Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam perusahaan, atau organisasi, maupun instansi pemerintahan.Dalam
melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan
dengan pekerjaan yang ditekuninya.Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006:33 beberapa peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris sebagai berikut.
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintah. Oleh karena
itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan baik dan profesional karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan
masyarakat luas. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama di tengah masyarakat, tentu sekretaris
tidak akan mau mendapatkan image buruk dan ditegur pimpinan.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satu fungsi sekretaris adalah sebagai penerima tamu. Oleh karena itu, letak
meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu. Di sini, sikap dan bahasa tubuh sekretaris yang baik dan
sopan sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda-beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini, sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam
mengurus kantornya. Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan
pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan taste artistik
sekretaris.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang
tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada demi
tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
3.2.7. Pengertian Sekretariat
Webster 1956:131 mengatakan pengertian sekretariat adalah sebagai berikut :
1. Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
2. Kantor atau tempat dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya.
3. Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretari.
4. Pegawai atau kelompok sekretaris.
Menurut Funk dan Wagnalss 1963:33 mengutarakan pengertian secretariat yaitu :
1. Kedudukan seorang sekretaris.
2. Tempat dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan
memelihara warkat-warkat dinas. 3.
Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor, khususnya departemen yang dipimpin oleh sekretaris pemerintahan.
4. Badan administrasi yang emula adalah Liga Bangsa-Bangsa, sekarang
menjadi Perserikatan Bangsa-Bangsa yang terdiri dari sekretaris jenderal, para pegawainya, dan para sekretarisnya.
Dari beberapa pendapat tentang pengertian secretariat tersebut, jelas bahwa pada mulanya sekretariat berarti tempat sekretaris bertugas, kemudian
berkembang menjadi satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran. Jadi, dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian
sekretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan
sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan lancer.
3.2.8. Pengertian Perjalanan Dinas
