PENGELOLAAN DOKUMEN PERBANKAN Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta

PENGELOLAAN DOKUMEN PERBANKAN

Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:

Diah Safitri NIM : 1111025100062

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436H / 2015 M

i ABSTRAK

Diah Safitri (Nim: 1111025100062). Pengelolaan Dokumen Perbankan: Studi Kasus

pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2015.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan. Pelaksanaan tersebut, meliputi penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen serta upaya dalam mengatasi hambatan yang dihadapi pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM masih mengalami beberapa hambatan dalam proses pelaksanaannya. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM melakukan kegiatan yang terbagi dalam 3 bentuk yaitu: 1) penciptaan yaitu RFO 2 BSM tidak menciptakan dokumen sendiri tetapi mengelola dokumen dari KC dan KCP; 2) pengorganisasian yaitu menggunakan sistem sentralisasi, meliputi kegiatan: penyimpanan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan; dan 3) penyusutan yaitu pelaksanaan penyusutan disana belum dilakukan. Pada dasarnya kegiatan tersebut sudah dilakukan dengan baik, tetapi masih ada yang harus diperbaiki karena ada beberapa hambatan dan aspek pengelolaan dokumen perbankan belum dilakukan secara sistematis, khususnya aspek penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan dokumen. Namun demikian, pada proses penciptaan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan telah mengikuti ketentuan kearsipan yang ada. Sedangkan, hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen perbankan, terdiri dari: sistem penyimpanan, fasilitas atau perlengkapan dokumen, dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan. Dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan, yaitu: memanfaatkan fasilitas atau perlengkapan dokumen secara maksimal, penataan ruang secara teratur dan akan meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara akan mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan.

Kata Kunci: pengelolaan dokumen perbankan, dokumen perbankan, Bank Syariah Mandiri.

ii ABSTRACT

Diah Safitri (Nim: 1111025100062). Banking Documents Management: Case Study in

The Field of Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta. Supervised by Mukmin Suprayogi, M.Si. Departmen of Library and Information Science Faculty of Adab and Humanities Islamic State University Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.

The aim of this research are to find out the implementation of banking document management. The implementation, including creating, organizing and shrinking the documents and what efforts which are made in overcoming the obstacles faced by banking document management in the field of RFO 2 BSM. The type of this study is descriptive with qualitative approach. The techniques used in collecting the data are observation, interviews, and documentation. Meanwhile, data analysis techniques include: data reduction, data presentation and conclusion. The results of the study revealed that the management of banking documents in the field of RFO 2 BSM still experienced some obstacles in the process of implementation. The conclusion of this study is: the management of banking documents in the field of RFO 2 BSM do the activities which are divided into three forms, they are: 1) creating of that RFO 2 BSM do not create their own documents but manage documents from KC and KCP; 2) organizing that is using a centralized system, including: storage, retrieval, maintenance and prevention; and 3) shrinking implementation there is not yet done. Basically, these activities have been done well, but still have to be fixed because there are some obstacles and the aspects of banking documents management have not been done systematically, especially the aspect of storage, shrinkage and destruction of the documents. However, the process of creation, retrieval, maintenance and prevention has followed the existing archive provisions. While the obstacles faced in banking documents management consist of: storage systems, document facilities or equipments, and human resources (HR) archives. And the efforts that have been done to overcome the obstacles are: utilizing the document facilities and equipments to the maximum, regular spatial planning and will improve the quality of human resources in the field of archives by sending employees to attend a seminar or training on archives.

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil ‘Alamiin, segala puji bagi Allah SWT, Sang pencipta langit dan bumi serta segala isinya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa penulis curahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya.

Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi, antara lain:

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.

2. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora periode 2014-2015.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

5. Ibu Maryam, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan

bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.

6. Ibu Alfida, MLIS, selaku Dosen Penguji I yang memberikan saran dan komentar

iv

Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

7. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang memberikan saran dan

komentar dalam proses penyelesaian skripsi, untuk memperoleh gelar sarjana Strata (S1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

8. Seluruh jajaran Wakil Dekan dan para pegawai FAH UIN Jakarta.

9. Bapak Hendra Gunawan, SH, selaku Kepala RFO 2 BSM yang telah mengizinkan

penelitan, memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi ini.

10.Bapak Ade Sujana, S.SosPol, selaku CLD Manajer Dokumen RFO 2 BSM yang telah

memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi ini.

11.Bapak Umarudin, SE, selaku CLD Officer RFO 2 BSM yang telah meluangkan

pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyusunan skripsi ini.

12.Segenap staf RFO 2 BSM, terutama Bapak Ade Sujana, S.SosPol, bapak Umarudin,

SE. dan staf lainnya.

13.Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan

banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga. Semoga ilmu yang telah diberikan dapat bermanfaat. Aamiin YRA.

14.Kedua orangtua, ayahanda Hamid dan ibunda Harpiah. Terima kasih ayah dan ibunda

telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta melimpahkan kasih sayang kepada penulis.

v

16.Sahabatku, Bintang Bela Adillah, Nurfitri Dewi, Cici Haryati dan Grecy Astari Puji

Astuti. Terima kasih telah memberikan saran dan mengingatkan ketika ada perilaku yang salah.

17.Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi 2011, khususnya IPI C

2011. Semoga kita semua dapat menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri orang lain. Aamiin YRA.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini masih butuh penyempurnaan di beberapa bagian, baik dari segi isi maupun susunannya. Oleh karena itu, segala saran dan kritik akan penulis terima untuk menyempurnakan skripsi ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan semuanya dengan rahmat dan ridhanya serta semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti dan pembaca. Aamiin YRA.

Jakarta, 29 Juni 2015

vi DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7

D. Definisi Istilah ... 9

E. Sistematika Penulisan ... 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Bank Syariah 1. Pengertian Bank Syariah ………... 11

2. Bank Berdasarkan Prinsip Syariah (Islam)…...12

B. Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan 1. Pengertian Pengelolaan Dokumen/Arsip ... ………12

2. Pengertian Dokumen/Arsip ... 13

3. Penciptaan Dokumen ... 15

a. Jenis-Jenis Dokumen ... 15

b. Fasilitas Dokumen ... 16

4. Pengorganisasian Dokumen ... 19

a. Penyimpanan Dokumen ... 20

b. Temu Kembali Dokumen ... 22

c. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Dokumen ... 24

vii

1) Pemeliharaan Dokumen ... 24

2) Pencegahan Kerusakan Dokumen ... 26

5. Penyusutan Dokumen ... 27

a. Pemindahan Dokumen ... 27

b. Penyerahan Dokumen ... 27

c. Pemusnahan Dokumen ... 30

6. Hambatan dan Upaya ... 33

C. Penelitian Terdahulu ... 34

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 36

B. Sumber Data ... 37

C. Informan ... 37

D. Teknik Pengumpulan Data ... 39

E. Teknik Analisis Data ... 39

F. Jadwal Penelitian ... 41

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil RFO 2 BSM 1. Sejarah... 42

