Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd.

4.3.2. Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd.

Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan dapat mengidentifikasi proses komunikasi yang terjadi dalam beberapa program komunikasi internal yang dijalankan oleh perusahaan. Sehingga dari aliran informasi yang terjadi dapat di lihat struktur dan kerangka kegiatannya, dengan harapan dapat berjalan lancar terhadap masing-masing program yang dijalankan. Hal tersebut sesuai dengan pemaparan Ibu Feni :

“Proses komunikasi untuk program internal com itu sebenarnya ada strukturnya..ada kerangka kegiatannya, karena kegiatan itu

kan harus dibuat rundownnya, dibuat kerangkanya, jadi pertama kalo program LL kita tentukan tema dulu, topic yang akan kita bicarakan hari itu apa, kemudian kita share kan melalui sesi presentasi entah itu narasumber dari dalam maupun luar, kemudian berikutnya ada sesi tanya jawab dari apa yang sudah di presentasikan,kegiatan ini dilakukan setahun 4 kali dengan periode 3 bulan an,

(Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Dari hasil data wawancara diatas, proses komunikasi program LL mengarah pada rundown acara yang telah di tetapkan sebagai kerangka kegiatan untuk melaksanakan program acara yang terstruktur. Dimulai dari penentuan tema serta topic yang akan dibahas, kemudian dilanjutkan dengan pemilihan narasumber internal maupun eksternal. Melalui sesi presentasi yang dibawakan oleh pembicara internal ataupun eksternal terdapat penjaringan feedback yang memunculkan komunikasi dua arah atau interaksi antara pembicara dengan audience. Kemudian program dilaksanakan secara berkala dengan periode tiga Dari hasil data wawancara diatas, proses komunikasi program LL mengarah pada rundown acara yang telah di tetapkan sebagai kerangka kegiatan untuk melaksanakan program acara yang terstruktur. Dimulai dari penentuan tema serta topic yang akan dibahas, kemudian dilanjutkan dengan pemilihan narasumber internal maupun eksternal. Melalui sesi presentasi yang dibawakan oleh pembicara internal ataupun eksternal terdapat penjaringan feedback yang memunculkan komunikasi dua arah atau interaksi antara pembicara dengan audience. Kemudian program dilaksanakan secara berkala dengan periode tiga

Jadi proses komunikasi program internal yang terjadi di perusahaan memiliki spesifikasi sendiri-sendiri. Apabila program internal yang dikemas melalui acara Lunch and learn lebih mengarah pada rundown acara agar susunan dari pra-acara sampai pasca-acara lebih terstruktur dan terorganisir, program media internal lebih sistematis dengan menyusun terlebih dulu informasi dan berita yang akan dimuat dengan menggunakan alat-alat komunikasi. Tentu saja hal tersebut berkaitan dengan informasi terkini yang perlu diketahui oleh seluruh personel MCL. Hal tersebut didukung oleh hasil wawancara dengan Ibu Wulan, beliau mengemukakan bahwa :

“untuk masalah program media internal lewat communications tools emanate, emphasis, dan kbu..berita/informasi apa yang

sekiranya lagi update untuk kita muat dan perlu untuk diketahui oleh karyawan lalu kita share kan berkala 1bulan an,ada yang 2bulan an lewat email blast, karena program ini kan menggunakan sarana media er, jadi lebih sistematis, kemudian kalo email blast,jadi gini email blast itu sebuah kegiatan dimana kita punya media nih, ada brosur yang namanya emanate, emphasize,dan newsletter kbu, nah itu kita broadcast melalui email.. itu yang dinamakan email blast, kita nge blast, kita membroadcast, atau kita menyiarkan ee media media tadi ke blasting email ke semua karyawan satu bulan sekali ”. (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Wulan Purnamawati, 18

Agustus 2014). Dari hasil data wawancara diatas, alat-alat komunikasi yang telah tersedia

disebarkan secara serentak melalui email blast tiap satu bulan sekali maupun periode dua bulan sekali. Selain itu menurut hasil data observasi peneliti, selain disebarkan melalui email, hardcopy media internal juga dapat dicetak. Kemudian disebarkan secara serentak melalui email blast tiap satu bulan sekali maupun periode dua bulan sekali. Selain itu menurut hasil data observasi peneliti, selain disebarkan melalui email, hardcopy media internal juga dapat dicetak. Kemudian

Gambar 18. Media Internal Email Blast Sumber : Dokumen Mobil Cepu Ltd

4.3.2.1. Program Media Internal (EManate, Emphasis, KBU)

Mengenai isi dari informasi yang disajikan media internal biasanya terkait program-program perusahaan terhadap masyarakat, serah terima bantuan, maupun pencapaian berprestasi. Perbedaan mengenai isi informasi antara EManate, Emphasis dan KBU dapat dilihat dari segmentasi berita dan konsep yang diusung dari masing-masing media tersebut. EManate dan Emphasis berfokus pada segmentasi isu-isu terkini mengenai muatan lokal yang menjadi prakarsa induk perusahaan (ExxonMobil) pada saat beroperasi dan memberikan kontribusi kepada pengembangan ekonomi lokal. Sedangkan KBU memiliki beberapa segementasi seperti perkembangan proyek, program pengembangan masyarakat, kegiatan perusahaan, dan profil penerima manfaat maupun profil tokoh Mengenai isi dari informasi yang disajikan media internal biasanya terkait program-program perusahaan terhadap masyarakat, serah terima bantuan, maupun pencapaian berprestasi. Perbedaan mengenai isi informasi antara EManate, Emphasis dan KBU dapat dilihat dari segmentasi berita dan konsep yang diusung dari masing-masing media tersebut. EManate dan Emphasis berfokus pada segmentasi isu-isu terkini mengenai muatan lokal yang menjadi prakarsa induk perusahaan (ExxonMobil) pada saat beroperasi dan memberikan kontribusi kepada pengembangan ekonomi lokal. Sedangkan KBU memiliki beberapa segementasi seperti perkembangan proyek, program pengembangan masyarakat, kegiatan perusahaan, dan profil penerima manfaat maupun profil tokoh

“berbicara mengenai konten atau isi dari program media internal di MCL, berkaitan dengan segmentasi informasi yang akan dimuat maupun konsep dari media itu sendiri kayak gimana, jadi pertama EManate dan Emphasis itu lebih spesifik dan berbasis pada isu-isu mengenai muatan lokal yang merupakan elemen penting bagi bisnis global induk perusahaan ExxonMobil,yaitu berupa kontribusi pada pengembangan ekonomi lokal, nah kalo KBU lebih kompleks nih, tiap halaman ada segmennya, pertama ada perkembangan proyek yang disampaikan oleh manajemen, terus ada program pengembangan masyarakat, ada juga mengenai kegiatan perusahaan, dan yang terakhir profil tokoh masyarakat yang berkaitan dengan program perusahaan,maupun profil penerima manfaat yang telah menerima program bantuan dari perusahaan . ” (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Selain mengenai konten dari masing-masing media internal yang dibahas, informasi dari program media komunikasi internal dapat dikatakan bersifat formal. Hal tersebut berkaitan dengan penyajian informasi berupa berita, teks penulisan dan foto yang akan ditampilkan telah dilakukan filterisasi dari proses editing dalam jangka waktu tertentu. Sehingga hasil yang diperoleh dapat menentukan layak atau tidaknya informasi berita yang akan dimuat terhadap para personel MCL. Berikut pemaparan dari Ibu Feni :

“Mengenai program media internal kita bener-bener melakukan penyaringan dan seleksi informasi atau berita apa aja sih yang harus dimuat dan update untuk diketahui personel mcl, kemudian melalui proses editing yang meliputi teks penulisan,foto yang akan di publish kita bisa menentukan nih kelayakan suatu informasi maupun berita yang akan ditampilkan, kemudian untuk kriteria isi informasi tentunya ya mengenai program-program perusahaan “Mengenai program media internal kita bener-bener melakukan penyaringan dan seleksi informasi atau berita apa aja sih yang harus dimuat dan update untuk diketahui personel mcl, kemudian melalui proses editing yang meliputi teks penulisan,foto yang akan di publish kita bisa menentukan nih kelayakan suatu informasi maupun berita yang akan ditampilkan, kemudian untuk kriteria isi informasi tentunya ya mengenai program-program perusahaan

(Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Dari pernyataan diatas menunjukan bahwa program media internal memiliki struktur bentuk formal. Hal tersebut dapat dilihat melalui runtutan proses yang berlangsung, baik dari tahap awal penyaringan berita hingga berita ataupun informasi telah layak diterima oleh para personel MCL. Dalam proses editing penulisan maupun visualisasi tampilan, harus melalui beberapa tahapan persetujuan dari atasan sebelum berita atau informasi dapat dicetak maupun di publish melalui email. Tahapan persetujuan diawali dari Officer Comm.and media relations ke Advisor,kemudian berlanjut ke Field Manager PGA, dilanjutkan ke Comm and media relations pusat (Jakarta), dan terakhir kepada Vice President PGA (Jakarta). Setelah melewati beberapa tahapan tersebut, berita atau informasi dapat disebarkan melalui communications tools yang telah tersedia dengan sarana yang menjadi penunjang. Kondisi tersebut sesuai dengan hasil wawancara dengan Ibu Feni sebagai berikut :

