mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Sedangkan menurut Dr. The Liang Gie
2002:25 mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan
bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. Jadi, dari beberapa pernyataan tersebut, penulis dapat menyimpulkan
bahwa sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin di suatu organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi, terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional organisasi atau perusahaan ataupun
badan instansi.
3.2.2. Syarat-Syarat Sekretaris
Untuk dapat menjadi seorang sekretaris terdapat syarat-syarat yang harus dijalankan oleh setiap sekretaris.Apabila seorang sekretaris tidak mempunyai
syarat-syarat untuk menjadi sekretaris maka tugas dan fungsi kesekretarisannya tidak dapat berjalan dengan baik serta tidak dapat mempertanggungjawabkan
pekerjaannya.Adapun syarat-syarat yang harus dijalani oleh seorang sekretaris untuk dapat menjadi seorang sekretaris menurut Saiman 2002:26 adalah sebagai
berikut.
a. Syarat Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, bijaksana, penampilan yang baik, ramah,
pandai bergaul, dapat dipercaya, serta memegang teguh rahasia. b.
Syarat Pengetahuan Yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan
langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik dan hukum secara
umum dalam rangka untuk kelancaran tugasnya. c.
Syarat Pengetahuan Khusus Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai
tempat dimana ia bekerja, seperti di kantor pemerintah atau pun di kantor perusahaan swasta.
d. Syarat Skill dan Teknik Kesekretarisan
Adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariasannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan
mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan. e.
Syarat Praktek Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima
tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
3.2.3. Jenis-Jenis Sekretaris
Berikut ini jenis-jenis sekretaris menurut Ursula Ernawati 2004:4 adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin satuan sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.
Sekretaris organisasi juga disebut Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk
merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan, koordinasi, pengendalian. Jadi
sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi manajemen yang terdiri: planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan demikian
wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan sekretaris pimpinan private secretary.
2. Sekretaris Pimpinan Private Secretary
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinan. Sekretaris pimpinan
adalah pegawai staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan
bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.
3. Sekretaris Pribadi Personal Secretary
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi
ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara perorangan.
Menurut Saiman 2002:7 jenis-jenis sekretaris dikelompokkan sebagai berikut.
1. Sekretaris Pribadi Private secretarypersonal secretary
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator perantara pimpinan dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris
pribadi bukannya pegawai secara struktual, tetapi mempunyai tangungjawab pada pimpinan secara langsung dan organisasi. Pekerjaan
yang diberikan kepada sekretaris pribadi dipertangungjawabkan langsung pada pimpinan yang dibantunya.
2. Sekretaris Manajer atau Sekretaris Eksekutif
Sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak satu
ruang dan mempunyai staf-staf lagi. Sekretaris manajer atau eksekutif ini, bertangungjawab terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian-bagian atau
seksi-seksi tertentu dalam suatu kantor atau perusahaan. 3.
Sekretaris Muda Yunior Secretary Sekretaris muda lebih banyak digunakan pada perusahaan, hal ini karena
perusahaan, khususnya perusahaan yang sudah besar memerlukan banyak
sekretaris yang mampu menangani bidang-bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah
dari sekretaris senior. 4.
Sekretaris Senior Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena
tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan manajeman tugas-tugas karyawan secara professional
sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggungjawab dengan pimpinannya.
5. Sekretaris Jenderal
Pada dasarnya istilah sekretaris jendral ini sama pengertianya dengan pengertian istilah sekretaris umum secara umum. Sekretaris jendral dapat
berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar. Jadi sekretaris jendral umumnya hanya merupakan penamaan
tertentu saja pada suatu organisasi ataupun lembaga Dari beberapa jenis-jenis sekretaris yang disebutkan oleh para ahli di atas
dapat disimpulkan bahwa terdapat berbagai jenis sekretaris yang pada intinya tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaannya.
