Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas Pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS SISTEM PEMBELIAN UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PADA PT.PP

LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk MEDAN OLEH :

NAMA : HERLIN SUSANNA

NIM : 080522126

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Medan 2010

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Pemeriksaan

Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan

Efektivitas Pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan” adalah benar

hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat,

dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi

Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah

dinyatakan dengan jelas dan benar apa adanya. Apabila dikemudian hari

pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh

Universitas Sumatera Utara.

Medan, 2010

Yang membuat pernyataan

Herlin Susanna

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat,

rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat meneyelesaikan skripsi ini

dengan judul “Pemeriksaan Operasional Atas Fungsi Pembelian Untuk

Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas pada PT. PP London Sumatra Indonesia,

Tbk Medan”.

Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu

syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi

Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian skripsi ini penulis telah banyak mendapatkan bantuan,

bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan

ini penulis menyampaiakan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Departemen

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, dan selaku dosen

pembimbing penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak dan Bapak Drs. Rustam,

M.Si, Ak selaku dosen pembanding/penguji yang telah memberikan saran dan

kritik bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Seluruh staff pengajar

pengetahuan yang sangat berguna kepada penulis serta seluruh staff pegawai

dan administrasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Manajer unit serta seluruh staf pegawai Procurement Departemen PT.

PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan yang telah banyak memberikan

informasi dan data-data kepada penulis selama penelitian.

5. Orang tua yang sangat peulis kasihi. Ayahanda Suharmadi dan Ibunda

Yusnani Lubis yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan

penulis, terima kasih atas do’a, pengorbanan, pengertian dan kasih sayangNya

yang tak terhingga.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini belum sempurna dan masih banyak

kekurangan. Untuk itu penulis mohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang

terdapat didalamnya dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 2010

Hormat Penulis

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.

Kegiatan pembelian telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.

ABSTRACT

The objectives of this research is to know the effectiveness of operational audit for the purchasing system. It’s very important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan,especially purchasing department.

Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaires to strengthen the result of this research.

The purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.

DAFTAR ISI

PERNYATAAN………...i

KATA PENGANTAR………ii

ABSTRAK……….iv

ABSTRACT………....v

DAFTAR ISI………..vi

DAFTAR TABEL……….ix

DAFTAR GAMBAR………..x

DAFTAR LAMPIRAN………....xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………1

B. Perumusan Masalah………3

C. Tujuan Penelitian………...3

D. Manfaat Penelitian………..4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis………...5

1. Pemeriksaan………..5

a. Definisi Pemeriksaan………..5

b. Jenis Pemeriksaaan……….6

2. Pemeriksaan Operasional………..7

a. Definisi Pemeriksaan Operasional………..7

b. Jenis Pemeriksaan Operasional………...9

c. Tujuan Pemeriksaan Operasional……….10

e. Tahapan Pemeriksaan Operasional………...12

3. Pembelian………13

a. Definisi Pembelian………13

b. Tujuan Pembelian……….14

c. Sistem Akuntansi Pembelian………14

d. Pengendalian Internal atas Sistem Pembelian………...16

4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas Perusahaan…..18

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu………..20

C. Kerangka Konseptual………21

BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian………...23

B. Jenis Penelitian………..23

C. Jenis Data………..24

D. Prosedur Pengumpulan Data……….24

E. Metode Analisis data……….25

F. Jadwal Penelitian………..27

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian………..28

1. Gambaran Umum Perusahaan……….28

a. Sejarah Singkat Perusahaan………..28

b. Struktur Organisasi Perusahaan………32

3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan

Pembelian………48

a. Pemeriksaan Pendahuluan……..………..49

b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen…………51

c. Pemeriksaan Lanjutan………...52

d. Pelaporan………...54

e. Tindak lanjut……….55

B. Analisis Hasil Penelitian………...56

1. Analisis deskriptif Kualitatif………...56

2. Analisis Statistik……….61

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan………...66

B. Saran……….67

DAFTAR PUSTAKA………...68 LAMPIRAN

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.

Kegiatan pembelian telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.

ABSTRACT

The objectives of this research is to know the effectiveness of operational audit for the purchasing system. It’s very important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan,especially purchasing department.

Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaires to strengthen the result of this research.

The purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Sektor yang diharapkan oleh pemerintah untuk mendorong kemajuan

ekonomi diantaranya adalah sektor perdagangan. Hal ini diperlukan dalam rangka

mempersiapkan diri menuju era perdagangan bebas dunia usaha. Saat ini semakin

banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan disebabkan bidang

perdagangan cukup memberikan prospek yang baik. Perkembangan yang pesat

dalam dunia usaha akan berpengaruh terhadap ruang lingkup aktifitas dalam

perusahaan. Keadaan ini mengakibatkan tanggung jawab manajemen semakin

kompleks, sehingga manajemen akan menghadapi kesulitan dalam menjalankan

fungsi pengendalian terhadap setiap tahapan operasi perusahaan.

Sejalan dengan berkembangnya perusahaan menjadi satu kesatuan yang

relatif besar, maka semakin kompleks pula masalah-masalah perusahaan yang

timbul. Dengan semakin banyaknya aktifitas perusahan serta dengan adanya

perluasan dan perkembangan perusahaan maka seorang pemimpin tidak mungkin

mengawasi seluruh aktifitas perusahaan yang dipimpinnya secara langsung.

Aktifitas dalam perusahaan merupakan rangkaian kegiatan-kegiatan baik

penjualan, pembelian, produksi, pembayaran upah/gaji dan sebagainya. Setiap

bidang merupakan integral dari aktifitas perusahaan, sehingga kelemahan disatu

Keberhasilan suatu perusahaan dalam mendapatkan keuntungan yang

maksimal tidak terlepas dari adanya pengendalian yang efektif atas semua

kegiatan yang ada dalam perusahaan, sebab itu perusahaan harus berusaha untuk

menghindari hal-hal yang dapat membawa kerugian perusahaan. Pengendalian

internal yang memadai dalam suatu perusahaan akan mambantu manajemen

menjaga keamanan harta milik perusahaan dan dapat mencegah serta menemukan

kesalahan-kesalahan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.

