32
judul nama tersebut. Misalnya: Departemen Agama
Diindeks: Agama Departemen Bank Negara Indonesia 1946
Diindeks: Negara Indonesia 1946 Bank PT Asuransi Timur Jauh
Diindeks: Timur jauh PT Asuransi
4 Nama Wilayah
Untuk mengindeks nama wilayah adalah sebagai berikut: Kalimantan Timur
Diindeks: Kalimantan Timur.
b. Indeks berdasarkan Subyek
Untuk mengindeks berdasarkan subyek yang terdapat dalam surat memang lebih sulit daripada nama orang, nama
instansikantorperusahaan. Indeks berdasarkan subyek harus lebih teliti dan harus menetapkan lebih tepat, sehingga mencari kembali
surat-surat tersebut akan lebih cepat pula. Misalnya surat masukkeluar tersebut berisi mengenai kenaikan pangkat seorang Direksi Bank
menjadi Direktur Utama, maka diindeks: kenaikan pangkat Direksi Bank. Jika dalam surat tersebut terdapat nama orang, misalnya: Syafe’i
Rais, maka indeksnya dapat pula didasarkan pada nama orang tersebut.
c. Indeks berdasarkan Masalah
Indeks masalah merupakan indeks yang tersulit penentuannya dan menetapkannya. Indeks masalah harus mengandung pengertian yang
tunggal, harus mencerminkan masalah yang menonjol yang terdapat dalam surat atau arsip, mewujudkan tanda pengenal yang benar-benar
tepat dan mudah diingat, Misalnya: Kenaikan Pangkat
Diindeks: kenaikan Pangkat
2.4 Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang diciptakan, diterima dan dipergunakan untuk kegiatan bisnis. Organisasi perlu mengelola keaslian,
keakuratan dan kebergunaan arsip dinamis, serta menjaga keutuhan arsip dinamis. Hal ini dilakukan agar mendukung kesinambungan bisnis, menyesuaikan dengan
peraturan yang berlaku dan memberikan pertanggungjawaban yang diperlukan. Arsip dinamis record menurut Sulistyo 2013, 13 merupakan
informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem computer, yang dibuat atau
33
diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Menurut Barthos 2009, 4 arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis menurut Martono 1994, 23 Berdasarkan kegunaannya dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif,
arsip aktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja masih tinggi sedangkan arsip inaktif merupakan arsip dinamis
yang frekuensi kegunaannya sudah menurun atau jarang digunakan oleh manajemen.
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebgai ukuran kinerja dari
sebuah kegiatan. Dilihat dari kegunaannya arsip dinamis dibedakan atas dua macam yaitu
arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaran administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah, sednagkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang secara tidak langsung dan tidak
terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola di pusat arsip.
34
Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran masih tinggi dan arsip inaktif yang
frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran sudah menurun. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip aktif yang efektif, sejumlah keputusan yang
harus dibuat mengenai Kennedy, 2000: 1.
Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungankombinasi
2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan
3. Prioritas penanganan arsip
4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file
5. Pemilihan peralatan kearsipan
6. Implementasi sitem penelusuran file
7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system jadwal retensi arsip
dari penilaian arsip 8.
Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip.
Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam melaksanakan manajemen arsip aktif ini, arsiparis atau staf yang berwenang dan bertanggung
jawab perlu menerapkan sikap keterbukaan untuk menerima informasi serta bersifat inovatif dalam menghadapi perubahan, baik yang ada di lingkungan
pekerjaan maupun di dalam kehidupan sosial masyarakat.
35
Tabel 2.2 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
Jenis Arsip Dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan
Korespondensi termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran,
laporan dan dokumen terkait Berkas subjek menurut klasifikas, namun
korespondensi dapat merupakan semua jenis sistem. Berkas korespondensi sering
disebut berkas umum untuk membedakannya dari seri dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi formulir dan korespondensi yang memberikan
bukti adanya transaksi. Susunan alphabetis atau numeric, misalnya
nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak
dikelompokkan berdasarkan folder berkas.
Arsip dinamis proyek korespondensi, nota dan data lain
yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah
produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut
menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim,
tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya merujuk
pada personil tertentu atau properti. Biasanya menurut nama atau kelompok
atau di indeks menurut berkas.
36
Jenis Arsip Dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan
Berkas khas peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau
tapes dan gulungna reel, foto sinar x, foto, gambar, klipping, dan berkas
rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Biasanya berdasarkan nomor indeks abjad.
Sumber: Sulistyo Basuki 2003, 168.
Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dan terus
menerus dalam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran atau organisasi karena masih tinggi tingkat frekuensi pemakainnya.
2.5 Manajemen Arsip Dinamis
