yang dilarang memasuki suatu Negara tersebut. Syarat-syarat untuk mendapatkan Visa:
i. Memperhatikan paspor yang masih berlaku.
ii. Sudah mempunyai exit permit.
iii. Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi round trip tickets ke
Negara yang akan dikunjunginya. iv.
Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
v. Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari
perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
vi. Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta. vii.
Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.
Macam-macam visa yaitu sebagai berikut : 1
Transit Visa
Adalah visa yang diberikan penumpang yang singgah transit pada suatu kota di suatu Negara tertentu, biasanya hanya untuk 1 satu sampai
3 tiga hari, lalu melanjutkan perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.
2 Tourist Visa
Sering disebut visa pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang mengadakan perjalanan untuk tujuan
pariwisata. Di Indonesia Tourist visa berlaku untuk satu atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan harus keluar dari Indonesia dan
meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di luar negeri, biasanya di Singapore.
3 Business Visa
Adalah visa yang diperuntukkan bagi para traveler yang akan mengadakan kunjungan bisnis atau urusan dagang lainnya.
4 Official Visa
Adalah visa yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara, yang diberikan secara gratis sebagai tanda persahabatan antara
kedua Negara sesuai kelaziman tata cara dalam hubungan Internasional. 5
Dipomatic Visa Adalah visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan
dari suatu Negara yang patut diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam pergaulan diplomatic internasional
6 Imigran Visa
Adalah visa yang diperuntukkan mereka yang tergolong dalam kategori immigrant, yaitu orang-orang yang mengadakan perjalanan Ke
Negara yang bersangkutan dan berkeinginan menetap di Negara yang
bersangkutan. Dalam kerangka kerjasama Negara-negara ASEAN, Warga Negara Indonesia WNI akan mengadakan kunjungan singkat kebeberapa
Negara ASEAN, seperti Singapore, Malaysia, Brunei Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.
f. Tiket Pesawat Terbang Air Ticket
Setelah menerima tiket pesawat terbang, sekretaris harus memeriksa kembali apakah sesuai dengan pesanan.Hal-hal yang harus diperiksa adalah
sebagai berikut :
1
Route yang dilalui
2 Connecting timenya diperiksa kembali, apabila akan transit di
suatu Negara, biasanya connecting time yang dibutuhkan antara
waktu tiba dan pindah penerbangan adalah sekitar 2 dua jam.
3
Kelas penerbangan.
4 Status penerbangan, apkah sudah confirmed ok atau masih dalam
waiting list.
5
Seating arrangement apakah:
a
Window aisle passage way
b
Middle Seat
c
Front row
6
Status tiket, apakah:
a Full faresendorsable, bertarif paling mahal dapat mengganti
jadwal penerbangan, juga tidak dapat mengganti flight baik
dari airlines yang lain.
b Non Endorsable, bertarif lebih murah daripada endorsable,
dapat mengganti flight dari airlines lain.
c Restricted, tiket jenis ini tak dapat mengganti jadwal
penerbangan, juga tidak dapat mengganti flight baik dari
airlines yang sama maupun airlines yang lain. g.
Voucher
Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sudah membeli voucher lebih murah dan nyaman. Dalam voucher tercantum nama pemesan, nama hotel,
jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar dari hotel dan sebagainya. Sehingga sebagai tamu cukup menunjukkan voucher saat datang di hotel,
langsung mendapatkan kamar yang telah dipesan. Sekretaris harus memeriksa secara teliti, nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan
tanggal keluar. Apakah sesuai dengan pesanan. Apabila terjadi kekeliruan harus segera diurus agar tidak menimbulkan masalah setelah tiba di hotel.
h. Surat Perintah Tugas
Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.
4. Mempersiapkan Transpotasi
Sekretaris perlu mengetahui jenis transportasi yang diinginkan pimpinan apakah transportasi darat, laut, atau udara. Biasanya untuk perjalanan dekat
pimpinan akan lebih suka memakai transportasi darat, mobil atau kereta
api. Sedangkan untuk perjalanan ke luar negeri, pada umumnya pimpinan akan lebih menyukai transportasi udara. Menurut Ursula Ernawati 2003:165
transportasi yang harus diketahui oleh seorang sekretaris, yaitu kereta api, bus, ataupun mobil taksi.
a. Kereta Api
Dapat menjadi salah satu alternatif pilihan untuk perjalanan jarak pendek, atau karena waktu dipakai untuk menuju bandara lebih lama, atau cuaca
yang buruk sehingga berbahaya memakai transportasi udara. b.
Bus Biasanya dipakai untuk mencapai tempat-tempat yang tidak dilayani
kereta api atau pesawat udara. c.
Mobil taksi Sekretaris harus mengetahui airlines yang mana disukai pimpinan,
kemudian sekretaris juga harus mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan pimpinan, apakah kelas ekonomi paling murah, kelas bisnis
atau kelas utama. Selain itu, masih ada persiapan hal lain, yang harus diketahui sekretaris:
a Perubahan pemesanan
Sekretaris harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau keseluruhan rencana perjalanan mengalami perubahan.
b Open Return
Yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan yang belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