Pengendalian internal tersebut tidak dimaksudkan untuk meniadakan semua

kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan atau penyelewengan. Jika

kesalahan dan penyelewengan tersebut terjadi maka hal tersebut dapat diketahui

dan diatasi secara cepat.

Pemeriksaan operasional sebagai bagian dari fungsi pengendalian

merupakan suatu alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi

kegiatan yang telah dilaksanakan. Pemeriksaan operasional dilaksanakan oleh

auditor dengan mengontrol segala yang ada diperusahaan agar semua siklus yang

ada diperusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Pemeriksaan operasional

juga dilakukan dalam aktivitas pembelian, dimana pembelian merupakan aktivitas

awal dari seluruh rangkaian aktivitas perusahaan yang banyak menimbulkan

masalah-masalah yang kompleks.

Dalam penulisan ini, penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada

perusahaan PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan, yaitu perusahaan

yang bergerak dalam bidang perkebunan sebagai penghasil komoditi kelapa sawit,

terlambatnya proses pengadaan barang, yang mengakibatkan terhambatnya

rangkaian kegiatan proses produksi sesuai jadwal yang ditentukan. Berdasarkan

uraian diatas, perlu diadakan ‘Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian

Untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Pada PT. PP London Sumatra

Indonesia, Tbk Medan”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah berdasarkan uraian diatas, sehubungan dengan judul

yang diteliti yaitu pemeriksaan operasional atas sistem pembelian adalah sebagai

berikut :

1. bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian yang dilakukan

pada PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk ?

2. bagaimana pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan

pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.

PP London Sumatra Indonesia, Tbk ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah mendapatkan jawaban atas masalah yang ada di

perumusan masalah. Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian yang

2. untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pemeriksaan operasional atas

kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada

PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. bagi peneliti, diharapkan dapat memberikan manfaat untuk memperoleh

pemahaman yang lebih mendalam mengenai pemeriksaan operasional atas

pembelian,

2. bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang

dapat membantu pihak manajemen dalam menjalankan operasinya dan

memberikan gambaran tentang pentingnya pemeriksaan operasional dalam

menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan aktivitas manajemen dalam

mencapai efisiensi dan efektifitas pembelian,

3. bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi serta dapat digunakan untuk

menambah pengetahuan, wawasan, dan pemahaman mengenai judul yang

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis

1. Pemeriksaan

a. Definisi Pemeriksaan

Secara umum pengertian pemeriksaan adalah proses perbandingan antara

kondisi dan kriteria. Kondisi yang dimaksud disini adalah kenyataan yang ada

atau keadaan yang sebenarnya yang melekat pada objek yang diperiksa. Kriteria

adalah tolak ukur, yaitu hal yang seharusnya terjadi atau hal yang seharusnya

melekat pada objek yang diperiksa. Defenisi pemeriksaan menurut Mulyadi

(2002 ; 40) :

suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuain antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.

Pemeriksaan dilakukan dalam rangka pengendalian suatu kegiatan yang

dijalankan oleh suatu unit usaha tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan merupakan

bagian dari pengawasan sedangkan pengawasan merupakan bagian dari

pengendalian. Pengawasan terdiri dari pengawasan dan tindak lanjut. Suatu

pengawasan akan menghasilkan temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut.

Apabila keseluruhan tindak lanjut itu dilakksanakan, maka keseluruhan pekerjaan

tersebut merupakkan pengendalian. Akan tetapi bilamana tindak lanjut tidak

dilaksanakan maka tetap dinamakan pengawasan.

Alvin A. Arens dkk. (2003 : 13-15) dalam bukunya “Auditing And

Assurance Services” membedakan pemeriksaan menjadi 3 jenis. 1) Pemeriksaan Operasional (Operational Audits)

Pemeriksaan operasional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efesiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir pemeriksaan operasional diajukan saran-saran/ rekomendasi yang ditujukan kepada pihak manajemen peruasahaan. Tujuannya untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan tersebut. Ruang lingkup pemeriksaan operasional tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi saja, melainkan dapat meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, metode produksi, pemasaran hasil produksi, dan bidang lainnya yang menjadi keahlian pemeriksa.

2) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audits)

Pemeriksaan ketaatan adalah suatu proses pemeriksaan atas ketaatan perusahaan yang bersangkutan terhadap pelaksanaan peraturan, prosedur, kontrak yang ditetapkan oleh pihak berwenang, baik pemerintah maupun manajemen perusahan itu sendiri. Hasil pemeriksaan ketaatan semuanya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan.

3) Pemeriksaan Laporan Keuangan (Financial Statement Audits) Pemeriksaan laporan keuangan adalah proses pemeriksaan yang dilakkukan atas laporan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dimana kriteria yang berlaku adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK) untuk Indonesia atau secara internasional dikenal sebagai Generally Accepted Acounting Principles (GAAP).

Selain itu menurut Sukrisno Agoes (2004 : 10-12) membagi pemeriksaan

ke dalam 2 jenis.

1) Ditinjau dari luasnya pemeriksaan, pemeriksaan dapat dibedakan menjadi pemeriksaan umum dan pemeriksaan khusus.

a) Pemeriksaan Umum (General Audit)

Merupakan pemeriksaan yang bertujuan untuk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secar menyeluruh.

b) Pemeriksaan Khusus (Special Audit)

Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan auditee) yang dilakukan oleh KKAP yang independen, dan pada akhir

pemeriksaannya auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. 2) Ditinjau dari jenis pemeriksaan, pemeriksaan dibedakan atas audit

operasional, pemeriksaaan ketaatan, pemeriksaan intern dan komputer audit.

a) Audit Operasional (Management Audit)

Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijaan akuntansi dan kebijakan operasional yang ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efesien dan ekonomis.

b) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit)

Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah menaati peraturan- poeraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan.

c) Pemeriksaan Intern (Internal Audit)

Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.

d) Komputer Audit

Pemeriksaan oleh KAP terhadap perusahaan yyang memproses data akuntansinya dengan menggunakan EDP (Electonic Data Processing) system.

