45
6 Mengusulkan kebutuhan penambahan pegawai di bagiannya
sesuai dengan hasil perhitungan manning analysis dan kebutuhan Bank.
7 Mengembangkan keterampilan dan pengetahuan bawahan, agar
memenuhi persyaratan minimum jabatan sehingga dapat melakukan pekerjannya sesuai standard dan SOP.
8 Mengkaji dan mengusulkan permintaan barang atau peralatan
kerja, untuk memastikan penggunaan yan paling efektif terhadap seluruh barang dan peralatan kerja.
3. Personalia Pengurus
RFO Head : Hendra Gunawan
CLD Manager : Ade Sujana
CLD Officer : Ade Imron Syabani
Umarudin
Agunan : Diah Riyati
Dina Hashiyati Radea Mihardja
Dhika SDI Umum
: M. Ahaddin
Asuransi Notaris : M. Rapei
46
4. Koleksi dokumen
a. Collateral File : File yang berisikan berkas asli dokumen yang berkaitan
dengan persetujuan dan perjanjianpengikatan, berisi berkas asli dari: 1
Sertifikat Hak Milik SHM 2
Sertifikat Hak Guna Bangunan SHGB 3
Sertifikat Hak Pakai SHP 4
Sertifikat Hak Guna Usaha SHGU 5
Sertifikat Hak Tanggungan SHT 6
Surat Kuasa Memasang Hak Tanggungan SKMHT 7
Akta Pengikatan Hak Tanggungan 8
Akta Balik Nama 9
Akta Hipotik Kapal 10
Sertifikat Deposito 11
Akta Gadai 12
Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor BPKB 13
Surat Blokir BPKB 14
Sertifikat Jaminan Fidusia 15
Akta Pengikatan Fidusia 16
Jaminan PerusahaanCorporate Guarantee 17
Jaminan PeroranganPersonal Guarantee 18
Polis Asuransi 19
Izin Mendirikan Bangunan 20
Bukti Pembayaran Pajak Atas Agunan 21
Cover Note Notaris
47
22 Kwitansi Faktur
23 Invoice sebagai jaminan
24 Bank Garansi
25 Bilyet Giro dan lembaran cek
b. Financing Agreement File: File yang berisikan berkas asli dokumen yang
berkaitan dengan persetujuan dan perjanjianpengikatan pembiayaan
antara bank dengan nasabahnya, berisi berkas asli dari:
1 Surat Permohonan Pembiayaan Nasabah
2 Nota Analisa Pembiayaan NAP
3 Surat Persetujuan Pemberian
4 Pembiayaan SP3
5 Akad – Akad Bukti Perjanjian
6 Memo dan Surat
7 Surat Kontrak Kerja
8 Berita Bagi Hasil
9 Surat Pengakuan Hutang Promes
10 Tanda Terima Uang Tunai
11 Standing Instruction
12 Purchase Order
13 Invoice syarat pencairan
14 Surat Keputusan Komite Pembiayaan SKKP,
48
5. Fasilitas Dokumen
1 Lemari besirak dokumen, yaitu sejenis lemari tidak berpintu terbuat
dari besi, yang dijadikan tempat untuk menyimpan arsip. 2
Folder, ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas
untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. 3
Kantong file pembiayaan, yaitu suatu kantong yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen pembiayaan nasabah.
4 Kartu kendali, yaitu kartu yang terdapat kolom-kolom, indeks subyek,
kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani dokumen.
5 Kartu penyimpanan arsip, yaitu kartu yang dipergunakan untuk
meminjam dokumen. 6
Guide, yaitu lembaran kertas tebalkarton manila yang berfungsi sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah.
7 Tickler File, yaitu alat semacam kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam dokumen. 8
Filling cabinet, yaitu dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskahdokumen bersama dengan guide nya.
49
6. Waktu kerja
Waktu efektif kerja RFO 2 BSM Jakarta adalah: Senin-Jum’at 08.00 - 16.00
7. Letak geografis
Kantor RFO 2 BSM Jakarta yang terletak di gedung Wisma Antara lantai 4 Jalan Medan Merdeka Selatan No. 17 Jakarta Pusat 10110. RFO 2
BSM berada di kawasan Monumen Nasional dan berada di samping gedung Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.