2. Tugas Pokok... 43

a. Tujuan ... 43

b. Tanggung Jawab Utama ... 43

c. Tanggung Jawab Umum ... 44

3. Personalia Pengurus ... 45

4. Koleksi dokumen ... 46

5. Fasilitas Dokumen ... 48

6. Waktu Kerja ... 49

viii

B. Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang

RFO 2 BSM Jakarta ... 50

2. Hambatan yang dihadapi dan Upaya yang

Dilakukan Pengelolaan Dokumen Perbankan Bidang RFO 2 BSM Jakarta ... 60 C. Pembahasan... 62

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ... 74 B. Saran ... 75 DAFTAR PUSTAKA ... 78 LAMPIRAN-LAMPIRAN

ix

DAFTAR TABEL

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi pada zaman sekarang kebutuhan informasi semakin meningkat. Informasi banyak dibutuhkan oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Perkembangan teknologi informasi pada saat ini di Indonesia sudah menjadi bagian penting dalam sebuah bisnis. Hal ini terjadi dikarenakan sebagian besar lembaga di Indonesia mulai menyadari akan kebutuhan informasi yang sangat penting untuk mendukung proses bisnis dan perkembangan industri lembaga tersebut.

Dengan adanya hubungan persamaan persepsi yang saling mendukung dalam mengelola informasi, maka informasi menjadi suatu commodity yang mempunyai kekuatan atau modal tersendiri (information is power), artinya informasi itu adalah sebuah kekuatan atau modal yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Informasi itu menjadi kekuatan atau sesuatu yang berharga jika informasi itu benar, relevan untuk kepentingan bisnis dan pengaturan strategi kebijakan.1 Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan suatu lembaga membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi

1

Sugiharto. “Pendekatan Informasi Sebagai Komoditi Dalam Proses Diseminasi Informasi.” Artikel diakses pada tanggal 26 Maret 2015 dari http://pdii.lipi.go.id/wp-content/uploads/2011/09/Sugiharto-Informasi-sebagai-Komoditi.pdf

manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kerja administrasi adalah dokumen.

Dokumen merupakan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi dari suatu organisasi. Oleh karena itu, mengingat penggunaan dokumen memiliki nilai yang sangat penting, karena dokumen dianggap sebagai bahan bukti resmi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan dari seluruh bangsa Indonesia. Demi terpeliharanya dokumen, maka diperlukan cara pengelolaan, pengaturan dan penanganan kearsipan yang benar, sehingga dokumen/arsip dapat tertata dengan baik dan benar untuk memudahkan penemuan kembali dokumen secara cepat, tepat dan teliti. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka perlu ditetapkan standar pelayanan.2

Dokumen berperan sebagai ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Melalui dokumen diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil keputusan untuk masa yang akan datang.

Berdasarkan kegunaan dokumen yang sangat penting, maka diperlukan adanya penataan dokumen yang teratur dan menyeluruh. Dokumen yang penataannya teratur dan menyeluruh merupakan alat

2

Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 1 Tahun 2011 tentang Standar Pelayanan

informasi dan referensi sistematik yang dapat membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan dokumen yang baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.

Penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih memiliki tiga unsur pokok yaitu transparansi, akuntabilitas dan tata kelola. Demikian pula dalam rangka upaya mewujudkan perusahaan yang baik atau Good

Corporate Governance (GCG). Khususnya kinerja perbankan,

membutuhkan penguatan terhadap transparansi, akuntabilitas dan tata kelola di lingkungan perbankan yang bersangkutan. Dokumen merupakan instrumen yang sangat penting dalam upaya penguatan ketiga pilar di atas, mengingat dokumen berfungsi sebagai pusat informasi dan pusat ingatan organisasi. Dengan kata lain dokumen merupakan tulang punggung manajemen modern, bahan akuntabilitas kinerja, bukti yang sah, dan memori kolektif bangsa. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 53 ayat 6.3 Oleh karena itu, pengelolaan dokumen di setiap organisasi termasuk perbankan harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan standar kearsipan.4

3

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

4

Gayatri Kusumawardani. “Kondisi Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan Di

Indonesia.” Artikel diakses pada tanggal 5 Januari 2015 dari

Secara spesifik dokumen perbankan diatur dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan dua Peraturan Pemerintah yaitu: Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi sebagai peraturan pelaksanaan undang-undang tersebut.

Perbankan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998 tentang Perbankan adalah merupakan segala sesuatu yang menyangkut tentang bank, mencakup kelembagaan, kegiatan usaha, serta cara dan proses dalam melaksanakan kegiatan usahanya. Sedangkan bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit danatau dalam bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup orang banyak. Bank merupakan perusahaan yang memegang lisensi bank, yang bergerak dalam bidang keuangan, yang memiliki fungsi utama menyediakan jasa menyangkut penyimpanan nilai dan perluasan kredit. Lisensi bank diberikan oleh otoritas supervisi keuangan yang memberikan hak untuk melakukan jasa perbankan dasar, seperti menerima tabungan dan memberikan pinjaman.

Secara umum bank menghasilkan dokumen, seperti: dokumen akunting (cek, pembayaran cek, dan deposit), kontrak, kredit, laporan dan lain-lain yang diformat dalam berbagai media, baik kertas, mikrofilm, tape dan dokumen elektronik. Perkembangan dan modernisasi sistem

administrasi perbankan hingga internet banking yang meluas ke seluruh pelosok wilayah negeri, menghasilkan dokumen elektronik yang semakin banyak dan perlu pengelolaan khusus dan profesional.5

Dokumen perbankaan termasuk arsip yang masih digunakan secara langsung oleh organisasi. Adapun arsip yang dimaksud adalah arsip dinamis. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri, yaitu: aktual, berlaku secara langsung, dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya dan bersitat tertutup.6 Adapun yang termasuk ke dalam arsip dinamis adalah arsip vital, arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

Sesuai dengan namanya “arsip dinamis”, yaitu arsip yang akan terus mengalami “dinamika”. Seiring dengan perkembangan organisasi, maka arsip-arsip tersebut akan mengalami perkembangan juga. Dalam mengatasi perkembangan arsip dinamis, sebaiknya organisasi melakukan pengelolaan arsip dinamis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.7

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, pada bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri (selanjutnya disebut dengan RFO 2 BSM) mengelola berbagai dokumen berupa dokumen pembiayaan yang terbagi menjadi 2, yaitu: general file

yang memuat data atau informasi penting yang berkaitan dengan kegiatan

5

Ibid., h. 2.

6

Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari

http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JON NER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf.

7

pemberian pembiayaan kepada nasabah dari tahap permohonan sampai lunas (selesai)dan legal file yaitu kumpulan dokumen pembiayaan yang berfungsi sebagai alat pembuktian yang sah secara hukum. Salah satu contoh jenis dokumen pembiayaan yaitu Sertifikat Hak Milik (SHM), Sertifikat Hak Guna Bangunan (SHGB), Sertifikat Hak Pakai (SHP), Sertifikat Hak Guna Usaha (SHGU), Sertifikat Hak Tanggungan (SHT) dan lain-lain.

