f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai
surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud pembayaran. Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu:
1 registrasi bukti kas keluar Voucher Register, 2 jurnal pembelian,
3 kartu utang, 4 kartu persediaan.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku
Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang
dilakukan terhadap perusahaan PT. PDM Indonesia merupakan pemeriksaan yang
bertujuan memeriksa efisiensi dan efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam aktifitas tersebut.
Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen,
pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut.
a. Pemeriksaan Pendahuluan
Universitas Sumatera Utara
Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui
keadaan perusahaan secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan operasional perusahaan dan juga menentukan
hal-hal yang memerlukan penelaah lebih lanjut. Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum
penting yang berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut: 1 PT. PDM Indonesia merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang
industri yang membuat produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar negeri yaitu dari Prancis dan
Filipina. Kemudian produk yang dihasilkan dijual ke berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri.
2 Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan materialnya diselaraskan dengan rencana produksi
sesuai dengan jadwal, kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan, 3 Fungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin
kesinambungan suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan utamanya adalah agar proses produksi
berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal dan volume produksi, 4 Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang
ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu yang tepat pula,
Universitas Sumatera Utara
5 Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase requisition, pemilihan pemasok, penerimaan material hingga
penyimpanannya.
Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan sementara sebagai berikut:
1 Keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,
2 Pemerosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi.
Kemudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil merumuskan kriteria sebagai berikut:
1 Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak yang membutuhkan menyangkut jadwal yang dibutuhkan,
kualitas dan kuantitasnya, 2Pembelian bahan baku harus dikoordinasikan dengan pengendalian
pesediaan dan perencanaan produksi dalam persediaan minimum, 3 Penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan
kemungkinan terjadinya: a keterlambatan pasokan bahan baku,
Universitas Sumatera Utara
b pengembalian barang, c perubahan permintaan yang terjadi.
4 Jaminan transportasi untuk efektifitas pengiriman bahan sampai ketujuan,
5 Pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen dengan pemasok.
b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