“setelah melewati proses editing ada beberapa tahapan untuk kemudian media internal emanate,emphasis, kbu bisa di publish ataupun dicetak, yang pertama hasil penulisan dan visualisasi seperti foto yang dikerjakan oleh officer, mbak feni cek dulu nih, kalo mbak feni udah approv, baru dikirim ke Comm jakarta dengan sepengetahuan atau Cc manajer PGA yang ada di office sini, setelah dapet approv, dikirim lagi tuh ke Vice prseident PGA jakarta, na h kalo udah approv semua baru bisa dipublish er” (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Selain melalui proses penyaringan informasi dan editing yang ketat, bahkan salah satu media internal (KBU) perlu melakukan kordinasi meeting dengan Comm. Pusat (Jakarta). Tidak hanya itu, mengenai pencetakan hardcopy KBU, departemen PGA juga bekerja sama dengan vendor untuk memperoleh hasil yang maksimal. Hal ini senada dengan pernyataan yang dipaparkan oleh Ibu Wulan :

“…untuk media KBU prosesnya memang melibatkan Comm Jakarta er, soalnya mereka kan nge lead dan control program ini

juga tuh, jadi kita perlu mengadakan kordinasi meeting, terus kita juga bekerja sama dengan vendor percetakan untuk hardcopynya supaya hasilnya maksimal dan tentunya kalo udah di tangan pembaca kita udah nyajiin informasi yang akurat dengan tampilan kualitas yang profesional dan elegan, jadi kalo dibilang formal atau enggak ini sifatnya formal, karena melibatkan beberapa pihak dan lebih terstruktur”

(Hasil wawancara peneliti dengan ibu Wulan Purnamawati, 18 Agustus 2014).

Beberapa tahapan yang terstruktur dan upaya untuk menyajikan informasi secara akurat dengan tampilan profesional salah satu indikator terbentuknya suatu kegiatan yang formal. Selain itu program media internal juga hanya menggunakan komunikasi satu arah yang di dalamnya tidak memunculkan feedback secara langsung. Walaupun dalam program media internal hanya didominasi komunikasi satu arah antara sumber informasi (PGA) terhadap penerima informasi (personel MCL), tetapi informasi diharapkan dapat tepat sasaran dan tersampaikan dengan baik. Hal tersebut berarti dapat diterima oleh semua karyawan dengan pemahaman infomasi secara baik dari apa yang telah mereka terima. Sehingga beberapa strategi telah dilakukan oleh departemen PGA untuk menyampaikan informasi secara akurat dan efektif. Diantaranya adalah melalui media elektronik Beberapa tahapan yang terstruktur dan upaya untuk menyajikan informasi secara akurat dengan tampilan profesional salah satu indikator terbentuknya suatu kegiatan yang formal. Selain itu program media internal juga hanya menggunakan komunikasi satu arah yang di dalamnya tidak memunculkan feedback secara langsung. Walaupun dalam program media internal hanya didominasi komunikasi satu arah antara sumber informasi (PGA) terhadap penerima informasi (personel MCL), tetapi informasi diharapkan dapat tepat sasaran dan tersampaikan dengan baik. Hal tersebut berarti dapat diterima oleh semua karyawan dengan pemahaman infomasi secara baik dari apa yang telah mereka terima. Sehingga beberapa strategi telah dilakukan oleh departemen PGA untuk menyampaikan informasi secara akurat dan efektif. Diantaranya adalah melalui media elektronik

“nah, kalo media internal ini memang hanya satu arah, dan feed back secara langsung juga gag ada, tapi kita sebagai source nih, jadi berusaha agar informasi yang akan kita transfer bisa tersampaikan dengan baik, efektif dan mencapai sasaran, sasarannya ya karyawan, sehingga kita udah melakukan strategi yang sekiranya bisa untuk mendukung program media internal ini berjalan seefektif mungkin, karena mayoritas karyawan udah memiliki email kantor kita gunakan email blast, gag cuman itu kita juga cetak hardfile nya juga er, di setiap departemen kan ada

bulletin infoboards tuh, jadi paling gag ada alternatifnya gitu“ (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus

Mekanisme yang berlangsung saat proses program media internal dijalankan adalah tidak memandang jabatan atau struktur organisasi. Semua dipandang sama dalam hal penerimaan informasi yang diberikan oleh departemen PGA selaku pegirim pesan atau informasi. Tidak ada perbedaan antara manajer, supervisor, dan karyawan. Informasi dikirim secara serentak dalam periode waktu tertentu kepada seluruh personel MCL baik melalui email yang telah dimiliki masing- masing karyawan, maupun sarana papan pegumuman yang tersedia di setiap departemen. Hal ini didukung dari hasil data wawancara yang dikemukakan oleh Ibu Feni :

