Aliran Informasi.

2.3. Aliran Informasi.

Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi besar, dengan input, throughput , dan output (Pace, 2006, h.17). Baik kedua pandangan tersebut tidak ada yang salah, juga tidak ada yang benar atau lebih baik, keduanya digunakan sebagai kerangka untuk menjelaskan bagaimana teori berkaitan dengan praktik. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pula sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu penafsiran tertentu (Pace 2006 , h. 31). Bila organisasi dianggap sebagai struktur atau wadah yang telah ada sebelumnya, maka komunikasi dapat dianggap sebagai

“suatu substansi nyata yang mengalir ke atas, ke bawah, dan kesamping dalam suatu wadah.” Ketika organisasi dianggap sebagai orang-orang yang berinteraksi dan member makna kepada interaksi tersebut, komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi alih-alih sekedar fungi pemelihara organisasi. Komunikasi tidak sekedar melayani organisasi, ia adalah organisasi. (Pace, 2006, h. 34). Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisasi baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.

2.3.1. Sifat aliran informasi

Informasi tidak mengalir secara harfiah, kenyataannya informasi sendiri tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya.

Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi. (Pace, 2006, h. 170).

Menurut Guetzkow (1964) dalam (Pace, 2006, h. 171), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam tiga cara. Antara lain adalah :

1. Serentak : Yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara bersamaan dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak (lebih dari satu orang, bukan proses diadik. Bentuk dari komunikasi ini seperti, memo, pertemuan, rapat (akbar), televisi, teleconference (penyampaian pesan bermedia). Kelebihannya cepat, mudah atau dapat diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang, informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar. Sedangkan kelemahannya tidak dapat menyebarkan informasi yang sifatnya rahasia. Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas. Komunikasi organisasi yang berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir (Pace, 2006, h. 171).

Gambar 2. Penyebaran secara serentak, Sumber : Pace, R Wayne dan Don

Faules. 2006.

2. Berurutan : Haney (1962) dalam (Pace, 2006, h. 171) mengemukakan bahwa, proses penyebaran informasi/pesan secara diadik merupakan bentuk komunikasi yang utama, Dengan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan. Sehingga bentuk dari komunikasi ini adalah komunikasi antarpersonal, model jaringan sel.

Keuntungannya adalah menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota. Sementara itu kelemahannya adalah lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi persepsi/interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis.Untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasaan bentuk penyebaran diadik. Sumber pesan mengintrepretasikan pesan yang diterima,kemudian meneruskan hasil intrepretasinya kepada Keuntungannya adalah menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota. Sementara itu kelemahannya adalah lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi persepsi/interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis.Untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasaan bentuk penyebaran diadik. Sumber pesan mengintrepretasikan pesan yang diterima,kemudian meneruskan hasil intrepretasinya kepada

3. Serentak – Berurutan, yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah disebutkan sebelumnya.

2.3.2. Pola Aliran Informasi

Katz dan Kahn (1966) dalam (Pace, 2006, h. 175), menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Ada dua pola untuk menggambarkan aliran informasi di dalam suatu organisasi., yaitu:

1. Pola Roda

Adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi dan memecahkan masalah dengan saran / persetujuan anggota lainnya.

Pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalam memecahkan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.

Gambar 3. Pola Roda, Sumber : Pace, R Wayne dan Don Faules. 2006.

2. Pola Lingkaran

Semua anggota berkomunikasi satu sama lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan. Tidak seorangpun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.

Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam tugas.

Gambar 4. Pola Lingkaran , Sumber : Pace, R Wayne dan Don Faules. 2006

2.3.3. Arah Aliran Informasi

Dalam komunikasi organisasi terdapat 4 arah aliran informasi diantaranya adalah :

1. Komunikasi kebawah Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967 dalam Pace, 2006, h. 184). Ada lima (5) jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966 dalam Pace, 2006, h. 185) dalam :

a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.

b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.

d. Informasi mengenai kinerja pegawai.

e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.

2. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas dalam suatu organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau member informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dari dia. (Pace, 2002, h. 189).

Informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). Atau komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan, diantaranya adalah :

a. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan kepuasan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma,1979 dalam Pace, 2006, h. 190).

b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006, h. 190).

c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976 dalam Pace, 2006, h. 190).

d. Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006,

h. 190).

e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006, h. 190).

f. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974 dalam Pace, 2006, h. 190)

3. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan- rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi yang mempunyai atasan yang sama (Pace, 2002, h. 195).

Komunikasi horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang- orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.

Tujuan komunikasi horizontal :

a. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.

b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.

c. Untuk memecahkan masalah

d. Untuk memperoleh pemahaman bersama.

e. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan

f. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal (Pace, 2006, h. 195). Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersonal. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980 dalam Pace, 2006, h. 197).

Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas- tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat. Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas- tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat. Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik

4. Komunikasi Lintas Saluran Komunikasi lintas saluran merupakan komunikasi yang dilakukan oleh pegawai ketika proses komunikasi tersebut melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. (Pace, 2002, h. 197).

Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempati bagian fungsional yang berbeda. Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.