diperoleh dengan mudah, sedangkan aspek pemusnahan terdiri atas metode pemusnahan dan status kerahasiaan. Contoh form dapat dilihat
pada Lampiran 8, sedangkan perbandingan jumlah dokumen PT. NI-PF dapat dilihat pada Tabel 5.
E. AUDIT INTERNAL
Ada dua tipe audit yang dibutuhkan dalam meregistrasi standar, yaitu audit oleh suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa disebut sebagai audit
eksternal, dan audit oleh staf internal yang telah di training untuk mengaudit yang disebut sebagai audit internal. Tujuannya adalah untuk meninjau
perbaikan proses, menguji bahwa sistem berjalan dengan semestinya, mencari perbaikan dan memperbaiki atau mencegah masalah-masalah yang
teridentifikasi Anonim, 2007
c
. Teknik audit dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu rapat
pembukaan audit, mengidentifikasi proses, mengaudit, mengumpulkan dan memverifikasi informasi, temuan audit, pertemuan tim audit, rapat penutupan,
pelaporan audit, mendokumentasikan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan. Audit internal akan diaudit oleh auditor yang merupakan stafkaryawan
PT. NI-PF yang telah melaksanakan training audit internal dari kantor pusat. Audit internal di PT. NI–PF dijadwalkan dimulai tanggal 15 Mei 2007.
Namun pelaksanaannya harus diundur satu hari, yaitu pada tanggal 16 Mei 2007. Keputusan ini diambil pada saat opening meeting internal audit, para
HOD menginginkan penjelasan rinci mengenai penilaian audit serta hasil dari benchmarking para IMS champion ke PT. Great Giant Pineapple. Oleh karena
itu, jadwal internal audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu pelaksanaannya dimulai tanggal 16 Mei 2007 hingga 25 Mei 2007, dimana
departemen yang seharusnya diaudit pada tanggal 15 Mei kemudian dipindahkan ke tanggal 25 Mei.
Pada saat pelaksanaan audit internal, penilaian terhadap pemenuhan dokumen adalah 100, observasi 75, dan interview 75. Temuan atau
finding terdiri dari mayor, minor, dan improvement, dengan kategori temuan miss, hit, serta not applicable NA. Temuan mayor adalah ketika ada pasal-
pasal dari ISO yang tidak diterapkan oleh auditee. Temuan ini dapat
menyebabkan auditee tidak lolos sertifikasi, sebab apabila ditemukan satu saja major finding, maka auditor tidak dapat meloloskan auditee.
Suatu temuan dikatakan minor apabila pasal-pasal dari ISO sudah diterapkan, namun pada kenyataannya tidak diterapkan secara maksimal.
Reoccurent minor atau temuan minor pada saat audit yang selanjutnya dapat berubah menjadi temuan mayor. Temuan improvement berupa temuan yang
dapat langsung dilakukan continual improvement, misalnya ditemukan dokumen dengan nomor dokumen yang mengalami kesalahan pengetikan atau
ada dokumen yang belum diberi stempel. Temuan minor dan improvement ini tidak menyebabkan kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua temuan
tersebut harus dilaporkan dalam dokumen CAPA Corrective and Preventive Action, begitu pula dengan temuan mayor, yang kemudian harus dilakukan
continual improvement. Dapat dikatakan bahwa yang mampu menghambat bahkan menggagalkan sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya temuan
tetapi jenis temuannya. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setiap temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis temuan dan tingkat keparahan
temuan. Berikut ini adalah hasil temuan dari audit internal.
Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan di departemen QA. Prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia. Document controller
merupakan penanggung jawab dari temuan ini. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan adalah segera mencetak dan mendistribusikan
prosedur pengendalian dokumen eksternal ke departemen yang bersangkutan. Temuan lain yang berkaitan dengan dokumen adalah dokumen lama belum
distempel ”obsolete” dan beberapa form belum diregistrasi. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah memberi stempel lalu
menarik semua dokumen lama dari line. Tidak hanya itu, champions harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Temuan-
temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO
14001 dan OHSAS 18001. Hingga pada saat audit internal, departemen ini belum membuat jadwal
untuk meninjau Key Performance Indicator KPI. Temuan ini mengacu pada
ISO 9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera
membuat jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal. Temuan di departemen QA yang cukup kritis adalah belum adanya surat pengangkatan
MR. Sampai dengan tahap audit internal, surat pengangkatan MR ini sedang dalam proses pembuatan. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini
adalah ISO 9001 klausul 5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan perbaikan dan pencegahannya adalah membuat surat pengangkatan lalu
mensosialisasikannya. Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Prosedur pengendalian
dokumen eksternal segera dicetak dan
didistribusikan.
2 Dokumen lama belum
distempel ”obsolete”. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama diberi tanda ”obsolete”
dan ditarik dari line.
3 Form belum diregistrasi.
4.2.3 4.4.5
4.4.5 Champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang
ada di areanya.
4 Tidak terdapat jadwal
peninjauan Key Performance Indicator
KPI. 6.2.2 - -
Buat jadwal tinjauan KPI.
5 Tidak ada surat
pengangkatan MR. 5.5.2 - -
Buat surat pengangkatan MR dan
sosialisasikan.
6 Prosedur komunikasi
internal belum mencantumkan aspek
mutu. 5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu pada revisi prosedur
komunikasi internal.
7 ICP tidak dikalibrasi
sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label.
7.6 - - Kalibrasi sesuai dengan
jadwal dan beri label pada alat yang telah
dikalibrasi.
8 Konsep dan laporan
tidak mengikuti persyaratan ISO.
8.5.2 4.5.3 4.5.2 Gunakan persyaratan
ISO dalam melaksanakan
perbaikan dan gunakan form yang sesuai
dengan ISO.
Prosedur komunikasi internal yang terdapat di departemen QA tidak mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu pada klausul IMS mengenai
komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari
document controller. Selain itu, ditemukan pula ICP Internal Control Plan yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label. ICP
berfungsi untuk memonitor peralatan yang ada, khususnya alat-alat di departemen QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan
adalah melakukan kalibrasi sesuai dengan jadwal lalu memberi label pada alat yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.6 ISO 9001
mengenai pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran. Pada dasarnya, departemen QA telah melaksanakan continual
improvement, hanya saja konsep dan laporannya tidak mengikuti persyaratan ISO, sehingga hal ini juga menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu pada
klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 8.5.2 ISO 9001 mengenai tindakan perbaikan serta klausul 4.4.3 ISO 14001 dan OHSAS
18001 mengenai ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan. Tabel 7 merupakan temuan hasil audit internal departemen Production
FillingPacking dan Application Group. Pada saat observasi, tidak terdapat dokumen yang menjelaskan peraturan pengoperasian alat angkat-angkut.
Tidak tersedianya dokumen yang menjelaskan peraturan forklift menyebabkan operator forklift tidak mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi akibat
mengoperasikan alat tersebut. Champion yang bertanggung jawab pada temuan ini harus membuat dokumen pengoperasian alat angkat-angkut beserta
dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur keadaan darurat tidak pernah diuji coba secara teratur, tidak ada checklist atau record yang menyatakan bahwa
prosedur tersebut telah dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua temuan ini berhubungan dengan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.4.6
mengenai pengendalian operasional.
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FP dan AG
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Tidak ada dokumen yang
menjelaskan peraturan pengoperasian alat
angkat-angkut. - 4.4.6
4.4.6 Buat dokumen
pengoperasian alat angkat-angkut beserta
pelatihannya.
2 Prosedur keadaan
darurat tidak pernah diuji coba secara teratur tidak
ada checklist atau record.
- 4.4.6 4.4.6
Perbarui checklist dan report serta selalu
jalankan prosedur secara rutin.
3 Prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Prosedur pengendalian
dokumen eksternal segera dicetak dan
didistribusikan.
4 Dokumen lama belum
distempel ”obsolete”. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama diberi tanda ”obsolete”
dan ditarik dari line.
5 Dokumen WI masih
berada di meja SO FP. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Segera distribusikan dokumen ke area yang
bersangkutan.
