3.2.10. Mengatur Perjalanan Dinas
Sehubungan dengan perjalanan dinas yang merupakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah,
pimpinan yang mendapatkan tugas tersebut tidak perlu mempersiapkan sendiri. Sebab, sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus
kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan
dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan, termasuk mengikuti acara pokok perjalanan dinas dan sering pula
sekretaris diminta untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas pimpinan dilakukan.
Oleh karena itu segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkosentrasikan
diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Menurut Dra. Eny Winarni 2009:68 ada beberapa hal yang
harus dipersiapkan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. Adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :
1. Merencanakan Perjalanan
Dalam melakukan perjalanan dinas, sangat dibutuhkan rencana yang sangat mapan agar perjalanan dapat berlangsung secara efektif yaitu sesuai
dengan tujuan dan efisien yaitu tidak terjadi pemborosan biaya maupun waktu
saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalanan dinas.
Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalanan, dan mencari
segala informasi yang dibutuhkan demi kelancaran perjalanan dinas yang akan
dilakukan. 2.
Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Sekretaris bertanggung jawab terhadap penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui
tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan. Untuk
dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timetable daftar waktu perjalanan dari setiap alat transportasi, apakah pesawat terbang,
kapal laut maupun kereta api.
Timetable adalah buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan departure dan waktu tiba ditempat tujuan arrival, jenis pesawat
terbang atau kapal.
Kategori