3.2.4. Fungsi Sekretaris
Dalam sebuah kantor seorang pimpinan membutuhkan sekretaris untuk membantu meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama dalam tugas-
tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan berkonsentrasi dan
mengurus tugas-tugas manajerialnya dengan baik, Maka dari itu, fungsi sekretaris berperan penting dalam sebuah kantor atau perusahaan. Menurut Ursula Ernawati
2004:9 ada beberapa fungsi sekretaris yaitu : 1.
Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang
bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula
keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.
2. Menangani informasi untuk pimpinan
Semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, meyeleksi, mengolah, dan
menyampaikan informasi. 3.
Menjadi jembatan penghubung Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak
yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan. Namun, ditinjau dari ilmu manajemen fungsi sekretaris terbagi menjadi
tiga, yaitu : 1.
Fungsi Strategis Pada fungsi ini, sekretaris diharapkan berfungsi untuk menjaga segala
rahasia yang merupakan strategi perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintahan dalam menjalankan segala rencana kegiatannya.
2. Fungsi TeknisPersonal
Pada fungsi ini, sekretaris dituntut untuk mampu menjadi pehubung di dalam perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintahan agar
segala informasi yang ada dapat tersebar dengan baik dan tidak terjadi kesalahpahamani antara pegawai.
3. Fungsi Pendukung Administratif
Pada fungsi ini, sekretaris diharapkan dapat melaksanakan segala kegiatan atau tugas-tugas administratif yang dapat menunjang dan meringankan
pekerjaan pimpinan. Ketiga fungsi sekretaris di atas, apabila dikaji lebih jauh maka sekretaris
diharapkan : a.
Mampu mengikuti derap dan langkah yang positif dari pimpinan. b.
Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan pimpinanya.
Sekretaris berfungsi membantu pimpinan dalam memulai sampai menuntaskan suatu pekerjaan. Sekretaris harus mampu membantu mengatasi
kesibukan dan kesulitan pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan efisien serta cara penyederhanaan penyelesaian suatu pekerjaan. Fungsi
sekretaris dalam menangani informasi adalah membantu pimpinan agar berhasil mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang dibutuhkan
pimpinan serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas manajerialnya berdasarkan informasi yang diterimanya, yang kemudian sekretaris melaksanakan
tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya.
3.2.5. Tugas Sekretaris
Bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah
pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain sebagainya. Karena sebagian besar waktu dan pikiran pimpinan akan dikonsentrasikan pada
tugas kepemimpinannya. Maka, apabila seorang pimpinan masih harus mengerjakan tugas rutin yang bersifat teknis, pada akhirnya konsentrasi pada
tugas-tugas kepemimpinan yang bersifat manajerial akan berkurang sehingga dapat mengakibatkan kurang berhasil dalam melaksanakan tugasnya sebagai
seorang pemimpinan. Oleh karena itu, sangat perlu untuk mengetahui apa saja
yang menjadi tugas dari seorang sekretaris dalam membantu pimpinan.
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006:23 tugas sekretaris terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu :
1. Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa
menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description. Adapun tugas rutin sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuka surat untuk pimpinan.
b. Menyusunmembuat surat untuk kepentingan pimpinan korespondensi.
c. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
d. Menerima telepon dan menelepon.
e. Mengerjakan filing berkas.
f. Mengatur jadwal kegiatan agenda pimpinan.
g. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan
kerja. h.
Menyiapkan pembuatan lapoaran. i.
Mengelola kas kecil petty Cash.
2. Tugas Idental
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur
kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertenru. Adapun kegiatan yang
termasuk tugas melaksanakan instruksi antara lain : a.
Mempersiapkan rapat mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta
menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut. b.
Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya. c.
Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan. d.
Mengurus masalah dengan baik. e.
Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan mulai dari pemesanan tiket,
booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas.
g. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif yang baik termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan
dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan menguntungkan perusahaan
secara umum dan pimpinannya secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang
dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif adalah sebagai berikut :
a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperboleh promosi jabatan. b.
Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan. c.
Membuta perencanaan kerja. d.
Mengumpilkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan.
e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya
perusahaan. f.
Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang
menunjang pekerjaan. Menurut Hartiti Tulus Haryono 2004:7 tugas-tugas sekretaris adalah
sebagai berikut.