6 Tidak ada CAPA untuk
setiap target objektif dan program yang tidak
tercapai. 5.4.1
8.3 4.3.3
4.5.3 4.3.3
4.5.2 Buat CAPA untuk
setiap target objektif dan program yang tidak
tercapai.
7 Tidak ada prosedur
pengendalian sisa limbah tinta mesin coding.
- 4.4.6 4.4.6
Buat prosedur pengendalian sisa
limbah tinta mesin coding.
8 Beberapa form belum
diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus meregister dan memberi
nomor semua form yang ada di areanya.
9 Belum ada tagging
label pada alat instrumen ukur dan tidak
ada record hasil kalibrasi.
7.6 - - Buat label pada semua
alat ukur dan konsistensi dalam
membuat record.
10 Quality Monitoring
Scheme QMS belum ditandatangani dan
belum didistribusikan ke line.
8.2.4 - - Perbarui QMS dan
distribusikan.
11 Catatan mutu hasil
pemantauan dan pengukuran belum
ditandatangani oleh operator, SO, FLM.
8.2.4 - - Selalu ingatkan
operator, SO, dan FLM untuk menandatangani
catatan mutu.
Seperti departemen QA, di departemen ini juga tidak terdapat prosedur pengendalian dokumen eksternal, masih terdapat dokumen lama yang belum
distempel ”obsolete”, serta terdapat form yang belum diregistrasi. Temuan- temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001
dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Dokumen baru yang telah didistribusi pun masih
berada di meja Shift Operator SO Filling Packing. Letak dokumen-dokumen baru tersebut kurang dapat diakses oleh karyawan lain. Champion yang
bertugas harus segera mendistribusikan dokumen tersebut ke area yang bersangkutan. Klausul yang berkaitan dengan temuan ini tidak berbeda dengan
klausul pada temuan prosedur pengendalian dokumen eksternal di atas. Selain itu, objektif, target dan program sudah ditetapkan baik secara
corporate dan departemental serta telah dipantau pencapaiannya secara teratur. Hanya saja tindakan perbaikan dan pencegahan untuk objektif, target
dan program yang tidak tercapai belum dibuatkan. Klausul yang berkenaan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.4.1 dan 8.3, ISO 14001 klausul
4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS 18001 klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek lingkungan penting namun tidak
diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada mesin coding S4 yang tidak memiliki prosedur pengendalian sisa limbah tinta. Temuan mengacu pada
ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.4.6. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur pengendalian sisa
limbah tinta mesin coding. Sebagian besar peralataninstrumen ukur tidak diberi label kalibrasi.
Tidak hanya itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam suatu record. Persyaratan yang digunakan adalah ISO 9001 klausul 7.6. Tindakan yang
harus dilakukan adalah membuat label pada semua alat ukur dan selalu konsisten dalam membuat record. Quality Monitoring Scheme QMS yang
dibuat oleh QA belum ditandatangani dan didistribusikan ke line. Temuan ini disebabkan pada saat distribusi dokumen seluruh QMS belum selesai di-
update oleh QA. Temuan lainnya adalah catatan mutu hasil pemantauan dan pengukuran belum ditandatangani oleh operator, SO, dan FLM First Line
Manager. Catatan mutu adalah record berbentuk berbentuk form yang kemudian ditandatangani oleh operator, SO atau FLM. Tindakan perbaikan
dan pencegahan yang dapat dilakukan yaitu dengan selalu mengingatkan operator, SO, dan FLM untuk menandatangani catatan mutu. Temuan QMS
maupun catatan mutu mengacu pada klausul 8.2.4 di dalam ISO 9001. Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FICO
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Sebanyak 50
responden yang diwawancara tidak dapat
menjelaskan kebijakan QSHE.
5.3 4.2 4.2 Sosialisasikan kebijakan
QSHE kepada seluruh anggota FICO.
2 Training matrix belum
diperbarui. - 4.4.1
4.4.1 Training matrix harus
segera diperbarui dan dikomunikasikan pada
seluruh karyawan.
