2.2. Fungsi dan Peran Humas
Fungsi humas menurut Cutlip Center dalam bukunya, Effective Public Reltions 1985 adalah:
1. Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili publik suatu
organisasi, sehingga kebijakan serta operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik
tersebut. 2.
Memberi nasehat pada unsur manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara
maksimal oleh publik. 3.
Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi.
Sementara Edwars L Bernays dalam bukunya Public Relations, University of Oklahoma Press, yang dikutip oleh Rosady Ruslan 1999:19 menjelaskan bahwa
hubungan masyarakat humas mempunyai tiga fungsi, yaitu: 1.
Memberikan penerangan kepada masyarakat. 2.
Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan atau
lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
Mengenai pendekatan fungsi humas dari Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations Principles and Problem, yang dikutip oleh Rosady Ruslan
1995:42 mengemukakan unsur-unsur utama dalam fungsi humas, adalah: 1.
Mengabdi kepentingan publik. 2.
Memelihara komunikasi yang baik. 3.
Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik. Garis besar dari berbagai beberapa pendapat di atas adalah, yang pertama
mengenai fungsi humas itu sebagai pengabdi pada kepentingan umum. Pengertian mengabdi pada kepentingan umum atau masyarakat adalah suatu perilaku yang
positif dan berminat utuk membantu orang lain atau masyarakat dalam memperoleh manfaat bersama benefit, dan juga tentang hal apa saja yang telah dilakukan oleh
humas dari suatu institusi. Selanjutnya lembaga humas ini harus juga memelihara komunikasi yang baik dengan menitikberatkan moral dan perilaku yang baik. Hal ini
bisa dilakukan melalui kegiatan yang bersifat persuasi untuk senantiasa mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
Moral dan perilaku yang baik tersebut, sangat penting dan ditekankan kepada para pejabat humas tersebut karena mereka adalah sebagai wakil atau duta dari
organisasi, yang berhubungan dan mengadakan komunikasi timbal balik langsung dengan publik sasaran atau masyarakat lainnya. Selain itu, pejabat humas juga
diharapkan dapat memberikan nasehat pada unsur manajemen organisasi mengenai jalan dan cara untuk menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
dapat diterima secara maksimal oleh publik. Tujuan pokoknya adalah untuk membangun opini, persepsi dan citra baik good image bagi organisasi.
Sedangkan Robert S. Cole 1981 memberikan penjelasan tentang humas yaitu, kesadaran dan apresiasi terhadap kebijakan perusahaan. Kegiatan-kegiatan ini
dibuat untuk membentuk informasi dan komunikasi dua arah sehingga pihak manajemen dapat belajar tentang hal-hal apa yang diimpikan dan dibutuhkan oleh
publik dan tentang publik itu sendiri sebagai masukan untuk strategi manajemen. Jadi, fungsi humas untuk membentuk komunikasi dua arah adalah dengan tujuan
agar pihak manajemen dapat belajar dan membuat strategi tentang hal-hal yang diimpikan dan diinginkan oleh publiknya itu sendiri.
Mengenai peranannya, maka kegiatan-kegiatan humas diharapkan dapat menjadi indera mata dan telinga bagi top manajemen dari organisasi atau lembaga.
Maksudnya, top manajemen melalui humas bisa mengetahui apa yang terjadi di dalam organisasi dan di luar organisasi.
Ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas a.
Membina hubungan ke dalam public internal, yaitu publik yang menjadi bagian dari unitbadanorganisasi itu sendiri, serta mampu mengidentifikasi atau
mengenal hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi.
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
b. Membina hubungan ke luar public external kepada publik umum atau
masyarakat luas, serta mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya.
Jadi peran humas disini, haruslah bersifat dua arah, yaitu berorientasi ke dalam in-ward looking, dan ke luar out-ward looking. Menurut Oemi
Abdurrachman, 1995:34-45 kegiatan-kegiatan humas public relations yang menggambarkan peranannya meliputi kegiatan-kegiatan yang ditujukan ke dalam
internal public relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan ke luar external public relations. Maksud dari peran tersebut yaitu:
a. Internal Public Relations.
Dalam melaksanakan perannya tersebut, yang dimaksud dengan publik internal ialah karyawan employee dan para pemegang saham stockholder Effendy,
1993. Berdasarkan pengelompokan ini, maka harus ada hubungan dengan karyawan employee relations dan hubungan dengan pemegang saham
stockholder relation. Karyawan yang dimaksud di sini ialah semua pekerja yang ada dalam organisasi. Baik itu pekerja halus yang berpakaian bersih,
maupun pekerja kasar yang berpakaian kotor, seperti yang ada pada pekerja di bagian lapangan.
Bagian humas bukan hanya duduk di kantornya saja, tetapi melainkan juga harus berkomunikasi langsung dengan para karyawan. Untuk dapat memainkan peranan
ini, setiap anggota atau personil bagian humas dituntut untuk harus dan senantiasa
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
mengadakan kontak pribadi personal contact, dengan siapapun juga dalam organisasi tersebut, karena hubungan secara pribadi adalah modal dasar dan
merupakan sesuatu penting dalam upaya memupuk adanya kepercayaan dan kerjasama.
