Pengelolaan DokumenArsip Perbankan TINJAUAN LITERATUR
15
Dari keterangan di atas dapat dijelaskan bahwa dokumenarsip adalah suatu data, catatan baik yang tertulis maupun tidak tertulis dan
mempunyai nilai guna yang sangat penting untuk suatu lembaga.
3. Penciptaan Dokumen
Yaitu suatu tahap dimana dokumen mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Dokumen yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari dokumen
yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya.
18
a. Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen perbankan sebagai suatu perusahan terdiri dari: 1
Dokumen keuangan yang terdiri dari:
a Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba
rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu
perbankan.
b Bukti pembukuan, terdiri dari: warkat-warkat yang
digunakan sebagai dasar pembukuan yang merupakan
perubahan kekayaan, utang, dan modal.
18
Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. 5.
16
c Data pendukung administrasi keuangan, merupakan data
administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan
dokumen keuangan, terdiri dari:
- Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
- Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan
2 Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi
keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perbankan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
19
b. Fasilitas Dokumen
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam
bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1 Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali
portapel, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan
ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing
19
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
17
cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi
mendatar, atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya
disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
2 Folder merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk
segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing
cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang
berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3 Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab
guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide
itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut
subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk
18
menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
4 Filing Cabinet file cabinet adalah perabot kantor berbentuk
persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing
cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung
dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet,
drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb. 5
Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas
atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusunditata
secara vertical
lateral vertikal
berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama
dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. 6
Berkas Kotak Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak
sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini
akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping.
7 Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan
tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip
19
ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan
seterusnya kebawah. 8
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa
kartu. 9
Cardex Card Index adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
10 File yang dapat dilihat Visible reference record file adalah alat
yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
20
4. Pengorganisasian Dokumen
Pada tahap ini dokumen secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, dan digunakan sebagai bahan untuk
mengambil keputusan,
penetapan, kebijakan,
perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lainnya.
21
Di dalam pengorganisasian dokumen harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas, agar pembagian tugas dan
wewenang dalam pengelolaan penyimpanan dokumen dapat dilakukan
20
Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari
http:bapersip.jatimprov.go.idimagesartikelpengantar20kearsipan20oleh20Drs.20JON NER20HASUGIAN,20M.Si.pdf h. 7.
21
Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. l 5.
20
dengan tertib. Ada beberapa pengelolaan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi.
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan secara terpusat dalan suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan
dokumen dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral dokumen. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada
organisasi yang relatif kecil. Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan dokumen
dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-
masing.
22
Kombinasi adalah pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan arsip dinamis di bawah kendali sistem terpusat.
23
Biasanya, asas ini digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang memiliki
cabang.
a. Penyimpanan Dokumen
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan dokumen terdiri dari:
22
Syifa Fauziah. “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah, 2010, h. 28.
23
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan Jakarta: Universitas Terbuka, 1996, h.62.
21
1 Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 2
Sistem Masalah Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem
ini. Masalah-masalah harus dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”.
Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantororganisasi sebagai pedoman penataan
dokumen berdasarkan masalah. 3
Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.
4 Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula,
tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut.
22
5 Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini,
dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan.
Pokok permasalahan
tersebut dapat
dikembangkan menjadi masalah-masalah.
24
b. Temu Kembali Dokumen
Menurut Hadi Abu Bakar tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem temu kembali dokumen retrieval system
adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau dokumen tersebut. Penerimaan kembali dokumen sangat erat
hubungannya dengan sistem penyimpanan filing system yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka
dengan sendirinya penemuan kembali dokumen itu akan sulit. Sistem
penyimpanan yang
sederhana pasti
tidak memudahkan menemukan kembali dokumen, tetapi sebaliknya
pula sistem penyimpanan yang sulit pun belum tentu mempercepat penemuan kembali dokumen. Sebaiknya memang sistem
penyimpanan dokumen harus disesuaikan dengan situasi setempat dan selaras pula dengan sistem penemuan kembalinya storage
and retrieval system.
25
24
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern Bandung: Mandar Maju. 2003, h.70.
25
Hadi Abu Bakar. Pola kerasipan Modern: Sistem Kartu Kendali Jakarta: Djambatan, 1985, h. 74.
23
Supaya sistem temu kembali dokumen ini mudah dapat
terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu:
1 Kebutuhan si pengguna harus diteliti terlebih dahulu dan
sistemnya harus mudah diingat.
2 Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang
bersangkutan, maka disusunlah kata indeks sebagai tanda
pengenal.
3 Kemudian sistem temu kembali harus logis, konsisten dan
mudah diingat.
4 Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap
yang sesuai dengan panataan dokumen.
5 Harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus
mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang
bekerja detail tentang informasi.
Prosedur penemuan kembali dokumen melalui langkah-
langkah sebagai berikut:
1 Menentukan pokok masalahya
Pokok masalah dokumenyang akan dikeluarkan dipinjam dapat diketahui melalui kartu atau lembar pinjam dokumen.
2 Menentukan kode
Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder
kode apa, dokumen yang akan dipinjam tu disimpan.
24
3 Pengambilan dokumen
Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui di mana arsip yang diperlukan disimpan. Sebagai gantinya kita
masukkan lembar pinjam dokumen, untuk mengetahui bahwa dokumen sedang dipinjam.
26
c. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Dokumen
1 Pemeliharaan dokumen
Tanggung jawab seorang petugas dokumen yaitu menjaga dokumen dari kerusakan dan mengatasi dokumen yang terkena
bencana. Pemeliharaan
dokumen adalah
kegiatan membersihkan dokumen secara rutin untuk mencegah
kerusakan dokumen.
