3.3. Peranan Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada
Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Provinsi Sumatera Utara
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau
provinsi.Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan
warga daerah Sumatera Utara.Peneliti melakukan penelitian secara khusus pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur. Adapun jenis kegiatan para pegawai sekretaris
pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur yaitu :
a. Menerima surat-surat yang masuk ke bagian Sekretariat Staf Ahli
Gubernur Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
b.
Mendistribusikan surat masuk ke Staf Ahli Gubernur.
c.
Menyimpan surat masuk yang telah dibaca oleh Staf Ahli Gubernur.
d.
Mencatat disposisi ke buku Agenda.
e.
Mempersiapkan rapat yang akan dilakukan Staf Ahli Gubernur.
f. Mempersiapkan segala kebutuhan yang dibutuhkan Staf Ahli
Gubernur dalam melakukan perjalanan dinas.
g. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat
masuk.
h. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan
kerja yang berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap
masyarakat.
Visi dan misi provinsi Sumatera Utara yaitu menjadi provinsi yang sejahtera dengan membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah. Oleh karena
itu, sesuai dengan visi dan misi tersebut para Pegawai Negeri Sipil PNS yang bekerja di dalamnya perlu melakukan kunjungan survey ke berbagai daerah
untuk melakukan kerja sama demi tercapainya visi dan misi tersebut. Dalam hal ini, kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas. Perjalanan dinas
merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat pemerintah, baik di pusat departemen dan lembaga maupun daerah provinsi,
kabupaten, dan kota.
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melihat peran Ibu Khadijah, S.E selaku sekretaris dari Staf Ahli Gubernur bidang Ekonomi, Sumber Daya Alam,
dan Keuangan Ir. Riadil Akhir Lubis, M.Si dalam mempersiapksn perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur bidang Ekonomi, Sumber Daya Alam, dan Keuangan
Ir. Riadil Akhir Lubis, M.Si ke Jakarta pada tanggal 12-14 Februari 2015.
Peranan sekretaris Ibu Khadijah, S.E pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan perjalanan dinas dapat dilihat pada
uraian berikut. 1.
Merencanakan Perjalanan
Dalam melakukan perjalanan dinas, sangat dibutuhkan rencana yang sangat mapan agar perjalanan dinas dapat berlangsung secara efektif yaitu
sesuai dengan tujuan dan efisien yaitu tidak terjadi pemborosan biaya maupun waktu saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas,
sekretaris Ibu Khadijah, S.E pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur terlebih
dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur. Dalam hal ini, tujuan dan maksud dari perjalanan tersebut
adalah melaksanakan tugas koordinasi dan konsultasi percepatan pembangunan jalan tol Medan-Tebing Tinggi dan jalan tol Medan-Binjai ke
KementerianLembaga RI terkait di Jakarta. Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan
dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalanan, dan mencari segala informasi yang dibutuhkan demi kelancaran
perjalanan dinas yang akan dilakukan.
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Sekretaris Ibu Khadijah, S.E pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur bertanggung jawab terhadap penyusunan jadwal kegiatan Staf Ahli Gubernur
bidang Ekonomi, SDA, dan Keuangan pada saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan
sehingga sekretaris dapat membantu Staf Ahli Gubernur dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan. Dalam hal ini, tujuan dan rencana
perjalanan dinas yang dilakukan Staf Ahli Gubernur bidang Ekonomi, SDA, dan Keuangan adalah Jakarta.
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Sekretaris Ibu Khadijah, S.E pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan
Staf Ahli Gubernur bidang Ekonomi, SDA, dan Keuangan Ir. Riadil Akhir Lubis, M.Si yang akan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta. Ada
Kategori