“media internal kayak EManate,Emphasis, KBU, softfile dan hardfile nya kita berikan secara serentak, kalo EManate, Emphasis

1 bulan an, KBU dua bulan an, bisa lewat broadcast email blast, terus kita pampang juga di papan pengumuman, jadi kalo bicara masalah atasan bawahan ya gag ada er, kan yang dikirim informasinya sama, jadi gag ada perbedaan, oh ini untuk level ini, oh ini untuk level itu, semua setara sama, dan kita menjaga 1 bulan an, KBU dua bulan an, bisa lewat broadcast email blast, terus kita pampang juga di papan pengumuman, jadi kalo bicara masalah atasan bawahan ya gag ada er, kan yang dikirim informasinya sama, jadi gag ada perbedaan, oh ini untuk level ini, oh ini untuk level itu, semua setara sama, dan kita menjaga

Dari hasil wawancara tersebut, informasi yang disampaikan secara sama rata demi menjaga keutuhan sebuah informasi adalah salah satu upaya departemen PGA untuk menyampaikan informasi secara akurat. Selain itu sasaran target yang dituju adalah seluruh personel MCL tanpa adanya klasifikasi bawahan ataupun atasan. Sehingga informasi yang akan disampaikan, serta proses yang berlangsung dapat berjalan efisien, efektif dan tepat sasaran. Namun dengan beberapa penjelasan diatas bukan berarti tidak adanya suatu hambatan yang terjadi. Berikut merupakan hasil data wawancara yang dikemukakan oleh Ibu Wulan :

Tapi terkadang Informasi yang disampaikan tidak mencapai target audience er, itu dikarenakan beberapa hal, yang pertama masih ada karyawan tidak mendapatkan fasilitas email biasanya itu terkait faktor karyawan yang masih baru masuk, kemudian ada juga yang fasilitas emailnya udah ada tapi jobdesk pekerjaannya lebih sering di lapangan, sehingga biasanya mereka akan bertanya sendiri, bertanya pada rekan kerja atau melihat pada papan pengumuman. (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Wulan Purnamawati, 18

Agustus 2014). Dari hasil data wawancara tersebut dapat diketahui bahwa masih ada permasalahan mengenai tidak tercapainya target audience. Hal tersebut

dikarenakan oleh beberapa faktor yang berkaitan dengan penyampaian informasi. Keterbatasan fasilitas email terkait karyawan yang baru masuk maupun para karyawan yang pekerjaannya lebih sering bekerja di lapangan menjadi salah satu faktor utama mengenai tercapai atau tidaknya target audience. Sehingga solusi atau alternatif untuk memperoleh informasi beralih dengan melakukan interaksi dikarenakan oleh beberapa faktor yang berkaitan dengan penyampaian informasi. Keterbatasan fasilitas email terkait karyawan yang baru masuk maupun para karyawan yang pekerjaannya lebih sering bekerja di lapangan menjadi salah satu faktor utama mengenai tercapai atau tidaknya target audience. Sehingga solusi atau alternatif untuk memperoleh informasi beralih dengan melakukan interaksi

Hal yang telah disebutkan diatas sesuai dengan hasil observasi peneliti ketika mengikuti forum group discussions dengan karyawan yang beroperasi di lokasi proyek untuk membicarakan masalah mengenai program media internal yang dijalankan oleh PGA. Bahwa beberapa karyawan menuturkan mempunyai email tetapi sangat jarang mengaksesnya karena berkaitan dengan pekerjaan mereka yang lebih sering di lapangan. Bahkan ada juga yang sama sekali tidak mengetahui program media internal melalui email blast. Sehingga alternatif pendistribusian melalui media cetak atau hardfile menjadi perhatian khusus untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. Namun lagi-lagi hal tersebut bukanlah pekerjaan yang mudah, karena letak lokasi antara MCL office dan lokasi proyek tidak menjadi satu dengan jarak yang cukup memakan waktu. Maka kordinasi antara PGA dengan perwakilan yang berada dilokasi proyek menjadi sangat penting agar informasi dapat tersampaikan dan mencapai target audience.