Permasalahan yang ada pada bagian RFO 2 BSM yaitu, pengelolaan dokumen di sana masih mengalami beberapa kendala yang dihadapi meliputi sumber daya manusia (SDM), fasilitas, pengelolaan dokumen yang terbilang baru, karena sebelumnya pengelolaan dilakukan di unit bisnis masing-masing (kantor cabang dan kantor cabang pembantu). Oleh karena itu RFO 2 BSM ini harus mengatur ulang pengelolaan dokumen yang ada sebelumnya dengan merubah sistem pengklasifikasiannya dan lain sebagainya.

Berdasarkan permasalahan di atas, peneliti tertarik untuk melihat lebih dalam lagi pengelolaan dokumen, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen di RFO 2 BSM. Kemudian hasil penelitian tersebut akan dituangkan ke dalam skripsi yang berjudul

Pengelolaan Dokumen Perbankan: Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Dalam penelitian ini, peneliti hanya membatasi masalah pada:

a. Pengelolaan dokumen perbankan yang dilakukan oleh bidang RFO 2 BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.

b. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM.

2. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dikemukakan perumusan masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana pengelolaan dokumen perbankan yang dilaksanakan di RFO 2 BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen?

b. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 pada BSM?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan permasalahan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:

a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan di RFO 2 BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.

b. Untuk mengetahui upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi hambatan yang dihadapi pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yang diharapkan dalam penelitian ini adalah: a. Bagi Instansi Terkait

Penelitian ini diharapkan mampu memberikan motivasi kepada peneliti untuk memberikan saran dan masukan yang bermanfaat kepada pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan arsip dalam bidang RFO 2 BSM. Dengan adanya saran dan masukan dari peneliti, diharapkan pihak bagian pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM dapat menjadikan saran dan masukan tersebut untuk dijadikan bahan pertimbangan dan evaluasi terhadap pengelolaan dokumen perbankan yang baik dalam bidang RFO 2 BSM.

b. Bagi Peneliti

Penelitian ini bermanfaat bagi peneliti untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah ilmu pengetahuan.

D. Definisi Istilah

Pengelolaan Dokumen Perbankan adalah suatu rangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh RFO 2 BSM untuk melakukan pekerjaanyang meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumenyang berkaitan dengan kegiatan keuangan kepada nasabah dan berfungsi sebagai alat pembuktian yang sah secara hukum. Dokumen ini termasuk jenis arsip dinamis aktif karena tersimpan pada unit kerja (central file).

Bank Mandiri Syariah adalah lembaga perbankan di Indonesia yang berprinsip syariah dengan aturan perjanjian berdasarkan hukum Islam antara bank dengan pihak lain untuk menyimpan dana.

E. Sistematika Penulisan

Dalam menyusun proposal penelitian ini, peneliti membagi ke dalam 5 (lima) bab. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.

Bab II : Tinjauan Literatur

Bab ini peneliti membahas kerangka teoritis tentang jenis instansi, pengertian dokumen, penciptaan, pengorganisasian, penyusutan dokumen, hambatan yang

dihadapi & upaya yang dilakukan pada pengelolaan dokumen, dan penelitian terdahulu.

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini peneliti membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengolahan data, teknik analisis data, dan jadwal penelitian.

Bab IV : Hasil Penelitian Dan Pembahasan

Bab ini membahas tentang Profil Regional Financing Operation (RFO) 2 BSM, sejarah singkat, struktur organisasi, serta pengelolaan dokumen perbankanyang meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen, hambatan-hambatan dalam pengelolaan dokumen perbankan dan upaya untuk mengatasi hambatan. Bab V : Penutup

Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari keseluruhan pokok bahasan dan saran-saran yang berhubungan dengan pelaksanaan penelitian.

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Bank Syariah

1. Pengertian Bank Syariah

Dalam kamus besar ilmu pengetahuan, secara umum pengertian bank (banko) adalah lembaga keuangan yang usahanya mencakup deposito, diskonto, investasi dan beberapa jenis financial lainnya.8

Bank syariah adalah bank yang menjalankan kegiatan usahanya berdasarkan prinsip syariah dan menurut jenisnya terdiri dari Bank Umum Syariah (BUS) dan Bank Pembiayaan Rakyat Syariah (BPRS).9

Bank syariah adalah lembaga keuangan yang usaha pokoknya memberikan kredit dan jasa-jasa lain dalam lalu lintas pembayaran serta peredaran uang yang beroperasi disesuaikan dengan prinsip-prinsip syariah.10

Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan yaitu bank syariah adalah bank yang kegiatannya dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip syariah.

8

Save M. Dagun. Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan Nusantara (LPKN), 1997), h. 96.

9

Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah

10

Heri Sudarsono. Bank dan Lembaga Keuangan Syariah: Deskripsi dan Ilustrasi (Yogyakarta: Ekonisia, 2008), h. 27.

2. Bank Berdasarkan Prinsip Syariah (Islam)

Bank berdasarkan prinsip syariah belum lama berkembang di Indonesia. Namun di luar negeri terutama di negara-negara Timur Tengah seperti Mesir atau di Pakistan bank yang berdasarkan prinsip syariah berkembang pesat sejak lama.

Bagi bank yang berdasarkan prinsip syariah dalam penentuan harga produknya sangat berbeda dengan bank berdasarkan prinsip konvensional. Bank berdasarkan prinsip syariah adalah aturan perjanjian berdasarkan hukum Islam antara bank dengan pihak lain untuk menyimpan dana atau pembiayaan usaha atau kegiatan perbankan lainnya.11

Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan yaitu bank berdasarkan prinsip syariah belum lama berkembang di Indonesia berbeda di negara-negara Timur Tengah sudah berkembang pesat.

B. Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan

1. Pengertian Pengelolaan Dokumen/Arsip

Pengelolaan adalah penyelenggaraan atau pengurusan agar sesuatu yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.

Menurut Winarno Hamiseno, pengelolaan adalah substantif dari mengelola. Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai

11

dari penyusunan data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan penilaian.12

Pengelolaan dokumen yaitu pengurusan suatu dokumen mulai dari penyusunan data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan penilaian dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.

2. Pengertian Dokumen/Arsip

Kata archief diartikan semua dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau olehsalah seorang pejabatnnya dan sebegitu jauh dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.13

Dokumen/arsip adalah segala bentuk informasi yang direkam. Informasi dapat direkam dengan menggunakan media kertas, microfilm, kaset audio, kaset video, atau media yang dapat dibaca komputer seperti pita komputer atau compact disk, atau optical disk.14

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu

12

Suharismi Arikunto. Pengelolaan Kelas dan Siswa (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. 1996), h. 8.

13

Muller, Samuel. dkk. Manual for Arrangement and Description of Archives. Penerjemah Arthur H. Leavit. (Chicago: The Society of American Archives, 1940), h. 13.

14

Diamond, Susan Z. Records Management. Second edition. (Newyork: Amacom. 1991), h. 1.

subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Dari pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian Dokumen/arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.15

Archives is was drawn up or used in the course of an adminitrative or excecutive transaction (whether public and private) of which itself formed a part, and subsequentely preserved in their own custody for their own information by the person or persons responsible for that transaction and their legitimate successor.16

Arsip diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna terjaganya informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.17

15

Basir Barthos. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara. Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: PT Bumi Aksara. 1989), h. 1.