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan
harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan.
b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya
dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan. c.
Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif.
2. Menurut jenis tugasnya
a. Tugas administrasiperkantoran, tugas yang berhubungan dengan tulis-
menulis, dokumentasi, dan pengetikan. b.
Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas komunikasi. c.
Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan. d.
Tugas sosial. e.
Tugas insidenti.
Menurut Rosidah 2003:13 tugas-tugas sekretaris meliputi sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
Tugas yang baik memerlukan perintah, khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu,
tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan meneriam telepon.
2. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan mengingatkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman
sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
3. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang berasal dari inisatif sekretaris untuk sendiri.Biasanya hal- hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung dan
menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.
4. Tugas Untuk Melakukan Hubungan dan Kerjasama
Yaitu tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia, yang didalamnya meliputi tugas rutin, khusus maupun tugas kreatif.
Tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut : a.
Berhubungan dengan dunia luar, dunia luar berarti pihak-pihak di luar kantor. Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasanya dan
menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi oleh orang dengan luar perusahaan atau atasan.
b. Berhubungan di dalam organisasi, yang paling utama adalah
hubungan sekretaris dengan atasannya dan pekerjaanya. Bagaimana membuat pekerjaan sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi
yang penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer, mengambil alih tugas-tugas kecil dan menanggulangi interupsi sehingga atasan dapat
berprestasi maksimal. Menurut Saiman 2002:40 tugas sekretaris dalam arti sempit adalah orang
yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat
membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi menerima dan mengirim surat-surat,
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi. 3.
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4.
Menerima tamu-tamu pimpinan. 5.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainya. 7.
Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan. 8.
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
3.2.6. Peranan Sekretaris
Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap, dan gaya hidup yang diharapkan dari sesorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab
yang dimiliki. Karena kedudukan, tugas, dan tanggung jawab tersebut, keadaan diri dan keadaan hidup seseorang berbeda-beda, maka dalam hidup setiap orang
dapat mempunyai peran yang berbeda pula.
Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam perusahaan, atau organisasi, maupun instansi pemerintahan.Dalam
melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan
dengan pekerjaan yang ditekuninya.Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006:33 beberapa peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris sebagai berikut.
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintah. Oleh karena
itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan baik dan profesional karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan
masyarakat luas. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama di tengah masyarakat, tentu sekretaris
tidak akan mau mendapatkan image buruk dan ditegur pimpinan.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satu fungsi sekretaris adalah sebagai penerima tamu. Oleh karena itu, letak
meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu. Di sini, sikap dan bahasa tubuh sekretaris yang baik dan
sopan sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda-beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini, sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam
mengurus kantornya. Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan
pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan taste artistik
sekretaris.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang
tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada demi
tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
3.2.7. Pengertian Sekretariat
Webster 1956:131 mengatakan pengertian sekretariat adalah sebagai berikut :
1. Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
2. Kantor atau tempat dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya.
3. Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretari.
4. Pegawai atau kelompok sekretaris.
Menurut Funk dan Wagnalss 1963:33 mengutarakan pengertian secretariat yaitu :
1. Kedudukan seorang sekretaris.
2. Tempat dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan
memelihara warkat-warkat dinas. 3.
Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor, khususnya departemen yang dipimpin oleh sekretaris pemerintahan.
4. Badan administrasi yang emula adalah Liga Bangsa-Bangsa, sekarang
menjadi Perserikatan Bangsa-Bangsa yang terdiri dari sekretaris jenderal, para pegawainya, dan para sekretarisnya.
Dari beberapa pendapat tentang pengertian secretariat tersebut, jelas bahwa pada mulanya sekretariat berarti tempat sekretaris bertugas, kemudian
berkembang menjadi satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran. Jadi, dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian
sekretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan
sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan lancer.
3.2.8. Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Drs. Ignatius Wursanto 2006:209 perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga
atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas kedinasan. Perjalanan dinas merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat
pemerintah, baik di pusat departemen dan lembaga maupun daerah provinsi, kabupaten, dan kota.
