adalah adanya tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestlé diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan
bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian IMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang terstruktur dan terkendali.
Menurut Whitelaw 2004, alasan pengintegrasian sistem manajemen adalah untuk:
1. Mengurangi biaya dalam bisnis dan memberikan nilai tambah pada proses. Biaya yang dimaksudkan di sini adalah yang berkaitan dengan
efisiensi waktu manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh auditor internal auditor dan auditor dari badan sertifikasi. Pengurangan dalam waktu
manajemen sangat mempengaruhi keuntungan biaya internal. Pengurangan waktu manajemen ini dapat dikurangi jika elemen dari sistem manajemen
dapat dilaksanakan pada waktu yang sama dengan elemen sistem manajemen yang lain.
Alasan lainnya adalah adanya nilai tambah. IMS diharapkan dapat menjamin bahwa aktivitas dan proses-proses operasi suatu manajemen
sistem memiliki pengaruh positif dan dapat diukur terhadap keuntungan dan loss account dari suatu bisnis.
2. Mengurangi resiko demi kelangsungan bisnis. Manajemen dari suatu organisasi harus melakukan analisis resiko
dengan baik. Berikut ini tiga komponen utama dalam analisis resiko:
a. Mutu: apa saja resiko dari suplai produk dan jasa yang tidak
memenuhi persyaratan konsumen dan yang paling penting adalah tidak up to date dengan perubahan konsep dari perbaikan berkelanjutan.
ISO 9001 adalah alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
b. Lingkungan : apa saja resiko akibat tidak memenuhi perundangan,
jika organisasi tidak dapat up to date pada praktek-praktek terbaik terhadap manajemen lingkungan, dan resiko akibat aktivitas yang
dapat merugikan publik terhadap nama perusahaan. ISO 14001 adalah alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
c. Kesehatan dan Keselamatan Kerja : apa saja resiko dari aktivitas
yang menyebabkan luka yang diakibatkan oleh kelalaian dan praktek- praktek yang out of date. Resiko-resiko ini paling tidak meliputi
hilangnya waktu kerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas hingga beralih kepada kriminalitas atau berkaitan dengan hukum
akibat karyawan yang terluka. OHSAS 18001 adalah alat untuk mengatur resiko-resiko ini.
Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan dapat dilihat pada Gambar 7, sedangkan perbandingan dari klausul-klausul ISO,
OHSAS dan NQS yang menunjukkan pendekatan standar dan kesamaan struktur dapat dilihat pada Lampiran 4.
Pada dasarnya ketiga sistem manajemen dalam IMS ini sangat berbeda, namun ada persyaratan-persyaratanklausul-klausul yang penerapannya dapat
diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan target; tugas dan tanggung jawab; pelatihan dan kompetensi; pengendalian dokumen; pengendalian
catatan; tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan manajemen.
Proses manajemen di PT. NI-PF dalam pelaksanaan IMS terdiri dari komitmen manajemen, pembuatan kebijakan perusahaan, pengangkatan
management representative, melakukan management review, dan audit internal. Manajemen puncak PT. NI-PF telah menyatakan komitmennya untuk
menjalankan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2000, sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001:1999, dan
sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Selanjutnya sebagai dasar dari IMS perusahaan maka manajemen menentukan kebijakan PT. NI-PF.
OHSAS 18001 Clause 4.4
Implementation and Operation
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan Whitelaw, 2004
Dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen QSHE, manajemen PT. NI-PF juga telah menunjuk perwakilan manajemen
sebagai penanggung jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari harus didukung oleh semua karyawan. Pembahasan kinerja IMS PT. NI-PF
akan dilakukan di dalam meeting tinjauan manajemen management review secara rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager dan Head of Department
tiap departemen. Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan minimal setiap enam bulan sekali.