2. Pemeriksaaan Operasional

a. Definisi Pemeriksaan Operasional

Pemeriksaan operasional merupakan suatu pemeriksaan yang bertujuan

memeriksa efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan yang menilai apakah cara-cara

pengelolaan yang diterapkan dalam kegiatan tersebut telah berjalan dengan baik.

Definisi pemeriksaan operasional menurut Boynton dkk (2003;498) “Suatu proses

sistematis yang mengevaluasi efektivitas, efesiensi, dan kehematan operasi

organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen serta melaporkan kepada

Audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:12) “An

operational audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”

Berdasarkan definisi diatas, audit operasional merupakan penelaahan

terhadap metode dan prosedur operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan

efektifitasnya. Setelah audit operasional berakhir auditor memberikan sejumlah

saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan beberapa hal yang menjadi inti dari

pemeriksaan operasional.

1) Pemeriksaan operasional merupakan penelaahan sistematis yang

menentukan bahwa proses pengumpulan dan penganalisaan bukti

dilakukan secara sistematis berdasarkan pengamatan dan analisa yang

objektif.

2) Objek pemeriksaan operasional berupa kegiatan, program, unit atau

fungsi yang menjadi bagian dari suatu organisasi.

3) Tujuan pokok diadakannya pemeriksaan operasional adalah efisiensi

dan efektivitas, dan kehematan serta lebih mengidentifikasi

kemungkinan perbaikan.

4) Pemeriksaan operasional lebih berorientasi kemasa depan, artinya hasil

dari penilaian berbagai kegiatan operasional diharapkan dapat

berbagai sumber daya yang ada dan meningkatkan efektifitas

pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.

5) Pemeriksaan operasional, hasil evaluasi dapat dilaporkan kepada

pihak-pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang

berguna bagi peningkatan dan perbaikan kepada pihak manajemen.

b. Jenis Pemeriksaan Operasional

Pengklasifikasian pemeriksaan operasional menurut Arens dan Loebbecke

(2000:799) dibedakan atas pemeriksaan fungsional, pemeriksaan organisasi,

pemeriksaaan khusus.

1) Pemeriksaan Fungsional (Functional Audit), yaitu fungsi yang berhubungan dengan salah satu atau lebih fungsi dalam organisasi, contohnya fungsi penagihan atau fungsi produksi.

2) Pemeriksaan Organisasi (Organizational Audit), yaitu pemeriksaan ini berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Pemeriksaan organisasional ini menekankan pada seberapa efekktif dan efisien fungsi yang ada saling berkaitan satu dengan lainnya.

3) Pemeriksaan Khusus (Special Assigment), yaitu dalam pemeriksaan operasional, pemeriksaan ini memiliki tujuan dan ruang lingkup yang khusus. Penugasan khusus ini muncul berdasarkan permintaan dari pihak manajemen untuk menyelidiki masalah dalam organisasi.

c. Tujuan Pemeriksaan Operasional

Tujuan pemeriksaaan operasional menurut IBK. Bayangkara (2008:4)

1) Kriteria (Criteria)

Merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

2) Penyebab (Cause)

Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukanoleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

3) Akibat (Effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktifitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan program/aktifitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa audit harus dilakukan,

beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit operasional menurut IBK.

Bayangkara (2008:22) :

1) terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan,

2) tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai,

3) adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan,

4) terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya,

5) adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan,

6) sistem informasi dan pelaporan yang kurang baik.

Tujuan audit operasional menurut Mulyadi (2002:32) : 1) mengevaluasi kinerja,

2) mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan,

3) membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan operasional

dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan

yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. Audit operasional

merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam mengelola

perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan

perusahaan dengan efektif dan efisien.

d. Kriteria Pemeriksaan Operational

Kesulitan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan operasional adalah

menentukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektivitas telah

tercapai. Adapun beberapa pendekatan untuk menyusun kriteria untuk audit

operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:804) yaitu kinerja masa lampau,

kinerja perusahaan sejenis, standar teknik serta diskusi dan kesepakatan.

1) Kinerja Masa Lampau (Historical Performance)

kriteria ini ditentukan berdasarkan hasil yang aktual dari periode sebelumnya, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang menjadi lebih baik atau lebih buruk.

2) Kinerja Perusahaan sejenis yang dapat diperbandingkan (Benchmarking or comparable performance)

kriteria ini ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai perusahaan lain yang bergerak dibidang industri yang sama.

3) Standar Teknik (Engineering Standards)

kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti menggunakan time and motion study untuk menentukan tingkat output yang dihasilkan.

4) Diskusi dan Kesepakatan (Discussion and Agreement)

Merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional.

Beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam pemeriksaan operasional,

menurut IBK. Bayangkara (2008:10) yaitu audit pendahuluan, review dan

pengujian pengendalian manajemen, audit terinci, pelaporan dan tindak lanjut.

1) Audit Pendahuluan

Dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktifitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan beberapa tujuan audit sementara.

2) Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah di buat pada audit pendahuluan, hasil pengujian manajemen pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup bukti-bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut. 3) Audit Terinci

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit.

4) Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen(objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.

5) Tindak Lanjut

Tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan manajemen melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah

merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut.

3. Pembelian

a. Definisi Pembelian

Istilah pembelian (purchasing) sinonim dengan pengadaan barang

(procurement) yang mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk

mengadakan material pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk

digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.

Pada intinya pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan

terfokus pada pengadaan material dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan

memilih pemasok, penerimaan material sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi

yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.

Berdasarkan kebutuhannya, pembelian dapat dibedakan kedalam 3 jenis

sebagai berikut :

1) pembelian barang dagang,

2) pembelian barang kebutuhan kantor,

3) pembelian barang teknik.

