45
perusahaan yang sudah besar. Selain itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas desentralisasi ini adalah sulit
mencapai keseragaman sistem untuk seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak membutuhkan sarana dan tenaga.
3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk
mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan
pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan
keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang
berhubungan tidak disimpan secara bersama-sama, dan peyimpanan prosedur organisasi bisa terjadi Sugiarto, 2005, 21.
Menurut pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengorganisasian
arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas memiliki
keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi.
2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan yaitu pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis
dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas yang bersangkutan Gunarto 1997, 19.
Penataan Arsip filling system adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta
menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di temukan saat dibutuhkan Yatimah 2005, 167.
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip
46
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila arsip tersebut diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan
keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Menurut Sedarmayanti
2003, 68 tujuan penataan arsip berkas adalah: a.
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan
berhasil guna. Penataan arsip diperlukan untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Menurut Amsyah 2003 sistem penyimpanan arsip yaitu: 1.
Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah
dalam menemukan dokumen. Dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri
dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama tunggal. Sedangakan nama badan terdiri dari nama badan Pemerintah, Swasta dan
Organisasi.
2. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor
Numeric Filling System. Pada sistem nomor terdapat 3 tiga unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor buku registrasibuku
indukbuku besar.
3. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Untuk dapat
melaksanakan penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek, maka harus ditentukan terlebih dahulu masalah-malsah yang umumnya
terjadia dalam setiap dokumen. Daftar Klasifikasi Subjek dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu:
a. Daftar klasifikasi Standar adalah daftar yang sudah merupakan
standar umum di dunia Internasional.
47
b. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri adalah daftar klasifikasi yang
dibuat sendiri oleh perusahaan karena berdasarkan atas dari fungsi, kebutuhan, dan tugas. Daftar klasifikasi buatan sendiri
terdapat dua urutan yaitu urutan kamus dan urutan ensiklopedia.
4. Sistem GeografisWilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah
atau wilayah tertentu. Sistem ini dikelompokan menjadi tiga yaitu:
a. Nama depan Negara
b. Wilayah Adminitrasi Negara
c. Wilayah Adminitrasi Khusus
5. Sistem KronologisTanggalUrutan Waktu
Sistem penyimpanan kronologis adalah merupakan sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu seperti
tanggal, bulan,tahun, ataupun abad yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman.
Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar keudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat jika diperlukan Amsyah 2003, 71. Berdasarkan pernyataan diatas bahwa sistem penyimpanan asip bertujuan
untuk mudah ditemukan kembali saat diperlukan dalam waktu yang cepat dan tepat dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
2.6 Temu Balik Arsip Dinamis
