Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank XXX Medan

1 ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP NASABAH DINAMIS AKTIF PADA

PT. BANK XXX MEDAN

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi

OLEH MEUTIA ULFA

130723009

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2015

2 ABSTRAK

Ulfa, Meutia. 2015.Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank Negara Indonesia (BNI) (Persero) Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan.

Penelitian ini dilakukan di PT. Bank XXX Medan, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi PT. Bank XXX Medan, penulis dan peneliti selanjutnya.

Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, informan pada penelitian ini adalah pegawai bagian kearsipan dan penyelia layanan nasabah PT. Bank XXX Medan. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan studi kepustakaan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif pada PT. Bank XXX Medan masih dilakukan secara manual, yang termasuk kedalam arsip nasabah yaitu pembukaan rekening, ganti buku, surat menyurat nasabah, perpajakan, ATM, penarikan, setoran, pemindahan, dan segala jenis transaksi. dimulai dari arsip yang tercipta dilakukan dua kali register ke buku besar oleh pegawai arsip, melakukan pengecekan dengan teliti isi amplop dengan keterangan pada amplop, lalu arsip disimpan di dalam kotak sesuai dengan KLN (Kantor Layanan). Pada temu balik arsip nasabah dinamis aktif berdasarkan tanggal, bulan, tahun, dan Teller atau custumer service ketika melakukan transaski. Penelitian ini mengidentifikasi adanya hambatan dalam temu balik arsipnya dan bisa memberikan masukan untuk proses temu balik arsipnya.

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip Dinamis

3 Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikah rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank XXX Medan”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari masih terdapat kesalahan dalam skripsi ini baik dari segi penulisan maupun penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini nantinya.

Penulis menyampaikan rasa hormat dan untaian rangkaian kata terindah penulis kepada Ayahanda tercinta H.M.Diah. Ar dan ibunda tercinta Hj.Isnaniar, yang telah memberikan segenap jiwa dan raga untuk penulis, dan juga segala dorongan, semangat dan doa yang terus mengalir untuk penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk limpahan cinta, kasih sayang, segala perhatian yang tiada habis dalam menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk semua pengorbanan yang diberikan ayah dan bunda.

Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

3. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

4. Bapak Ishak, S.Sos., M.Hum selaku Pembimbing I yang selalu memberikan bimbingan, dukungan, petunjuk dan nasihat kepada penulis.

4 5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Pembimbing II yang selalu

memberikan bimbingan, dukungan dan nasihat kepada penulis.

6. Bapak Drs. Belling Siregar, SS., M.Lib selaku Dosen Penguji I, dimana beliau telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis. Rasa hormat dan terima kasih yang sangat luar biasa untuk waktu dan nasihatnya kepada penulis.

7. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Dosen Penguji II yang juga telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis.

8. Seluruh dosen dan staff Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

9. Seluruh pegawai PT. Bank XXX Medan khususnya layanan nasabah, Bapak Nurhadi dan Bapak Arif Hidayat selaku informan, terima kasih untuk waktu yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penulisan skripsi.

10.Untuk kakak dan adik-adikku tersayang Risca Nadia, S.Pd, M.Bayhaqi, dan Dina Salmina atas dukungan, dan memberikan motivasi untuk penulis. 11.Untuk Muhajir S.Pd yang setia membantu penulis dalam memberikan

semangat yang tiada habisnya agar penulis mampu menyelesaikan skripsi. 12.Untuk sahabat-sahabat terbaik, terkasih dan tersayang, fauziah haqiqi

(kipo), Tri Suci Wulandari (cimot), Hermansyah Tanjung (idung), Ryando Quares Purba (cun), Rachmat Iqbal (bobo), dan Jati Wirawan (benjo) yang slalu hadir dan memberikan semangat, dukungan, dan kasih sayang.

5 Banyak momen-momen indah yang gak mungkin terlupakan. Terima kasih untuk 5 tahun bersama selama ini.

13.Untuk kakanda Suryawan S.Sos yang selama ini selalu menyediakan waktu dan memberikan arahan kepada penulis.

14.Untuk sahabat-sahabat kesayanganku, Ida, Erny, Itta, kiki, Fazlur, Deny yang selalu mendukung dan memberikan semangat untuk penulis.

15.Untuk semua teman-teman seperjuangan kelas Ekstensi 2013.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga kebaikan yang mereka berikan mendapat balasan dari Allah SWT. Dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi siapapun yang membutuhkannya, terima kasih.

Medan, 2015 Penulis

Meutia Ulfa

6 DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 6

1.3 Tujuan Penelitian ... 6

1.4 Manfaat Penelitian ... 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 7

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 8

2.1.1 Fungsi Arsip ... 9

2.1.2 Jenis-jenis Arsip ... 10

2.2 Siklus Hidup Arsip... 12

2.3 Pengolahan Arsip ... 14

2.3.1 Pola Klasifikasi Arsip... . 15

2.3.2 Kode klasifikasi Arsip ... 17

2.3.3 Indeks ... 19

2.4 Arsip Dinamis ... 22

2.5 Manajemen Arsip Dinamis ... 26

2.5.1 Fungsi Dan Tujuan Manajemen Arsip Dinamis ... 27

2.5.2 Peranan Manajemen Arsip Dinamis ... 28

2.5.3 Pengelolaan Arsip Dinamis... 29

2.5.3.1 Pemindahan Arsip Dinamis ... 32

7

2.5.4 Pengorganisasian Arsip Dinamis ... 34

2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis ... 35

2.6 Temu Balik Arsip Dinamis ... 38

2.7 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 39

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 42

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 42

3.3 Karakteristik Informan ... 42

3.4 Data dan Sumber Data ... 43

3.5 Prosedur Pengumpulan data ... 44

3.6 Analisis Data ... 45

3.7 Keabsahan Data ... 46

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan ... 49

4.2 Kategori ... 50

4.2.1 Arsip Nasabah ... 50

4.2.2 Pengolahan Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 52

4.2.3 Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 53

4.2.4 Penyimpanan Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 54

4.2.5 Azas Pengorganisasian Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 57

4.2.6 Temu Balik Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 59

4.2.7 Kendala Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif ... 61

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ... 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 64

5.2 Saran ... 65

Daftar Pustaka ... 66

8 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pengertian Indeks Secara Menyeluruh ... 20

Tabel 2.2 Jenis Arsip dan Sistem Penyimpanannya ... 25

Tabel 2.3 Jadwal Retensi Arsip ... 40

Tabel 4.1 Karakteristik Informan ... 49 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ... 63

9 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ... 13 Gambar 4.1 Amplop Penyimpanan Arsip... 56 Gambar 4.2 Kotak Penyimpanan Arsip ... 57

10 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Pedoman Wawancara ... 69 Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara ... 70 Lampiran III PT. Bank Negara Indonesia (Persero) ... 80

2 ABSTRAK

Ulfa, Meutia. 2015.Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank Negara Indonesia (BNI) (Persero) Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan.

Penelitian ini dilakukan di PT. Bank XXX Medan, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi PT. Bank XXX Medan, penulis dan peneliti selanjutnya.

Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, informan pada penelitian ini adalah pegawai bagian kearsipan dan penyelia layanan nasabah PT. Bank XXX Medan. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan studi kepustakaan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif pada PT. Bank XXX Medan masih dilakukan secara manual, yang termasuk kedalam arsip nasabah yaitu pembukaan rekening, ganti buku, surat menyurat nasabah, perpajakan, ATM, penarikan, setoran, pemindahan, dan segala jenis transaksi. dimulai dari arsip yang tercipta dilakukan dua kali register ke buku besar oleh pegawai arsip, melakukan pengecekan dengan teliti isi amplop dengan keterangan pada amplop, lalu arsip disimpan di dalam kotak sesuai dengan KLN (Kantor Layanan). Pada temu balik arsip nasabah dinamis aktif berdasarkan tanggal, bulan, tahun, dan Teller atau custumer service ketika melakukan transaski. Penelitian ini mengidentifikasi adanya hambatan dalam temu balik arsipnya dan bisa memberikan masukan untuk proses temu balik arsipnya.

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip Dinamis

11 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting, bukan saja bagi pelaksanaan manajemen sebuah institusi tetapi lebih dari itu juga merupakan unsur penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam segala aspek kehidupan senantiasa memerlukan ketersediaan arsip, kiranya tidak berlebihan apabila dikatakan bahwa arsip menjadi faktor yang dapat mempengaruhi keutuhan sebagai sebuah bangsa maupun sebuah negara.

Arsip sebagai informasi terekam (record information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media. Peran arsip pada dasarnya sangat penting dan tidak mungkin dapat dihapus atau ditinggalkan begitu saja guna memperlancar kegiatan pekerjaan sehari-hari pada suatu organisasi maupun lembaga.

Volume arsip akan terus bertambah dari waktu ke waktu akibat adanya perkembangan dan keberlangsungan kegiatan tugas pokok dan fungsi suatu organisasi yang menciptakannya. Jumlah arsip yang terus bertambah akan menimbulkan permasalahan-permasalahan baru yang bisa sangat membahayakan atau menjadi tumpukan sampah jika tidak dilakukan penanganan yang baik dan standar. Ancaman dan bahaya tersebut ditimbulkan karena di dalam arsip tersimpan semua memori bisnis dan seluruh kegiatan-kegiatan operasional, Sehingga pengelolaan arsip merupakan hal yang sangat penting.

12 Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan adanya penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. kerasipan yang teratur dan menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi sistematik yang dapat membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna memperlancar kegiatannya. Selain itu penataan arsip yang baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.

Terkait dengan adanya Undang-Undang khusus tentang kearsipan, arsip dalam suatu organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/pencipta arsip memiliki tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.

Di perkantoran arsip diperlukan untuk membantu pelayanan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar. Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, kunci utama agar

13 arsip ditemukan kembali dengan cepat adalah terletak pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan.

Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin. Pelaksanaan kegiatan kearsipan memerlukan proses atau prosedur yang baik. Proses pengarsipan yang baik akan membantu pimpinan dalam hal merumuskan atau mengambil suatu kesimpulan yang berpengaruh pada perusahaan. Selain itu, prosedur yang tertata rapi dalam proses pengarsipan dapat membuat pekerjaan seluruh karyawan lebih efektif dan efesien. Faktor manusia dalam bidang kearsipan sangatlah penting peranannya dalam melakukan pengelolaan arsip secara keseluruhan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah dan tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Berdiri sejak 1946, BNI yang dikenal sebagai Bank Negara Indonesia merupakan bank pertama yang didirakan dan dimiliki oleh pemerintah Indonesia. Bank Negara Indonesia memberikan layanan prima dan solusi bernilai tambah kepada seluruh nasabah, dan selaku mitra pilihan utama (the bank choice). Di akhir tahun 2013, jumlah asset yang dimiliki BNI tercatat sebesar Rp 386,7 triliun dan jumlah karyawan sebanyak 26.100 orang. Jaringan layanan BNI tersebar di seluruh Indonesia melalui ke 1,693 outlet domestik dan luar negri. Jaringan ATM (Authomatic Teller Machine) BNI saat ini tercatat sebanyak 11,163 unit ATM

14 milik sendiri. Sebagai bank yang melayani negri dan menjadi kebanggan bangsa, Bank Negara Indonesia terus tertantang untuk mewujudkan komitmen dan meraih prestasi agar senantiasa memberikan layanan dan kinerja yang unggul bagi nasabah dan bangsa Indonesia saat ini dan masa mendatang.

Arsip nasabah yang ingin di teliti pada PT. Bank XXX Medan yaitu arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran selama masih diperlukan. Berdasarkan penelitian awal yang dilakukan peneliti, arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan setiap hari semakin bertambah volumenya, yang termasuk kedalam arsip nasabah yaitu: pembukaan rekening, ganti buku, surat menyurat nasabah, perpajakan (laporan pajak), ATM, penarikan, setoran, pemindahan dan segala jenis transaksi.

Arsip nasabah yang tercipta setiap harinya dikumpul, diperiksa dan dimasukkan kedalam 1 file lalu dimasukkan kedalam amplop dan disimpan di ruangan arsip. Arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan akan dipindahkan ke tempat khusus penyimpanan arsip, pemindahan arsip ini tidak dalam jangka waktu tertentu tetapi jika arsip nasabah yang dimiliki sudah penuh dan terlalu banyak maka akan dipindahkan ke Gudang arsip yang terletak di Tanjung Mulia Medan, dan disusun berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan dan menurut bagian kerja masing-masing.

Dari pengamatan awal yang peneliti lakukan sampai saat ini, timbul permasalahan bahwa tidak diketahuinya secara pasti berapa jumlah arsip secara keseluruhan dan arsip nasabah yang dimiliki oleh PT. Bank XXX Medan, juga

15 tidak diketahuinya berapa pemakaian arsip yang dibutuhkan oleh nasabah untuk perhari nya secara keseluruhan. Ini merupakan masalah pengelolaan kearsipan. Penyimpanan arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan yaitu menggunakan sistem penyimpanan kronologis yaitu penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu seperti tanggal, bulan, tahun. Yang menjadi kendala dalam penyimpanan arsip yaitu penyerahan amplop berkas transaksi nasabah (voucher) ke petugas arsip memerlukan waktu 2 hari, sehingga mengakibatkan arsip menumpuk dan lama dilakukannya penyimpanan ke bagian arsip. Temu balik arsip PT. Bank XXX Medan juga merupakan masalah untuk petugas arsip, karena untuk temu balik berdasarkan arsip yang di simpan sesuai dengan sistem penyimpanan kronologis, sulit untuk temu baliknya yaitu tidak diketahui tanggal, bulan atau tahun oleh nasabah yang membutuhkan informasi. Maka petugas arsip mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan arsip.

Berdasarkan uraian di atas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian berjudul "Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank XXX Medan".

16 1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas peneliti mengidentifikasi masalah yaitu:

1. Bagaimanakah pengelolaan kearsipan khususnya arsip nasabah dinamis aktif pada PT. Bank XXX Medan?

2. Apa saja kendala -kendala yang dihadapi pada pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif PT. Bank XXX Medan?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui:

1. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif PT. BNI (Persero) Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan?