Selain personel MCL yang berlokasi di wilayah proyek, karyawan yang berada di lingkungan kantor juga memiliki kendala yang sama. Namun tidak terlalu kompleks seperti kendala yang dialami karyawan di wilayah kantor proyek. Berikut adalah hasil data wawancara yang dikemukan oleh karyawan berinisial DR dari departemen Security :

“aku sih dikatakan terlalu sering buka email juga enggak,jarang buka juga enggak, karena pekerjaan ku juga semi mobile gitu kan, so far kalau email blast dan informasi gitu aku masih ngikutin, kalo gag ngikutin kan juga masih ada papan pengumuman, toh yang biasanya dicetak juga ada, satu office juga sama PGA, tapi kalo denger dari temen-temen yang di office sini yang kerjaannya sering turun lapangan sih bisa dipastiin jarang banget buka, karena aku sendiri yang kadang stay office kadang enggak aja seharian bisa ga buka email” ( Hasil wawancara peneliti dengan karyawan dari departemen Security berinisial DR, 18 Agustus 2014).

Walaupun kendala yang dialami memiliki kesamaan dalam hal penerimaan informasi. Namun faktor lokasi meminimalisir permasalahan untuk mendapatkan informasi dari berbagai alternatif yang telah dilakukan oleh PGA. Salah satunya memaksimalkan fungsi sarana papan pengumuman yang dimiliki oleh masing- masing departemen. Selain para karyawan yang lebih sering bekerja di lapangan, faktor lain seperti karyawan baru juga menjadi perhatian khusus. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya fasilitas email untuk sementara waktu selama periode yang tidak dapat ditentukan. Kondisi ini sesuai dengan pernyataan yang dikemukan oleh karyawan berinisial KD :

“biasanya karyawan yang baru masuk itu yang rada susah cari informasi soalnya belum dapet fasilitas email, jadi mau gag mau kita kudu lebih interaktif sama temen-temen yang lebih update informasi yang udah ada fasilitas email, otomatis kalo lagi gag ada kerjaan kudu main-main tuh ke PGA atau kalo lewat papan pengumuman berhenti bentar lah, baca-baca, bisa ngomong gini

karena udah ngalamin juga sih,hahaha..” (Hasil wawancara peneliti dengan KD, 5 Agustus 2014).

Dari beberapa hasil data wawancara yang dikemukakan oleh informan utama maupun informan pendukung, dapat disimpulkan sarana prasarana untuk menyampaikan informasi menjadi faktor penting untuk memenuhi target sasaran yang telah ditentukan. Sehingga alternatif ataupun solusi telah diupayakan agar Dari beberapa hasil data wawancara yang dikemukakan oleh informan utama maupun informan pendukung, dapat disimpulkan sarana prasarana untuk menyampaikan informasi menjadi faktor penting untuk memenuhi target sasaran yang telah ditentukan. Sehingga alternatif ataupun solusi telah diupayakan agar

4.3.2.2. Program Acara Internal ( Lunch and Learn)

Sedikit berbeda dengan Program LL yang dikemas dalam suatu bentuk acara dan memiliki struktur kegiatan. Dikatakan memiliki struktur kegiatan karena ada runtutan acara dari pencarian tema atau topik bahasan, kemudian di share melalui presentasi dari narasumber yang didatangkan, sampai penjaringan feedback dari hasil tanya jawab. Hal tersebut didukung oleh pernyataan Ibu Wulan:

“tanya jawab itu dari audience/ karyawan kepada si pembicara tentang apa yang dipresentasikan nah itu semacam juga kita menangkap feedback dari para karyawan tentang topic yang kita paparkan,, apakah mereka memahami, apakah mereka ada pertanyaan atau mereka ada yang belum jelas atau ada isu yang ingin didiskusikan ee mengenai topic yang dibicarakan maupun hal-hal lain diluar topic yang sudah dibicarakan itu yang bisa membantu mereka untuk menyeleseikan tugas di tempat kerja, itu

juga kita fasilitasi…kalau media internal memang tidak ada feedback tetapi ini dapat mensuport program lainnya seperti yang aku bilang tadi, dan kalau udah dapet dari media internal otomatis mereka juga akan tertarik join sama program nya erhanda..” (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Wulan Purnamawati, 18

Agustus 2014).

Jadi feedback disini adalah untuk memunculkan interaksi dan dialog antara pembicara dengan karyawan, sehingga terdapat komunikasi dua arah mengenai topik yang menjadi tema pembahasan. Komunikasi dua arah ini diharapkan dapat memberikan pemahaman sejelas-jelasnya kepada audience terkait tema yang disampaikan sehingga terjadi komunikasi yang efektif. Pernyataan tersebut diperkuat dari hasil data wawancara dengan salah satu karyawan dari departemen Field office berinisial WB :

“Kalau saya lebih tertarik sama programnya, soalnya kita bisa berpartisipasi secara langsung dan bisa memberikan feedback..adanya interaksi dan situasi tatap muka jadi lebih efisien dan efektif, terus yang aktif dikasih souvenir jadi peserta termotivasi untuk mengikutinya dengan serius ”.

