Jenis dan bentuk komunikasi internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh Departemen Public and Government Affairs (PGA).

5.1 Jenis dan bentuk komunikasi internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh Departemen Public and Government Affairs (PGA).

Komunikasi Internal yang terjadi di MCL sangat penting dilakukan sebagai pertukaran arus informasi antar rekan-rekan sejawat. Hal tersebut berdasarkan informasi seputar perkembangan proyek dan beberapa program- program perusahaan yang perlu diketahui oleh seluruh personel MCL. Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menggambarkan proses dimana organisasi mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang mereka terima (1995, h. 281).

Ada beberapa Asumsi dasar teori informasi organisasi yang dikemukan oleh Karl Weick dalam (Turner, 2008 h. 339-340), diantaranya adalah :

1. Organisasi manusia ada dalam sebuah lingkungan informasi.

Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi bergantung pada informasi agar dapat berfungsi secara efektif untuk mencapai tujuan mereka. Hal tersebut berkaitan dengan pihak manajemen yang diwakili oleh departemen PGA melaksanakan beberapa program komunikasi internal melalui program acara maupun media internal sebagai ajang pemberian informasi terhadap karyawan mengenai kegiatan perusahaan.

Selain itu Weick (1979) juga memandang konsep lingkungan informasi sebagi sesuatu yang berbeda dari lingkungan fisik dimana organisasi berada. Ia menyatakan bahwa lingkungan informasi ini diciptakan oleh anggota organisasi. Pernyataan tersebut sesuai dengan kondisi yang ada di Mobil Cepu Ltd. Bahwa kegiatan perusahaan yang meliputi keseluruhan operasi proyek perusahaan, program pengembangan masyarakat (Social Community Invesment), sangat perlu diketahui oleh karyawan sebagai salah satu stakeholder internal perusahaan.

2. Informasi yang diterima sebuah organisasi berbeda dalam hal ketidak jelasannya.

Asumsi Yang diajukan oleh Weick berfokus pada ambiguitas yang ada dalam informasi. Pesan-pesan berbeda dalam hal sejauh mana mereka dapat dipahami. Sebuah organisasi harus menentukan mana anggota yang lebih mengetahui atau berpengalaman dalam berurusan dengan informasi penting yang didapatkan. Pada fenomena tersebut, Asumsi Yang diajukan oleh Weick berfokus pada ambiguitas yang ada dalam informasi. Pesan-pesan berbeda dalam hal sejauh mana mereka dapat dipahami. Sebuah organisasi harus menentukan mana anggota yang lebih mengetahui atau berpengalaman dalam berurusan dengan informasi penting yang didapatkan. Pada fenomena tersebut,

Sebuah rencana untuk memahami informasi harus disusun. Pesan- pesan, menurut teori Weick, sering kali tidak jelas. Ketidakjelasan merujuk pada pesan yang rumit, tidak pasti, dan tidak dapat di prediksi. Sehingga dari penjelasan tersebut departemen PGA menyusun dan mengelola informasi pada masing-masing program komunikasi internal agar dapat diterima secara jelas oleh karyawan. Apabila program internal yang dikemas melalui acara Lunch and learn lebih mengarah pada rundown acara agar susunan dari pra acara sampai pasca acara lebih terstruktur dan terorganisir. Program media internal lebih sistematis dengan menyusun terlebih dulu informasi dan berita yang akan dimuat dengan menggunakan alat-alat komunikasi. Sehingga proses komunikasi program internal yang terjadi di perusahaan memiliki spesifikasi masing-masing sesuai sarana dan media yang digunakan.

3. Organisasi manusia terlibat di dalam pemprosesan informasi untuk mengurangi ketidakjelasan informasi.

Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi mulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima dapat lebih dipahami. Weick melihat proses mengurangi ketidakjelasan sebagi sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Ini bukan hanya Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi mulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima dapat lebih dipahami. Weick melihat proses mengurangi ketidakjelasan sebagi sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Ini bukan hanya

Berdasarkan asumsi tersebut, program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh departemen PGA yang meliputi EManate, EMphasis, KBU dan Lunch and learn adalah proses untuk mengurangi ketidakjelasan informasi yang beredar di perusahaan. Karena program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh departemen PGA adalah sebagai ajang pemberian informasi terkini mengenai kegiatan perusahaan yang ditujukan kepada seluruh karyawan tanpa terkecuali. Sehingga karyawan sebagai anggota organisasi dapat berperan aktif dengan cara mengikuti program- program komunikasi internal untuk menanggulangi ketidakjelasan tersebut.