Pembelian juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian

1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.

2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.

b. Tujuan Pembelian

Tujuan dari pembelian adalah memberikan aliran material, persediaan dan

pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan

perusahaan. Untuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan

pembelian, yaitu tenggang waktu, persentase pengiriman tepat waktu, daya tahan

produk, spesifikasi teknik, persaingan harga, serta pengalaman masa lapau

bersama pemasok lainnya.

c. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait

dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi

penerimaan dan fungsi akuntansi.

1) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih

dalam mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang

dari pemebelian yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4) Fungsi akuntansi

fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatatan utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,

fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi

pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan

arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan

utang atau penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian,

diuraikan sebagai berikut :

1) fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian,

3) fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok,

4) fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih,

5) fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok,

6) fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan,

7) fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi,

8) fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar

faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang

timbul dari transaksi pembelian.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1) surat permintaan pembelian,

2) surat permintaan penawaran harga,

3) surat order pembelian,

4) laporan penerimaan barang,

5) surat perubahan order,

6) bukti kas keluar.

d. Pengendalian Internal Atas Pembelian

Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian

pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari

pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat,

dokumen dan catatn khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan

catatan-catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.

1) Pemisahan tugas yang cukup

Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan asset dengan akuntansi untuk melindungi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan asset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi.

2) Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat

Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual. 3) Dokumen dan catatan khusus

Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan, yang meliputi: faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian (purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal-jurnal penjualan (sales journals), dan kartu-kartu waktu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari. 4) Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan

Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.

5) Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan

Karakteritik utama dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.

4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas Perusahaan

Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit Manajemen (2008:13)

“efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya,

sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki”.

Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara (2008:14) “efektivitas

dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai

tujuannya”.

Efektivitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu

perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu,

tenaga dan biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi

yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan

terhambat dalam hal pencapaian efektivitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat

menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektivitas. Oleh karena

itu diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektivitas dalam

pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu

pemeriksaan operasional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau

tidaknya efektivitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.

Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam

seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian. Tujuan

dilakukannya pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian adalah :

a. menilai pelaksanaan kegiatan pembelian,

b. mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas

pembelian,

c. memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.

Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang

pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah

mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi

risiko ketidakefisienan dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan

tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan

mengakibatkan kegiatan menjadi kurang efisien dan kurang efektif.

Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktivitas pembelian, maka

auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan untuk

mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya

mencapai efektivitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran-saran yang

diberikan oleh auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk

menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui

alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

No. Nama Peneliti Tahun Penelitian

Hasil Penelitian

1 Melisa Regina 2007

Audit operasional dapat menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian.

2 Hanik Silfiah 2008

Prosedur pembelian yang diterapkan oleh PT. Megah Utama Tbk, Gresik telah berjalan dengan efektif dan efisien.

Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada

masalah yang diteliti penulis. Pada penelitian terdahulu masalah yang diteliti

penulis bertujuan :

1. untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit operasional berperan dalam

menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian,

2. untuk mengetahui apakah prosedur pembelian telah berjalan secara efektif

dan efisien.

Adapun masalah yang diteliti oleh penulis, adalah untuk mengetahui

bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian dan mengetahui bagaimana

pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian agar dapat

meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.PP London Sumatra Indonesia,

Perbedaan lainnya terletak pada metode penelitian, dimana metode

penelitian yang digunakan penulis adalah analisis deskriptif kualitatif dengan

tambahan kuesioner yang digunakan untuk memperkuat hasil analisisnya.

C. Kerangka Konseptual

Berkembangnya suatu perusahaan diikuti dengan kompleksnya aktivitas

yang dijalankan, hal ini menuntut pelaksanaan aktivitas yang efektif untuk

mendukung pencapaian tujuan yang ditetapkan terutama di bidang pembelian,

sedangkan untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh mana tujuan yang

ditetapkan tersebut tercapai dibandingkan dengan kondisi yang ada, perlu

dilakukan pemeriksaan operasional.

Gambar 2.1 Kerangka Konseptual

EFEKTIF DAN EFISIEN

PEMERIKSAAN OPERASIONAL

SISTEM PEMBELIAN

PENGENDALIAN INTERNAL

Aktivitas yang efektif memerlukan pengendalian internal yang baik, yang mana

dilakukan oleh sistem manajemen pembelian yang sesuai dengan tugas-tugasnya

dan berpedoman kepada kebijakan perusahaan agar mendapatkan hasil yang

memuaskan.

Proses pemeriksaan operasional adalah evaluasi atas pelaksanaan berbagai

kegiatan operasional perusahaan khususnya aktivitas pembelian dalam

perusahaan. Hasil evaluasi ini berupa efektivitas yang telah dicapai perusahaan.

Sasarannya adalah membantu manajemen dalam meningkatkan kinerja yang

terdiri dari efektivitas. Sasaran ini diwujudkan dalam bentuk rekomendasi yang

bersifat konstruktif. Temuan dari hasil pemeriksaan operasional harus disertai

rekomendasi kepada manajemen dan adanya tindak lanjut oleh perusahaan,

BAB III

METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian

Lokasi objek penelitian dalam penyususan skripsi ini adalah PT.PP

London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.

B. Jenis Penelitian

Metode analisa pengujian ini bersifat deskriptif analisis. Data yang

dikumpulkan adalah data kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian

yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas

sistem pembelian yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan

efisiensi dan efektivitas.

Analisis juga dilakukan dengan membuat kuesioner untuk memperkuat

hasil analisa, penulis memilih responden yang sesuai dengan perumusan masalah

yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun responden yang dimaksud antara lain

responden untuk variabel independen dan responden untuk variabel dependen.

1. Responden untuk variable independen yaitu Internal Auditor, Manajer

Unit Pembelian dan Staff Bagian Pembelian,

2. Responden untuk variable dependen yaitu Manajer Unit Pembelian,

Bagian Pembelian dan Bagian Gudang.

