Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang RFO 2 BSM
53
penerimaan dokumen dengan mengikuti prosedur-prosedur yang diterapkan di RFO 2 BSM.
b. Pengorganisasian dokumen
Sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan RFO 2 BSM yaitu sentralisasi atau terpusat, dengan kata lain penyimpanan dokumen
dari semua KC dan KCP di simpan di RFO 2 BSM. 1
Penyimpanan dokumen Dokumen mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga dokumen harus disimpan agar setiap dibutuhkan
dapat ditemukan kembali. Pada RFO 2 BSM, sistem penyimpanannya menggunakan 3 sistem penyimpanan yaitu
pertama berdasarkan sistem masalahnya, kedua berdasarkan sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem
nomor. Seperti yang dikemukakan: Penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM
mengunakan sistematika yang mengacu pada kemudahan dalam penyelenggaraannya, yaitu general file dan legal
file.Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis by
subject yang akan diproses dan urutan abjad nama nasabah kemudian nomor loan by alphanumeric.
46
Keterangan senada juga diungkapkan:
Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi
bisnis by subject yang akan diproses kemudian urutan abjad nama nasabah dan nomor loan by alphanumeric.
47
46
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
47
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
54
Pernyataan tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yaitu: Dalam penyimpanan dokumen RFO 2 BSM menggunakan
sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis by subject yang akan diproses kemudian urutan abjad nama
nasabah dan nomor loan by alphanumeric.
48
Dapat penulis jelaskan bahwa RFO 2 BSM menerapkan 3 sistem penyimpan yaitu sistem masalahnya, sistem abjad
dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem nomor. Hal ini merupakan salah satu cara agar dokumen dapat ditemukan
kembali jika suatu saat dibutuhkan.
2 Temu kembali dokumen
Dokumen disimpan untuk digunakan kembali jika diperlukan. Hal ini tentu saja berkaitan dengan peminjam dokumen. Hal
ini sesuai dengan hasil wawancara: Untuk melakukan temu kembali dokumen pertama petugas
harus menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu
mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen
ditemukan. Tetapi pada proses peminjamannya ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu harus ada surat
permohonansurat tugas yang mencantumkan keperluan peminjaman, dari unit kerja atau instansi yang bersangkutan
dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di unit kerja atau instansi tersebut.
49
48
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
49
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
55
Keterangan senada yang juga diucapkan yaitu: Dalam proses temu kembali suatu dokumen yaitu pertama
menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui
DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Dokumen
ditemukan dalam waktu kurang dari 1-2 menit dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.
50
Keterangan ini diperkuat dengan hasil wawancara yang
menyatakan: Untuk melakukan temu kembali suatu dokumen pertama
petugas harus memeriksa kelengkapan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu jika si peminjam adalah pihak intern
yaitu pihak yang berada di unit kerja FOD tidak harus disertai dengan berita acara serah terima, namun diharuskan untuk
mengisi formulir pinjam dokumen dan menandatangani buku administrasi peminjaman dokumen sedangkan jika yang
meminjam yaitu pihak ekstern unit bisnis, Internal Audit Division dan Pemeriksa Ekstern seperti KAP dan Audit
BIdisertai dengan berita acara serah terima peminjaman dokumen dan dicatat di dalam buku administrasi peminjaman
dokumen.Setelah itu barulah si petugas menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah
yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan
barulah dokumen ditemukan dalam waktu 1-2 menit.
51
Dari ketiga pernyataan tersebut dapat dijelaskan bahwa dalam proses temu kembali informasi di RFO 2 BSM hal
pertama yang dilakukan petugas yaitu memeriksa kelengkapan syarat untuk peminjaman dokumen setelah syarat lengkap
barulah petugas pertama menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah
itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu
50
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
51
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
56
menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan.
Dalam proses
temu kembali
dokumen membutuhkan waktu 1-2 menit untuk menemukan suatu
dokumen dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.
3 Pemeliharaan dan pencegahan kerusakan dokumen
Dokumen sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu, dokumen harus dipelihara dengan baik
agar tidak rusak dan terhindar dari serangga-serangga yang dapat merusak dokumen.
a Pemeliharaan dokumen
Agar dokumen selalu terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak rusak maka dokumen harus diletakkan dan disimpan di
tempat yang aman dari serangga-serangga. Pada RFO 2 BSM pemeliharaan dokumen dilakukan dengan meletakkan
dokumen agar terhindar dari sesuatu yang dapat merusak dokumen
serta menjaga
kelembaban ruangan
dan memberikan kamper agar dokumen tidak berbau apek. Seperti
yang diungkapkan dalam wawancara, yaitu: Dalam pemeliharaan dokumen, yang dilakukan RFO 2 BSM
adalah dengan menyimpan dokumen pada lemari besirak dokumen, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat
menghindarkan dokumen dari serangan hama. Sedangkan untuk menghindari bau pada dokumen yang telah disimpan
maka RFO 2 BSM menggunakan kamper agar tidak berbau apek.
52
52
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
57
Pernyataan senada juga dikatakan yaitu : Untuk proses pemeliharaan RFO 2 BSM menyimpan semua
dokumen pada lemari besi, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat menghindarkan dokumen dari
serangga pengganggu dan untuk menghindari bau dengan menggunakan kamper di setiap rak penyimpanan.