Dari beberapa asumsi dasar tersebut, organisasi adalah sebuah sistem yang mengambil sebuah informasi yang membingungkan atau ambigu dari sebuah lingkungan yang kemudian membuat informasi tersebut menjadi masuk akal. Sehingga proses penyampaian informasi merupakan salah satu hal yang penting bagi kesuksesan sebuah organisasi. Proses informasi tidak dilaksanakan hanya dengan melakukan perolehan informasi, bagian tersulit adalah mengartikan dan mendistribusikan informasi yang didapatkan. Hal tersebut berkaitan dengan salah satu upaya untuk menjaga agar izin operasi perusahaan di blok cepu dapat berjalan dengan baik. Salah satunya adalah dengan tidak menyampaikan informasi

secara sembarangan ataupun berbeda beda antara individu satu dengan individu yang lain. Jadi dibutuhkan bekal pengetahuan yang cukup mengenai perkembangan proyek dan aktivitas dari dalam maupun luar perusahaan, termasuk program-program pengembangan masyarakat. Dengan harapan, bekal pengetahuan yang berupa update informasi dapat disampaikan secara tepat, akurat dan satu suara. Secara akurat dan satu suara yang dimaksud disini adalah bahwa karyawan dapat menyampaikan informasi perusahaan sesuai fakta yang terjadi tanpa mengurangi atau melebih-lebihkan informasi. Selain itu juga dibutuhkan keselarasan pemahaman terhadap informasi yang diterima oleh masing-masing karyawan agar informasi yang akan disampaikan tidak dilakukan secara sembarangan ataupun berbeda beda antara individu satu dengan individu yang lain.

Komunikasi internal yang dilakukan oleh departemen PGA adalah bagian dari transaksi komunikasi antara kebutuhan manajemen dengan kebutuhan karyawan yang kemudian dikemas dalam beberapa bentuk program terkait informasi mengenai kegiatan perusahaan. Hal tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh Frank & Brownell dalam (Welch & Jackson, 2007, h. 179) bahwa, komunikasi internal didefinisikan sebagai transaksi komunikasi antara individu atau kelompok di berbagai tingkatan dan di berbagai wilayah spesialisasi yang bertujuan untuk merancang, menerapkan, mendesain ulang organisasi, serta mengkordinasi kegiatan sehari-hari. Dalam hal ini yang menjadi fokus peneliti yaitu mengenai jenis dan bentuk program komunikasi internal yang ada di Mobil Cepu Ltd. Terdapat dua bagian terkait jenis dan bentuk komunikasi internal yang Komunikasi internal yang dilakukan oleh departemen PGA adalah bagian dari transaksi komunikasi antara kebutuhan manajemen dengan kebutuhan karyawan yang kemudian dikemas dalam beberapa bentuk program terkait informasi mengenai kegiatan perusahaan. Hal tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh Frank & Brownell dalam (Welch & Jackson, 2007, h. 179) bahwa, komunikasi internal didefinisikan sebagai transaksi komunikasi antara individu atau kelompok di berbagai tingkatan dan di berbagai wilayah spesialisasi yang bertujuan untuk merancang, menerapkan, mendesain ulang organisasi, serta mengkordinasi kegiatan sehari-hari. Dalam hal ini yang menjadi fokus peneliti yaitu mengenai jenis dan bentuk program komunikasi internal yang ada di Mobil Cepu Ltd. Terdapat dua bagian terkait jenis dan bentuk komunikasi internal yang

5.1.1 Komunikasi Media (Mediated Communication)

Komunikasi personal adalah komunikasi antara dua orang atau lebih dan berlangsung dengan dua cara yakni komunikasi tatap muka secara langsung (face to face communication ), dan komunikasi media (mediated communication) dengan cara menggunakan alat atau media komunikasi (Onong U. Effendy 2006,