16

Jenkinson, Hilary. A Manual of Archives Administration. London: Percy Lund, Humhpires & Co Ltd. 1937. Diakses pada tanggal 22 April 2015 dari https://archive.org/stream/manualofarchivea00iljenk#page/n5/mode/2up, h. 11.

17

Dari keterangan di atas dapat dijelaskan bahwa dokumen/arsip adalah suatu data, catatan baik yang tertulis maupun tidak tertulis dan mempunyai nilai guna yang sangat penting untuk suatu lembaga.

3. Penciptaan Dokumen

Yaitu suatu tahap dimana dokumen mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Dokumen yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari dokumen yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya.18

a. Jenis-Jenis Dokumen

Dokumen perbankan sebagai suatu perusahan terdiri dari: 1) Dokumen keuangan yang terdiri dari:

a) Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perbankan.

b) Bukti pembukuan, terdiri dari: warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang merupakan perubahan kekayaan, utang, dan modal.

18

c) Data pendukung administrasi keuangan, merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, terdiri dari:

- Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

- Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan

2) Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perbankan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.19

b. Fasilitas Dokumen

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan

ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing

19

cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

2) Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

3) Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide

itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing

adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk

menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

4) Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet,

drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

5) Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. 6) Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk

menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

7) Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip

ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.

8) Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar,

dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

9) Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. 10)File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat

yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.20

4. Pengorganisasian Dokumen

Pada tahap ini dokumen secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, dan digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lainnya.21

Di dalam pengorganisasian dokumen harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan dokumen dapat dilakukan

20

Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JON NER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf h. 7.

21

dengan tertib. Ada beberapa pengelolaan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi.

Sentralisasi adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan secara terpusat dalan suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan dokumen dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral dokumen. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.

Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan dokumen dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.22

Kombinasi adalah pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan arsip dinamis di bawah kendali sistem terpusat.23 Biasanya, asas ini digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang memiliki cabang.

a. Penyimpanan Dokumen

Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa

filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan dokumen terdiri dari:

22

Syifa Fauziah. “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2010), h. 28.

23

1) Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 2) Sistem Masalah

Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini. Masalah-masalah harus dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan dokumen berdasarkan masalah.

3) Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.

4) Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut.

5) Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah.24

b. Temu Kembali Dokumen

Menurut Hadi Abu Bakar tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem temu kembali dokumen (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau dokumen tersebut. Penerimaan kembali dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali dokumen itu akan sulit.

Sistem penyimpanan yang sederhana pasti tidak memudahkan menemukan kembali dokumen, tetapi sebaliknya pula sistem penyimpanan yang sulit pun belum tentu mempercepat penemuan kembali dokumen. Sebaiknya memang sistem penyimpanan dokumen harus disesuaikan dengan situasi setempat dan selaras pula dengan sistem penemuan kembalinya (storage and retrieval system).25

24

Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar Maju. 2003), h.70.

25

Hadi Abu Bakar. Pola kerasipan Modern: Sistem Kartu Kendali (Jakarta: Djambatan, 1985), h. 74.

Supaya sistem temu kembali dokumen ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu:

1) Kebutuhan si pengguna harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2) Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata indeks sebagai tanda pengenal.

3) Kemudian sistem temu kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4) Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap yang sesuai dengan panataan dokumen.

5) Harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang bekerja detail tentang informasi.

Prosedur penemuan kembali dokumen melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1) Menentukan pokok masalahya

Pokok masalah dokumenyang akan dikeluarkan (dipinjam) dapat diketahui melalui kartu atau lembar pinjam dokumen. 2) Menentukan kode

Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder

3) Pengambilan dokumen

Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui di mana arsip yang diperlukan disimpan. Sebagai gantinya kita masukkan lembar pinjam dokumen, untuk mengetahui bahwa dokumen sedang dipinjam.26

c. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Dokumen 1) Pemeliharaan dokumen

Tanggung jawab seorang petugas dokumen yaitu menjaga dokumen dari kerusakan dan mengatasi dokumen yang terkena bencana. Pemeliharaan dokumen adalah kegiatan membersihkan dokumen secara rutin untuk mencegah kerusakan dokumen.27

Upaya pemeliharaan dokumen pada dasarnya terbagi 2 aspek, yaitu: Pemeliharaan terhadap bahan dokumen yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh dokumen dan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan dokumen.28

a) Jamur dan lumut

Jamur dan lumut dapat merusak setiap jenis dokumen. Hal tersebut terjadi karena kurang pengawasan terhadap

26

Ingatius Wursanto. Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius. 1991), h. 114

27

Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h.109.

28

Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990), h. 66.

kelembaban dan tingkat suhu ruangan. Untuk penyimpanan dokumen kelembaban berada sekitar 50% sedangkan suhu ruangan berkisar antara 180 dan 240 Celcius. Ventilasi menghambat pertumbuhan spora jamur. Jamur tumbuh pada bahan yang lembab dalam waktu 48 jam.

b) Serangga dan tikus

Serangga dan tikus dapat merusakkan dokumen dalam waktu singkat. Bilamana terjadi kerusakan pada dokumen, maka kerusakan tersebut harus dipastikan, bilamana ada bagian yang binasa maka bagian tersebut tidak dapat diganti. Bagian selebihnya diperbaiki dan bilamana perlu direproduksi.29

c) Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan dokumen harus dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara 60° - 75°F, dengan kelembaban antara 50-60%), terang (terkena sinar matahari tidak langsung), mempunyai ventilasi yang merata, dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagianya.

d) Tempat penyimpanan dokumen

Tempat penyimpanan dokumen hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.

29

Sulistyo Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996), h. 173.

e) Penggunaan bahan pencegah kerusakan dokumen

Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.30

2) Pencegahan Kerusakan Dokumen

Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada, antara lain :

a) Penggunaan Air Conditioner (AC)

Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.

b) Fumigasi

Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.

c) Restorasi

Yaitu memperbaiki dokumen yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :

- Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.

- Laminasi yaitu pekerjaan menutup dokumen diantara dua lembar plastik.

30

d) Mikrofilm

Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.31

5. Penyusutan Dokumen

Pada tahap ini dokumen sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.32

a. Pemindahan Dokumen

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan, dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

b. Penyerahan Dokumen

Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional. a) Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan

penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan:

31

Ibid,. h.112.

32

i. dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip

Nasional; dan

ii. dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.

b) Dalam pelaksanaan penilaian pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan.33

c) Tata cara penyerahan dokumen

i. Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang kurangnya 1 (satu) kali dalam waktu 10 (sepuluh) tahun. ii.Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan

dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap.

iii.Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan.

iv.Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional.

33

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara

v. Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas Surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal diterimanya Surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan:

i. waktu penerimaan; ii. tempat penerimaan; dan

iii. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen; dan

iv. rincian dokumen yang dapat diterima.

vi. Apabila setelah lewat jangka waktu 60 (enam puluh) hari, Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan.

vii.Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

viii.Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:

- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan;

- tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

ix. Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.

x. Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen Perusahaan yang diserahkan kepada Arsip Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan.34

c. Pemusnahan Dokumen

1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan berdasarkan jadwal retensi.