3 Pengendalian dokumen
belum sesuai prosedur pengendalian dokumen.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Pengendalian dokumen
harus mengikuti prosedur pengendalian
dokumen.
4 Tidak ada prosedur
pengendalian dokumen eksternal.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Buat prosedur
pengendalian dokumen eksternal.
5 Belum ada penentuan
interval pelaksanaan tinjauan manajemen.
5.6 4.6 4.6 Tentukan interval waktu
pelaksanaan tinjauan manajemen.
6 Belum ada pengujian
terhadap supplier. 7.4.3 - -
Buat jadwal dan lakukan pengujian
terhadap supplier.
7 Job title belum
diperbarui. 5.0 4.4.1 4.4.1
Job title harus segera diperbarui dan
dikomunikasikan pada karyawan yang
bersangkutan.
Temuan-temuan di departemen Finance and Control FICO dapat dilihat pada Tabel 8. Terdapat 50 responden tidak mampu menjelaskan
kebijakan QSHE pada saat interview audit internal. Hal ini dikarenakan kurangnya sosialisasi kebijakan QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi
tanggung jawab HOD FICO. Persyaratan mengenai kebijakan yang berkenaan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.3, ISO 14001 dan OHSAS
18001 klausul 4.2. Selain itu, ditemukan pula status training matrix yang
belum diperbarui. Tindakan yang harus dilakukan terutama oleh champions yang berwenang adalah memperbarui training matrix lalu
mengkomunikasikannya pada seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada persyaratan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.1 mengenai tugas,
tanggung jawab dan wewenang. Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh departemen ini belum
sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Temuan lainnya adalah prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak terdapat di departemen FICO.
Kedua temuan ini berkaitan dengan klausul IMS mengenai pengendalian dokumen, yaitu klausul 4.2.3 pada ISO 9001 serta klausul 4.4.5 di dalam ISO
14001 dan OHSAS 18001. Selain itu, departemen ini belum melakukan penentuan interval terhadap pelaksanaan tinjauan manajemen sehingga hal ini
pun menjadi temuan. Dalam melaksanakan continual improvement, HOD FICO harus segera menentukan interval waktu pelaksanaan tinjauan
manajemen. Auditor juga mendapati tidak adanya dokumen audit terhadap supplier.
Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam ISO 9001, yaitu mengenai verifikasi terhadap produk. Karyawan yang bertanggung jawab terhadap
temuan ini harus segera membuat jadwal dan melakukan pengujian terhadap supplier. Terdapat pula job title yang belum diperbarui. Pada saat audit
ditemukan karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan job title-nya. Job title yang ada menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.0 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.1. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilaksanakan adalah segera memperbaiki job title dan mengkomunikasikannya pada karyawan yang bersangkutan.
Daftar temuan di departemen Engineering dapat dilihat pada Tabel 9. Tidak jauh berbeda dengan departemen lain, pada departemen ini juga terdapat
dokumen lama yang belum distempel “obsolete”. Sebagian dokumen lama tersebar dibeberapa bagian departemen ini sehingga tidak terbawa pada saat
penyerahan dokumen lama kepada document controller. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah semua dokumen lama di area
engineering dikumpulkan dan diserahkan kepada document controller untuk distempel dan disimpan.
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Terdapat dokumen
lama yang belum distempel ”obsolete”.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Semua dokumen lama di
area engineering dikumpulkan dan
diserahkan kepada document controller
untuk distempel dan disimpan.
2 Beberapa checklist, log
book, dan log sheet belum diberi nomor.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Champion harus
meregister dan memberi nomor semua form yang
ada di areanya.
3 Dokumen elektronik
belum diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Penanggung jawab pengendalian dokumen di
engineering harus melaporkan setiap
technical drawing untuk diberi stempel terkendali
dan melakukan record penyebaran dokumen
tersebut.
