tanggal kembalinya saat itu beliau dalam perjalanan maka pimpinan harus melakukan konfirmasi penegasan melalui telepon, sedangkan
tiketnya dapat diurus dibandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, ada kemungkinan tiket akan
diberikan diover kepada airlines yang lain. c
Shuttle fight Adalah penerbangan pulang pergi dalam satu negara, penerbangan jenis ini
biasanya dilakukan setiap jam sekali. Penumpang tidak harus membuat reservasi, tiket dapat dibeli di airport, baik dengan uang tunai maupun
dengan kartu kredit. d
Recomfirmation Adalah proses penegasan kembali kapan pimpinan, akan berangkat kepada
airlines yang bersangkutan. e
Pembayaran untuk tiket Bila pemesan tiket dilakukan melalui jasa biro perjalanan, maka didalam
biaya tiket sudah termasuk seluruh biaya, termasuk fee untuk biro tersebut. Akan tetapi bila sekretaris mengurus sendiri maka dapat pergi ke
loket airlines yang bersangkutan. f
Redeeming ticket Membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli, dengan mendapatkan
kembali uang setelah dipotong biaya administrasi.
5. Mempersiapkan Akomodasi
Pada umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan reservasi hotel atau motel. Oleh karena itu, sekretaris perlu mengetahui hotel atau motel seperti
apa yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan akan diadakan, dan tentu saja
harus daerah yang aman dan nyaman. Namun tidak tertutup kemungkinan pimpinan akan lebih memilih hotel yang sudah biasa ditempatinya walaupun agak
jauh dari lokasi acara. a.
Terminologi Hotel 1
Resident Hotel 2
Transit hotel atau Comercial Hotel 3
Resort hotel 4
European ermuda Plan BP atau BB System 5
Modified American Plan M.A.P 6
American Plan AP b.
Klasifikasi Kamar Hotel Kamar hotel diklasifikasikan sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalam
kamar itu. Urutan dari yang paling murah sampai yang paling mahal adalah:
1 Economy class
2 Standar room
3 De luxe room
4 Super De Luxe suite
5 President Suite lengkap dengan conference room, bar, kitchen
dan segala perlengkapannya. Sedangkan untuk jenis kamar hotel ada bermacam-macam juga, yaitu:
1 Single room, yaitu satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat
tidur. 2
Double room, yaitu satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur ukuran dua orang.
3 Twin room, yaitu satu kamar yang dilengkapi dengan dua buah
single beds. 4
Family room, yaitu dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, baik dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar
mandi untuk ketiga kamar tersebut. 5
Triple room, yaitu kamar yang dilengkapi dengan satu double beds atau satu single beds atau dapat pula dengan tiga single beds.
6 Solo used, yaitu satu kamar double room atau twin rom yang
digunakan untuk satu orang. 7
Extra used, yaitu satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar.
8 Baby Cot, yaitu tempat tidur mungil yang khusus disediakan untuk
bayi, jika ada tamu yang membawa bayi yang menginap di hotel.
3.3. Peranan Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada
Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Provinsi Sumatera Utara
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau
provinsi.Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan
warga daerah Sumatera Utara.Peneliti melakukan penelitian secara khusus pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur. Adapun jenis kegiatan para pegawai sekretaris
pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur yaitu :
a. Menerima surat-surat yang masuk ke bagian Sekretariat Staf Ahli
Gubernur Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
b.
Mendistribusikan surat masuk ke Staf Ahli Gubernur.
c.
Menyimpan surat masuk yang telah dibaca oleh Staf Ahli Gubernur.
d.
Mencatat disposisi ke buku Agenda.
e.
Mempersiapkan rapat yang akan dilakukan Staf Ahli Gubernur.
f. Mempersiapkan segala kebutuhan yang dibutuhkan Staf Ahli
Gubernur dalam melakukan perjalanan dinas.
g. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat
masuk.
h. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan
kerja yang berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap
masyarakat.