Jenisa data ditetapkan untuk menghindari penelitian menyimpang dari

tujuan, serta dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan Adapun data yang

digunakan adalah data primer dan data sekunder.

1. Data primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh dari

perusahaan, baik melalui teknik wawancara maupun observasi yang

kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek

penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi di perusahaan.

D. Prosedur Pengumpulan Data

Pengumpilan data dilakukan untuk mendapatakan data dan bahan yang

sesuai dengan yang diperlukan dalam penulisan. Prosedur ini dilakukan untuk

mempermudah penulis memperoleh data yang diperlukan. Prosedur pengumpulan

data dilakukan dengan berbagai cara, yaitu teknik observasi, teknik wawancara,

kuesioner dan studi dokumentasi.

1. Teknik observasi, yaitu dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap

objek penelitian. Objek yang diteliti adalah dokumen-dokumen

pemeriksaan operasional atas fungsi pembelian perusahaan. Data yang

dihasilkan dari observasi ini dilakukan untuk memperoleh gambaran nyata

mengenai pelaksanaan pemeriksaan operasional dan dapat juga dijadikan

2. Teknik wawancara, yaitu melakukan Tanya jawab dan diskusi secara

langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam

memberikan data yang dibutuhkan.

3. Kuesioner, yaitu daftar pertanyaan yang disiapkan oleh penulis berupa

formulir yang diajukan secara tertulis kepada para pejabat yang berwenang

yang terkait dengan masalah yang diteliti.

4. Studi dokumentasi, yaitu melakukan pencatatan dan pengkopian atas

data-data sekunder untuk mendapatkan data-data yang mendukung penelitian ini.

Penelitian ini akan menjadi landasan teoritis bagi pelaksanaan analisis

yang akan dilakukan.

E. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan penulis adalah dengan menggunakan analisis

deskriptif kualitatif dan analisis statistik.

1. Analisis deskriptif kualitatif

Penulis melakukan analisis mengenai informasi-informasi dan data yang

berhasil diperoleh baik yang dilakukan dengan wawancara maupun

observasi.

2. Analisis statistik

Skala pengukuran yang digunakan dalam pengujian “Pemeriksaan

Operasional” adalah ordinal dengan instrument survey berupa kuesioner,

wawancara dan observasi. Skala pengukuran “Efektivitas Pembelian”

kuesioner diolah dengan menggunakan rumus dimana hasil akhirnya

dalam bentuk skor. Skor tersebut diklasifikasi sesuai kriteria yang telah

ditentukan. Dibawah ini adalah tabel yang menguraikan indikator dan

skala pengukuran yang digunakan dalam pembuatan kuesioner.

Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran

Indikator Sub Indikator Skala Instrumen Pemeriksaan Operasional 1. Kualifikasi auditor

operasional

Ordinal Kuesioner

2. Pelaksanaan

Pemeriksaan

Operasional

Ordinal Kuesioner

Efektivitas Pembelian 1. menilai prosedur Ordinal Kuesioner

2. verifikasi dan

analisis data

Ordinal Kuesioner

3. verifikasi

kelayakan

Ordinal Kuesioner

4. fungsi

perlindungan

Ordinal Kuesiner

F. Jadwal Penelitian

Adapun jadwal penelitian adalah sebagai berikut :

Tahapan Penelitian Juni Juli Agust Sept Okt Nov Pengajuan Proposal Skripsi x

Bimbingan proposal Skripsi x

Seminar Proposal Skripsi x

Bimbingan dan Penulisan Skripsi x x x

Penyelesaian Skripsi x

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan

Sejalan dengan perkembangan sejarah perjuangan bangsa, baik masa

penjajahan Belanda, Jepang sampai amsa kemerdekaan dan pembangunan saat ini.

Perusahaan perkebunan di Indonesia khususnya di Sumatera Utara yang dikenal

dengan daerah perkebunannya mengalami banyak perkembangan. Berbagai

perusahaan perkebunan mengambil kesempatan untuk memanfaatkan sumber

daya alam yang ada.

Kesempatan ini diambil oleh Harrison dan Crossfield, sejak tahun 1884 di

London dan beroperasi di Indonesia pada tahun 1906. Pada mulanya perusahaan

ini bekas hak Concessie berdasrkan perjanjian antara Zelfbestuurdeli dengan

beberapa perusahaan Rubber Compeny Ltd, yang disahkan residen Sumatera

Timur dalam rangka konversi undang-undang pokok agraria (Undang-Undang

No.5 tahun 1960) hak Concessie tersebut dikonversikan menjadi hak guna usaha

sebagai mana ditegaskan dalam surat menteri agrarian tanggal 1 Maret 1962 No.

Ka. 13/ 7/ 1.

Pada tahun 1962 – 1963 perusahaan ini memperluas bidang usahanya

dengan mengadakan penggabungan antara perusahaan perkebunan Inggris yang

terbentuklah PT. Perusahaan Perkebunan London Sumatra Indonesia (LONSUM)

Tbk Medan.

PT. Perusahaan Perkebunan London Sumatra Indonesia (LONSUM) Tbk

Medan, didirikan dengan akte pendirian No. 93 tanggal 18 Desember 1962

dihadapan notaries Raden Kardiman di Jakarta dan kemudian timbul pergolakan

akibat adanya perubahan situasi antara pemerintah Indonesia dengan pemerintah

Inggris. Pemerintah Indonesia berniat mengambil alih pengurusan dan

menyerahkan kepada bangsa Indonesia. Pengambil alihan ini segera dilaksanakan

pada tanggal 22 Januari 1964 yang pengurusannya berada dalam penguasaan dan

pengawasan perkebunan Asing Republik Indonesia (BPPARI) dan perkebunan ini

diganti namanya menjadi PT. PP Dwikora I dan II.