Selain itu, beberapa checklist, log book, dan log sheet juga belum diberi nomor. Agar continual improvement terlaksana dengan efektif maka champion
harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Tidak hanya itu, dokumen elektronik juga belum diregistrasi. Dokumen elektronik
ini berupa program di dalam komputer, biasanya merupakan dokumen level 4. Penanggung jawab pengendalian dokumen di engineering harus melaporkan
setiap technical drawing untuk diberi stempel terkendali dan melakukan record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga temuan tersebut mengacu pada
klausul pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam ISO 9001 serta 4.4.5 di dalam ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Temuan-temuan di departemen Resources Planning Unit RPU dapat dilihat pada Tabel 10. Temuan pada departemen ini hampir sama dengan
departemen Engineering, yaitu berupa temuan pada dokumen. Masih terdapat dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”. Selain itu, WI P3K masih
berupa dokumen lama. Champions harus segera mengganti WI yang lama dengan yang baru sesuai dengan persyaratan IMS serta memberi tanda
”obsolete” pada semua dokumen lama dan menariknya dari line. Kedua temuan ini berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO
14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5. Auditor juga menemukan QMS dalam format lama di line. QMS yang
ditemukan ini masih dalam keadaan update hanya saja formatnya tidak sesuai dengan format IMS. Temuan ini menjadi tanggung jawab document
controller. Oleh sebab itu, document controller harus segera memperbaiki QMS lalu mendistribusikannya kepada area-area yang bersangkutan.
Persyaratan yang mengacu pada temuan ini adalah persyaratan ISO 9001 pada klausul 8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan pengukuran produk.
Tabel 10. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Terdapat dokumen
lama yang belum distempel ”obsolete”.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Semua dokumen lama
diberi tanda ”obsolete” dan ditarik dari line.
2 WI untuk P3K masih
dalam bentuk format lama.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Ganti WI yang lama
dengan yang baru sesuai dengan persyaratan IMS.
3 Ditemukan QMS
dalam format lama di line.
8.2.4 - - Perbaiki QMS yang baru
dan distribusikan
Daftar temuan di departemen Production Manufacturing dapat dilihat pada Tabel 11.
Seperti temuan di departemen QA, di departemen ini tidak ada prosedur pengendalian dokumen eksternal. Selain itu, terdapat beberapa form
belum diregistrasi. Kedua temuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5.
Terdapat log book yang tidak diisi secara teratur. Champions harus mengingatkan PICpenanggung jawab untuk mengisi log book secara
konsisten. Tidak hanya itu, terdapat pula log book yang tidak ditandatangani. Temuan-temuan ini mengacu pada persyaratan ISO 9001 klausul 7.5.3, yaitu
mengenai identifikasi dan mampu telusur.
Tabel 11. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Production Manufacturing
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
1 Tidak ada prosedur
pengendalian dokumen eksternal.
4.2.3 4.4.5 4.4.5 Buat prosedur
pengendalian dokumen eksternal.
2 Log book tidak diisi
secara teratur. 7.5.3 - -
Ingatkan PICpenanggung jawab
untuk mengisi log book secara konsisten.
3 Beberapa form belum
diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus meregister dan memberi
nomor semua form yang ada di areanya.
4 Terdapat log book yang
tidak ditandatangani. 7.5.3 - -
Ingatkan PIC untuk menandatangani log
book.
5 Perlu menambah
persyaratan pemerintah dan konsumen.
7.2.1 - - Tambahkan persyaratan
dari pemerintah dan konsumen.
6 Job description masing-
masing karyawan baru mencapai 70.
5.0 4.4.1 4.4.1 Segera lengkapi job
description yang belum dicetak.
7 Belum ada sosialisasi
QMR. 5.5.2 4.3.1 4.3.1
Buat surat resmi pengangkatan QMR dan
sosialisasikan.
8 Prosedur komunikasi
internal belum mencantumkan aspek
mutu. 5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu pada revisi prosedur
komunikasi internal.
9 Tidak terdapat rencana
peninjauan Key Performance Indicator
KPI. 6.2.2 - -
Buat rencana tinjauan KPI.
10 QMS belum
ditandatangani dan belum didistribusikan ke
line. 8.2.4 - -
Perbarui QMS dan distribusikan.
11 Belum ada tagging
label pada alat instrumen ukur dan tidak
ada record hasil kalibrasi.