Perjalanan dinas merupakan perjalanan dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan kembali ke tempat kedudukan semula. Dalam hal ini, perjalanan
dinas disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi tupoksi pejabatpegawai, termasuk untuk peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia SDM seperti
mengikuti pelatihan, bimbingan teknis, seminar, dan studi banding.
3.2.9. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006:111 perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan kualifikasi tujuan, sarana transportasi yang
digukanakan, jangka waktu, dan wilayah tujuan. Perjalanan dinas berdasarkan tujuan dibedakan menjadi perjalanan dinas pimpinan untuk pelaksanaan
pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seperti, seminar, diklat, tender, janji temu, seremonial, ataupun kegiatan sosial. Perjalanan dinas pimpinan
berdasarkan jangka waktu dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas satu hari dan perjalanan dinas lebih dari satu hari. Perjalanan dinas menurut wilayah tujuan
dibedakan menjadi perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas ke luar
negeri. Sedangkan perjalanan dinas berdasarkan sarana transportasi yang digunakan dibedakan menjadi perjalanan dinas lewat darat, udara, dan laut.
1. Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kerta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan
mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Sedangkan pilihan terhadap alternative perjalanan dengan
menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat yang dituju relatif jauh dan pimpinan tidak akan tertanggu kondisi
kesehatan dan vitalitasnya. Dengan demikian, pimpinan dapat mengikuti dan menjalankan tugas sesuai dengan tujuan pokok perjalanan dinas perjalanan
dinas tersebut dengan baik. Untuk perjalanan dinas lewat darat tidak memerlukan dokumen perjalanan
khusus, sehingga sekretaris hanya melakukan persiapan berupa pemesanan tiket dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan pokok
perjalanan dinas. Namun, apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas lebih dari satu hari, sekretaris harus mempersiapkan akomodasi selama di tempat
tujuan, antara lain meliputi hotel tempat tujuan dan sebaliknya.
2. Perjalanan dinas lewat laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan
tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dalam dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian
tiket untuk perjalanan dinas dalam negeri, sedangkan untuk perjalanan dinas keluar negeri ditambahkan dokumen seperti passport, visa, dan lain-lain.
Sekretaris juga harus menyiapkan akomodasi selama di tempat tujuan pokok perjalanan dinas. Walaupun perjalanan dinas dengan menggunakan armada laut
ini bisa ditempuh, namun untuk pimpinan yang bergerak dibidang bisnis yang menginginkan segala sesuatunya bergerak cepat, sering tidak menjadi pilihan.
Pimpinan perusahaan terlalu lama walaupun pekerjaan dapat didelegasikan pada bawahan.
3. Perjalanan Dinas lewat Udara
Saat melakukan perjalanan dinas keluar kota mungkin relative lebih rendah apabila menggunakan jalur udara ataupun laut bila dibandingkan dengan
menggunakan jasa layanan pesawat terbang. Namun demikian, perusahaan yang sudah cukup bonafide, menggunakan alternative jasa pesawat terbang
menjadi pilihannya karena untuk menjaga prestise perusahaan. Persiapan yang harusa dilakukan sekretaris sehubungan dengan menggunakan pesawat udara
domestik lingkup dalam negeri adalah melakukan pemesanan dan pembelian tiket disamping mempersiapkan surat tugas dan dokumen-dokumen yang
berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya sekretaris memiliki daftar jenis pesawat beserta
fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan. Namun, apabila perjalanan dinas keluar negeri dengan menggunakan pesawat udara,
banyak hal yang harus dipersiapkan dan dilakukan sekretaris, antara lain harus mengurus passport, visa dan membayar fiscal.
3.2.10. Mengatur Perjalanan Dinas
Sehubungan dengan perjalanan dinas yang merupakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah,
pimpinan yang mendapatkan tugas tersebut tidak perlu mempersiapkan sendiri. Sebab, sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus
kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan
dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan, termasuk mengikuti acara pokok perjalanan dinas dan sering pula
sekretaris diminta untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas pimpinan dilakukan.