h. 125). Salah satu bentuk program yang dilakukan oleh departemen PGA adalah dengan menggunakan media sebagai sarana pemberian informasi terhadap karyawan mengenai kegiatan perusahaan. Tujuan diadakannya media komunikasi internal pada perusahaan dalam penyelenggaraan kegiatan komunikasi yaitu sebagai langkah aktif perusahaan atau organisasi untuk membina hubungan baik terhadap setiap pihak internal perusahaan. Oleh karena itu departemen PGA selaku pelaksana membuat beberapa program media komunikasi internal melalui sarana elektronik (email blast) dan cetak (papan pengumuman). Menurut Ruslan (2003, h. 1) media komunikasi internal dianggap pula sebagai media yang h. 125). Salah satu bentuk program yang dilakukan oleh departemen PGA adalah dengan menggunakan media sebagai sarana pemberian informasi terhadap karyawan mengenai kegiatan perusahaan. Tujuan diadakannya media komunikasi internal pada perusahaan dalam penyelenggaraan kegiatan komunikasi yaitu sebagai langkah aktif perusahaan atau organisasi untuk membina hubungan baik terhadap setiap pihak internal perusahaan. Oleh karena itu departemen PGA selaku pelaksana membuat beberapa program media komunikasi internal melalui sarana elektronik (email blast) dan cetak (papan pengumuman). Menurut Ruslan (2003, h. 1) media komunikasi internal dianggap pula sebagai media yang

Beberapa media internal yang digunakan oleh departemen PGA sebagai salah satu bentuk program komunikasi internal di Mobil Cepu Ltd, antara lain adalah :

a. EManate dan Emphasis (Brosur) EManate dan Emphasis EManate dan EMphasis merupakan program media komunikasi internal berupa brosur yang disebarkan melalui email pada masing-masing karyawan. Serta terpampang di papan pengumuman pada masing-masing departemen dengan periode satu bulan sekali. Menurut Hardiman ( 2006, h. 67) brosur adalah materi cetak yang berisi informasi produk atau kegiatan organisasi. Brosur pada umumnya berisi pesan-pesan yang bersifat informatif,persuasif, dan faktual. Maksud dari sifat-sifat tersebut adalah, pesan dalam brosur biasanya memuat informasi yang ingin disampaikan kepada khalayak. Pesan dalam brosur juga memudahkan para pembaca agar dapat dengan mudah tertarik dengan pesan yang disampaikan oleh brosur tersebut.

Peran dalam brosur juga mudah dimengerti dan dipahami serta dibuat semenarik mungkin, dan selalu berisi hal-hal baru yang berkaitan dengan produk perusahaan. Media internal ini memuat berita atau informasi tentang semua kegiatan proyek dan program perusahaan terkait sebuah pencapaian atau sebuah prestasi. Selain itu mengenai launching Peran dalam brosur juga mudah dimengerti dan dipahami serta dibuat semenarik mungkin, dan selalu berisi hal-hal baru yang berkaitan dengan produk perusahaan. Media internal ini memuat berita atau informasi tentang semua kegiatan proyek dan program perusahaan terkait sebuah pencapaian atau sebuah prestasi. Selain itu mengenai launching

b. Kilas Banyu Urip (Newsletter) Selain EManate dan Emphasis, Kilas Banyu Urip juga merupakan media publikasi atau newsletter untuk publik internal dan eksternal Mobil Cepu Ltd. yang terbit setiap dua bulan sekali. Inti pesan yang akan disampaikan adalah mengenai seputar perkembangan proyek, program pengembangan masyarakat, dan profil penerima manfaat (benneficaries). ada beberapa hal yang membedakan kilas banyu urip dengan media internal yang lainnya. Yang pertama adalah target fokus sasarannya, bahwa kilas banyu urip tidak hanya ditujukan kepada internal MCL saja, melainkan juga terhadap pihak eksternal juga. Kemudian Kilas banyu urip merupakan media internal yang berupa newsletter atau majalah mini perusahaan.

Majalah atau newsletter adalah bentuk paling umum untuk publikasi berkala. Karena teknologi desktop publishing yang mudah tersedia. Akibatnya kebanyakan organisasi mengandalkan majalah atau newsletter untuk mengkomunikasikan berita. Kilas Banyu Urip juga tidak hanya menyajikan kualitas tulisan terkait berita yang akan dimuat. Tetapi juga menonjolkan desain tata letak foto dan menampilkan warna-warna yang sesuai di setiap edisinya. Menurut Paul Swift, managing editor Newsletter on Newsletter , berkata bahwa newsletter merupakan media yang akan menetap dan terus berkembang. Ada lebih banyak nilai yang Majalah atau newsletter adalah bentuk paling umum untuk publikasi berkala. Karena teknologi desktop publishing yang mudah tersedia. Akibatnya kebanyakan organisasi mengandalkan majalah atau newsletter untuk mengkomunikasikan berita. Kilas Banyu Urip juga tidak hanya menyajikan kualitas tulisan terkait berita yang akan dimuat. Tetapi juga menonjolkan desain tata letak foto dan menampilkan warna-warna yang sesuai di setiap edisinya. Menurut Paul Swift, managing editor Newsletter on Newsletter , berkata bahwa newsletter merupakan media yang akan menetap dan terus berkembang. Ada lebih banyak nilai yang