3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabatlain yang

34

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara

ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:

a) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan

b)pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. 4) Pemusnahan dokumen yang dialih mediakan

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.

5) Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :

a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan;

b)keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan

c) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

6) Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.35

35

7) Menurut Sulistyo Basuki pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

a) Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan

shredden. Alat ini menggunakan metode untuk

memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm.

b) Pembakaran. Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.

c) Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. d) Pembuburan Dokumen yang akan dimusnahkan

dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.

6. Hambatan dan Upaya

a. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap dokumen apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. b. Hilangnya dokumen sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang

kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian dokumen oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangaka waktu lama, sehingga dokumen lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. c. Bertambahnya terus menerus dokumen kedalam bagian kearsipan

tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mencukupi.

d. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pemimpinan dan dari para ahli kearsipan.

e. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kerarsipan yang tidak cakap. f. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya dokumen bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Dari penyataan di atas dapat dijelaskan bahwa masalah-masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya dokumen yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan yang digunakan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut di atas maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai:

1) Sistem penyimpanan dokumen yang tepat bagi instansi 2) Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur 3) Penggunaan peralatan yang tepat

4) Diadakannya penataran atau Diklat bagi pegawai kearsipan36

C. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu dengan judul penelitian serupa diantaranya diambil Skripsi yang berjudul Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia yang disusun oleh Aisya Khoirunnisa, Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Budaya, Universitas Indonesia 2012. Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengidentifikasikan sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Metode dan pendekatan yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sedangkan, yang membedakan skripsi

36

Musdalifah Usman. “Peranan Administrasi Kearsipan Dalam Lingkungan Pangkalan TNI AU Lanud Sultan Hasanuddin” diakses pada tanggal 22 April 2015 dari http://www.academia.edu/6524131/Welcome, h. 20.

tersebut dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan.

Management Practices of the Banking Industry in the Kingdom of Bahrain, penulis : Aaron Paul M Pineda. Proquest journal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui praktek-praktek pengelolaan industri perbankan di Kerajaan Bahrain dan tingkat efektivitas. Peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif dan kuantitatif dalam analisis data.Sedangkan, yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan.

Penelitian relevan selanjutnya adalah artikel ilmiah yang berjudul

Kondisi Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan di Indonesia. Artikel ini ditulis oleh Gayatri Kusumawardani seorang arsiparis muda di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI. Dalam artikel ini membahas bagaimana kondisi pengelolaan dokumen/arsip perbankan di Indonesia. Menurut artikel ini di Indonesia, bank sangat kurang memperhatikan dokumen/arsip mereka karena mereka menganggap hal tersebut kurang penting. Sedangkan banyak dokumen perbankan yang terdiri dari data penting nasabah mereka yang harus disimpan sebagai arsip penting. Sedangkan yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif karena peneliti berusaha sebanyak mungkin memperoleh informasi mengenai pengelolaan dokumen perbankan bidang RFO 2 BSM, dengan memberikan gambaran atau deskripsi tentang keadaan secara apa adanya. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa adanya.37

Sedangkan pendekatan yang digunakan yaitu pendekatan penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui “makna” (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.38 Karena penelitian ini menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik. Kajian pustaka (literatur) dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan (RFO 2 BSM). Selain itu kajian pustaka (literatur) juga bermanfaat untuk memberikan gambaran umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil penelitian.

37

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.

38

B. Sumber Data

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya dan tanpa melalui perantara.39Sumber data primer adalah dari hasil wawancara dengan pengelola dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM yaitu kepala RFO 2 BSM, manajer dokumen dan

officer dokumen. b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian dengan memanfaatkan data-data yang sudah ada tentang pengelolaan dokumen perbankan padabidang RFO 2 BSM. Dalam penelitian ini, yang dijadikan sebagai data sekunder adalah laporan tahunan bidang kearsipan disebut dokumen pembiayaan, struktur organisasi, catatan dokumentasi, artikel (cetak/non-cetak), peraturn-peraturan lain yang terkait dengan pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM.

C. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang diwawancarai dan dijadikan sebagai narasumber untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Berikut ini beberapa informan beserta kriteria yang dimiliki, diantaranya :

39

1. Kepala RFO 2 BSM

Kepala RFO 2 BSM bernama Hendra Gunawan, SH. Alasan peneliti menjadikannya sebagai informan, karena informan tersebut yang mengetahui segala hal yang berkaitan tentang pengelolaan dokumen di bidang RFO 2 BSM, mempunyai kewenangan dalam menentukan kebijakan di RFO 2 BSM dalam membawahin KC dan KCP, serta bertanggung jawab langsung kepada kepala bidang technology & operation.

2. Manajer Dokumen

Manajer Dokumen RFO 2 BSM bernama Ade Sujana, S.SosPol. Alasan peneliti menjadikannya sebagai informan, karena informan tersebut yang bertanggung jawab kepada Kepala RFO untuk menangani dokumen pembiayaan di bidang RFO 2 BSM.

3. Officer Dokumen

Officer Dokumen RFO 2 BSM bernama Umarudin, SE. Alasan

peneliti menjadikannya sebagai informan karena, informan tersebut merupakaan Officer yang membawahi SDI umum, asuransi & notaris dan bertanggung jawab langsung kepada manager dokumen dalam menangani dokumen pembiayaan di bidang RFO 2 BSM.

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : 1. Observasi

Observasi yang dimaksud disini yaitu melakukan suatu studi yang dengan sengaja/terencana dan sistematis melalui pengamatan terhadap pengelolaan dokumen perbankan di RFO 2 BSM.

2. Wawancara

Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara untuk mengetahui pengelolaan arsip dengan mewawancarai para informan yang telah disebutkan diatas.

3. Dokumentasi

Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui dokumen-dokumen yang terdapat di bagian dokumen-dokumentasi yang berupa laporan tahunan dan foto-foto dokumen yang peneliti ambil sendiri setelah meminta izin dari pihak instansi terkait dengan tujuan sebagai dokumen yang sewaktu-waktu diperlukan dalam penyusunan penelitian ini.

E. Teknik Analisis Data

Setelah melakukan teknik pengumpulan data, langkah selanjutnya adalah menganalis data. Analisis data adalah proses menyusun, mengkategorikan data, mencari pola atau tema dengan maksud untuk memahami maknanya. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik analisis data kualitatif. Data-data dari hasil observasi, wawancara, maupun dari

dokumen-dokumen yang penuis peroleh, akan diteliti dan dianalisis terlebih dahulu, kemudian diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi terhadap permasalahan yang terjadi disertai dengan alasan-alasan yang mendukung.

Analisis data yang dilakukan, diantaranya : 1. Reduksi Data

Pada tahap ini, dilakukan pemilihan tentang relevan tidaknya antara data dengan tujuan penelitian. Data-data yang peneliti peroleh dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tidak semuanya peneliti gunakan. Tetapi, data tersebut dipilah-pilah lagi yang relevan dengan tema penelitian.