Kemudian berdasarkan ketetapan Presiden No. 6 Tahun 1967, diadakan

suatu perjanjian antara Republik Indonesia dengan Horrison dan Crossfield dan

anak perusahaannya. Persetujuan ini berlaku mulai tanggal 20 Maret 1968.

Maksud dan tujuan dari persetujuan ini adalah :

1) pengembangan hak milik penguasaan dan pengusahan dari pemerintah

Republik Indonesia kepada Horrison dan Crossfield terhadap

perkebunan yang pernah dikelola,

2) melakukan kerjasama untuk kepentingan bersama dalam hal

perkebunan karet dan kelapa sawit dan proyek pertanian lainnya serta

proyek-proyek pangan yang mungkin dilaksanakan oleh perusahaan.

1) instruksi Presiden Kabinet No.28/ U/ 1996tertanggal 12 Desember 1996

dan semua peraturan lain yang bertalian dengan

pengembangan-pengembangan perusahaan asing di Indonesia,

2) undang-undang No. 1Tahun 1967 mengenai penanaman modal asing di

Indonesia.

Dengan adanya perjanjian ini maka kepemilikan dan penguasaan

perusahaan tersebut oleh pemerintah Republik Indonesia dikembalikan kepada

pemiliknya semula, yaitu Horrison dan Crossfield, pada tanggal 1 April 1968 dan

diganti namanya menjadi PT. PP London Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk

Medan, dalam perjanjian itu disebutkan tentang hak-hak eksploitas termasuk

menguasai dan menjual hasil produksi dan hak untuk menanam semua jenis

tanaman.

Pada tanggal 21 November 1991, PT. PP London Sumatra Indonesia

(LONSUM), Tbk Medan, melakukan merger dengan beberapa perusahaan

dibawah ini :

1) PT. Nagodag Plantation Company,

2) PT. Sibulan Plantation Company,

3) PT. Perusahaan Perkebunan Bajoe Kidoel,

4) PT. Perusahaan Perkebunan Sulawesi.

Perusahaan ini menggabungkan namanya menjadi PT. PP London Sumatra

Indonesia (LONSUM), TBk Medan.

Status PT. PP London Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan adalah

Koordinasi Penanaman Modal tanggal 12 November 1991 No. 794/ III/ PMA/

1991. Pada Juli 1994, kepemilikan saham PT. Perusahaan Perkebunan London

Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan, sepenuhnya diambil alih oleh Pan

London Sumatra Plantation dengan komposisi saham 100%. Dikarenakan krisis

menoter yang melanda Indonesia menyebabkan komposisi saham mengalami

beberapa kali perubahan.

Pada tahun 1998, kepemilikan saham PT. Perusahaan Perkebunan London

Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan, adalah Pan London Sumatra

Plantation dengan komposisi saham sebesar 47,23%, Comerzbank (SEA) Ltd

Singapura sebesar 5,83% dan sisanya sebesar 46,94% dimiliki oleh masyarakat.

Sejak tahun 1996, perusahaan ini menjadi perusahaan yang go public. Dengan

demikian, PT. PP London Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan telah

memperpanjang hak guna uasaha yaitu terhitung tanggal 1 Januari 2004.

PT. PP London Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan, adalah

perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan pengolahan hasi produk

dari bahan mentah menjadi bahan baku. Usaha utama perusahaan ini meliputi

penanaman, pemeliharaan, pengelolaan dan penjualan hasil produksi. Perusahaan

ini mempunyai perkebunan yang tersebar di wilayah Republik Indonesia yaitu

Sumatera Utara, Sumatera Selatan, Jawa, Sulawesi dan Kalimantan. Khusus

wilayah kabupaten Dati – II Deli Serdang terdapat empat perkbunan yang terletak

di kecamatan Galang, Tanjung Morawa, Sei Rampah dan Tebing Tinggi, dan total

PT. PP London Sumatra Indonesia (LONSUM), Tbk Medan, menanam

berbagai jenis tanaman meliputi kelapa sawit, karet dan coklat yang lokasi

perkebunannya mayoritas berada di Sumatera Utara. Tanaman teh dan kopi

berada di daerah Jawa yaitu Jember dan Surabaya. Perkebunan-perkebunan yang

lain terletak di Ujung Pandang, Palembang, Jakarta, Samarinda dan Kertasari

(Bandung).

Selain perkebunan perusahaan ini juga mempunyai beberapa pabrik

pengolahan yang berlokasi didalam areal kebun untuk mengolah semua produk

yang dihasilkan kebun-kebun milik sendiri. Hal ini bertujuan untuk mencapai

efisiensi kerja serta mempermudah pengolahan dan menghemat biaya khususnya

biaya pengangkutan.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam menjalankan fungsi-fungsi dan tugas masing-masing serta

memperlancar aktivitas arus kerja perusahaan. Maka diperlukan struktur

organisasi yang jelas dalam menggambarkan departemen-departemen yang dapat

membantu pimpinan dalam mencapai suatu tujuan serta dapat mengetahui posisi,

tugas dan wewenang setiap departemen-departemen tersebut.

Bentuk struktur organisasi pada PT. PP LONSUM, Tbk Medan adalah

struktur organisasi garis atau line organization yang menggambarkan pembagian

tugas, fungsi, tanggung jawab serta wewenang didalam perusahaan secara

vertikal, serta menghubungkan antar departemen secara horizontal. Berikut ini

yang terdapat dalam perusahaan PT. PP LONSUM, Tbk Medan yang diuraikan

dibawah ini.

1) Dewan Komisaris (Board of Commissioner)

Wewenang dan tanggung jawab dari Dewan Komisaris adalah :

a) mengawasi pekerjaan Direksi,

b) berhak memeriksa dokumen, kantor, gedung dan kekayaan

perusahaan,

c) meminta keterangan dari Direksi yang berkenaan dengan

kepentingan Perseroan,

d) berhak memeriksa keuangan perusahaan,

e) berhak atas beban perusahaan serta meminta bantua ahli untuk

melakukan pemeriksaan,

f) berhak untuk meminta Presiden Direktur memanggil para Persero

untuk menyelenggarakan rapat luar biasa,

g) memperpanjang serta memutuskan laporan tahunan dan program

kerja tahunan yang diajukan Presiden Direktur,

h) menyetujui kebijaksanaan Presiden Direktur dalam penggunaan

kekayaan menurut cara pandang yang baik.