53
Keterangan tersebut diperkuat dengan wawancara yang
mengatakan bahwa : Agar dokumen dapat awet dan tahan lama pemeliharaan
dapat dilakukan dengan menyimpan dokumen di tempat yang aman seperti terbuat dari besi, tidak terkena sinar matahari
langsung, pengaturan ruangan, cahaya, penggunaan kamer dan lain-lain.
54
Dari keterangan tersebut dapat dijelaskan bahwa untuk mencegah kerusakan dokumen, RFO 2 BSM menggunakan
peralatan yang ada yang dapat menghindarkan dokumen dari sinar matahari secara langsung dan menaburkan kamper
untuk mencegah bau apek.
b Pencegahan kerusakan dokumen
Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM menggunakan Air Conditioner AC, mengadakan penggandaan
dokumen, menangani dokumen yang rusak. Seperti yang dihasilkan dalam wawancara:
Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal
pembiayaan dapat dimintakan penggandaannya oleh unit kerja terkait dan dilakukan pencatatan atas penggandaan serta
pendistribusiannya. Permintaan penggandaan dokumen harus
53
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
54
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
58
dilakukan secara tertulis. Penanganan dokumen rusak adalah menangani dokumen yang tidak dapat lagi dipergunakan sesuai
dengan tujuan pemanfaatannya. Terhadap dokumen legal dan agunan yang ditemukan dalam keadaan rusak, FOD membuat
Berita
Acara dan
tetap mengamankannya
serta menindaklanjutinya
untuk pembuatan
dokumen agunan
penggantiduplikat kepada
insatansilembaga yang
menerbitkannya.
55
Keterangan senada juga diungkapkan, yaitu: Untuk mencegah kerusakan kami menggunakan AC untuk
menghindarkan dari kelembaban pada ruangan lalu melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan
dan menangani dokumen rusak.
56
Pernyataan ini diperkuat dengan hasil wawancara: Untuk mencegah kerusakan pada dokumen kami menggunakan
AC dalam mengatur kelembaban pada ruangan lalu melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan
dan menangani dokumen rusak.
57
Dari penjelasan di atas dapat dijelaskan bahwa untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM menggunakan
AC untuk
mengatur kelembaban
ruangan, melakukan
penggandaan dokumen sebagai master dari dokumen jika sewaktu-waktu dokumen tersebut ada yang hilang, dan
menangani dokumen yang rusak.
c. Penyusutan dokumen
Dokumen tidak selamanya mempunyai nilai guna. Sehingga pada saatnya dokumen harus disingkirkan. Dokumen yang semakin
bertambah seiring perkembangan organisasi, jika tidak dikurangi
55
Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.
56
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
57
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
59
akan memungkinkan terjadinya penumpukkan dokumen. Untuk mengatasinya, perlu dilakukan penyusutan untuk dokumen yang
sudah habis nilai gunanya. Seperti hasil wawancara, sebagai berikut: Untuk penyusutan dokumen sendiri yaitu dengan cara melakukan
pemusnahan dokumen pembiayaan, hal ini dapat dilakukan apabila: telah melalui jangka waktu wajib simpan yang tercantum dalam
jadwal retensi arsip BSM, tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank, tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan
nasional, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara
perdata yang masih dalam proses. Pemusnahan dokumen pembiayaan Financing Agreement File dilakukan secara total,
dengan cara membakar habis, mencacah, melebur, atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.
Tetapi hal ini belum kami terapkan karena RFO 2 BSM ini belum lama didirikan dan pada awalnya penyimpanan dokumen dilakukan
di KC dan KCP menggunakan asas desentralisasi.
58
Keterangan ini senada dengan hasil wawancara: Penyusutan dokumen sendiri yaitu dengan cara melakukan
pemusnahan dokumen pembiayaan, hal ini dapat dilakukan apabila: telah melalui jangka waktu wajib simpan yang tercantum dalam
jadwal retensi arsip BSM, tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank. Proses pemusnahan dokumen pembiayaan
Financing Agreement File dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah, melebur, atau dengan cara lain
sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya. Tetapi untuk penyusutan dan pemusnahan kami belum menangani hal
tersebut, dan kami sudah mempunyai pedoman kerja Surat Edaran No. 4009OPS, 31 Juli 2002 untuk melakukan proses itu suatu saat
nanti.
59
Diperkuat dengan pernyataan, yaitu
Untuk penyusutan dan pemusnahan pada RFO 2 BSM belum kami lakukan, tetapi kami mempunyai pedoman untuk menangani dokumen
yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi. Karena pada awalnya pengelolaan dokumen dilakukan pada unit cabang masing-masing
BSM atau dengan menerapkan sistem desentralisai, tetapi pada
58
Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.
59
Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.
60
tahun 2010 melakukan perubahan yaitu dengan menerapkan sistem sentralisasi. Maka masih banyak dokumen-dokumen yang berada di
kantor cabang dan baru sekitar 50 dokumen yang kami tangani di RFO 2 BSM.
60
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa RFO 2 BSM belum melakukan proses penyusutan dan pemusnahan karena unit
kerja ini baru didirikan pada tahun 2010. Walaupun belum pernah melakukan proses penyusutan tetapi RFO 2 BSM mempunyai
pedoman kerja Surat Edaran No. 4009OPS, 31 Juli 2002 jika sewaktu-waktu melakukan proses penyusutan dan pemusnahan.