27
Upaya pemeliharaan dokumen pada dasarnya terbagi 2 aspek, yaitu: Pemeliharaan terhadap bahan dokumen yang
secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh dokumen dan
pemeliharaan terhadap
lingkungan penyimpanan
dokumen.
28
a Jamur dan lumut
Jamur dan lumut dapat merusak setiap jenis dokumen. Hal tersebut terjadi karena kurang pengawasan terhadap
26
Ingatius Wursanto. Kearsipan 2 Yogyakarta: Kanisius. 1991, h. 114
27
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h.109.
28
Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990, h. 66.
25
kelembaban dan
tingkat suhu
ruangan. Untuk
penyimpanan dokumen kelembaban berada sekitar 50 sedangkan suhu ruangan berkisar antara 180 dan 240
Celcius. Ventilasi menghambat pertumbuhan spora jamur. Jamur tumbuh pada bahan yang lembab dalam waktu 48
jam. b
Serangga dan tikus Serangga dan tikus dapat merusakkan dokumen dalam
waktu singkat. Bilamana terjadi kerusakan pada dokumen, maka kerusakan tersebut harus dipastikan, bilamana ada
bagian yang binasa maka bagian tersebut tidak dapat diganti. Bagian selebihnya diperbaiki dan bilamana perlu
direproduksi.
29
c Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan dokumen harus dijaga agar tetap kering temperature ideal antara 60° - 75°F, dengan
kelembaban antara 50-60, terang terkena sinar matahari tidak langsung, mempunyai ventilasi yang
merata, dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagianya.
d Tempat penyimpanan dokumen
Tempat penyimpanan dokumen hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
29
Sulistyo Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996, h. 173.
26
e Penggunaan bahan pencegah kerusakan dokumen
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia
secara berlanjut.
30
2 Pencegahan Kerusakan Dokumen
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada, antara lain :
a
Penggunaan Air Conditioner AC Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
b
Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah
atau membasmi serangga atau bakteri.
c
Restorasi Yaitu memperbaiki dokumen yang telah rusak, sehingga
dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
- Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas
“handmade” dan “chiffon”. -
Laminasi yaitu pekerjaan menutup dokumen diantara dua lembar plastik.
30
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h. 110.
27 d
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam
pada film
dalam ukuran
yang diperkecil
untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
31
5. Penyusutan Dokumen
Pada tahap ini dokumen sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus
dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.
32
a. Pemindahan Dokumen
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan, dilakukan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
b. Penyerahan Dokumen
Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional. a
Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang
dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan:
31
Ibid,. h.112.
32
Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. 5.
28
i.
dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional; dan
ii.
dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
b Dalam pelaksanaan penilaian pimpinan perusahaan dapat
membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen
perusahaan yang
akan diserahkan
atau dimusnahkan.
33
c Tata cara penyerahan dokumen
i. Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang
kurangnya 1 satu kali dalam waktu 10 sepuluh tahun. ii.
Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit
dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap. iii.
Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan
dilakukan setelah
pemberesan selesai
dilaksanakan. iv.
Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih
dahulu kepada Kepala Arsip Nasional.
33
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
29
v. Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas
Surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 enam puluh hari sejak tanggal diterimanya Surat pemberitahuan
penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan:
i. waktu penerimaan;
ii. tempat penerimaan; dan
iii. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan
dokumen; dan iv.
rincian dokumen yang dapat diterima. vi.
Apabila setelah lewat jangka waktu 60 enam puluh hari, Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka
pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan.
vii. Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna
bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan
pimpinan perusahaan. viii.
Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun
dilakukan-nya penyerahan; -
keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
30
- tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan
dan pejabat yang menerima penyerahan. ix.
Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
x. Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen
Perusahaan yang diserahkan kepada Arsip Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 bukan merupakan
dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 7 Tahun
1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali
dokumen tersebut
kepada perusahaan
untuk dimusnahkan.
34
c. Pemusnahan Dokumen
1 Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
2 Pemusnahan
data pendukung
administrasi keuangan
berdasarkan jadwal retensi. 3
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas
pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabatlain yang
34
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
31
ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:
a pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum
habis jangka waktu wajib simpan b
pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan
tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan
kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. 4
Pemusnahan dokumen yang dialih mediakan Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke
dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.
5 Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara
yang sekurang-kurangnya memuat : a
keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan;
b keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan
pemusnahan. 6
Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
35
35
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
32
7 Menurut Sulistyo Basuki pemusnahan arsip dapat dilakukan
dengan beberapa cara yaitu : a
Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas
dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode untuk
memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm.
b Pembakaran. Metode ini sangat popular pada masa lalu
karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran
sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.
c Pemusnahan
kimiawi. Metode
ini memusnahkan
dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
d Pembuburan
Dokumen yang
akan dimusnahkan
dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode
ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.
33
6. Hambatan dan Upaya
a. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap dokumen
apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
b. Hilangnya dokumen sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian dokumen oleh
pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangaka waktu lama, sehingga dokumen lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
c. Bertambahnya terus menerus dokumen kedalam bagian kearsipan
tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mencukupi.
d. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pemimpinan dan
dari para ahli kearsipan. e.
Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana
yang tersedia serta karena pegawai kerarsipan yang tidak cakap. f.
Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
dokumen bagi
organisasi sehingga
sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan kurang mendapat
perhatian yang semestinya.
34
Dari penyataan di atas dapat dijelaskan bahwa masalah- masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu
sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya dokumen yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan yang
digunakan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut di atas maka perlulah
dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai: 1
Sistem penyimpanan dokumen yang tepat bagi instansi 2
Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur 3
Penggunaan peralatan yang tepat 4
Diadakannya penataran atau Diklat bagi pegawai kearsipan
36