50
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, peneliti akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara. Hasil wawancara tersebut
untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini. Adapun hasil penelitian yang diperoleh sebagai berikut:
1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang RFO 2 BSM
Jakarta
RFO 2 BSM mempunyai pedoman kerja Surat Edaran No. 4009OPS, 31 Juli 2002, pedoman ini digunakan sebagai panduan dalam
melakukan proses pengelolaan dokumen. Upaya yang dilakukan RFO 2 BSM dalam rangka melakukan kegiatan pengelolaan dokumen, terbagi
dalam 3 bentuk yaitu penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.
a. Penciptaan dokumen
RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja atau sentral dokumen. Pada proses penciptaan dokumen, RFO 2 BSM mengelola semua
dokumen dari Kantor Cabang KC dan Kantor Cabang Pembantu KCP wilayah penguasaannya. Seperti hasil wawancara sebagai
berikut: Dokumen timbul setelah adanya permohonan pembiayaan dari
nasabah kepada Kantor CabangKantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang
diterima dari nasabah melalui tahapan-tahapan, diantaranya: tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap
persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.
40
40
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, CLD Manajer Dokumen RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.
51
Bahwa RFO merupakan suatu unit kerja dan dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada
Kantor CabangKantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang diterima dari
nasabah
melalui tahapan-tahapan,
diantaranya: tahap
permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.
41
RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja yang tidak menciptakan dokumen sendiri, dokumen tercipta di KC dan KCP PT Bank
Syariah Mandiri setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah dengan melakukan tahapan-tahapan, diantaranya : tahap
permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.
42
Keterangan tersebut juga sesuai dengan observasi yang dilakukan peneliti bahwa dalam proses penciptaan dokumen,
dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada KC dan KCP PT Bank Syariah Mandiri. Untuk
mengajukan permohonan pembiayaan maka nasabah harus mengikuti tahapan-tahapan seperti tahap permohonan, tahap
investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.
Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM.
1 Tahapan Sentralisasi Penyimpanan dari Cabang ke RFO 2 BSM
Dalam proses sentralisasi penyimpanan dokumen ke RFO 2 BSM Jakarta ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi
data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara:
41
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Kepala RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.
42
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, CLD Officer RFO 2 BSM, Jakarta, 4 Mei 2015.
52
Kami melakukan proses pemindahan dalam beberapa tahap: Tahap I : Kami mengumpulkan data pembiayaan dari seluruh
cabang kelolaan RFO 2 BSM Jakarta; tahap II : Kami melakukan penarikan data pembiayaan nasabah pada sistem
kemudian kami lakukan sortir sesuai segmentasi yaitu segmen komersial, kecil, konsumer, talangan haji, dan pembiayaan
mikro; tahap III: Mengirimkan data tersebut kepada cabang, untuk dilakukan persiapan pemindahannya ke RFO Wisma
Antara dan dibuatkan Berita Acara Serah Terima BAST dan; tahap IV : Melakukan pengambilan langsung ke cabang-
cabang yang sudah siap dipindahkan dokumennya berdasarkan segmentasi, dengan menggunakan peti box. Setelah itu
melakukan proses penerimaan dengan memakai prosedur yang sudah ada.
43
Keterangan senada yang juga diungkapkan oleh 2 orang staf, sebagai mana hasil wawancara brikut ini:
Setelah nasabah melakukan permohonan pembiayaan dan dokumen tercipta maka KC dan KCP harus menyimpan
dokumen di RFO 2 BSM dengan mengikuti 4 tahapan yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan
pengambilan dokumen.
44
Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM dan mengikuti 4 tahapan
yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen.
45
Dari keterangan di atas peneliti bisa jelaskan bahwa dalam proses sentralisasi terpusat penyimpanan dokumen ke RFO 2
BSM ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Setelah
melakukan tahapan tersebut maka berlanjut ke proses
43
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
44
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
45
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
53
penerimaan dokumen dengan mengikuti prosedur-prosedur yang diterapkan di RFO 2 BSM.
b. Pengorganisasian dokumen
Sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan RFO 2 BSM yaitu sentralisasi atau terpusat, dengan kata lain penyimpanan dokumen
dari semua KC dan KCP di simpan di RFO 2 BSM. 1
Penyimpanan dokumen Dokumen mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga dokumen harus disimpan agar setiap dibutuhkan
dapat ditemukan kembali. Pada RFO 2 BSM, sistem penyimpanannya menggunakan 3 sistem penyimpanan yaitu
pertama berdasarkan sistem masalahnya, kedua berdasarkan sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem
nomor. Seperti yang dikemukakan: Penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM
mengunakan sistematika yang mengacu pada kemudahan dalam penyelenggaraannya, yaitu general file dan legal
file.Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis by
subject yang akan diproses dan urutan abjad nama nasabah kemudian nomor loan by alphanumeric.
46
Keterangan senada juga diungkapkan:
Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi
bisnis by subject yang akan diproses kemudian urutan abjad nama nasabah dan nomor loan by alphanumeric.
47
46
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
47
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