melakukan penyebaran informasi pada saat melaksanakan program media komunikasi internal seperti EManate,Emphasis, dan KBU. Sarana tersebut diklasifikasikan menjadi dua bagian yaitu secara elektronik menggunakan email blast (softfile) dan secara cetak melalui papan pengumuman (hardfile). Dengan rincian sebagai berikut

a. Email Blast (Intranet) Email blast merupakan sarana penyebaran informasi berupa softfile dari beberapa program media internal yang ditujukan kepada seluruh karyawan yang telah memiliki akses email kantor. Kemudian informasi melalui program media internal seperti EManate,Emphasis, dan KBU di broadcast atau blasting dalam suatu periode tertentu secara berkala. Baskin (1997, h. 264) menyatakan bahwa e-mail menjadi salah satu employee communication tools karena sifatnya yang langsung, mudah dalam mendistribusikan, tidak ada biaya secara virtual. Laksamana (2010, h. 56) menambahkan bahwa e-mail gunanya untuk penyebaran berita kepada pihak internal dan semua informasi dapat disebarluaskan dalam hitungan detik. Teknologi baru ini dengan cepat menjadi pilihan bagi karyawan dan perusahaan untuk berkomunikasi.

b. Papan pengumuman Papan pengumuman merupakan sarana penunjang penyebaran informasi berupa hardfile dari beberapa program media internal yang ada. Dengan harapan menjadi sebuah alternatif bagi karyawan untuk memperoleh informasi selain melalui akses email. Hal tersebut berkaitan dengan kendala yang dimiliki oleh beberpa karyawan yang tidak dapat mengakses email. Biasanya dialami oleh karyawan yang memilik status karyawan baru maupun karyawan yang sering terjun lapangan di lokasi proyek. Papan pengumuman dimiliki oleh setiap masing-masing departemen pada tempat- tempat yang strategis. Sehingga dapat memudahkan karyawan untuk mengakses dengan cepat terkait informasi yang ingin diketahui. Menurut Jefkins (2002, h. 198) papan pengumuman standart dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula.

5.1.2 Komunikasi Tatap muka secara kelompok (group communication)

Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dalam situasi tatap muka. Komunikasi ini bisa kecil, dan bisa juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok kecil, dan berapa jumlah yang termasuk besar tidak ditentukan dengan perhitungan secara eksak, dengan ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi (Onong U. Effendy 2006, h. 125). Program komunikasi internal yang termasuk dalam konsep komunikasi kelompok adalah program Lunch and Learn. Lunch and Learn Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dalam situasi tatap muka. Komunikasi ini bisa kecil, dan bisa juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok kecil, dan berapa jumlah yang termasuk besar tidak ditentukan dengan perhitungan secara eksak, dengan ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi (Onong U. Effendy 2006, h. 125). Program komunikasi internal yang termasuk dalam konsep komunikasi kelompok adalah program Lunch and Learn. Lunch and Learn

Program LL dapat dikatakan sebagai komunikasi kelompok karena program ini merupakan sebuah acara tatap muka yang melibatkan beberapa karyawan dari departemen yang berbeda-beda. Selain itu dilihat dari sifat komunikannya bahwa karyawan memiliki kepentingan mengetahui informasi- informasi terkini mengenai kegiatan perusahaan. Seperti yang dikemukakan oleh Ruslan (1998, h. 257) bahwa kegiatan hubungan antar karyawan di perusahaan dapat diwujudkan dalam beberapa aktivitas atau program:

a. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi Program tersebut dikenal dengan istilah achievement motivation training di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dengan prestasi kerja karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan untuk mencapai produktivitas yang tinggi. Hal tersebut sesuai dengan program LL yang

dilaksanakan oleh departemen PGA dengan menghadirkan narasumber internal dan eksternal dalam suatu sesi presentasi. Selain memberikan update informasi mengenai kegiatan perusahaan yang menjadi salah satu pesan yang ingin disampaikan dari pihak manajemen kepada karyawan. Salah satunya juga agar motivasi kerja karyawan semakin terpacu ketika mengetahui sejauh mana progres perusahaan telah berlangsung. Selain itu karyawan juga diberikan informasi mengenai aktivitas diluar perusahaan yang diberikan oleh narasumber eksternal. Dengan harapan berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas dan performa kerja mereka di kantor. Hal ini juga berkaitan dengan prestasi kerja karyawan. Bahwa setelah karyawan sibuk dengan pekerjaan masing-masing, mereka diberikan waktu khusus untuk sekedar mendapatkan update informasi perusahaan serta wawasan dan ilmu pengetahuan terkait peningkatan produktivitas.