Untuk itu, kemampuan setiap pejabat humas dalam upaya untuk menciptakan suasana yang menyenangkan, akan memberi keuntungan bagi organisasi, lembaga
atau badan itu sendiri. Itu sebabnya, maka komunikasi yang bersifat ”two ways communications” penting sekali dan mutlak harus ada serta dilakukan dengan
baik dalam suatu organisasi. Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang
kedua-duanya lebih merupakan feedback. Jadi kerja humas dalam hal ini harus juga berdasarkan pada good human relations dan bentuk hubungan ini tentunya
sesuai dengan prinsip kerja humas pada umumnya. Tujuan hubungan baik ini
bisa juga disebut internal public relations, apabila tujuan dari hubungan baik ini adalah untuk memberikan atau mencapai karyawan agar mempunyai kegairahan
kerja. Hal ini dapat diciptakan apabila pejabat humas memperhatikan kepentingan-
kepentingan para pegawai ditinjau dari berbagai hal, seperti: 1. masalah upah; 2. perlakuan yang adil; 3. ketenangan kerja; 4. perasaan diakui; 5. penghargaan atas
hasil kerja; 6. penyaluran perasaan, dan lain-lain. Menurut Effendy 1993 dalam rangka melaksanakan employee relation itu, bagian humas perlu banyak melihat
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
dan mendengarkan para karyawan. Kegiatan ini bisa menimbulkan banyak inisiatif pula. Hanya dengan komunikasi antar personal dengan para karyawan
dapat dibina hubungan yang harmonis. Dalam hubungan dengan pemegang saham stockholder, dapat dilakukan
dengan berbagai cara, seperti: 1
Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru. 2
Memberikan laporan berkala. 3
Mengirim majalah organisasi. 4
Mengadakan pertemuan, dan sebagainya. b.
External Public Relations Publik ekternal yang menjadi sasaran ialah para pelanggan customer,
khalayak sekitar community, instansi pemerintah government, pers press, dan kelompok lain di luar organisasi. Berhubungan dengan kelompok-
kelompok, seorang pejabat humas haruslah senantiasa dapat mengadakan komunikasi dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang baik dan
harmonis. Komunikasi yang diselenggarakan pun haruslah bersifat timbal balik.
Yang dimaksud dengan pelanggan customer adalah perorangan atau individu yang telah menjadi pelanggan, baik tetap atau pun tidak tetap, dari suatu
perusahaan atau organisasi. Khalayak sekitar atau komunitas community ialah orang-orang yang bertempat tinggal disekitar komplek organisasi perusahaan,
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
instansi, dan sebagainya. Instansi pemerintah yaitu instansi pemerintah baik yang ada hubungan langsung ataupun tidak ada hubungan langsung dengan
organisasi. Yang dimaksud pers press di sini ialah pers dalam arti luas, yaitu semua media massa yang terdiri dari koran, radio, televisi, dan sebagainya.
Perhatian yang besar terhadap kepentingan publik dan bertindak sesuai dengan kepentingan mereka akan membangkitkan simpati dan kepercayaan publik
terhadap organisasi dimana humas berada. Sebaliknya sikap dan tindakan dari orang-orang di sebuah organisasi yang tidak memperhatikan kepentingan
publik, maka akan membawa kerugian pada badan atau organisasi yang bersangkutan. Publik kadang-kadang sangat kritis, oleh sebab itu sikap yang
correct dan ramah merupakan salah satu syarat dalam berkomunikasi dengan publik.
Komunikasi dengan ekternal publik dapat diselenggarakan diantaranya dengan: a.
Personnel contact kontak pribadi Kontak pribadi adalah komunikasi dua arah yang bersifat langsung atau tatap
muka dengan kalangan publik eksternal. b.
Press release Press release adalah siaran pers dari sebuah organisasi yang disampaikan
kepada kalangan media. Siaran pers bisa dilakukan secara berkala atau pada waktu-waktu tertentu, sesuai dengan kepentingan organisasi.
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
c. Press Relation
Pers relation adalah hubungan baik antara pejabat humas dengan kalangan pers, baik dengan orang-orang yang terlibat langsung dengan di sebuah media seperti
wartawan, redaktur atau pimpinan redaksi, atau mereka yang selalu berhubungan dengan media penulis lepas, kolomms, dan sebagainya.
d. Press Conference Press Briefing
Press conference press briefing adalah kegiatan mengundang kalangan pers untuk menjelaskan sesuatu hal. Bagi humas dalam keadaan tertentu, dianjurkan
untuk menyelenggarakan pers conference. Instansi dapat mengadakan pers conference atas inisiatifnya send iri atau atas permintaan wakil-wakil pers sendiri.
Sementara press briefing dapat diselenggarakan secara reguler oleh seorang public relations officer. Pada kesempatan ini informasi-informasi mengenai
kegiatan-kegiatan yang baru teriadi disampaikan pada para wakil media, dan pertanyaan bisa diajukan bila para wartawan itu belum puas dan menginginkan
keterangan-keterangan yang lebih mendetail. e.
Publicity Publicity yaitu kegiatan publikasi yang dilakukan bagian humas dalam bentuk
berita yang dimuat di media cetak atau disiarkan di media-media elektronik. Bahkan kegiatan publicity ini termasuk juga kegiatan advertising, layanan
masyarakat, dan sebagainya. f.
Media komunikasi dan informasi lainnya.
Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.
Bagi humas selain dengan menggunakan media yang telah dikemukakan di atas, masih banyak cara-cara lain untuk menyebarluaskan informasi dan mengadakan
hubungan dengan publik. Diantaranya dengan menggunakan film, kartu pos bergambar, kalender, telepon, internet, kunjungan, dan sebagainya. Untuk
menggunakan salah satu media di atas maka public relations officer harus memikirkan efektivitasnya. Oleh karena itu, sangat diharapkan bahwa mereka
mempunyai pengetahuan yang memadai tentang media komunikasi hingga apabila diperlukan bisa memilih yang mana yang paling tepat dipergunakan.
2.3. Kedudukan Humas dalam Organisasi