Pengelolaan DokumenArsip Perbankan TINJAUAN LITERATUR

15 Dari keterangan di atas dapat dijelaskan bahwa dokumenarsip adalah suatu data, catatan baik yang tertulis maupun tidak tertulis dan mempunyai nilai guna yang sangat penting untuk suatu lembaga. 3. Penciptaan Dokumen Yaitu suatu tahap dimana dokumen mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Dokumen yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari dokumen yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya. 18 a. Jenis-Jenis Dokumen Dokumen perbankan sebagai suatu perusahan terdiri dari: 1 Dokumen keuangan yang terdiri dari: a Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perbankan. b Bukti pembukuan, terdiri dari: warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang merupakan perubahan kekayaan, utang, dan modal. 18 Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. 5. 16 c Data pendukung administrasi keuangan, merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, terdiri dari: - Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan. - Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan 2 Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perbankan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. 19 b. Fasilitas Dokumen Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari: 1 Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali portapel, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing 19 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 17 cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. 2 Folder merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. 3 Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk 18 menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya. 4 Filing Cabinet file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb. 5 Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertical lateral vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. 6 Berkas Kotak Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping. 7 Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip 19 ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah. 8 Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu. 9 Cardex Card Index adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. 10 File yang dapat dilihat Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya. 20 4. Pengorganisasian Dokumen Pada tahap ini dokumen secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, dan digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lainnya. 21 Di dalam pengorganisasian dokumen harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan dokumen dapat dilakukan 20 Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari http:bapersip.jatimprov.go.idimagesartikelpengantar20kearsipan20oleh20Drs.20JON NER20HASUGIAN,20M.Si.pdf h. 7. 21 Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. l 5. 20 dengan tertib. Ada beberapa pengelolaan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Sentralisasi adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan secara terpusat dalan suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan dokumen dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral dokumen. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil. Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan dokumen dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing- masing. 22 Kombinasi adalah pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan arsip dinamis di bawah kendali sistem terpusat. 23 Biasanya, asas ini digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang memiliki cabang. a. Penyimpanan Dokumen Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan dokumen terdiri dari: 22 Syifa Fauziah. “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2010, h. 28. 23 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan Jakarta: Universitas Terbuka, 1996, h.62. 21 1 Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 2 Sistem Masalah Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini. Masalah-masalah harus dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantororganisasi sebagai pedoman penataan dokumen berdasarkan masalah. 3 Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu. 4 Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut. 22 5 Sistem Wilayah Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah. 24 b. Temu Kembali Dokumen Menurut Hadi Abu Bakar tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem temu kembali dokumen retrieval system adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau dokumen tersebut. Penerimaan kembali dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan filing system yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali dokumen itu akan sulit. Sistem penyimpanan yang sederhana pasti tidak memudahkan menemukan kembali dokumen, tetapi sebaliknya pula sistem penyimpanan yang sulit pun belum tentu mempercepat penemuan kembali dokumen. Sebaiknya memang sistem penyimpanan dokumen harus disesuaikan dengan situasi setempat dan selaras pula dengan sistem penemuan kembalinya storage and retrieval system. 25 24 Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern Bandung: Mandar Maju. 2003, h.70. 25 Hadi Abu Bakar. Pola kerasipan Modern: Sistem Kartu Kendali Jakarta: Djambatan, 1985, h. 74. 23 Supaya sistem temu kembali dokumen ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu: 1 Kebutuhan si pengguna harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2 Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata indeks sebagai tanda pengenal. 3 Kemudian sistem temu kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4 Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap yang sesuai dengan panataan dokumen. 5 Harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang bekerja detail tentang informasi. Prosedur penemuan kembali dokumen melalui langkah- langkah sebagai berikut: 1 Menentukan pokok masalahya Pokok masalah dokumenyang akan dikeluarkan dipinjam dapat diketahui melalui kartu atau lembar pinjam dokumen. 2 Menentukan kode Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa, dokumen yang akan dipinjam tu disimpan. 24 3 Pengambilan dokumen Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui di mana arsip yang diperlukan disimpan. Sebagai gantinya kita masukkan lembar pinjam dokumen, untuk mengetahui bahwa dokumen sedang dipinjam. 26 c. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Dokumen 1 Pemeliharaan dokumen Tanggung jawab seorang petugas dokumen yaitu menjaga dokumen dari kerusakan dan mengatasi dokumen yang terkena bencana. Pemeliharaan dokumen adalah kegiatan membersihkan dokumen secara rutin untuk mencegah kerusakan dokumen. 27 Upaya pemeliharaan dokumen pada dasarnya terbagi 2 aspek, yaitu: Pemeliharaan terhadap bahan dokumen yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh dokumen dan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan dokumen. 