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi pada pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif PT. Bank XXX Medan?

1.4 Manfaat Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti berharap dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, antara lain:

1. PT. Bank XXX Medan

Sebagai bahan masukan atau pertimbangan yang berguna dalam pengelolaan arsip nasabah sehingga pengelolaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien pada PT. Bank XXX .

17 2. Peneliti Lanjutan

Sebagai bahan rujukan/referensi penelitian untuk mengetahui teori-teori atau konsep-konsep, metode-metode tentang topik yang berkaitan.

3. Peneliti

Menambah pemahaman, dan pengetahuan peneliti mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan diatas, dan untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi hanya bagaimana pengelolaan, penyimpanan, dan temu balik arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan.

18 BAB II

KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip

Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi organisasi. Arsip harus di simpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip dibutuhkan.

"Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang Di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali". (Sugiarto 2005, 5).

"Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula" (Barthos 2013, 1).

pendapat lain menyatakan bahwa Arsip adalah:

Arsip adalah setiap catatan (rekord/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. (Amsyah 2005, 3)

Pengertian arsip menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

19 Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:

2. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 3. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

4. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk tercetak, huruf, angka, atau gambar yang mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi atau perorangan yang diterima oleh lembaga negara dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara, dan disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah ditemukan bila diperlukan.

2.1.1 Fungsi Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem. Fungsi Arsip menurut Agus Sugiarto (Sugiarto dan Wahyono 2005, 9) yaitu:

3. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak menejeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

5. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti - bukti apabila diperlukan.

6. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.

Berdasarkan pernyataan di atas, maka dapat dinyatakan bahwa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung maupun tidak

20 langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan untuk kehidupan berbangsa dan bernegara. Fungsi arsip dapat membantu meningkatkan dalam pengambilan keputusan secara tepat mengenai suatu masalah.

2.1.2 Jenis-jenis Arsip

Menurut Ariyanto (Ariyanto 2013) Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

3. Arsip menurut subjek atau isinya

Menurut subjek atau isinya, arsip dapat di bedakan menjadi beberapa macam, yaitu:

2. Arsip kepegawaian, contoh; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

3. Arsip keuangan, contoh; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

4. Arsip pemasaran, contoh; surat penawarn, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

5. Arsip pendidikan, contoh; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

4. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik

Penggolongan ini lebih di dasarkan pada tampilan fisik media yang di gunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat di bedakan menjadi;

4. Surat, contoh; naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.

5. Pita rekaman 6. Microfilm 7. Disket

8. Compact disk ( CD )

5. Arsip menurut nilai atau kegunaanya

Penggolongan arsip ini lebih di dasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam penggolongan ini ada bermacam - macam arsip, yaitu ;

21 a. Arsip bernilai informasi, contoh; penggumuman, pemberitahuan,

undangan, dan sebagainya.

b. Arsip bernilai adminitrasi, contoh ; ketentuan - ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, urain petugas pegawai, dan sebagainya.

c. Arsip bernilai hukum, contoh ; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte peerkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.

d. Arsip bernilai sejarah, contoh ; laporan tahunan, notulen rapat, gambar atau foto peristiwa, dan sebagainya.

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh ; hasil penelitian.

f. Arsip bernilai keuangan, contoh ; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangaan, dan sebagainya.

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh ; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya. 6. Arsip menurut sifat kepentingannya

Penggolongan ini lebih di dasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinnya, dalam peggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu:

a. Arsip tidak berguna ( nonesensial ), contoh ; surat undangan, memo, dan sebagainya.

b. Arsip beguna, contoh ; presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.

c. Arsip penting, contoh ; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya. d. Arsip vital, contoh ; akte pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah atau bangunan, ijazah, dan sebagainya. 7. Arsip menurut fungsinya

Penggolongan ini lebih berdasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu ;

a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

8. Arsip menurut tempat atau pengelolaanya

Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat penggelolaanya, dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan menjadi ;

a. Arsip pusat, arsip yang di simpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah.

22 b. Arsip unit, arsip yang berada di unit - unit dalam organisasi.

Berkaitan dengan lembaga pemerintah. 9. Arsip menurut keasliannya

Penggolongan ini dasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan;

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen adli, tetapi di tujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak

bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesusain dengan dokumen asli.

d. Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

10. Arsip menurut kekuatan hukum

Penggolongan ini di dasarkan pada legalitas yang di lihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip di bedakan menjadi dua macam, yaitu ;

a. Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat di pergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, microfilm, hasil print computer, dan lain sebagainya.

2.2 Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan atau dimusnahkan. Untuk dapat melaksanakan manajemen arsip dengan baik, maka perlu memahami bagaimana

23 tahap dari penciptaan sampai pada tahap pemusnahan, tahap-tahap inilah yang disebut siklus hidup arsip.

Menurut Amsyah (2003, 23) “siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap penciptaan, tahap penyebaran,tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas dan temu balik, tahap penempatan dan pemusnahan”.

Gambar 2.1 : Siklus Hidup Arsip Sumber: Sulistyo Basuki (2003, 35)

Dapat dilihat pada gambar 2.1 siklus hidup arsip di atas, kegiatan arsip mengalami lima fase utama yaitu pembuatan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen-elemen dan kegiatan. Pada akhir fase kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen.

Siklus hidup arsip dinamis pada tahap pertama merupakan informasi terekam baik yang diciptakan atau penerimaan. Pada saat ini informasi terekam merupakan rekaman (arsip dinamis, records) kemudian diklasifikasikan,

24 disimpan, dan temu balik. Sampai pada tahap penyimpanan informasi terekam masih merupakan masih merupakan arsip dinamis yang aktif yang kemudian dilakukan tahap penyusutan. Pada tahap penyusutan menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis tersebut tetap disimpan kemudian dibuatkan jadwal retensi arsip. Terdapat dua kemungkinan yang pertama arsip dinamis inaktif dimusnahkan sedangkan kemungkinan kedua arsip dinamis inaktif disimpan permanen dan berubah menjadi arsip atau arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen transfer ke depo arsip dan berubah menjadi arsip statis. Arsip statis ini merupakan informasi yang dapat menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam bentuk arsip dinamis yang berada pada penciptaan dan penerimaan, demikian seterusnya.

2.3 Pengolahan Arsip

Pengolahan arsip merupakan proses mengelola fisik arsip sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan dasar dan susunan original yang diterima. Kearsipan merupakan kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan, maka dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat (cepat).

Pengolahan artinya upaya untuk mengatur aktivitas berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih efektif, efisien dan produktif dengan diawali penentuan strategi dan perencanaan. (Rohani, 2010: 2)

Di samping itu, pengolahan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik dengan bantuan computer (Hamalik, 1993: 78). Hasil dari pengolahan tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara

25 teliti agar dapat memperoleh informasi yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna bagi organisasi maupun perusahaan.

Untuk itu dalam pengolahan arsip harus dilakukan sebaik mungkin. Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Rahmi (2012, 4):

Agar arsip benar-benar akan menjadi pusat ingatan suatu perusahaan atau organisasi, maupun sebagai sumber informasi, sudah tentu harus dikelola dengan sebaik-baiknya, artinya arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau yang akan timbul.

Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik maka arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau yang akan timbul.

Proses pengolahan melibatkan proses identifikasi dan pengaturan berbagai macam bagian koleksi arsip menurut prinsip dasar kearsipan yang berlaku. Dua prinsip dasar pengolahan arsip yaitu: prinsip provenance dan original order.

Menurut Paul Brunton yang dikutip Rini (2013, 2) ada dua prinsip dasar pengolahan arsip yaitu:

1. Prinsip Provenance

Terminologi provenance dalam aspek struktural mengacu pada tempat asal arsip, yaitu organisasi, kantor atau orang yang menciptakan, menerima, atau mengumpulkan dan menggunakan arsip sebagai bagian dari kegiatan usahanya atau kegiatan sehari-hari

2. Original Order

26 disimpan berdasarkan susunan aslinya sebagaimana waktu arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif. Prinsip ini harus diikuti, yaitu arsip selayaknya harus disusun sesuai sebagaimana pada saat arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif kecuali jika arsip tersebut tidak memiliki susunan arsip sendiri atau jika arsip tersebut dalam kondisi berantakan dan tidak tersusun dengan layak.

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa prinsip dasar pengolahan arsip dilihat dari prinsip provenance yang mengacu pada tempat asal arsip dan original order merupakan arsip yang harus disimpan berdasarkan susunan arsipnya yang digunakan sebagai arsip aktif.

2.3.1 Pola Klasifikasi Arsip

Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas berdasarkan masalah (subject). Pada prinsipnya pola klasifikasi kearsipan mengarah kepada penataan susunan arsip, sehingga arsip dapat mengelompok, yang merupakan unit kecil, kemudian menjadi unit yang lebih besar. Untuk keperluan inilah arsip disusun dalam hubungannya dengan kegunaan kegiatan administrasi.

Menurut Sedarmayanti (2003, 37) “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.

Pendapat lain menyatakan bahwa klasifikasi kearsipan adalah:

Penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang terkandung dalam arsip dan atas dasar persamaan masalah yang ada, sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi, secara kronologis, logis dan konsisten. (Abubakar 1985, 50)

Klasifikasi kearsipan pada setiap instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi kearsipan suatu instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi

27 kearsipan suatu instansi tidak mungkin dapat digunakan oleh instansi lain. Hal ini disebabkan karena kegiatan fasilitatif ( tugas penunjang) suatu instansi memang dapat sama, tetapi kegiatan substantifnya( tugas pokok) tidak mungkin sama. Dalam pola klasifikasi kearsipan unsur fungsi, struktur dan masalah saling berkaitan satu sama lain, dan unsur yang paling dominan yaitu unsur kegiatan atau fungsi dari setiap instansi.

Menurut Abubakar (1985, 52) Susunan pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, sebagai berikut:

Main Subject (Primer) Sub Subject (Sekunder) Sub-sub Subject (tertier)

Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis satu sama lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah mengenai Kepegawaian saja, seperti dibawah ini:

Kepegawaian (Primer) Pengadaan (Sekunder) Lamaran (Tertier) Testing (Tertier)

Pengangkatan (tertier), dan sebagainya.

2.3.2 Kode Klasifikasi Arsip

Dalam pemakaian kode klasifikasi perlu diperhatikan bahwa kode klasifikasi kearsipan tidak boleh bersifat sandi, bukan merupakan simbol, harus cepat dikenal, mudah di ingat dan mudah di ketik. Kode ini sangat erat hubungannya dengan indeks kearsipan.

Menurut Sedarmayanti ( 2003, 39), guna kode arsip yaitu;

10. Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.

10. Merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan, serta penemuannya kembali.

28 Kode klasifikasi kearsipan menurut Sedarmayanti (2003, 39) terdiri dari beberapa unsur antara lain;

a. Kode Huruf

1) Satuan huruf ( Huruf Tunggal)

Misalnya: Kepegawaian Kode A Keuangan Kode B Materil Kode C 2) Huruf Ganda

Misalnya: Kepegawaian Kode AA Keuangan Kode BB Materil Kode CC 3) Kumpulan Huruf

Misalnya: Kepegawaian Kode ABA Keuangan Kode ABC Materil Kode ABB 10. Singkatan,

Misalnya: Kepegawaian Kode Kepeg Keuangan Kode Keu Materil Kode Mat b. Kode Angka

1) Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas, Misalnya: Kepegawaian Kode 1

Keuangan Kode 2 Materil Kode 3

Angka Romawi: misalnya I, II, III, dan seterusnya. 2) Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka,

Misalnya: 11 12 13

3) Angka Duplex, adalah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring (/), atau garis datar (-), atau tituk (.), atau koma (,),

Misalnya: 01–10–90 01.10.90 01/10/90 01,10,90

4) Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan, Misalnya: 351 kepegawaian

351.1 Pengadaan

351.2 Pengangkatan dan Mutasi

351.3 Kedudukan

Dan seterusnya.

Dasar sistem desimal ini adalah bahwa setiap main subject, sub subject, sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan

29 sepuluh bagian.

5) Digit ( Terminal Digit), deretan angka yang pada umumnya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan.

Misalnya: kode 102089, berarti:

10 adalah nomor lembar guide

20 adalah nomor laci

89 adalah nomor map

Terminal digit ini akan efisien digunakan untuk arsip yang sejenis seperti surat penagihan, faktur, kartu-kartu dan sebagainya.

6) Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk maslah pokok tertentu,

Misalnya: 000 - 99 Kepegawaian 100 - 199 Keuangan 200 - 299 Materil c. Gabungan Huruf dan Angka

Misalnya: A.1 B.2 AAB 11 Kepeg. 10 Dan lain-lain.

Untuk pemberian kode pada arsip, dapat atau boleh saja menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.

2.3.3 Indeks

Indeks mempunyai peranan yang penting dalam penataan berkas, seperti diketahui bahwa, tidak akan mungkin arsip secara otomatis dan cepat ditemukan kembali jika penataan berkas tidak ditunjang oleh indeks. Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainnya. Selain itu, indeks pun merupakan alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip.

30 Tabel 2.1

Pengertian Indeks Secara Menyeluruh Indeks Dalam Pengertian

Umum Perpustakaan Kearsipan

Alat bantu untuk menentukan suatu tempat penyimpanan dokumen.

= Katalogisasi - identifikasi buku - deskripsi isi

- judul subyek/masalah - kode atau nomor klasifikasi - membuat/ menyusun katalog - menempatkan/ menyusun buku dalam tempatnya.

= Petunjuk

- Tanda pengenal

(caption) untuk memudahkan

menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Sumber: Sedarmayanti (2003, 27)

Bentuk indeks dapat berupa kartu, daftar atau buku yang perlu disusun sebaik-baiknya, agar tidak mendapat kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan. Terlalu lama menemukan kembali surat/arsip karena tidak seragamnya indeks atau penentuan indeks yang telah dibuat oleh seorang petugas atau unit. Supaya terdapat keseragamn dalam menentukan indeks, maka sebaiknya dipahami peraturan mengindeks dan cara mengindeks yang berlaku pada kantor/organisasi masing-masing, sehingga penentuan indeks dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

“Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad”. (Sedarmayanti 2003, 28)

31 Peraturan mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu: 1. Indeks nama orang

2. Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta

3. Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya 4. Indeks nama tempat atau wilayah.

Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi: a. Nama biasa

b. Nama yang memakai nama keluarga c. Nama yang memakai nama marga

d. Nama yang memakai nama baptis ( Sedarmayanti 2003,28)

Menurut Abubakar (1997, 18) Perlu disusun peraturan mengenai jenis-jenis indeks agar dapat membantu melancarkan penemuan kembali arsip, yaitu sebagai berikut:

a. Indeks nama orang

Peraturan internasional mengenal indeks nama orang adalah sebagai berikut:

1) Nama Orang Asing

Nama orang asing didasarkan kepada nama famili atau surname. Misalnya: Alex Mackenzie

Diindeks: Mackenzie, Alex 2) Nama Orang Indonesia

Pada umumnya tidak/belum mempunyai nama famili atau surname. Harus diketahui bahwa nama orang Indonesia yang berasal dari Sumatera Utara (Tapanuli) mempunyai nama marga/clan.

Misalnya: Albert Hutagalung Diindeks: Hutagalung, Albert

Orang indonesia yang mempunyai nama marga/clan/suku, diindeks berdasarkan nama marga/clan/suku, tetapi nama orang indonesia yang tidak mempunyai nama famili, marga, suku dan clan, maka diindeks berdasarkan nama yang terakhir.

Misalnya: A. Hadi Abubakar Diindeks: Abubakar, A. Hadi

Nama orang Tionghoa mempunyai nama familinya didepan namanya.

Misalnya: Liem Swie King Diindeks: Liem, Swie King

Nama orang Arab, yang disertai dengan Bin Misalnya: Maulana bin Sahid

Diindeks: Sahid, Maulana bin 3) Nama Instansi/Kantor/Perusahaan

32 judul nama tersebut.

Misalnya: Departemen Agama Diindeks: Agama (Departemen) Bank Negara Indonesia 1946

Diindeks: Negara Indonesia 1946 (Bank) PT Asuransi Timur Jauh

Diindeks: Timur jauh (PT Asuransi) 4) Nama Wilayah

Untuk mengindeks nama wilayah adalah sebagai berikut: Kalimantan Timur

Diindeks: Kalimantan Timur. b. Indeks berdasarkan Subyek

Untuk mengindeks berdasarkan subyek yang terdapat dalam surat memang lebih sulit daripada nama orang, nama instansi/kantor/perusahaan. Indeks berdasarkan subyek harus lebih teliti dan harus menetapkan lebih tepat, sehingga mencari kembali surat-surat tersebut akan lebih cepat pula. Misalnya surat masuk/keluar tersebut berisi mengenai kenaikan pangkat seorang Direksi Bank menjadi Direktur Utama, maka diindeks: kenaikan pangkat Direksi Bank. Jika dalam surat tersebut terdapat nama orang, misalnya: Syafe’i Rais, maka indeksnya dapat pula didasarkan pada nama orang tersebut. c. Indeks berdasarkan Masalah

Indeks masalah merupakan indeks yang tersulit penentuannya dan menetapkannya. Indeks masalah harus mengandung pengertian yang tunggal, harus mencerminkan masalah yang menonjol yang terdapat dalam surat atau arsip, mewujudkan tanda pengenal yang benar-benar tepat dan mudah diingat,

Misalnya: Kenaikan Pangkat Diindeks: kenaikan Pangkat

2.4 Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang diciptakan, diterima dan dipergunakan untuk kegiatan bisnis. Organisasi perlu mengelola keaslian, keakuratan dan kebergunaan arsip dinamis, serta menjaga keutuhan arsip dinamis. Hal ini dilakukan agar mendukung kesinambungan bisnis, menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku dan memberikan pertanggungjawaban yang diperlukan.

Arsip dinamis (record) menurut Sulistyo (2013, 13) merupakan "informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem computer, yang dibuat atau

33 diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut".

Menurut Barthos (2009, 4) arsip dinamis adalah "arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara".

Arsip dinamis menurut Martono ( 1994, 23)

Berdasarkan kegunaannya dibedakan menjadi "arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja masih tinggi sedangkan arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah menurun atau jarang digunakan oleh manajemen".

Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebgai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan.

Dilihat dari kegunaannya arsip dinamis dibedakan atas dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah, sednagkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang secara tidak langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola di pusat arsip.

34 Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran masih tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran sudah menurun. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip aktif yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai (Kennedy, 2000):

1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan/kombinasi

2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan 3. Prioritas penanganan arsip

4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file 5. Pemilihan peralatan kearsipan

6. Implementasi sitem penelusuran file

7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip

8. Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip.

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam melaksanakan manajemen arsip aktif ini, arsiparis atau staf yang berwenang dan bertanggung jawab perlu menerapkan sikap keterbukaan untuk menerima informasi serta bersifat inovatif dalam menghadapi perubahan, baik yang ada di lingkungan pekerjaan maupun di dalam kehidupan sosial masyarakat.

35 Tabel 2.2

Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya

Jenis Arsip Dinamis Sistem penyimpanan yang sering digunakan

Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan dan dokumen terkait)

Berkas subjek menurut klasifikas, namun korespondensi dapat merupakan semua jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakannya dari seri dinamis lainnya.

Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).

Susunan alphabetis atau numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasarkan folder berkas.

Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota dan data lain

yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem)

Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti).

Biasanya menurut nama atau kelompok atau di indeks menurut berkas.

36 Jenis Arsip Dinamis Sistem penyimpanan yang sering

digunakan

Berkas khas ( peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungna reel, foto sinar x, foto, gambar, klipping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.

Biasanya berdasarkan nomor indeks abjad.

Sumber: Sulistyo Basuki (2003, 168).

Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran atau organisasi karena masih tinggi tingkat frekuensi pemakainnya.

2.5 Manajemen Arsip Dinamis

Manajemen arsip merupakan kebutuhan karena arsip merupakan bahan utama bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, bukti otentik, alat pengawasan kegiatan dan sebagai sumber pengingat. Manajemen arsip diperlukan agar organisasi mampu memanfaatkan arsip secara optimal dalam rangka penyelenggaraan tertib administrasi organisasi serta mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh karena itu, manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap

37 kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dinamis dalam masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.

Manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “suatu disiplin dan fungsi organisasi dalam mengelola arsip untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”.

Manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan, melalui fungsi organisasi mengenai perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan kegiatan manajerial lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas maka dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis dan administratif.

2.5.1 Fungsi dan Tujuan Manajemen Arsip Dinamis

Fungsi manajemen arsip dinamis dapat dibedakan menajdi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional arsip. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan.

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,

38 pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Amsyah, 2003)

Tujuan dari manajemen arsip dinamis yaitu untuk mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

Tujuan dari pengelolaan manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “ untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”.

Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa fungsi manajemen arsip yang meliputi yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan dan tujuan menajemen arsip untuk mengendalikan penciptaan arsip, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

2.5.2 Peranan Manajemen Arsip Dinamis

Manajemen arsip dinamis sangatlah penting bagi staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan sistem informasi dan perkantoran. Peranan manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di lingkungan arsip dinamis untuk (Kustinawati, 2012):

39 a. Menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping) untuk

kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya.

b. Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat

c. Mengembangakan sistem dan control untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat

d. Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip

e. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip

f. Menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas. Dengan demikian, manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya. Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan profesinya.

2.5.3 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip secara efektif, efesien dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem, untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Pengertian pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah "proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip".

40 Pengelolaan arsip dinamis menurut Wiyasa (2005), terbagi dalam 3 tahap yaitu:

1. Penciptaan Arsip

Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Penciptaan arsip merupakan awal dari pengelolaan arsip, karena tanpa adanya tahap ini proses pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan lancar. Penciptaan arsip merupakan aktivitas awal dari kehidupan arsip dalam penyelenggaraan organisasi dalam mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip

Penggunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) diperuntukkan bagi pengguna yang berhak berdasarkan peraturan perundang-undangan baik untuk kepentingan peemrintah dan masayarakat umum. Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pada tahap ini, arsip mulai dipergunakan sebagai berkas kerja, data dan informasi yang terkandung didalamnya digunakan untuk memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Untuk dapat dipergunakan arsip harus diorganisir dan disimpan secara sistematis. Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor.

3. Penyusutan Arsip

Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam administrasi perkantoran (Wiyasa 2005, 165).

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 penyusutan arsip adalah: Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Dapat dinyatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip yang tidak memiliki nilai guna baik dengan cara memindahkan,

41 memusnahkan dan menyerahkan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip.

Dalam pengelolaan arsip dinamis terkandung didalamnya sumber daya vital yang sangat penting. Tanpa adanya pengelolaan arsip dinamis organisasi tidak dapat beroperasi tanpa menjaga keakuratan dan aksesibilitas dari arsip yang dimiliki. Pengelolaan arsip dinamis membantu menyediakan memori organisasi, merumuskan kebijakan, membuat keputusan yang sesuai, dan meningkatkan efisiensi. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang terdapat pada suatu organisasi sebaiknya dilakukan secara terencana, menyeluruh dan terpadu. Hal tersebut dimaksudkan untuk memberikan kelancaran proses administrasi sehari-hari. Pengelolaan arsip ini dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis sebagai proses mengkoordinir pekerjaan secara efektif dan efisien untuk mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasiyang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Pengelolaan arsip dinamis juga memungkinkan upaya untuk pemeliharaan penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip dinamis haruis dilakukan dengan sebaik mungkin agar arsip benar-benar menjadi pusat ingatan dan sumber informasi penting.

2.5.3.1Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal

42 Retensi. Menurut Silvia (2014, 33) ada prosedur pemindahan arsip inaktif yaitu:

1. Inaktif

2. Pengelompokkan

3. Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip

4. Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks 5. Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita

Acara Pemindahan

6. Pelaksanaan pemindahan arsip

2.5.3.2Pemusnahan Arsip Dinamis

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya yaitu dilakukan dengan cara membakar habis, dicacah atau menghancurkan dengan bahan kimia.

Menurut Basuki (2003, 32) Ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

1. Pencacahan

Metode ini lazim digunakan untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan

shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong,

menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil dimana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2,5 cm. Pencacah kertas berjenis gergaji lebih mahal dan beroperasi lebih perlahan daripada pencacah yang memotong langsung, sangat cocok digunakan untuk membutuhkan tingkat kerahasiaan yang tinggi. Jenis pencacah yang terakhir yaitu disintegrator yang menggunakan pemotong berputar, sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi.

2. Pembakaran

Metode ini sangat populer pada masa lalu karena dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen rahasia dapat diketahui pesaing. Saat ini meetode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.

43 3. Pemusnahan Kimiawi

Metode ini memusnahkan dokumen dengan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan.

4. Pembuburan

Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan di musnahkan dimasukkan ke dalam bak penampungan diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No.9 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-lambaga dan Badan Pemerintahan, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

1. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

2. Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

3. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan

44 keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

5. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 2.5.4 Pengorganisasian Arsip Dinamis

Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem yang dikenal dengan tiga azas yaitu:

1. Azas Sentralisasi

Azas sentralisasi merupakan proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan di satu ruangan sentral file untuk seluruh organisasi. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Adapun keuntungan dari azas sentralisasi adalah konsistensi dalam penemuan kembali arsip, pertanggung jawaban mudah diidentifikasi, arsip-arsip yang berhubungan disimpan bersama, mengurangi duplikasi, penggunaan ruang/tempat, peralatan, personil yang lebih baik, kemanan lebih terjamin dan mudah dipertanggungjawabkan. adalah pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar. Sedangkan kerugian dari azas sentralisasi ini adalah arsip hanya efisien dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil, tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sitem penyimpanan yang seragam, unit kerja yang memerukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Azas Desentralisasi

Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Penetapan azas desentralisasi dapat dilakukan dengan pertimbangan antara lain adalah gedung kantor yang luas bahkan terpisah tempatnya, kemungkinan arsip sangat segera dibutuhkan oleh masing-masing unit pengolah, dan volume arsip terus meningkat. Pada sistem desentralisasi semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau

45 perusahaan yang sudah besar. Selain itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas desentralisasi ini adalah sulit mencapai keseragaman sistem untuk seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak membutuhkan sarana dan tenaga.

3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang berhubungan tidak disimpan secara bersama-sama, dan peyimpanan prosedur organisasi bisa terjadi (Sugiarto, 2005, 21).

Menurut pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengorganisasian arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas memiliki keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi.

2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan yaitu pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas yang bersangkutan ( Gunarto 1997, 19).

Penataan Arsip (filling system) adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di temukan saat dibutuhkan (Yatimah 2005, 167).

Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip

46 yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila arsip tersebut diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Menurut Sedarmayanti ( 2003, 68) tujuan penataan arsip (berkas) adalah:

a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

Penataan arsip diperlukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Menurut Amsyah (2003) sistem penyimpanan arsip yaitu:

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama tunggal. Sedangakan nama badan terdiri dari nama badan Pemerintah, Swasta dan Organisasi.

2. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (Numeric Filling System). Pada sistem nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku registrasi/buku induk/buku besar).

3. Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Untuk dapat melaksanakan penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek, maka harus ditentukan terlebih dahulu masalah-malsah yang umumnya terjadia dalam setiap dokumen. Daftar Klasifikasi Subjek dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu:

a. Daftar klasifikasi Standar adalah daftar yang sudah merupakan standar umum di dunia Internasional.

47 b. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri adalah daftar klasifikasi yang dibuat sendiri oleh perusahaan karena berdasarkan atas dari fungsi, kebutuhan, dan tugas. Daftar klasifikasi buatan sendiri terdapat dua urutan yaitu urutan kamus dan urutan ensiklopedia.

4. Sistem Geografis/Wilayah

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini dikelompokan menjadi tiga yaitu:

a. Nama depan Negara

b. Wilayah Adminitrasi Negara c. Wilayah Adminitrasi Khusus

5. Sistem Kronologis/Tanggal/Urutan Waktu

Sistem penyimpanan kronologis adalah merupakan sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu seperti tanggal, bulan,tahun, ataupun abad yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman.

Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar keudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan ( Amsyah 2003, 71).

Berdasarkan pernyataan diatas bahwa sistem penyimpanan asip bertujuan untuk mudah ditemukan kembali saat diperlukan dalam waktu yang cepat dan tepat dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

2.6 Temu Balik Arsip Dinamis

Temu balik arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas kearsipan. Arsip-arsip yang dibutuhkan harus bisa ditemubalikkan secara cepat, tepat dan benar. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan yang terekam dalam bentuk media apapun. Menurut Hasugian (2006, 2) menyatakan bahwa pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk

48 mengidentifikasi, kemudia memanggil (retrievel) suatu dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi.

Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan dimana arsip-arsip yang dimiliki cepat ditemubalikkan. Pada umumnya temu balik arsip dilakukan karena adanya permintaan. Permintaan dapat menyangkut berkasnya maupun terhadap informasinya. Itulah sebabnya berkas yang ada perlu diolah agar setiap permintaan terhadap informasinya dapat disediakan.

Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu perlu diperhatikan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan mesin. Tujuan utama sistem temu balik arsip adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien.

49 2.7 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan zulkifli amsyah (2005,213).

Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa: Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

JRA merupakan salah satu teknis/metode yang biasa diterapkan dalam dunia kearsipan, JRA ini merupakan tahap analisis untuk membuat keputusan sampai kapan suatu arsip harus disimpan, atau jika diistilahkan dengan kehidupan maka dalam kegiatan JRA inilah penentuan daur hidup arsip dilangsungkan. JRA merupakan kegiatan manjemen kearsipan yang dipandang sangat berat karena disinilah keberlangsungan arsip ditentukan. Jadwal retensi dan disposal arsip adalah suatu daftar arsip pada suatu organisasi yang berisi petunjuk teknis bagaimana arsip-arsip diperlakukan/dibuang setelah diciptakan dan digunakan. Jadwal ini menerangkan seberapa lama arsip-arsip disimpan, termasuk arsip-arsip yang harus disimpan dalam jangka waktu yang tidak terbatas, jadwal tersebut memuat instruksi-instruksi kapan arsip-arsip dikirim ke tempat penyimpanan

50 kedua, atau diarsipkan.

Tabel 2.3 Jadwal Retensi Arsip Golongan

Arsip Arsip

Umur Arsip

Abadi/dimusnah kan

Aktif Inaktif

VITAL

1. Akte Pendirian Perusahaan 2. Daftar Saham 3. Akte Tanah 4. Surat Keputusan

- - - - - - - - Abadi Abadi Abadi Abadi PENTING 1. Pertanggungjawaba n Keuangan

2. Cek Berkas 3. Surat Perjanjian

5 tahun 5 tahun Sesuai Keperluan 25 tahun 25 tahun Sesuai Keperluan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan BERGUNA

1. Laporan Tahunan 2. Neraca 2 tahun 2 tahun 10 tahun 10 tahun Dimusnahkan Dimusnahkan TIDAK BERGUNA 1. Undangan 2. Pengumuman 1 bulan 1 bulan - - Dimusnahkan Dimusnahkan

Sumber: Teguh Wahyono, 2005.

Berdasarkan pernyataan diatas, maka dapat dinyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu

51 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Yang memiliki tujuan untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang di selidiki (Nazir 2011, 54).

Menurut (Mukhtar 2010, 30) penelitian kualitatif adalah "prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang dan prilaku yang dapat diamati".

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian ini dilaksanakan di PT. Bank XXX Medan, jalan Dr.Mansyur Kota Medan. Adapun waktu yang dilakukan untuk melakukan penelitian ini dimulai dari bulan Desember 2014 sampai dengan April 2015.

3.3 Karakteristik Informan

Dalam penelitian ini yang dimaksud dengan informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti.

52 Informan dalam penelitian ini adalah 1 (satu) orang pegawai bidang kearsipan sebagai informan kunci dan 1 (satu) orang penyelia layanan nasabah. Peneliti mengumpulkan informasi dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara terhadap pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan pengelolaan arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan.

3.4 Data dan Sumber Data

Sumber data adalah segala sesuatu yang dapat memberikan informasi mengenai data. Berdasarkan sumbernya, data dibedakan menjadi dua, yaitu data primer dan data sekunder.

1. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara dan pengamatan langsung dari narasumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan

2. Data sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur dan dokumen serta data yang diambil dari suatu organisasi atau perusahaan dengan permasalahan di lapangan yang terdapat pada lokasi penelitian berupa bahan bacaan, bahan pustaka, dan laporan-laporan penelitian.

53 3.5 Prosedur Pengumpulan Data

Prosedur penelitian adalah tahap-tahap dan kegiatan tindakan yang dilakukan dalam proses penelitian sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Data yang diperlukan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan cara studi pustaka, observasi dan wawancara mendalam.

1. Wawancara

Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini adalah wawancara yang mendalam melalui wawancara tidak terstruktur yaitu perumusan dan uruutan dapat lebih bebas sehingga lebih dapat mengikuti alur pembicaraan dari informan. Peneliti melakukan wawancara mengenai pengelolaan arsip dinamis dengan pegawai bidang kearsipan dan kepala penyelia layanan nasabah beradasarkan pedoman wawancara yang telah dipersipakan.

2. Observasi

Teknik pengumpulan data melalui observasi ini di lakukan berkenaan dengan perilaku manusia dan proses kerja. Proses pengumpulan data observasi dalam penelitian ini termasuk pada observasi non partisipasi, dalam observasi ini peneliti tidak ikut terlibat dalam kegiatan, tetapi peneliti mengamati bagaimana pengelolaan arsip nasabah dan kemudian mencatat pekerjaan petugas arsip.

54 3. Studi Dokumen

Studi dokumen merupakan teknik yang dapat digunakan dalam pengumpulan data selain wawancara dan observasi. Studi fokumen merupakan pencarian sumber-sumber tertulis yang di jadikan sebagai landasan teori yang bertujuan untuk memperluas analisis data. Kelengkapan data yang dibutuhkan yaitu melalui buku, artikel, jurnal dan sumber kelengkapan data ini merupakan dokumen resmi yang bersifat umum yaitu seperti undang-undang dan buku yang membahas tentang pengelolaan arsip

3.6 Analisis Data

Data yang sudah diperoleh dari hasil wawancara berupa jawaban dari informan akan disortir terlebih dahulu untuk mempermudah dalam analisis data dan dihubungkan serta dibandingkan satu dengan yang lainnya.

Analisis data dalam penelitian kualitatif dari beberapa alur kegiatan adalah:

1. Reduksi Data

Kegiatan reduksi data dalam penelitian ini untuk mempermudah peneliti memahami data yang telah dikumpulkan yang ada di PT. Bank XXX . Data yang telah di kumpulkan dari lapangan melalui observasi, wawancara dan studi dokumen di reduksi dengan cara merangkum, memilih hal-hal yang pokok dan penting mengklasifikasikan sesuai fokus yang ada pada masalah penelitian ini. Aspek-aspek yang direduksi adalah observasi maupun wawancara dan studi dokumen

55 menyangkut masalah pengelolaan arsip di BNI mulai dari penyimpanan arsip hingga temu balik arsip.