Oleh karena itu segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkosentrasikan
diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Menurut Dra. Eny Winarni 2009:68 ada beberapa hal yang
harus dipersiapkan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. Adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :
1. Merencanakan Perjalanan
Dalam melakukan perjalanan dinas, sangat dibutuhkan rencana yang sangat mapan agar perjalanan dapat berlangsung secara efektif yaitu sesuai
dengan tujuan dan efisien yaitu tidak terjadi pemborosan biaya maupun waktu
saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalanan dinas.
Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalanan, dan mencari
segala informasi yang dibutuhkan demi kelancaran perjalanan dinas yang akan
dilakukan. 2.
Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Sekretaris bertanggung jawab terhadap penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui
tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan. Untuk
dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timetable daftar waktu perjalanan dari setiap alat transportasi, apakah pesawat terbang,
kapal laut maupun kereta api.
Timetable adalah buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan departure dan waktu tiba ditempat tujuan arrival, jenis pesawat
terbang atau kapal.
Tabel 3.1 Timetable
No. Day
DepArr No. Flight
Aircraft
1 Jakarta - Singapore dengan penerbangan Singapore Airlines
06 April 17001935
SQ 159 744
2 Singapore – Sydney dengan penerbangan Singapore Airlines
03 May 20400705 + 1
SQ 221 744
3 Sydney – Hongkong dengan penerbangan Singapore Airlines
08 June 08452040
SQ 220SQ 2 744744
4 Hongkong – Jakarta dengan penerbangan Singapore Airlines
07 July 13301835
SQ 859SQ 164 744772
Sumber : www.perjalananbisnis.com
2015 3.
Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Sekretaris perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri atau ke luar
kota dalam melakukan perjalanan dinas. Menurut Ursula Ernawati 2003:160 dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi negara asing, yaitu surat perintah
tugas, paspor, exit permit, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan, visa, tiket pesawat terbang, dan voucher. Namun, jika perjalanan dinas yang dilakukan di
dalam negeri dokumen yang perlu disiapkan adalah surat perintah tugas, tiket pesawat terbang jika ke luar kotaprovinsi, serta voucher penginapan.
a. Paspor Passport
Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang
yang berkunjung ke suatu negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan
sebagainya. Paspor berisi data: i.
Nomor paspor ii.
Nama pemegang paspor iii.
Jenis kelamin iv.
Kewarganegaraan v.
Tempat dan tanggal lahir vi.
Tanggal dikeluarkannya paspor vii.
Tanggal habis berlakunya paspor viii.
Kantor yang mengeluarkan paspor ix.
Foto pemegang paspor Macam-macam paspor adalah sebagai berikut :
a Paspor biasa Normal Passport
Paspor dengan sampul berwarna hijau, lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum, paspor biasa ini dapat diperoleh di
kantor imigrasi setempat. Masa berlakunya adalah 5 tahun, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris. Cara mendapatkannya :
1 Mengajukan permohonan, mengisi formulir-formulir, menyerahkan
foto copy KTP, Kartu Keluarga, dan dokumen lain yang mungkin
diminta. Paspor untuk anak-anak dibawah umur biasanya dijadikan satu dengan paspor salah satu orang tuanya ibu atau ayah. Jadi di
dalam paspor ayah atau ibunya ada lembar khusus yang mencantumkan foto dan data anaknya. Boleh dicantumkan lebih
dari satu anak. 2
Setelah anak dewasa, mereka dapat meminta paspor sendiri. Waktu untuk mengurus paspor sekitar 3 tiga hari atau sampai 2 dua
minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan.
b Paspor Dinas
Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut sebagai paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintah dalam
rangka perjalanan ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlakunya paspor
jenis ini tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih. Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
c Paspor Diplomatik
Paspor dengan sampul berwarna hitam, sehingga sering disebut sebagai paspor hitam yaitu paspor diplomatic untuk pejabat diplomatic
seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak memperolehnya. Paspor jenis ini dikeluarkan oleh Departemen Luar
Negeri. Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
d Paspor Haji
Paspor dengan warna coklat, sehingga sering disebut sebagai paspor coklat, yaitu paspor yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan pergi
menunaikan ibadah haji. Masa berlaku paspor jenis ini sesuai dengan waktumasa haji. Paspor ini diperoleh di Departemen Agama, ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Arab. e
Paspor khusus special passport Lazim disebut United Nations Laissez Passer UNPL, adalah
paspor khusus untuk pegawaipejabat United Nations. Ada 2 macam UNPL:
i. Berwarna biru muda untuk staf United Nations.
ii. Berwarna merah untuk pejabat tinggi United Nations.