OHSAS 18001 Clause 4.6
Management Review
ISO 9001 Clause 5.6
Management Review ISO 14001
Clause 4.6 Management Review
ISO 9001 Clause 8.0
Measuring Analysis and Improvement
ISO 14001 Clause 4.5
Checking and Corrective Action
ISO 14001 Clause 4.4
Implementation and Operation
ISO 9001 Clause 7.0
Product Realization ISO 14001
Clause 4.1 General Requirements
ISO 9001 Clause 4.1
General Requirements OHSAS 18001
Clause 4.1 General
Requirements
ISO 14001 Clause 4.2
Environmental Policy ISO 9001
Clause 5.1 Management
Committment OHSAS 18001
Clause 4.2 OHSAS Policy
OHSAS 18001 Clause 4.3
Planning ISO 9001
Clause 5.4 Planning
ISO 14001 Clause 4.3
Planning OHSAS 18001
Clause 4.5 Checking and
Corrective Action
Pelaksanaan internal audit dilakukan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan, untuk mengetahui apakah pelaksanaan IMS, proses, dan produk
telah: 1. Sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
2. Sesuai persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan IMS yang telah ditentukan oleh PT. Nestlé Indonesia Panjang Factory.
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang berlaku
5. Secara efektif diterapkan dan diimplementasikan. Pelaksanaan IMS, khususnya pada tahap persiapan IMS bukanlah hal
yang mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus yang mampu menanganinya sehingga IMS dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini, penanggung jawab
tertinggi IMS adalah Chief Executief IMS, yaitu Factory Manager FM, yang bertanggung jawab secara keseluruhan untuk memastikan bahwa IMS berjalan
efektif. Secara operasional, penerapan IMS di seluruh area pabrik dikoordinir oleh Management Representative MR, yaitu Head of Department HOD
QA, dengan dibantu oleh Deputi IMS, yaitu SHE officer, dan seluruh HOD dan Direct Report untuk penerapan di seluruh departemen. Penerapan IMS di
masing-masing departemen oleh para HOD akan dibantu oleh koordinator IMSIMS champions masing-masing departemen. Pengendalian dokumen
yang meliputi pengeluaran, pendaftaran, pengesahan, pendistribusian, dan penarikan dokumen dikoordinir oleh Central Document Controller. Pada
pelaksanaannya, PT. NI-PF dibantu oleh konsultan dari perusahaan InQuest Consulting.
Tahapan-tahapan dalam penerapan IMS adalah penyusunan dokumen Process Mapping beserta Environmental Aspects EA dan Hazard
Identification and Risk Assessment HIRA; pemenuhan persyaratan undang- undang dan persyaratan lainnya; penyusunan dokumen dari level 1 hingga
level 4; sosialisasi dan penerapan IMS; internal audit; management review
meeting; serta continual improvement. Siklus plan, do, check, action dari ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001 dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Siklus PDCA IMS Pelaksanaan IMS pada akhirnya berguna untuk memastikan hal-hal yang
berkaitan mutu, lingkungan, serta keselamatan dan kesehatan kerja. a.
Mutu Mutu merupakan suatu karakteristik sifat yang harus dimiliki suatu
produk. Karakteristik tersebut harus sesuai dengan keinginan pelanggan, keamanan pangan, serta peraturan dan persyaratan yang berlaku yang
dapat dipenuhi pada proses produksi dan penyerahan produk pada pelanggan. Pemastian akan mutu ini dilakukan oleh Nestlé melalui tiga
tahapan, yaitu uraian mengenai definisi produk, penyesuaian terhadap regulasi internal maupun eksternal yang berlaku, dan penyesuaian dengan
Quality Monitoring Scheme QMS. Oleh sebab itu, hal-hal yang harus dilakukan terhadap mutu adalah mengetahui QMS yang berlaku di setiap
tahapan proses, hanya meneruskan dan melakukan proses atas bahan baku atau Work In Process WIP dan atau produk yang memenuhi ketentuan
dalam QMS, serta memisahkan WIP atau produk yang tidak memenuhi ketentuan QMS dan melakukan investigasi sebagai tindak lanjut.
b. Lingkungan
Lingkungan merupakan sekeliling dimana PT. NI-PF beroperasi. Nestlé memastikan lingkungan ini dengan beberapa tahap, yaitu pertama-
tama mengidentifikasi aspek penting lingkungan, lalu menyesuaikannya dengan peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, dan pada
akhirnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengelolaan dan pengendalian yang bersesuaian.
