44
keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan
arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip DPA dan Berita Acara BA, bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah.
Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
2.5.4 Pengorganisasian Arsip Dinamis
Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem yang dikenal dengan tiga
azas yaitu: 1.
Azas Sentralisasi Azas sentralisasi merupakan proses pengelolaan arsip dinamis aktif
yang dilaksanakan di satu ruangan sentral file untuk seluruh organisasi. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien
dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Adapun keuntungan dari azas sentralisasi adalah konsistensi dalam penemuan kembali
arsip, pertanggung jawaban mudah diidentifikasi, arsip-arsip yang berhubungan disimpan bersama, mengurangi duplikasi, penggunaan
ruangtempat, peralatan, personil yang lebih baik, kemanan lebih terjamin dan mudah dipertanggungjawabkan. adalah pelaksanaan
kegiatan pengelolaan kearsipan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar. Sedangkan kerugian dari azas sentralisasi ini adalah arsip hanya
efisien dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil, tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sitem penyimpanan yang seragam, unit
kerja yang memerukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
Penetapan azas desentralisasi dapat dilakukan dengan pertimbangan antara lain adalah gedung kantor yang luas bahkan terpisah tempatnya,
kemungkinan arsip sangat segera dibutuhkan oleh masing-masing unit pengolah, dan volume arsip terus meningkat. Pada sistem
desentralisasi semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau
45
perusahaan yang sudah besar. Selain itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas desentralisasi ini adalah sulit
mencapai keseragaman sistem untuk seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak membutuhkan sarana dan tenaga.
3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk
mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan
pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan
keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang
berhubungan tidak disimpan secara bersama-sama, dan peyimpanan prosedur organisasi bisa terjadi Sugiarto, 2005, 21.
Menurut pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengorganisasian
arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas memiliki
keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi.
2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis
