26
disimpan berdasarkan susunan aslinya sebagaimana waktu arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif. Prinsip ini harus diikuti, yaitu
arsip selayaknya harus disusun sesuai sebagaimana pada saat arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif kecuali jika arsip tersebut tidak
memiliki susunan arsip sendiri atau jika arsip tersebut dalam kondisi berantakan dan tidak tersusun dengan layak.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa prinsip dasar pengolahan arsip dilihat dari prinsip provenance yang mengacu pada tempat asal arsip dan
original order merupakan arsip yang harus disimpan berdasarkan susunan
arsipnya yang digunakan sebagai arsip aktif.
2.3.1 Pola Klasifikasi Arsip
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas berdasarkan masalah subject. Pada prinsipnya pola klasifikasi kearsipan
mengarah kepada penataan susunan arsip, sehingga arsip dapat mengelompok, yang merupakan unit kecil, kemudian menjadi unit yang lebih besar. Untuk
keperluan inilah arsip disusun dalam hubungannya dengan kegunaan kegiatan administrasi.
Menurut Sedarmayanti 2003, 37 “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansikantor yang menciptakan atau menghimpunnya”. Pendapat lain menyatakan bahwa klasifikasi kearsipan adalah:
Penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang terkandung dalam arsip dan atas dasar persamaan masalah yang ada, sehingga masalah yang
sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi, secara kronologis, logis dan konsisten. Abubakar 1985, 50
Klasifikasi kearsipan pada setiap instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi kearsipan suatu instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi
27
kearsipan suatu instansi tidak mungkin dapat digunakan oleh instansi lain. Hal ini disebabkan karena kegiatan fasilitatif tugas penunjang suatu instansi memang
dapat sama, tetapi kegiatan substantifnya tugas pokok tidak mungkin sama. Dalam pola klasifikasi kearsipan unsur fungsi, struktur dan masalah saling
berkaitan satu sama lain, dan unsur yang paling dominan yaitu unsur kegiatan atau fungsi dari setiap instansi.
Menurut Abubakar 1985, 52 Susunan pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, sebagai berikut:
Main Subject Primer Sub Subject Sekunder
Sub-sub Subject tertier Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis satu
sama lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah mengenai Kepegawaian saja, seperti dibawah ini:
Kepegawaian Primer Pengadaan Sekunder
Lamaran Tertier Testing Tertier
Pengangkatan tertier, dan sebagainya.
2.3.2 Kode Klasifikasi Arsip
Dalam pemakaian kode klasifikasi perlu diperhatikan bahwa kode klasifikasi kearsipan tidak boleh bersifat sandi, bukan merupakan simbol, harus
cepat dikenal, mudah di ingat dan mudah di ketik. Kode ini sangat erat hubungannya dengan indeks kearsipan.
Menurut Sedarmayanti 2003, 39, guna kode arsip yaitu; 10.
Untuk membedakan urusanmasalah yang satu dengan yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
10. Merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak
penyimpanan, serta penemuannya kembali.
28
Kode klasifikasi kearsipan menurut Sedarmayanti 2003, 39 terdiri dari beberapa unsur antara lain;
a. Kode Huruf
1 Satuan huruf Huruf Tunggal Misalnya: Kepegawaian
Kode A Keuangan
Kode B Materil
Kode C 2 Huruf Ganda
Misalnya: Kepegawaian Kode AA
Keuangan Kode BB
Materil Kode CC
3 Kumpulan Huruf Misalnya: Kepegawaian
Kode ABA Keuangan
Kode ABC Materil
Kode ABB 10.
Singkatan, Misalnya: Kepegawaian
Kode Kepeg Keuangan
Kode Keu Materil
Kode Mat b.
Kode Angka 1 Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas,
Misalnya: Kepegawaian Kode 1
Keuangan Kode 2
Materil Kode 3
Angka Romawi: misalnya I, II, III, dan seterusnya. 2 Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka,
Misalnya: 11 12
13 3 Angka Duplex, adalah kumpulan kesatuan angka, yang masing-
masing dipisahkan dengan garis miring , atau garis datar -, atau tituk ., atau koma ,,
Misalnya: 01–10–90 01.10.90
011090 01,10,90
4 Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan, Misalnya: 351
kepegawaian 351.1 Pengadaan
351.2 Pengangkatan dan Mutasi 351.3 Kedudukan
Dan seterusnya. Dasar sistem desimal ini adalah bahwa setiap main subject, sub
subject, sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan
29
sepuluh bagian. 5 Digit Terminal Digit, deretan angka yang pada umumnya
diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan.
Misalnya: kode 102089, berarti:
10 adalah nomor lembar guide 20 adalah nomor laci
89 adalah nomor map Terminal digit ini akan efisien digunakan untuk arsip yang sejenis
seperti surat penagihan, faktur, kartu-kartu dan sebagainya. 6 Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas
tertentu digunakan untuk maslah pokok tertentu, Misalnya: 000 - 99 Kepegawaian
100 - 199 Keuangan 200 - 299 Materil
c. Gabungan Huruf dan Angka
Misalnya: A.1 B.2
AAB 11 Kepeg. 10
Dan lain-lain. Untuk pemberian kode pada arsip, dapat atau boleh saja
menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.
2.3.3 Indeks