(Hasil wawancara peneliti dengan karyawan dari departemen Field office inisial WB, 5 Agustus 2014).

Dari pernyataan tersebut dapat dilihat bahwa situasi tatap muka membuat lebih efisien dan efektif terhadap kelangsungan program yang dijalankan. Kemudian pemberian souvenir adalah sebuah strategi untuk merangsang peserta yang aktif bertanya ataupun berdiskusi secara langsung sesuai dengan topik pembahasan. Selain itu dari hasil data observasi peneliti saat mengikuti kegiatan LL, tidak ada batasan antara bawahan maupun atasan. Hal tersebut dapat dilihat pada seorang Manajer dari salah satu departemen, bahwa beliau terlambat datang dikarenakan ada tugas di lapangan. Karena kuota kursi terbatas, beliau rela berdiri dengan menyaksikan secara seksama mengenai topik pembahasan yang disampaikan oleh narasumber. Selain itu seat kursi diatur secara acak, sehingga antara karyawan, supervisor, atau manajer dapat duduk berdampingan dan dapat saling berinteraksi. Kondisi ini sesuai dengan pemaparan yang diberikan oleh Ibu Feni :

“tidak ada atasan maupun bawahan, semuanya sama,,semua itu kita pandang sebagai audience yang perlu kita lengkapi dengan informasi penting buat mereka..kita buat sesi itu se consise mungkin,se brief mungkin, sehingga..judulnya saja sudah lunch and learn..jadi sambil lunch selain kita engage kawan kawan kita internally yang misalnya dari departemen lain, gak pernah ketemu, jarang ngobrol, akhirnya ketemu satu dengan yang lain..lunch dan learn, selama kita lunch, kita mendapatkan sesuatu, jadi eee tidak hanya makan siang bersama biasa tetapi sambil makan siang kita itu belajar sesuatu, itu kiatnya..sehingga harus menampilkan atau mengemas paparan yang menarik buat mereka gitu..yang juga bisa applicable ke dalam sehari harinya para karyawan ini..jadi topic yang kita munculkan itu harus menarik juga, itu yang membuat mereka willing to come, mau datang menghadiri acara LL itu ”. (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Dari hasil data wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa semua yang menghadiri program LL adalah audience. Istilah atasan sebagai manajer atau supervisor dan bawahan sebagai karyawan telah diganti dengan kekerabatan antar internal MCL satu sama lain dengan diselingi makan siang bersama. Dan yang tidak kalah pentingnya adalah mereka juga mendapatkan sesuatu pembelajaran terkait topik-topik yang menarik untuk dijadikan tema pembahasan dalam program tersebut. Poin-poin yang telah disebut oleh peneliti menjadi paket yang komplit untuk membuat para internal MCL selalu datang dan mengikuti program acara Lunch and Learn.

Dilihat dari bentuk kegiatannya, dapat dikatakan LL berada diantara kegiatan informal dan kegiatan formal. Berdasarkan hasil data observasi peneliti, bahwa peneliti mengamati dari tidak adanya batasan antara atasan dan bawahan, makan siang bersama, dan dapat saling berinteraksi satu sama lain di dalam kegiatan, dapat dikatakan sebagai kegiatan informal. Tetapi untuk memperkuat Dilihat dari bentuk kegiatannya, dapat dikatakan LL berada diantara kegiatan informal dan kegiatan formal. Berdasarkan hasil data observasi peneliti, bahwa peneliti mengamati dari tidak adanya batasan antara atasan dan bawahan, makan siang bersama, dan dapat saling berinteraksi satu sama lain di dalam kegiatan, dapat dikatakan sebagai kegiatan informal. Tetapi untuk memperkuat

“LL itu lebih ke semi formal,kalau informal itu kan bebas dan lebih casual banget..tapi ini masih dalam batasan program yang terstruktur, rentetan kegiatannya masih ada, tetapi embiatnya kita

buat ee informal…jadi semi formal..walaupun sebenernya kegiatan itu kegiatan formal, dihadiri oleh manajemen, di lead oleh Public

and government affairs dalam hal ini communications division yang bagian mengemas programnya..lalu struktur acaranya ada, kemudian kita menyampaikan pesan-pesan perusahaan,kemudian kita juga menjaring feedback itu struktur formalnya..gitu.. .” (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Feni K. Indiharti, 5 Agustus 2014).

Dari hasil wawancara tersebut dijelaskan bahwa kegiatan LL adalah semi formal. Artinya perpaduan antara informal dan formal yang kemudian mengerucut pada semi formal terlihat dari beberapa poin hasil observasi peneliti dengan hasil wawancara dengan Ibu Feni selaku informan utama. Bahwa kemasan acara dibuat secara informal agar peserta lebih nyaman dan dapat menjalin kekerabatan satu sama lain yang juga diselingi dengan acara makan siang bersama. Kemudian struktur formal dapat dilihat dari kegiatannya yang dihadiri oleh manajemen, di fasilitasi oleh departemen PGA khususnya divisi Comm, dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan peusahaan. Selain itu terdapat pernyataan dari salah satu karyawan dari departemen Services berinisial AG yang mendukung hasil data observasi dan data dari informan utama. Yaitu sebagai berikut :

“Dari LL kita bisa mendapatkan informasi mengenai perkembangan project, Bisa bersosialisasi antar kawan saat pelaksanaan lunch and learn,Bisa mendapatkan informs tentang progress dari kegiatan Sosial Local Development oleh PGA untuk masyarakat, Materi-nya menarik dan kreatif dengan suasana informal dan formal yang interaktif ”

(Hasil wawancara peneliti dengan karyawan dari departemen Services berinisial AG, 18 Agustus 2014).

Dari hasil data observasi, data informan utama dan pendukung, dapat disimpulkan bahwa program komunikasi internal Lunch and Learn adalah kegiatan semi formal yang bermanfaat untuk menjalin suatu kekerabatan antara satu dengan yang lain. Serta pemberian informasi terhadap internal MCL mengenai perkembangan proyek perusahaan dan kegiatan-kegiatan perusahaan yang lainnya.

Gambar 19. Peneliti saat mengikuti sesi program Lunch and Learn

Sumber : Dokumen Mobil Cepu Ltd

Namun bukan berarti dalam proses dan penyampaian informasi selalu berjalan dengan mulus. Akan ada hambatan-hambatan atau tantangan yang menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan program kedepannya. Hal tersebut sesuai dengan hasil kutipan dari karyawan ber inisial AG :

“Pada beberapa kesempatan, lunch and learn kurang terlakasana dengan baik karena ada beberapa gangguan terutama keriuhan peserta, juga kadang pembicara suka asyik berbicara sendiri mas, tanpa melihat kondisi audience dan kurang kerasnya sang pembicara dalam menyammpaikan. Kemampuan untuk memfokuskan audience juga merupakan factor kunci dalam kefektifitasan penyampaian materi mungkin bisa disisipkan ice breaking atau tayangan video atau semacamnya bisa lebih menarik ..” (Hasil wawancara peneliti dengan AG, 18 Agustus 2014).

Menurut hasil data wawancara tersebut narasumber yang menjadi pembicara harus benar-benar memiliki kompetensi. Sehingga memfokuskan audience sebagai salah satu kunci kefektifan penyampaian materi perlu diperhatikan. Namun dukungan dari audience untuk memperhatikan dengan seksama juga tidak kalah pentingnya. Dengan demikian antara narasumber dan audience harus saling mensuport demi terciptanya komunikasi yang efektif. Sehingga materi yang akan disampaikan dapat tersampaikan dengan baik. Dengan menambahkan selingan Ice breaking dan video dari pembicara mungkin akan menambah semangat audience untuk mengikuti acara hingga akhir dengan seksama. Tidak hanya masalah teknis saja, namun ada juga hambatan untuk masalah sarana dan prasarana, hal tersebut disampaikan oleh karyawan berinisial WB sebagai berikut :

“Mengenai pembagian handbook/hardcopy materi yang akan disampaikan khususnya, sehingga informasi yang didapat tidak sekedar mampir di ingatan namun juga tersedia di handbook. Mencatat dirasa akan sangat kurang efektif, mengingat waktu yang terbatas dan kemampuan audience melakukan 3 hal scr bersamaan, yaitu menangkap informasi, memahami dan mencatat dgn tulisan. . ” (Hasil wawancara peneliti dengan WB, 5 Agustus 2014).

Dari hasil kutipan diatas, bahwa yang menjadi pokok permasalahan lagi- lagi adalah efektifitas penyampaian materi. Fasilitas handbook atau hardcopy materi dirasa perlu untuk mendukung pemahaman audience terkait materi yang disampaikan. Dari beberapa kendala yang disampaikan oleh informan pendukung, jika tidak segera diantisipasi akan menjadi permasalahan yang serius terhadap kelangsung program komunikasi internal khususnya program LL. Karena hal tersebut menyangkut penyampaian materi atau informasi dari narasumber internal Dari hasil kutipan diatas, bahwa yang menjadi pokok permasalahan lagi- lagi adalah efektifitas penyampaian materi. Fasilitas handbook atau hardcopy materi dirasa perlu untuk mendukung pemahaman audience terkait materi yang disampaikan. Dari beberapa kendala yang disampaikan oleh informan pendukung, jika tidak segera diantisipasi akan menjadi permasalahan yang serius terhadap kelangsung program komunikasi internal khususnya program LL. Karena hal tersebut menyangkut penyampaian materi atau informasi dari narasumber internal