2. Penyajian Data

Dalam penelitian ini, penulis menyajikan data dalam bentuk teks yang bersifat naratif.

3. Penarikan Kesimpulan

Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan masalah.

F. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini berlangsung mulai Februari 2015 sampai dengan April 2015, dilakukan peneliti di RFO 2 BSM Wisma Antara Lantai 4. Jl. Medan Merdeka Selatan No. 17 Jakarta Pusat 10110, telp: 021-34832329 / 34832365, Fax: 34830760 (CLD), 34830732 (LMA), 021-34830736/021-34830878 (FCLA), Mobile: 082124091183.

Tabel 1. Jadwal Penelitian

No. Kegiatan Bulan

Feb Mar Apr Mei Jun Jul 1. Survey awal

2. Penyusunan proposal 3. Pengajuan proposal 4. Bimbingan skripsi 5. Penelitian

6. Penyusunan skripsi 7. Pengajuan sidang 8. Sidang skripsi

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil RFO 2 BSM

1. Sejarah

Sejak Bank Syariah Mandiri atau biasa dikenal dengan sebutan BSM, didirikan pada tanggal 1 November 1999. Pengelolaan pencairan dan penyimpanan dokumen legal dilakukan secara desentralisasi atau dilakukan di unit bisnis masing-masing (Kantor Cabang dan Kantor Cabang Pembantu), pada tahun 2010 Bank Syariah Mandiri ingin melakukan perubahan dan perbaikan dengan cara mengikuti sistem pengelolaan pencairan dan penyimpanan dokumen legal dengan mengikuti Bank Mandiri yang merupakan induk dari PT. Bank Syariah Mandiri.

Pada tanggal 01 maret 2012 terbit Surat Edaran Pembiayaan nomor 14/005/Pem perihal implementasi proses baru pembiayaan yang mengatur sentralisasi pencairan dan pengeloaan dokumen yang dilakukan sentralisasi atau terpusat. Maka dibentuklah bagian yang melakukan pengelolaan pencairan dan pengelolaan dokumen tersebut dengan nama Financing Operation Center (FOC) di bawah Operation Division.

Pada tanggal 17 Februari 2014 Financing Operation Center

manjadi divisi sendiri dan terpisah dari Operation Division menjadi

mempunyai Regional Financing Operation (RFO) yang melayani cabang-cabang sesuai dengan kantor wilayah di seluruh Indonesia.

Penamaan RFO 2 BSM Wisma Antara Jakarta, karena BSM tersebar di seluruh Indonesia dan dibagi menjadi 5 kanwil (kantor wilayah) yaitu kanwil I: RFO - Medan, kanwil II: RFO 1 - Jakarta Hasanudin dan RFO 2 - Jakarta Wisma Antara, kanwil III: RFO - Bandung, kanwil IV: RFO - Surabaya, dan Kanwil V: RFO - Makasar. Karena Jakarta masuk kanwil II dan pada kanwil II terdapat RFO 1 - Jakarta Hasanudin dan RFO 2 - Jakarta Wisma Antaraatau RFO 2 Wisma Antara Jakarta.

2. Tugas Pokok a. Tujuan :

Memastikan terselenggaranya tata kelola dokumen agunan dan dokumen legal dengan tertib

b. Tanggung Jawab Utama

1) Memastikan keamanan semua dokumen legal dan agunan. 2) Memastikan up dating data jaminan.

3) Memantau masa laku bukti kepemilikan agunan.

4) Memastikan penutupan asuransi/penjaminan telah sesuai dengan persyaratan pembiayaan.

5) Memastikan keamanan dan ketertiban lalu lintas dokumen masuk dan keluar dari strong room.

6) Memastikan stock opname dokumen legal secara berkala antara dokumen dalam strong room dengan data dalam CBS dan DMS ELO.

7) Memastikan pelaksanaan penutupan asuransi/penjaminan dari cabang melalui sarana yang tersedia.

8) Memastikan implementasi DMS pada jaringan FOC.

c. Tanggung Jawab Umum

1) Membuat rencana kerja mingguan/bulanan di bagiannya, untuk memastikan kesesuaiannya dengan rencana kerja unit kerjanya. 2) Mengkoordinasi dan menetapkan serta mengevaluasi tempat

kerja seluruh pegawai bawahan langsung untuk memastikan tercapainya target kerja bagiannya.

3) Melakukan supervisi terhadap proses pekerjaan di seluruh sub-unit bagian, untuk memastikan seluruh pekerjaan di laksanakan sesuai dengan rencana/target kerja dan SOP yang berlaku. 4) Membuat dan mengkaji laporan pelaksanaan rencana kerja

bagiannya untuk memastikan tersedianya data yang akurat dan mutakhir sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan atasan.

5) Mengkaji dan merekomendasikan perbaikan prosedur operasional (SOP) untuk memastikan perbaikan kualitas hasil kerja yang berkesinambungan demi tercapainya efektifitas dan efisiensi.

6) Mengusulkan kebutuhan penambahan pegawai di bagiannya sesuai dengan hasil perhitungan manning analysis dan kebutuhan Bank.

7) Mengembangkan keterampilan dan pengetahuan bawahan, agar memenuhi persyaratan minimum jabatan sehingga dapat melakukan pekerjannya sesuai standard dan SOP.

8) Mengkaji dan mengusulkan permintaan barang atau peralatan kerja, untuk memastikan penggunaan yan paling efektif terhadap seluruh barang dan peralatan kerja.

3. Personalia Pengurus

RFO Head : Hendra Gunawan

CLD Manager : Ade Sujana

CLD Officer : Ade Imron Syabani Umarudin

Agunan : Diah Riyati

Dina Hashiyati Radea Mihardja Dhika

SDI Umum : M. Ahaddin Asuransi & Notaris : M. Rapei

4. Koleksi dokumen

a.Collateral File : File yang berisikan berkas asli dokumen yang berkaitan dengan persetujuan dan perjanjian/pengikatan, berisi berkas asli dari: 1) Sertifikat Hak Milik (SHM)

2) Sertifikat Hak Guna Bangunan (SHGB) 3) Sertifikat Hak Pakai (SHP)

4) Sertifikat Hak Guna Usaha (SHGU) 5) Sertifikat Hak Tanggungan (SHT)

6) Surat Kuasa Memasang Hak Tanggungan (SKMHT) 7) Akta Pengikatan Hak Tanggungan

8) Akta Balik Nama 9) Akta Hipotik Kapal 10) Sertifikat Deposito 11) Akta Gadai

12) Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) 13) Surat Blokir BPKB

14) Sertifikat Jaminan Fidusia 15) Akta Pengikatan Fidusia

16) Jaminan Perusahaan/Corporate Guarantee

17) Jaminan Perorangan/Personal Guarantee

18) Polis Asuransi

19) Izin Mendirikan Bangunan

20) Bukti Pembayaran Pajak Atas Agunan 21) Cover Note Notaris

22) Kwitansi Faktur

23) Invoice (sebagai jaminan) 24) Bank Garansi

25) Bilyet Giro dan lembaran cek

b. Financing Agreement File: File yang berisikan berkas asli dokumen yang berkaitan dengan persetujuan dan perjanjian/pengikatan pembiayaan antara bank dengan nasabahnya, berisi berkas asli dari:

1) Surat Permohonan Pembiayaan Nasabah 2) Nota Analisa Pembiayaan (NAP)

3) Surat Persetujuan Pemberian 4) Pembiayaan (SP3)

5) Akad – Akad / Bukti Perjanjian 6) Memo dan Surat

7) Surat Kontrak Kerja 8) Berita Bagi Hasil

9) Surat Pengakuan Hutang (Promes) 10) Tanda Terima Uang Tunai

11) Standing Instruction

12) Purchase Order

13) Invoice (syarat pencairan)

5. Fasilitas Dokumen

1) Lemari besi/rak dokumen, yaitu sejenis lemari tidak berpintu terbuat dari besi, yang dijadikan tempat untuk menyimpan arsip.