2. Penyajian Data

Dalam proses penyajian data peneliti menyajikan data secara jelas dan singkat untuk memudahkan dalam memahami masalah yang berkaitan tentang pengelolaan arsip pada PT. Bank XXX , baik secara keseluruhan maupun bagian-bagian penyajian data dalam penelitian ini peneliti paparkan dengan teks yang bersifat naratif.

3. Verifikasi Data

Dari proses pengumpulan data, peneliti mulai mencatat semua fenomena yang terjadi pada keadaan yang ada BNI, mencari penjelasan terhadap pengelolaan arsip, melihat sebab akibat yang terjadi sesuai dengan masalah penelitian ini. Dari berbagai aktifitas tersebut, peneliti membuat kesimpulan berdasarkan data-data yang di temukan. Kesimpulan-kesimpulan yang ada kemudian di verifikasi untuk menguji ataupun memeriksa akurasi yang telah dikumpulkan dalam proses penelitian ini berlangsung.

3.7 Keabsahan Data

Keabsahan data dalam penelitian ini juga dapat dicapai dengan proses pengumpulan data yang tepat. Salah satu caranya adalah dengan proses triangulasi, yaitu pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.

56 Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat di lapangan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang didapat dari kebijakan pihak PT. Bank XXX Medan dalam pengelolaan kearsipan.

6. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada PT. Bank XXX Medan.

7. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Triangulasi teori membahas suatu permasalahan yang sedang di kaji. Seperti sistem penyimpanan arsip, pengelolaan arsip dinamis, juga sistem temu balik arsip yang telah di jelaskan pada bab II untuk di pergunakan untuk menguji hasil data yang sudah terkumpul.

8. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, peneliti mengecek keabsahan data dari beberapa teknik pengumpulan data yaitu seperti metode wawancara, observasi dan studi dokumen.

57 Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan dengan hasil informasi atau data dari informan dalam suatu teknik yang sama.

72 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara langsung, maka penelitian berjudul : “Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank Negara Indonesia (BNI) Persero Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan”. Proses pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif pada PT. Bank Negara Indonesia (BNI) Persero Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan masih dilakukan secara manual. Dimana arsip atau voucher yang tercipta setiap harinya setelah dilakukan pemeriksaan oleh teller dan custumer service akan diserahkan kepada bagian arsip dan dilakukan dua kali register ke buku besar, lalu selanjutnya di periksa lagi untuk kesesuaian keterangan pada amplop dengan isi voucher, selanjutnya amplop yang berisi voucher tersebut dimasukkan ke dalam kotak sesuai dengan KLN Medan atau luar medan.

Kendala atau hambatan dalam pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif yaitu sulitnya dalam menemukan kembali arsip yang diperlukan jika dari nasabah tidak mengetahui tanggal, bulan, tahun dan siapa teller saat melakukan transaksi.

Berdasarkan hasil penelitian dapat ditari kesimpulan bahwa Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank XXX Medan adalah sebagai berikut:

1. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada PT. Bank XXX USU Medan adalah sistem kronologis atau urutan waktu.

2. Pada temu balik arsip nasabah berdasarkan tanggal, bulan, tahun, teller dan custumer service yang berhubungan langsung ketika

73 melakukan transaksi.

3. Petugas kearsipan pada PT. Bank XXX Medan dalam hal pengetahuan dan keterampilan sudah memadai walaupun bukan berlatar belakang pendidikan kearsipan tetapi sudah mengikuti pelatihan tentang pengelolaan arsip.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian beserta kesimpulan yang telah dipaparkan sebelumnya, berikut saran-saran yang diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan. Peneliti memberikan saran yaitu:

1. Memiliki suatu sistem atau aplikasi pengelolaan arsip dinamis dan temu balik arsip yang efektif untuk memudahkan pekerjaan.

2. Adanya penambahan karyawan/pegawai di bagian kearsipan yang berlatar belakang pendidikan kearsipan.

74 DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan

---.1997. Cara-Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta :Djambatan.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Ariyanto, Karno. Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif

Karno.Ariyanto88.blogspot.com/2013/02/Sistem-Penataan-Arsip_Dinamis-Aktif.html (diakses 29 Desember, 2014). Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Bungin, Burhan M. 2008. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Publik dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: kencana

Elsieifayani. Pengelolaan Arsip Dinamis.

Elsieifayani.blogspot.de/2013/01/Pengelolaan-Arsip-Dinamis.html?m=1 (diakses 29 Desember ,2014).

The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

Hamalik, Oemar, 1993., Pengelolaan Sistem Informasi, Bandung : Trigenda Karya.

Hamidi. 2004. Metode Penelitian Kualitatif. Malang: Universitas Muhammadiyah Malang.

Indonesia. Undang-Undang No .43 tentang kearsipan (2009).

Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman.

75 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 tahun 2000.

Pedoman penyusutan arsip pada lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan. Arsip Nasional Republik Indonesia, 2001.

Martono, Budi. Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Universi tas Terbuka

Rahmi, Hayatur. 2012. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Jurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1

Sarosa, Samiaji. 2012. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Indeks

Sedarmayanti.2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Band ung: Mandar Maju

Silvia. 2014. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip. Disampaikan Dalam Kegiatan Diklat Kearsipan, di Unit Arsip IPB Darmaga Bogor. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor.

Soewandi, Jusuf. 2012. Pengantar Metodologi Penelitian. Jakarta: Mitra Wacana

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Wahyono, Teguh. 2003. Korespodensi :Yogyakarta Gava Media

Widodo, Bambang. 2009. Materi Pokok Akuisisi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka

Wijaya, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persaja

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita

76 Wursanto. 1999. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

77 LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA

1. Apa saja yang termasuk dalam arsip nasabah PT. Bank XXX Medan? 2. Berapakah jumlah arsip nasabah yang dimiliki oleh PT. Bank XXX

Medan?

3. Bagaimana Pengolahan arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan?

4. Bagaimana proses pengelolaan arsip nasabah pada PT. Bank XXX Medan?

5. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di PT. Bank XXX Medan?

6. Sistem penyimpanan apa yang digunakan PT. Bank XXX Medan untuk menyimpan arsip nasabahnya yang sesuai dengan kebutuhan?

7. Azas pengorganisasian arsip apakah yang digunakan oleh PT. Bank XXX Medan?

8. Bagaimana sistem temu balik arsip nasabah dalam pengelolaan arsip di PT. Bank XXX Medan?

9. Berapakah tingkat pemakaian arsip nasabah PT. Bank XXX Medan untuk setiap harinya?

10.Apa yang menjadi kendala atau hambatan dalam penemuan kembali arsip nasabah PT. Bank XXX Medan?

11.Adakah kendala atau hambatan yang terdapat dalam pengelolaan arsip nasabah PT. Bank XXX Medan?