7.6 - - Buat label pada semua
alat ukur dan konsistensi dalam
membuat record.
12 Daily tipping log book
tidak diisi secara teratur. 7.5.3 - -
Ingatkan PIC untuk memeriksa log book
secara teratur.
Berdasarkan temuan yang dilakukan oleh auditor, perusahaan ada baiknya perlu menambah persyaratan pemerintah dan konsumen. Hal ini
berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 7.2.1 mengenai penentuan
persyaratan produk. Selain itu, job description masing-masing karyawan di departemen ini baru mencapai 70. Hal ini disebabkan job description
tersebut hanya sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini adalah persyaratan mengenai tanggung jawab manajemen.
Tindakan perbaikan yang dilakukan adalah segera melengkapi job description yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini tidak berbeda dengan departemen lain. Temuan yang serupa dengan departemen Production Filling Packing
adalah belum adanya sosialisasi Quality Management Representative QMR. Tindakan utama yang harus dilaksanakan oleh champions adalah membuat
surat resmi pengangkatan QMR dan melakukan sosialisasi. Selain itu, terdapat pula temuan yang serupa dengan temuan di
departemen QA, yaitu prosedur komunikasi internal belum mencantumkan aspek mutu serta tidak adanya rencana peninjauan Key Performance Indicator
KPI. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan komunikasi internal ada pada klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk
ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari document controller untuk segera
mencantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal. Tidak hanya itu, departemen ini juga belum membuat jadwal untuk
meninjau Key Performance Indicator KPI. Temuan ini mengacu pada ISO 9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera membuat jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal.
Temuan lainnya adalah QMS belum ditandatangani dan belum didistribusikan ke line, tidak terdapat tagginglabel pada alatinstrumen ukur
dan tidak ada record hasil kalibrasi serta daily tipping log book yang tidak diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001
berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan 7.5.3. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilaksanakan adalah memperbarui QMS dan
mendistribusikannya, membuat label pada semua alat ukur dan konsistensi
dalam membuat record serta selalu mengingatkan PIC untuk memeriksa log book secara teratur.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory menghasilkan dua jenis produk kopi, yaitu kopi instan dan kopi mixes. Pada dasarnya proses produksi kedua
jenis produk kopi ini terdiri dari penyangraian, penggilingan, ekstraksi, evaporasi dan pengeringan semprot spray drying. Perbedaan antara kedua
kopi ini terletak pada proses setelah pengeringan semprot. Kopi instan mengalami proses aglomerasi, sedangkan proses ini tidak dilakukan pada kopi
mixes. Menurut Clarke dan Macrae 1989, aglomerasi pada kopi instan
merupakan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk kopi hasil pengeringan semprot. Rata-rata ukuran granula adalah 1.4 mm. Granula pada umumnya
berwarna lebih gelap dari pada bubuk kopi. Proses aglomerasi ini bertujuan memperbaiki warna kopi dan meningkatkan kelarutan kopi instan.
Prinsip dari proses aglomerasi yaitu partikel keringbubuk yang merupakan hasil dari pengeringan semprot masuk ke dalam zona aglomerasi.
Selanjutnya permukaan partikel dibasahi oleh uap panas kondensasi. Pada akhirnya partikel tersebut dikeringkan sehingga diperoleh partikel kopi
teraglomerasi. Adanya tuntutan perdagangan global agar produk mampu berdaya saing
tinggi, antisipasi terhadap masyarakat yang dinamis dan kreatif, serta dengan memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya, menggerakkan
PT. NI-PF, umumnya Nestlé di dunia, untuk menerapkan Integrated Management System IMS.
Sejak berdirinya PT. NI-PF, perusahaan ini telah menerapkan sistem manajemen internal yang terdiri dari sistem manajemen mutu yang disebut
Nestlé Quality System NQS, sistem manajemen lingkungan yang disebut sebagai Nestlé Environmental Management System NEMS, dan sistem
manajemen K3 yang disebut Operational Safety, Health, and Risk Management System OSHRMS. Ketiga sistem manajemen ini ekuivalen