2) Presiden Direktur

Wewenang dan tanggung jawab dari Presiden Direktur adalah :

a) membuat kebijaksanaan yang diperlukan dalam pelaksanaan

b) mengatur strategi agar pelaksanaan operasi perusahaan dapat

berjalan dengan lancar,

c) melaksanakan dan mengendalikan kebijaksanaan keuangan yang

dibuat oleh bagian keuangan termasuk menyetujui anggaran

belanja dan biaya perusahaan.

3) Resident Consultan

Wewenang dan tanggung jawab dari Resident Consultant adalah :

a) melakukan evaluasi terhadap tugas Inspektur,

b) melakukan pengontrolan data perkebunan,

c) bertanggung jawab terhadap kegiatan bidang tanaman,

d) mengevaluasi cara kerja para pegawai dan staf yang meneliti

tanaman,

e) bertindak sebagai public relation perusahaan.

4) Director Research

Wewenang dan tanggung jawab dari Director Research adalah :

a) mengadakan diskusi dan menemani para ahli dari Konsultan

perusahaan selaman kunjungan perusahaan,

b) mengontrol produksi bibit sawit, coklat, karet dan hasil

pemeliharaan bibit unggul.

5) Director Production

a) bertugas dan bertanggung jawab atas perencanaan, pengaturan

bidang produksi termasuk kelancaran proses produksi baik kualitas

maupun kuantitas,

b) membawahi pekerjaan ya,g dilaksanakan oleh bagian produksi.

6) Director Accounts

Wewenang dan tanggung jawab Director Accounts adalah :

a) merencanakan dan mengawasi keuangan perusahaan dalam hal

pengadaan atau perolehan dana agar tidak terjadi pemborosan atau

penggunaan yang tidak tepat,

b) mengawasi dan mengatur karyawan bagian keuangan,

c) bertanggung jawab terhadap pembukuan karyawan bagian

keuangan,

d) mengendalikan atau mengadakan pengawasan terhadap arus uang

masuk dan uang keluar.

7) Bahlias Research Station (North Sumatera dan South Sumatera)

Wewenang dan tanggung jawab Bahlias Research Station adalah :

a) meneliti dan mengawasi tanaman secara langsung kelapangan,

b) meneliti dan mengadakan percobaan-percobaan bibit, baik untuk

keperluan sendiri maupun untuk dijual.

8) Seed Production Section

Bertugas khusus untuk memproduksi benih seperti kelapa sawit, coklat

dan karet baik untuk keperluan sendiri maupun untuk dijual.

Wewenang dan tanggung jawab dari Tissue Culture adalah :

a) melakukan pengembangan bibit dengan menggunakan kultur

jaringan,

b) melakukan penelitian terhadap bibit-bibit tersebut.

10) Dev. Officer

Bertanggung jawab terhadap lahan yang akan digunakan untuk penanaman

bibit.

11) Inspectorate

Wewenang dan tanggung jawab dari inspectorate adalah :

a) meneliti dan mengawasi tanaman secara langsung kelapangan,

b) mengadakan percobaan-percobaan terhadap tanah, bibit dan

lain-lain baik untuk keperluan sendiri maupun untuk dijual.

12) Estate Departement

Wewenang dan tanggung jawab dari Estate Departement adalah :

a) membuat laporan bulanan dan tahunan,

b) memperkirakan pengeluaran tahunan,

c) menunjukkan hasil panen bulanan dan hasil panen tengah bulanan,

d) mengatur peredaran uang tunai,

e) membuat laporan rutin ke pemerintah,

f) membuat perbandingan haraga tiap bulan,

g) mengurus penjualan bibit,

h) mengatur pemakaian modal,

j) menganalisa daun tanaman.

13) Personal Section

Wewenang dan tanggung jawab dari Personal Section adalah :

a) mendokumentasikan kartu dan berkas staff dan pegawai,

b) melakukan pengangkatan dan pemberhentian staff, pegawai dan

buruh,

c) mengurus acara-acara keagamaan,

d) mengurus biaya perjalanan untuk staff kantor pusat,

e) mempersiapkan dokumen dan ijin yang diperlukan baik untuk

karyawan maupun pihak luar,

f) memeriksan dan mengontrol rekening pengobatan pada

klinik-klinik perusahaan.

14) Public Relation/ Security

Wewenang dan tanggung jawab Public Relation adalah :

a) sebagai utusan perwakilan perusahaan untuk menghadiri baik dari

perusahaan maupun relasi,

b) mewakili perusahaan dalam pameran dan promosi yang diadakan

oleh perusahaan.

15) Commodity Section

Wewenang dan tanggung jawab dari Commodity Section adalah :

a) menerima pesanan konsumen terhadap hasil produksi yaitu kelapa

b) mengirimkan pesanan konsumen melalui kapal-kapal yang

digunakan untuk mengantar ke negara-negara pengimpor,

c) mengurus seghala administrasi yang diperlukan dan pengeksporan

barang atau penjualan produk seperti biaya distribusi dan

transportasi.

16) Q.T.L (Quality Control and Test Labolatury)

Wewenang dan tanggung jawab dari QTL adalah mengadakan penelitian

dan pemeriksaan di laboratorium terhadap bibit dan hasil produksi.

17) Belawan Godown

Wewenang dan tanggung jawab dari Belawan Godown adalah mengawasi

dan menjaga barang yang akan diekspor pada gudang yang ada di

pelabuhan Belawan.

