47
b. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri adalah daftar klasifikasi yang
dibuat sendiri oleh perusahaan karena berdasarkan atas dari fungsi, kebutuhan, dan tugas. Daftar klasifikasi buatan sendiri
terdapat dua urutan yaitu urutan kamus dan urutan ensiklopedia.
4. Sistem GeografisWilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah
atau wilayah tertentu. Sistem ini dikelompokan menjadi tiga yaitu:
a. Nama depan Negara
b. Wilayah Adminitrasi Negara
c. Wilayah Adminitrasi Khusus
5. Sistem KronologisTanggalUrutan Waktu
Sistem penyimpanan kronologis adalah merupakan sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu seperti
tanggal, bulan,tahun, ataupun abad yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman.
Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar keudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat jika diperlukan Amsyah 2003, 71. Berdasarkan pernyataan diatas bahwa sistem penyimpanan asip bertujuan
untuk mudah ditemukan kembali saat diperlukan dalam waktu yang cepat dan tepat dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
2.6 Temu Balik Arsip Dinamis
Temu balik arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas kearsipan. Arsip-arsip yang dibutuhkan harus bisa ditemubalikkan secara cepat,
tepat dan benar. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan yang terekam
dalam bentuk media apapun. Menurut Hasugian 2006, 2 menyatakan bahwa pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk
48
mengidentifikasi, kemudia memanggil retrievel suatu dokumen dari suatu simpanan file sebagai jawaban atas permintaan informasi.
Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan dimana arsip-arsip yang dimiliki cepat ditemubalikkan. Pada
umumnya temu balik arsip dilakukan karena adanya permintaan. Permintaan dapat menyangkut berkasnya maupun terhadap informasinya. Itulah sebabnya
berkas yang ada perlu diolah agar setiap permintaan terhadap informasinya dapat disediakan.
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan arsip yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu perlu diperhatikan tentang penentuan pemilihan sistem
penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya
berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian
berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan mesin. Tujuan utama sistem temu balik arsip adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan
kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien.
49
2.7 Jadwal Retensi Arsip JRA
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip retensi arsip ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file
inaktif, dan kemudian dimusnahkan zulkifli amsyah 2005,213. Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa:
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA merupakan salah satu teknismetode yang biasa diterapkan dalam
dunia kearsipan, JRA ini merupakan tahap analisis untuk membuat keputusan sampai kapan suatu arsip harus disimpan, atau jika diistilahkan dengan kehidupan
maka dalam kegiatan JRA inilah penentuan daur hidup arsip dilangsungkan. JRA merupakan kegiatan manjemen kearsipan yang dipandang sangat berat karena
disinilah keberlangsungan arsip ditentukan. Jadwal retensi dan disposal arsip adalah suatu daftar arsip pada suatu organisasi yang berisi petunjuk teknis
bagaimana arsip-arsip diperlakukandibuang setelah diciptakan dan digunakan. Jadwal ini menerangkan seberapa lama arsip-arsip disimpan, termasuk arsip-arsip
yang harus disimpan dalam jangka waktu yang tidak terbatas, jadwal tersebut memuat instruksi-instruksi kapan arsip-arsip dikirim ke tempat penyimpanan
50
kedua, atau diarsipkan.
Tabel 2.3 Jadwal Retensi Arsip
Golongan Arsip
Arsip Umur Arsip
Abadidimusnah kan
Aktif Inaktif
VITAL 1.
Akte Pendirian Perusahaan
2. Daftar Saham
3. Akte Tanah
4. Surat Keputusan
- -
- -
- -
- -
Abadi Abadi
Abadi Abadi
PENTING 1.
Pertanggungjawaba n Keuangan
2. Cek Berkas
3. Surat Perjanjian
5 tahun 5 tahun
Sesuai Keperluan 25 tahun
25 tahun Sesuai Keperluan
Dimusnahkan Dimusnahkan
Dimusnahkan
BERGUNA 1.
Laporan Tahunan 2.
Neraca 2 tahun
2 tahun 10 tahun
10 tahun Dimusnahkan
Dimusnahkan
TIDAK BERGUNA
1. Undangan
2. Pengumuman
1 bulan 1 bulan
- -
Dimusnahkan Dimusnahkan
Sumber: Teguh Wahyono, 2005.
Berdasarkan pernyataan diatas, maka dapat dinyatakan bahwa
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
51
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah suatu metode
dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Yang
memiliki tujuan untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan
antar fenomena yang di selidiki Nazir 2011, 54. Menurut Mukhtar 2010, 30 penelitian kualitatif adalah prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang dan prilaku yang dapat diamati.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian ini dilaksanakan di PT. Bank XXX Medan, jalan Dr.Mansyur Kota Medan. Adapun waktu yang dilakukan untuk melakukan
penelitian ini dimulai dari bulan Desember 2014 sampai dengan April 2015.
3.3 Karakteristik Informan
Dalam penelitian ini yang dimaksud dengan informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia
untuk memberikan informasi kepada peneliti.