Aspek penting lingkungan adalah aspek lingkungan yang dapat mengakibatkan dampak penting bagi lingkungan. Aspek penting
lingkungan diantaranya adalah konsumsi sumber daya air, listrik, material yang tinggi, limbah tidak berbahaya dalam jumlah yang besar,
limbah yang termasuk limbah bahan beracun dan berbahaya, pencemaran lingkungan akibat aktivitas kebisingan, getaran, bau, asap, dll, serta
pencemar spesifik seperti freon dan gas rumah kaca. Identifikasi terhadap aspek penting lingkungan di tiap proses dilakukan terhadap aspek-aspek
yang berpotensi menimbulkan pencemaran, pemborosan sumber daya alam, serta yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan.
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3
Pengelolaan keselamatan harus sesuai dengan peraturan dan persyaratan yang berlaku serta senantiasa mencegah terjadinya kecelakaan.
Nestlé melakukannya dengan cara melaksanakan identifikasi terhadap bahaya-bahaya yang beresiko tinggi, kemudian menyesuaikannya dengan
peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, lalu dilaksanakan dengan dibantu oleh prosedur pengelolaan yang ada.
Bahaya dengan resiko tinggi adalah bahaya yang frekuensi terjadinya cukup tinggi hampir setiap hari dan atau frekuensinya rendah, namun
tingkat keparahannya tinggi. Bahaya yang termasuk beresiko tinggi adalah bekerja di ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak bermotor forklift,
truk, dll, pengoperasian boiler, power generator, kompresor, pengoperasian mesin egron, pekerjaan khusus, serta pekerjaan dengan
highlow pressure, highlow temperature, dan chemical explosure. Hal yang harus dilakukan terhadap safety adalah mengetahui bahaya resiko
tinggi di tiap tahap proses, yaitu yang dapat mengakibatkan orang cedera, berpotensi menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas dan sarana kerja,
yang dapat mengakibatkan orang menjadi sakitpenyakit akibat kerja, dan yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan. Baik lingkungan maupun
K3 harus dilakukan berdasarkan prosedur pengendalian yang bersesuaian. Beberapa kegiatan utama, selain kegiatan rutin dokumentasi dan
meeting yang dilakukan oleh IMS champions PT. NI-PF adalah IMS Kick Off, external meeting, dan benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple
PT. GGP. Pada tanggal 16 Maret 2007, IMS champions melaksanakan Integrated Management Systems Kick Off. Kegiatan ini merupakan
pembuktian bahwa IMS siap untuk diterapkan di PT. NI-PF. Kegiatan ini dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta Factory Manager. Acara dibuka
dengan sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan dengan presentasi mengenai Integrated Management Systems oleh MR dan DMR, lalu
diakhiri dengan hand over folder dokumen IMS dari Factory Manager kepada IMS champions.
External meeting yang dilakukan pada tanggal 10 April 2007 merupakan salah satu rencana dari IMS Kick Off yang telah dilaksanakan
pada tanggal 16 Maret 2007 yang lalu. Program ini bertempat di Hotel Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul 08.00 dan diakhiri pada pukul
17.00 WIB. Tujuan dilaksanakannya external meeting ini adalah agar para IMS champions lebih berkonsentrasi ketika membedah klausul-klausul
ISO 9001, 14001, dan OHSAS 18001 yang ada dalam ceklis audit. Konsentrasi cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan di lingkungan
pabrik, hal ini disebabkan konsentrasi para champions akan terpecah antara pekerjaan dan meeting proyek IMS.