Selain paspor, ada dokumen perjalanan travel document lain yang diakui sebagai paspor:
1 Seaman Book
Dipergunakan pada pelaut selama waktu melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran yang bersangkutan.
2 Certificate of Indentity
Dipergunakan oleh para pengungsi atau stateless persons. Hal yang harus diperhatikan adalah masa berlaku paspor. Menurut
ketentuan international, seseorang tak boleh melakukan perjalanan luar negeri dengan menggunakan paspor yang masa berlakunya
kurang dari 6 enam bulan. Misalnya sebuah paspor masa
berlakunya berakhir tanggal 15 Juli 2012, maka pemegang paspor tidak boleh berpergian ke luar negeri dengan memakai paspor
tersebut setelah tanggal 15 Februari 2012. Untuk itu sebelum pergi ke luar negeri, harus diperhatikan masa berlakunya paspor untuk
mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Ada kalanya dicantumkan kata “resctrictions” diikuti dengan nama suatu
Negara tertentu, yang berarti pemegang paspor dilarang berkunjung ke Negara yang disebutkan itu.
b. Exit permit
Exit permit adalah ijin meninggalkan negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai
traveler lainnya. Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 tiga
bulan, dan apabila masa itu telah lewat dipakai atau belum maka harus
dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. c.
Surat Keterangan Fiskal
Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar
negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
d. Sertifikat Kesehatan Health Certificate
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti Cholera, Yellow fecer, dan sebagainya. Surat
keterangan seperti ini dapat berubah tergantung epidemik yang menyerang
suatu daerahnegara. Untuk itu sekretaris perlu memeriksa apakah sudah ada sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan berkunjung ke Negara tertentu yang
meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan. Sekretaris harus mencari informasi bisa ditanya ke biro perjalanan Negara mana saja dan sertifikat
kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan Negara yang bersangkutan. e.
Visa
Visa adalah ijin untuk masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir kemudian ditempel pada salah satu halaman
paspor. Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa adalah berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di Negara yang akan dikunjunginya.
Masing-masing Negara mempunyai kebijakan policy yang berbeda satu sama lain. Pada umumnya diberikan ijin tinggal 3 tiga bulan. Apabila
pengunjung tinggal di sebuah Negara melewati batas waktu ijin tinggal disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang bersangkutan antara lain
dapat dipaksa pulang. Keterangan yang dicantumkan dalam Visa berbeda- beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama ijin, tinggal, nomor paspor, dan
single visit atau multiple visit. Ada pula mencantumkan nomor pemegang paspor Single Visit berarti Visa hanya berlaku untuk 1 Satu kali
kunjungan. Multiple Visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
Visa dapat diperoleh di kedutaan atau perwakilan Negara yang akan dikunjungi, setelah si pemohon diteliti seperlunya, terutama apakah paspornya
masih berlaku atau paspor itu tidak palsu atau apakah si pemohon adalah orang
yang dilarang memasuki suatu Negara tersebut. Syarat-syarat untuk mendapatkan Visa:
i. Memperhatikan paspor yang masih berlaku.
ii. Sudah mempunyai exit permit.
iii. Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi round trip tickets ke
Negara yang akan dikunjunginya. iv.
Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
v. Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari
perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
vi. Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta. vii.
Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.
Macam-macam visa yaitu sebagai berikut : 1
Transit Visa
Adalah visa yang diberikan penumpang yang singgah transit pada suatu kota di suatu Negara tertentu, biasanya hanya untuk 1 satu sampai
3 tiga hari, lalu melanjutkan perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.