28 a Jamur dan lumut Jamur dan lumut dapat merusak setiap jenis dokumen. Hal tersebut terjadi karena kurang pengawasan terhadap 26 Ingatius Wursanto. Kearsipan 2 Yogyakarta: Kanisius. 1991, h. 114 27 Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h.109. 28 Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990, h. 66. 25 kelembaban dan tingkat suhu ruangan. Untuk penyimpanan dokumen kelembaban berada sekitar 50 sedangkan suhu ruangan berkisar antara 180 dan 240 Celcius. Ventilasi menghambat pertumbuhan spora jamur. Jamur tumbuh pada bahan yang lembab dalam waktu 48 jam. b Serangga dan tikus Serangga dan tikus dapat merusakkan dokumen dalam waktu singkat. Bilamana terjadi kerusakan pada dokumen, maka kerusakan tersebut harus dipastikan, bilamana ada bagian yang binasa maka bagian tersebut tidak dapat diganti. Bagian selebihnya diperbaiki dan bilamana perlu direproduksi. 29 c Pengaturan ruangan Ruangan penyimpanan dokumen harus dijaga agar tetap kering temperature ideal antara 60° - 75°F, dengan kelembaban antara 50-60, terang terkena sinar matahari tidak langsung, mempunyai ventilasi yang merata, dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagianya. d Tempat penyimpanan dokumen Tempat penyimpanan dokumen hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. 29 Sulistyo Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996, h. 173. 26 e Penggunaan bahan pencegah kerusakan dokumen Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 30 2 Pencegahan Kerusakan Dokumen Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada, antara lain : a Penggunaan Air Conditioner AC Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. b Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. c Restorasi Yaitu memperbaiki dokumen yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : - Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. - Laminasi yaitu pekerjaan menutup dokumen diantara dua lembar plastik. 30 Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h. 110. 27 d Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 31 5. Penyusutan Dokumen Pada tahap ini dokumen sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi. 32 a. Pemindahan Dokumen Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan, dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. b. Penyerahan Dokumen Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional. a Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan: 31 Ibid,. h.112. 32 Sumartini. “Pengantar Kearsipan”, h. 5. 28 i. dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional; dan ii. dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi. b Dalam pelaksanaan penilaian pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan. 33 c Tata cara penyerahan dokumen i. Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang kurangnya 1 satu kali dalam waktu 10 sepuluh tahun. ii. Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap. iii. Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan. iv. Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional. 33 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. 29 v. Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas Surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 enam puluh hari sejak tanggal diterimanya Surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan: i. waktu penerimaan; ii. tempat penerimaan; dan iii. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen; dan iv. rincian dokumen yang dapat diterima. vi. Apabila setelah lewat jangka waktu 60 enam puluh hari, Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan. vii. Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. viii. Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat: - keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan; - keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan 30 - tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan. ix. Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan. x. Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen Perusahaan yang diserahkan kepada Arsip Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan. 34 c. Pemusnahan Dokumen 1 Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 2 Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan berdasarkan jadwal retensi. 3 Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabatlain yang 34 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. 31 ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal: a pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan b pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. 4 Pemusnahan dokumen yang dialih mediakan Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan. 5 Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat : a keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan; b keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan c tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan. 6 Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan. 35 35 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 32 7 Menurut Sulistyo Basuki pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : a Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm. b Pembakaran. Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain. c Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. d Pembuburan Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih. 33 6. Hambatan dan Upaya a. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap dokumen apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. b. Hilangnya dokumen sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian dokumen oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangaka waktu lama, sehingga dokumen lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. c. Bertambahnya terus menerus dokumen kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mencukupi. d. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pemimpinan dan dari para ahli kearsipan. e. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kerarsipan yang tidak cakap. f. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya dokumen bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan kurang mendapat perhatian yang semestinya. 34 Dari penyataan di atas dapat dijelaskan bahwa masalah- masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya dokumen yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan yang digunakan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut di atas maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai: 1 Sistem penyimpanan dokumen yang tepat bagi instansi 2 Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur 3 Penggunaan peralatan yang tepat 4 Diadakannya penataran atau Diklat bagi pegawai kearsipan 36

C. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu dengan judul penelitian serupa diantaranya diambil Skripsi yang berjudul Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia yang disusun oleh Aisya Khoirunnisa, Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Budaya, Universitas Indonesia 2012. Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengidentifikasikan sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Metode dan pendekatan yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sedangkan, yang membedakan skripsi 36 Musdalifah Usman. “Peranan Administrasi Kearsipan Dalam Lingkungan Pangkalan TNI AU Lanud Sultan Hasanuddin” diakses pada tanggal 22 April 2015 dari http:www.academia.edu6524131Welcome, h. 20. 35 tersebut dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan. Management Practices of the Banking Industry in the Kingdom of Bahrain , penulis : Aaron Paul M Pineda. Proquest journal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui praktek-praktek pengelolaan industri perbankan di Kerajaan Bahrain dan tingkat efektivitas. Peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif dan kuantitatif dalam analisis data.Sedangkan, yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan. Penelitian relevan selanjutnya adalah artikel ilmiah yang berjudul Kondisi Pengelolaan DokumenArsip Perbankan di Indonesia . Artikel ini ditulis oleh Gayatri Kusumawardani seorang arsiparis muda di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI. Dalam artikel ini membahas bagaimana kondisi pengelolaan dokumenarsip perbankan di Indonesia. Menurut artikel ini di Indonesia, bank sangat kurang memperhatikan dokumenarsip mereka karena mereka menganggap hal tersebut kurang penting. Sedangkan banyak dokumen perbankan yang terdiri dari data penting nasabah mereka yang harus disimpan sebagai arsip penting. Sedangkan yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan. 36

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif karena peneliti berusaha sebanyak mungkin memperoleh informasi mengenai pengelolaan dokumen perbankan bidang RFO 2 BSM, dengan memberikan gambaran atau deskripsi tentang keadaan secara apa adanya. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa adanya. 37 Sedangkan pendekatan yang digunakan yaitu pendekatan penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui “makna” meaning yang sebenarnya di balik fakta-fakta. 38 Karena penelitian ini menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik. Kajian pustaka literatur dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan RFO 2 BSM. Selain itu kajian pustaka literatur juga bermanfaat untuk memberikan gambaran umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil penelitian. 37 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian Jakarta: STIA-LAN, 1999, h. 60. 38 Ibid., h. 32. 37

B. Sumber Data

a. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya dan tanpa melalui perantara. 39 Sumber data primer adalah dari hasil wawancara dengan pengelola dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM yaitu kepala RFO 2 BSM, manajer dokumen dan officer dokumen. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian dengan memanfaatkan data-data yang sudah ada tentang pengelolaan dokumen perbankan padabidang RFO 2 BSM. Dalam penelitian ini, yang dijadikan sebagai data sekunder adalah laporan tahunan bidang kearsipan disebut dokumen pembiayaan, struktur organisasi, catatan dokumentasi, artikel cetaknon-cetak, peraturn-peraturan lain yang terkait dengan pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM.

C. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang diwawancarai dan dijadikan sebagai narasumber untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Berikut ini beberapa informan beserta kriteria yang dimiliki, diantaranya : 39 Prasetya, Logika dan Prosedur Penelitian , h. 86.