2) Folder, ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.

3) Kantong file pembiayaan, yaitu suatu kantong yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen pembiayaan nasabah.

4) Kartu kendali, yaitu kartu yang terdapat kolom-kolom, indeks subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani dokumen.

5) Kartu penyimpanan arsip, yaitu kartu yang dipergunakan untuk meminjam dokumen.

6) Guide, yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah.

7) Tickler File, yaitu alat semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam dokumen. 8) Filling cabinet, yaitu dipergunakan untuk menempatkan folder yang

6. Waktu kerja

Waktu efektif kerja RFO 2 BSM Jakarta adalah: Senin-Jum’at (08.00 - 16.00)

7. Letak geografis

Kantor RFO 2 BSM Jakarta yang terletak di gedung Wisma Antara lantai 4 Jalan Medan Merdeka Selatan No. 17 Jakarta Pusat 10110. RFO 2 BSM berada di kawasan Monumen Nasional dan berada di samping gedung Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian, peneliti akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara. Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini. Adapun hasil penelitian yang diperoleh sebagai berikut:

1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang RFO 2 BSM Jakarta

RFO 2 BSM mempunyai pedoman kerja (Surat Edaran No. 4/009/OPS, 31 Juli 2002), pedoman ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan proses pengelolaan dokumen. Upaya yang dilakukan RFO 2 BSM dalam rangka melakukan kegiatan pengelolaan dokumen, terbagi dalam 3 bentuk yaitu penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen.

a. Penciptaan dokumen

RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja atau sentral dokumen. Pada proses penciptaan dokumen, RFO 2 BSM mengelola semua dokumen dari Kantor Cabang (KC) dan Kantor Cabang Pembantu (KCP) wilayah penguasaannya. Seperti hasil wawancara sebagai berikut:

Dokumen timbul setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada Kantor Cabang/Kantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang diterima dari nasabah melalui tahapan-tahapan, diantaranya: tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.40

40

Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, CLD Manajer Dokumen RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.

Bahwa RFO merupakan suatu unit kerja dan dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada Kantor Cabang/Kantor Cabang Pembantu PT Bank Syariah Mandiri. Kemudian dari dokumen-dokumen yang diterima dari

nasabah melalui tahapan-tahapan, diantaranya: tahap

permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.41

RFO 2 BSM merupakan suatu unit kerja yang tidak menciptakan dokumen sendiri, dokumen tercipta di KC dan KCP PT Bank Syariah Mandiri setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah dengan melakukan tahapan-tahapan, diantaranya : tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dantahap monitoring.42

Keterangan tersebut juga sesuai dengan observasi yang dilakukan peneliti bahwa dalam proses penciptaan dokumen, dokumen tercipta setelah adanya permohonan pembiayaan dari nasabah kepada KC dan KCP PT Bank Syariah Mandiri. Untuk mengajukan permohonan pembiayaan maka nasabah harus mengikuti tahapan-tahapan seperti tahap permohonan, tahap investigasi, tahap analisa, tahap persetujuan, tahap pencairan dan tahap monitoring.

Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM.

1) Tahapan Sentralisasi Penyimpanan dari Cabang ke RFO 2 BSM Dalam proses sentralisasi penyimpanan dokumen ke RFO 2 BSM Jakarta ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara:

41

Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Kepala RFO 2 BSM, Jakarta, 5 Mei 2015.

42

Kami melakukan proses pemindahan dalam beberapa tahap: Tahap I : Kami mengumpulkan data pembiayaan dari seluruh cabang kelolaan RFO 2 BSM Jakarta; tahap II : Kami melakukan penarikan data pembiayaan nasabah pada sistem kemudian kami lakukan sortir sesuai segmentasi yaitu (segmen komersial, kecil, konsumer, talangan haji, dan pembiayaan mikro; tahap III: Mengirimkan data tersebut kepada cabang, untuk dilakukan persiapan pemindahannya ke RFO Wisma Antara dan dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST) dan; tahap IV : Melakukan pengambilan langsung ke cabang-cabang yang sudah siap dipindahkan dokumennya berdasarkan segmentasi, dengan menggunakan peti box. Setelah itu melakukan proses penerimaan dengan memakai prosedur yang sudah ada.43

Keterangan senada yang juga diungkapkan oleh 2 orang staf, sebagai mana hasil wawancara brikut ini:

Setelah nasabah melakukan permohonan pembiayaan dan dokumen tercipta maka KC dan KCP harus menyimpan dokumen di RFO 2 BSM dengan mengikuti 4 tahapan yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan

pengambilan dokumen.44

Setelah dokumen pembiayaan tercipta maka KC dan KCP menyimpan dokumen ke RFO 2 BSM dan mengikuti 4 tahapan yaitu: pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file

dokumen dan pengambilan dokumen.45

Dari keterangan di atas peneliti bisa jelaskan bahwa dalam proses sentralisasi (terpusat) penyimpanan dokumen ke RFO 2 BSM ada 4 tahap yaitu : pengumpulan data, verifikasi data, persiapan file dokumen dan pengambilan dokumen. Setelah melakukan tahapan tersebut maka berlanjut ke proses

43

Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.

44

Wawancara Pribadi dengan Hendra Gunawan, Jakarta, 5 Mei 2015.

45

penerimaan dokumen dengan mengikuti prosedur-prosedur yang diterapkan di RFO 2 BSM.

b. Pengorganisasian dokumen

Sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan RFO 2 BSM yaitu sentralisasi atau terpusat, dengan kata lain penyimpanan dokumen dari semua KC dan KCP di simpan di RFO 2 BSM.

1) Penyimpanan dokumen

Dokumen mempunyai peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga dokumen harus disimpan agar setiap dibutuhkan dapat ditemukan kembali. Pada RFO 2 BSM, sistem penyimpanannya menggunakan 3 sistem penyimpanan yaitu pertama berdasarkan sistem masalahnya, kedua berdasarkan sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan:

Penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM mengunakan sistematika yang mengacu pada kemudahan dalam penyelenggaraannya, yaitu general file dan legal file.Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses dan urutan abjad nama nasabah kemudian nomor loan (by alphanumeric).46

Keterangan senada juga diungkapkan:

Untuk penyimpanan dokumen pembiayaan di RFO 2 BSM digunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses kemudian urutan abjad

nama nasabah dan nomor loan (by alphanumeric).47

46

Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.