“Eee aku lebih suka menyebutnya sebagai tantangan ya..selalu ada tantangan..khususnya dalam suatu perencanaan ya.. biasanya kita pilih-pilih topic, pertama itu apa sih topic yang paling dibutuhkan?apa yang menarik.. apa yang saat ini ee kita harus

sampaikan… tidak asal memilih topic,,gitu erhanda…tetapi yang akan disampaikan itu setidaknya harus ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan sehingga kawan-kawan disini itu menerima ilmu yang lain di luar pekerjaan, intinya.. tetapi ilmu yang lain itu bisa di manfaatkan untuk mensuport performances di tempat kerja.....narasumber dari internal pun demikian erhanda.., informasi proyek yang sekiranya lagi hangat dan harus segera di share akan kita prioritaskan, untuk masalah sarana dan prasarana sejauh ini kita selalu berusaha untuk melengkapinya demi kenyamanan peserta, dari makanan,souvenir, tempat, sampai kelengkapan penyampaian materi,tetapi kita selalu evaluasi seusai acara jika ada masukan dan kekurangan yang mungkin belum

sempat kita fasilitasi.” (Hasil wawancara peneliti dengan ibu Wulan, 18 Agustus 2014).

Dari hasil data wawancara tersebut bahwa departemen PGA khususnya divisi Comm telah berupaya untuk mengatasi kendala dan tantangan selama program komunikasi internal berlangsung. Pemilihan topik dan narasumber secara selektif menjadi acuan untuk keberhasilan program terkait dengan efektifitas penyampaian materi atau informasi yang akan disampaikan. Selain itu evaluasi selalu dilakukan seusai acara sehingga nantinya hasil evaluasi akan menjadi langkah perbaikan untuk acara-acara selanjutnya. Hal tersebut di lengkapi dengan pernyataan oleh Ibu Feni selaku Advisor Comm, departemen PGA :

“kedepannya kita dapat semakin memunculkan topic-topik yang lebih menarik dan bermanfaat untuk audience atau karyawan dan juga kita bisa mendapatkan feedback yang baik dari audience untuk meningkatkan eee, apa namanya…kemasan dari pada program ll ini untuk lebih wow lagi gitu..ee lalu juga semakin “kedepannya kita dapat semakin memunculkan topic-topik yang lebih menarik dan bermanfaat untuk audience atau karyawan dan juga kita bisa mendapatkan feedback yang baik dari audience untuk meningkatkan eee, apa namanya…kemasan dari pada program ll ini untuk lebih wow lagi gitu..ee lalu juga semakin

Dari hasil kutipan wawancara tersebut dapat dikatakan bahwa keberhasilan program tidak hanya sebatas masalah kefektivitasan materi atau informasi yang akan disampaikan. Tetapi keberlangsungan program yang berjalan secara continue juga sebagai acuan untuk menjadikan program komunikasi internal memang dibutuhkan oleh karyawan MCL. Salah satu ukuran mengenai kebutuhan akan program komunikasi internal adalah dengan kesadaran karyawan untuk memperoleh informasi. Sehingga saat karyawan menerima komunikasi internal dalam bentuk kemasan program acara maupun media internal, mereka dapat selalu aktif dan berpartisipasi untuk kepentingan individu maupun perusahaan. Kutipan hasil wawancara informan utama ternyata sesuai dengan informan pendukung salah satu karyawan yang berinisial KD, bahwa :

“Lunch and learn itu sarana yang tepat bagi personel MCL lah ya untuk mendapatkan informasi mengenai perkembangan proyek,

program dan aktivitas perusahaan dan juga informasi lain yang bermanfaat bagi personel MCL, aku berharap sih supaya kegiatan ini dapat terus ada juga sebagai salah satu wadah di dalam mengkomunikasikan kemajuan proyek dan informasi lain yang berkaitan dengan perusahaan jadi melalui wadah ini karyawan dapat memahami status dan kondisi perusahaan ” (Hasil wawancara peneliti dengan KD, 5 Agustus 2014).

Dari hasil data wawancara, observasi dan pemaparan peneliti, dapat disimpulkan bahwa program komunikasi internal Lunch and learn adalah sarana yang tepat bagi karyawan untuk memperoleh informasi melalui kemasan program acara. Sumber informasi berasal dari departemen PGA yang kemudian diberikan kepada seluruh departemen secara semi formal dalam periode waktu tertentu.