat dengan pihak lain merupakan jalur yang paling banyak ditempuh. Untuk menangani surat yang masuk dan keluar, maka di gunakan teknik, metode atau sistem tertentu yang disebut dengan pengolahan. 1. Prosedur Surat Masuk Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos kantor pos maupun yang diterima melalui kurir pengiriman surat dengan mempergunakan buku pengirim ekspedisi. Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah proses kegiatan mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam buku atau kartu kendali. Pada Kantor BPAD Sumatera Utara, surat masuk dikelola oleh bagian tata usaha. Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut penggolan jenis surat, yaitu: a. Surat Penting b. Surat Rutin Biasa c. Surat Rahasia d. Surat Pribadi Jenis-jenis surat ini akan membantu petugas dalam penyortiran surat, surat-surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenisnya agar dapat segera diproses. Surat pribadi tidak perlu diproses, dan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan. Menurut Wursanto 2003: 110 pengurusan dan pengendalian surat masuk di bagi 5 Lima langkah yaitu: a. Penerimaan Surat Universitas Sumatera Utara 17 Menurut cara penerimaannya, penerimaan surat dibedakan menjadi : - Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom - Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir, atau caraka dari kantor pengirim. b. Penyortiran Surat Yang dimaksud dengan penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantorinstansi lain ke dalam kelompok atau golongan-gologan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk memeriksa apakah ada surat yang salah alamat, jika ada surat yang salah alamat harus segera dikembalikan. c. Pembukaan Surat Pembukaan surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop. Amplop dapat dibuka dengan dua cara yaitu : 1 Dengan cara menyobek bagian pinggir dari sampul surat. 2 Dengan menggunakan alat pembuka amplop, misalnya pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual maupun mesin pembuka amplop listrik. d. Pencatatan Surat Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut di sampaikan kepada pimpinan yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. e. Pengarahan Surat Masuk Setelah surat dicatat, surat tersebut diberi kartu kendali. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaanya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor. Penerimaan surat masuk pada Kantor BPAD Sumatera Utara terlebih dahulu diperiksa, apakah sesuai dengan alamat instansi tersebut berada. Kemudian disortir, surat rahasia disampaikan langsung tanpa di buka terlebih dahulu, surat pribadi diberikan langsung kepada pegawai yang bersangkutan dan surat rutin di buka oleh petugas yang berwenang untuk dicatatkan ke dalam buku agenda. Pencatatan surat masuk di Kantor BPAD Sumatera Utara disesuaikan dengan nomor buku agenda surat masuk. 2. Prosedur Surat Keluar Universitas Sumatera Utara 18 Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang berwenang yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain. Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina 2007, ada 3 Tiga langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu: a. Pembukaan Konsep Surat Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 Dua cara, yaitu: 1 Surat dibuat langsung oleh atasan 2 Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan. b. Pengetikan Surat Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam agenda dan diberikan nomor suratnya. c. Pengiriman Surat Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiran- lampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan. Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku agenda, dan pemberian stempel dinas.

2.7 Siklus Hidup Arsip