47

Pernyataan tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yaitu:

Dalam penyimpanan dokumen RFO 2 BSM menggunakan sistematika dengan mengacu kepada segmentasi bisnis (by subject) yang akan diproses kemudian urutan abjad nama nasabah dan nomor loan (by alphanumeric).48

Dapat penulis jelaskan bahwa RFO 2 BSM menerapkan 3 sistem penyimpan yaitu sistem masalahnya, sistem abjad dari nama nasabah dan ketiga berdasarkan sistem nomor. Hal ini merupakan salah satu cara agar dokumen dapat ditemukan kembali jika suatu saat dibutuhkan.

2) Temu kembali dokumen

Dokumen disimpan untuk digunakan kembali jika diperlukan. Hal ini tentu saja berkaitan dengan peminjam dokumen. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara:

Untuk melakukan temu kembali dokumen pertama petugas harus menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Tetapi pada proses peminjamannya ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu harus ada surat permohonan/surat tugas yang mencantumkan keperluan peminjaman, dari unit kerja atau instansi yang bersangkutan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di unit kerja atau instansi tersebut.49

48

Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.

49

Keterangan senada yang juga diucapkan yaitu:

Dalam proses temu kembali suatu dokumen yaitu pertama menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Dokumen ditemukan dalam waktu kurang dari 1-2 menit dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.50

Keterangan ini diperkuat dengan hasil wawancara yang menyatakan:

Untuk melakukan temu kembali suatu dokumen pertama petugas harus memeriksa kelengkapan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu jika si peminjam adalah pihak intern yaitu pihak yang berada di unit kerja FOD tidak harus disertai dengan berita acara serah terima, namun diharuskan untuk mengisi formulir pinjam dokumen dan menandatangani buku administrasi peminjaman dokumen sedangkan jika yang meminjam yaitu pihak ekstern (unit bisnis, Internal Audit Division dan Pemeriksa Ekstern seperti KAP dan Audit BI)disertai dengan berita acara serah terima peminjaman dokumen dan dicatat di dalam buku administrasi peminjaman dokumen.Setelah itu barulah si petugas menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan dalam waktu 1-2 menit.51

Dari ketiga pernyataan tersebut dapat dijelaskan bahwa dalam proses temu kembali informasi di RFO 2 BSM hal pertama yang dilakukan petugas yaitu memeriksa kelengkapan syarat untuk peminjaman dokumen setelah syarat lengkap barulah petugas pertama menentukan unit pengolah pemilik arsip, lalu menentukan kode atau masalah yang dicari, setelah itu mencari melalui DPPA atau database komputer lalu

50

Wawancara Pribadi dengan Umarudin, Jakarta, 4 Mei 2015.

51

menentukan lokasi dokumen disimpan dan barulah dokumen ditemukan. Dalam proses temu kembali dokumen membutuhkan waktu 1-2 menit untuk menemukan suatu dokumen dan batas waktu peminjaman selama 10 hari kerja.

3) Pemeliharaan dan pencegahan kerusakan dokumen

Dokumen sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu, dokumen harus dipelihara dengan baik agar tidak rusak dan terhindar dari serangga-serangga yang dapat merusak dokumen.

a) Pemeliharaan dokumen

Agar dokumen selalu terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak rusak maka dokumen harus diletakkan dan disimpan di tempat yang aman dari serangga-serangga. Pada RFO 2 BSM pemeliharaan dokumen dilakukan dengan meletakkan dokumen agar terhindar dari sesuatu yang dapat merusak dokumen serta menjaga kelembaban ruangan dan memberikan kamper agar dokumen tidak berbau apek. Seperti yang diungkapkan dalam wawancara, yaitu:

Dalam pemeliharaan dokumen, yang dilakukan RFO 2 BSM adalah dengan menyimpan dokumen pada lemari besi/rak dokumen, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat menghindarkan dokumen dari serangan hama. Sedangkan untuk menghindari bau pada dokumen yang telah disimpan maka RFO 2 BSM menggunakan kamper agar tidak berbau apek.52

52

Pernyataan senada juga dikatakan yaitu :

Untuk proses pemeliharaan RFO 2 BSM menyimpan semua dokumen pada lemari besi, clear holder, kantong file pembiayaan yang dapat menghindarkan dokumen dari serangga pengganggu dan untuk menghindari bau dengan

menggunakan kamper di setiap rak penyimpanan.53

Keterangan tersebut diperkuat dengan wawancara yang mengatakan bahwa :

Agar dokumen dapat awet dan tahan lama pemeliharaan dapat dilakukan dengan menyimpan dokumen di tempat yang aman seperti terbuat dari besi, tidak terkena sinar matahari langsung, pengaturan ruangan, cahaya, penggunaan kamer dan lain-lain.54

Dari keterangan tersebut dapat dijelaskan bahwa untuk mencegah kerusakan dokumen, RFO 2 BSM menggunakan peralatan yang ada yang dapat menghindarkan dokumen dari sinar matahari secara langsung dan menaburkan kamper untuk mencegah bau apek.

b) Pencegahan kerusakan dokumen

Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM menggunakan Air Conditioner (AC), mengadakan penggandaan dokumen, menangani dokumen yang rusak. Seperti yang dihasilkan dalam wawancara:

Untuk mencegah kerusakan pada dokumen RFO 2 BSM melakukan penggandaan dokumen untuk seluruh dokumen legal pembiayaan dapat dimintakan penggandaannya oleh unit kerja terkait dan dilakukan pencatatan atas penggandaan serta pendistribusiannya. Permintaan penggandaan dokumen harus

53

Wawancara Pribadi dengan Ade Sujana, Jakarta, 5 Mei 2015.

54

Ruang Khasanah (Strong R

trong Room)

Dokumentasi Wawancancara

Alat Penunjang Dokumokumen

BIODATA PENULIS

DIAH SAFITRI. Lahir di Jakarta 26 Maret 1993, anak kedua dari tiga bersaudara, dari ayahanda Hamid dan ibunda Harpiah. Saat ini, penulis bertempat tinggal di Jalan RC. Veteran Gg. Kenanga No. 27 RT 001/01, Pesanggrahan, Bintaro, Jakarta Selatan, DKI Jakarta. Pada tahun 1998, penulis menempuh pendidikan di TK Tat Twam Asi, Pesanggrahan, Bintaro. Setelah lulus TK, penulis melanjutkan pendidikan di SDN 011 Pagi Bintaro, Jakarta Selatan (1999-2005). Pada tahun 2005, penulis melanjutkan pendidikan di SMPN 161 Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 2008. Setelah menamatkan pendidikan di tingkat SMP, penulis melanjutkan pendidikan di SMAN 86 Jakarta Selatan (2008-2011). Pada tahun 2011, penulis melanjutkan pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH). Selama masa kuliah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Dr. Hamka Muhammadiyah Jakarta dan mengikuti Kuliah Kerja Nyata di desa Tegallega, Cigudeg, Bogor. Ekstrakulikuler yang pernah diikuti yaitu anggota Rohis SMAN 86 (2010).