Berdasarkan hasil dari external meeting ditetapkan bahwa distribusi dokumen ke departemen-departemen dan line-nya dimulai pada 30 April
2007, sedangkan penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada tanggal 2 Mei 2007. Target distribusi dokumen dan penarikan dokumen lama dapat
tercapai dengan baik, meskipun masih terdapat beberapa departemen yang belum menarik dokumen lama mereka dari line. Tidak hanya itu, masih
terdapat departemen yang masih mendaftarkan dokumen level 4 mereka, seharusnya seluruh dokumen baik level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan
seluruhnya jauh sebelum target distribusi dokumen. Hal ini dapat dimaklumi, sebab PT. NI-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam
menyelesaikan proyek ini hingga tahap sertifikasi. Tentunya hal ini tidaklah mudah, terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya dokumen
yang sebelumnya tidak begitu terkontrol menyebabkan sulitnya para IMS champion dalam mendaftarkan seluruh dokumen mereka.
Salah satu
action plan dalam proyek IMS ini adalah benchmarking ke perusahaan pangan yang sudah lebih dulu menerapkan integrated
management system. Berdasarkan beberapa pertimbangan maka ditetapkan bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah PT. Great Giant Pineapple.
Jarak lokasi benchmarking merupakan salah satu pertimbangan bagi PT. NI-PF dalam memilih perusahaan untuk dilaksanakannya benchmarking.
Lokasi PT. GGP dapat ditempuh dalam waktu ± 2 jam dari PT. NI-PF. PT. GGP merupakan perusahaan pangan yang memproduksi serta
mengekspor buah nanas dalam kemasan kaleng. Perusahaan ini sudah menerapkan ISO 9001 sejak tahun 1996, kemudian pada tahun-tahun
berikutnya perusahaan tersebut melengkapi sistem manajemennya dengan ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, serta Social Accountability SA.
PT. GGP banyak membagikan pengalamannya dalam hal proses sertifikasi kepada PT. NI-PF. Salah satu hal yang dapat dipelajari adalah
bagaimana karyawan PT. GGP menyusun serta mengatur dokumen- dokumen yang mereka miliki. Pada awal sertifikasi, yaitu pada tahun
1996, PT. GGP menggunakan jasa konsultan dalam hal penyusunan dokumen dan hal-hal lain yang terkait proses sertifikasi ISO 9001. Saat
itu, mereka menyusun dokumen dengan cara menulis kembali semua dokumen lama ke dalam format ISO, hal ini tentunya memakan waktu
yang cukup lama. Namun hal ini justru membuat mereka cukup berpengalaman dalam hal dokumentasi, sehingga pada sertifikasi-
sertifikasi selanjutnya mereka tidak lagi menggunakan tenaga konsultan, pengalaman pada saat ISO 9001 membuat mereka yakin dapat
menyelesaikan sertifikasi yang selanjutnya tanpa bantuan konsultan. Hal tersebut memang terbukti, persiapan dokumentasi untuk empat sertifikasi
berikutnya memang mereka persiapkan sendiri. IMS champions dari PT. NI-PF diberi kesempatan untuk melihat
kondisi perusahaan PT. GGP. IMS champions berkeliling khususnya ke bagian produksi, warehouse, engineering, QC, serta QA yang menyimpan
dokumen-dokumen milik PT. GGP. Sosialisasi mengenai kebijakan perusahaan di PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal ini dibuktikan
pada saat Factory Manager PT. NI-PF bertanya kepada salah seorang karyawan yang sedang bekerja di line produksi, karyawan tersebut mampu
menjelaskan kebijakan dari perusahaan tempat dia bekerja. Benchmarking ini sangat bermanfaat khususnya bagi PT. NI-PF, sebab dari program
inilah PT. NI-PF mendapat masukan-masukan mengenai apa saja yang belum dilakukan, belum diketahui, bahkan mungkin sebelumnya tidak
disadari manfaat dan kepentingannya.
D. DOKUMENTASI INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM
