mengembangkan aplikasi secara bertahap dengan menggunakan program seperti CDSISIS yang dapat diperoleh secara cuma-cuma Siregar, 2004:56.
Automasi perpustakaan sebagai sesuatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasai sistem kerumahtanggaan perpustakaan library housekeeping mencakup beberapa bidang antara lain : pengadaan,
pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.4.1. Pengadaan
Pengadaan acquisition, adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya
pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah
memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang
digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor
komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan Siregar, 2004:41.
Dalam sistem ini, komputer juga digunakan untuk mengentri data yang diterima oleh perpustakaan dan pengadaan mempunyai tugas mendigitalisasikan dokumen-dokumen lama agar dapat ditelusuri dengan
elektronik Siregar, 2004:41. Dengan adanya internet, sumber informasi yang mutakhir untuk pengadaan seperti pemesanan
bahan pustaka menjadi lebih cepat karena adanya fasilitas e-mail, walaupun terkadang banyak mengalami berbagai hambatan.
2.4.2. Pengatalogan
Pengatalogan cataloguing, adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman record bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi
perpustakaan. Pada tahun 1970-an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan
Universitas Sumatera Utara
secara manual yang menggunakan mesin tik dan duplicator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan.
Pada tahun 1980-an, database katalog ini disajikan oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog OPAC atau Katalog Akses Umum talian KAUT. KAUT menggantikan
kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangnya teknologi komputer PC dan jaringan, penyediaan OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi
seperti kampus universitas, OPAC berbagai perpustakaan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh remote acces tanpa mengenal batas negara. Penggunaan OPAC dapat pula memeriksa status bahan
pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC pengguna juga dapat mengakses informasi lain
termasuk database bibliografi tentang artikel dan dokumen teks penuh Siregar, 2004 : 26. Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam
penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru. Katalog elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaaan sehingga tingkat
penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog
manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean Logic dan pembatasan penelusuran seperti oleh bahasa dan bentuk dokumen.
2.4.3. Pengawasan Sirkulasi Pengawasan sirkulasi Circulation control adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan peredaran koleksi Siregar, 2004:25.
Pada awal tahun 1960, di Amerika Serikat, komputer digunakan pertamakali untuk keperluan pengawasan sirkulasi. Kegiatan awal dari sistem sirkulasi adalah mencantumkan secara rinci mengenai
bahan pustaka yang akan dipinjamkan. Kegiatan sirkulasi merupakan bagian terakhir dari automasi perpustakaan, karena sirkulasi merupakan kegiatan yang lebih rumit daripada kegiatan yang lain.
Pengawasan sirkulasi circulation control merupakan aplikasi pertama yang menggunakan komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat
terjadi pada setiap harinya. Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa kertas paperless.
Universitas Sumatera Utara
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat
mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Penggunaan lightpen pada beberapa perpustakaan khususnya Inggris dimulai pada akhir tahun 1960- an, yaitu sejenis alat yang dapat membaca label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman dan bahan
pustaka. Alat ini digunakan dengan cara meletakkannya diatas label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman bahan pustaka tersebut. Maka nomor anggota dan data-data peminjaman akan terekam di
komputer. Alat ini digunakan untuk lebih memudahkan para petugas di pelayanan sirkulasi. Dalam sirkulasi, data yang perlu dicakup ialah data peminjaman misalnya nama, alamat, status,
nomor telepon, buku yang dipinjam, tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian sesungguhnya, denda yang dikenakan beserta jumlahnya, waktu peminjaman yang berbeda ada buku yang dipinjamkan satu hari
saja misalnya buku-buku penting, dua minggu buku biasa, dan satu semester untuk buku yang memiliki eksemplar banyak.
2.4.4. Pengawasan Serial Pengawasan serial serial control yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan
pemesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan routing, pengajuan tuntutan claim, peminjaman dan penjilidan dan terbitan berkala atau serial.
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem
ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan termasuk pemesanan secara online, peminjaman kalau dipinjamkan, dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya sistem lain Siregar, 2004:58.
2.5. Penelusuran Informasi Elektronik