Progam pembangunan motivasi kerja ini dapat diwujudkan melalui kegiatan komunikasi dua arah antar pekerja dengan manajemen yang salah satunya dapat diwujudkan melalui program LL. Dalam acara LL terbentuk suatu pola komunikasi organisasi yang paling efisien yaitu komunikasi tatap muka. Melalui komunikasi yang dilakukan pihak manajemen (diwakili oleh departemen PGA), pekerja dapat lebih saling memahami dan mengerti keinginan dan kebutuhan masing-masing pihak sehingga dapat diperoleh adanya win win solution yang pada akhirnya bisa meningkatkan motivasi kerja karyawan.

b. Program acara khusus(special events) Program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari misalnya menghadapi even ulang tahun perusahaan, kegiatan keagamaan, piknik bersama, dll. Dengan maksud untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan. Kondisi tersebut sesuai dengan yang terjadi pada program LL. Bahwa program tersebut juga dirancang dan diselenggarakan di luar bidang pekerjaan sehari-hari dengan format makan siang bersama dan diselingi presentasi oleh pembicara internal maupun eksternal. Selain itu program LL dapat dikatakan sebagai sarana employee gathering dan ajang silahturakhim antar karyawan setelah mereka disibukan dengan pekerjaan masing- masing dan jarang bertemu. Berikut ini adalah manfaat dari aktivitas aktivitas untuk membangun kekerabatan antar karyawan menurut Rosady Ruslan (1998, h. 248) adalah:

Karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak pimpinan perusahaan sehingga dapat menciptakan rasa saling memiliki , motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. Di samping itu akan mengurangi dampak negative terhadap manajemen suatu perusahaan seperti akan timbulnya rasa kejenuhan , kebosanan bagi para pekerjanya , maka dengan cara begitu pihak manajer humas akan dapat membantu

menghindarkan terjadinya suatu pemborosan tenaga, waktu , dan uang secara sia-sia( non produktif).

Sehubungan dengan kutipan diatas, bahwa Manajer Humas yang diwakili oleh departemen PGA merencanakan dan mengadakan kegiatan yang ditujukan Sehubungan dengan kutipan diatas, bahwa Manajer Humas yang diwakili oleh departemen PGA merencanakan dan mengadakan kegiatan yang ditujukan

Selain itu melalui kegiatan yang ditujukan kepada karyawan diharapkan dapat mengurangi kejenuhan dan kebosanan karyawan selama bekerja di perusahaan. Maka melihat dari manfaat yang dapat diperoleh, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa semakin sering karyawan mengikuti kegiatan atau program yang diadakan perusahaan diharapkan bahwa karyawan tersebut akan semakin mencintai perusahaan, bekerja semakin giat, memiliki kepuasan kerja di tempatnya dan menghindarkan dari kejenuhan dari rutinitas yang sama setiap harinya.

Selain itu untuk mengetahui informasi atau pengumuman seputar Lunch and Learn terkait waktu pelaksanaan dan tema yang akan diangkat, dapat dilihat pada masing-masing email karyawan dan papan pengumuman pada tiap departemen masing-masing. Jadi email blast dan papan pengumuman tidak hanya sebagai sarana penyebaran informasi program media internal saja. Tetapi juga berfungsi sebagai pemberitahuan mengenai informasi penyelenggaran program Selain itu untuk mengetahui informasi atau pengumuman seputar Lunch and Learn terkait waktu pelaksanaan dan tema yang akan diangkat, dapat dilihat pada masing-masing email karyawan dan papan pengumuman pada tiap departemen masing-masing. Jadi email blast dan papan pengumuman tidak hanya sebagai sarana penyebaran informasi program media internal saja. Tetapi juga berfungsi sebagai pemberitahuan mengenai informasi penyelenggaran program

Berikut ini merupakan skema yang diolah peneliti berdasarkan data temuan di lapangan mengenai kategori jenis dan bentuk komunikasi internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh Departemen PGA :

Program

Komunikasi

dikemas dalam