22
b. Arsip unit, arsip yang berada di unit - unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah. 9.
Arsip menurut keasliannya Penggolongan ini dasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau
dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan; a.
Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang
asli, yang merupakan dokumen utama. b.
Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen adli,
tetapi di tujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. c.
Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesusain dengan
dokumen asli. d.
Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
10. Arsip menurut kekuatan hukum
Penggolongan ini di dasarkan pada legalitas yang di lihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip di bedakan menjadi dua macam, yaitu ;
a. Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta bukan foto copy atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat di
pergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, microfilm, hasil print computer, dan lain sebagainya.
2.2 Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan.
Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan dimusnahkan. Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip
diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan atau dimusnahkan. Untuk dapat
melaksanakan manajemen arsip dengan baik, maka perlu memahami bagaimana
23
tahap dari penciptaan sampai pada tahap pemusnahan, tahap-tahap inilah yang disebut siklus hidup arsip.
Menurut Amsyah 2003, 23 “siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap penciptaan, tahap penyebaran,tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas dan
temu balik, tahap penempatan dan pemusnahan”.
Gambar 2.1 : Siklus Hidup Arsip Sumber: Sulistyo Basuki 2003, 35
Dapat dilihat pada gambar 2.1 siklus hidup arsip di atas, kegiatan arsip mengalami lima fase utama yaitu pembuatan, distribusi, penggunaan,
pemeliharaan, dan aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen-elemen dan kegiatan. Pada akhir fase kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu
pemusnahan atau penyimpanan permanen. Siklus hidup arsip dinamis pada tahap pertama merupakan informasi
terekam baik yang diciptakan atau penerimaan. Pada saat ini informasi terekam merupakan rekaman arsip dinamis, records kemudian diklasifikasikan,
24
disimpan, dan temu balik. Sampai pada tahap penyimpanan informasi terekam masih merupakan masih merupakan arsip dinamis yang aktif yang kemudian
dilakukan tahap penyusutan. Pada tahap penyusutan menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis tersebut tetap disimpan kemudian dibuatkan jadwal retensi arsip.
Terdapat dua kemungkinan yang pertama arsip dinamis inaktif dimusnahkan sedangkan kemungkinan kedua arsip dinamis inaktif disimpan permanen dan
berubah menjadi arsip atau arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen transfer ke depo arsip dan berubah menjadi arsip statis. Arsip statis ini
merupakan informasi yang dapat menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam bentuk arsip dinamis yang berada pada penciptaan dan penerimaan,
demikian seterusnya.
2.3 Pengolahan Arsip
