membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi menerima dan mengirim surat-surat,
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi. 3.
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4.
Menerima tamu-tamu pimpinan. 5.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainya. 7.
Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan. 8.
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
3.2.6. Peranan Sekretaris
Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap, dan gaya hidup yang diharapkan dari sesorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab
yang dimiliki. Karena kedudukan, tugas, dan tanggung jawab tersebut, keadaan diri dan keadaan hidup seseorang berbeda-beda, maka dalam hidup setiap orang
dapat mempunyai peran yang berbeda pula.
Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam perusahaan, atau organisasi, maupun instansi pemerintahan.Dalam
melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan
dengan pekerjaan yang ditekuninya.Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006:33 beberapa peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris sebagai berikut.
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintah. Oleh karena
itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan baik dan profesional karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan
masyarakat luas. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama di tengah masyarakat, tentu sekretaris
tidak akan mau mendapatkan image buruk dan ditegur pimpinan.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satu fungsi sekretaris adalah sebagai penerima tamu. Oleh karena itu, letak
meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu. Di sini, sikap dan bahasa tubuh sekretaris yang baik dan
sopan sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda-beda.