18) Accounts Administration Section

Wewenang dan tanggung jawab dari Accounts Administration Section

adalah :

a) mempersiapkan permintaan penyediaan dana keuangan,

b) melakukan pembayaran atas semua pembelian yang dilakukan oleh

perusahaan,

c) membuat laporan keuangan mingguan serta bulanan,

d) menyelenggarakan kas kecil untuk kebutuhan kantor pusat,

f) melaksanakan pembayaran dengan memindahkan dana melalui

bank atas permintaan uang yang dibutuhkan oleh kebun atau kantor

cabang,

g) mengurus asuransi alat-alat, mesin, mobil serta barang-barang

komoditi yang diangkat dari kebun ke pelabuhan Belawan.

19) Data Collection Section (DCS)

Wewenang dan tanggung jawab Data collection Section adalah :

a) mengumpulkan jurnal-jurnal pembukuan di seluruh kebun,

b) mengelompokkan pos-pos pembukuan/ jurnal dan penomoran,

c) memeriksa kebenaran transaksi dari kebun.

20) Data Validation Section (DVS)

Wewenang dan tanggung jawab dari Data Validation Section adalah :

a) menyusun dan memasukkan data keuangan kedalam komputer,

b) menyusun laporan keuangan bulanan, semester dan akhir bulan.

21) Information System

Wewenang dan tanggung jawab dari Information System adalah :

a) mengeluarkan hasil-hasil accounting yang diproses komputer,

b) memprogram sistem komputer yang terbaru untuk seluruh bagian

dalam perusahaan.

22) Internal Audit

Wewenang dan tanggung jawab dari Internal Audit adalah memeriksan

penyelewengan yang terjadi terhadap aktivitas akuntansi di seluruh

23) Taxation

Wewenang dantanggung jawab dari Taxation adalah :

a) mempersiapkan serta menghitung besarnya pajak yang ditanggung

oleh perusahaan seperti pajak penghasilan (PPh) dan pajak

pertambahan nilai (PPN) serta pajak yang ditanggung karyawan

dan tenaga kerja,

b) menyiapkan dan mengajukan karyawan memasuki ASTEK,

c) mengurus JAMSOSTEK staff dan karyawan.

24) Head of Sales

Wewenang dan tanggung jawab dari Head of Sales adalah :

a) bertanggung jawab terhadap Managing Director Sales,

b) memimpin dan mengelola seluruh kegiatan penjualan, mulai dari

pembuatan strategi penjualan hingga ke pelaksanaan,

c) memastikan penyampaian komoditi tepat waktu dan terkumpulnya

pendapatan dari hasil penjualan,

d) membawahi Sales Manager, Fulfillment Manager dan Sales Admin

Manager.

25) Head Special Project & Joint Ventures

Wewenang dan tanggung jawab dari Head Special Project & Joint

Ventures adalah :

a) bertanggung jawab kepada Managing Director Finance,

b) memimpin dan mengelola tugas-tugas dalam Special Project &

26) Head of Tresury

Wewenang dan tanggung jawab dari Head of Tresury adalah :

a) bertanggung jawab kepada Managing Director finance,

b) memimpin dan mengelola dana (penerimaan, penempatan dan

pengeluaran) perusahaan sehingga kegiatan pendanaan operasional

perusahaan terselenggara dengan baik,

c) membawahi Financial Intitution Relation Manager, Cash

Management & Payment Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasma Financing & Admin Manager.

27) Head of Financial Control

Wewenang dan tanggung jawab dari Head of financial Control adalah :

a) bertanggung jawab kepada Managing Director Finance,

b) memimpin, mengelola dan mengkoordinasi perencanaan anggaran

(modal, biaya dan pendapatan),

c) mengontrol aktifitas yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan

perusahaan,

d) membawahi semua Regional Finance Manager, Budgeting &

Frocesting Manager. 28) Head of General service

Wewenang dan tanggung jawab dari Head of General service adalah :

b) memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktifitas

yang berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan

keamanan kerja,

c) menyediakan sarana pendukung untuk menunjang kelancaran

operasional perusahaan,

d) membawahi Support Facillities Manager Healt & Safety Manager

dan GS Administratin Staff.

29) Head of Procurement & Logistic

Wewenang dan tanggung Jawab dari Head of Procurement & Logistic

adalah :

a) bertanggung jawab kepada Managing Director finance,

b) memimpin, mengadakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan

pengadan, penyimpanan dan distribusi barang agar dapat

mendukung kegiatan bisnis perusahaan secara operasional,

c) membawahi Logistic & Procurement Admin Manager, Estate &

Planting,

d) membawahi Logistic & Admin Manager, Procurement Manager,

Direc Material & General Supplies Procurement Manager, Infrastructur & Non Planting Procurement Manager dan Logistic Center Manager.

2. Sistem Manajemen Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada

pengadaan material dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok,

kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan

kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam

aktivitas pembelian mempunyai tugas yang penting dan bertanggung jawab

penuh dalam melakukan pembelian material yang dibutuhkan, sehingga tujuan

organisasi dapat tercapai.

Dalam menjalankan aktivitas pembelian, PT.PP London Sumatra

Indonesia,Tbk Medan menerapkan beberapa kebijakan pembelian yang harus

dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang

menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktivitas pembelian yang

dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian yang dilakukan oleh

perusahaan yaitu :

a. aktivitas pembelian harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang

lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat permintaan

penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan barang

dan bukti kas keluar,

b. setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian harus

diotorisasi oleh pihak-pihak yang terkait dalam sistem dan prosedur

c. pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,

d. pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2

(dua) minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan.

Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksananaan pembelian

dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian.

Adapun bagian yang terkait dengan kegiatan pembelian material yang dilakukan

oleh PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk adalah bagian gudang, bagian

pembelian, bagian penerimaan dan bagian akuntansi dengan uraian prosedur

pembelian material yang dilakukan dibawah ini.

a. Pengajuan purchase requisition (PR) oleh kebun / gudang dengan

persetujuan manager kebun / process enginer yang bersangkutan kepada

bagian Procurement departemen Medan.

b. Procurement memeriksa dan melakukan proses pembelian material

melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier) hingga

pelaksanaan tender tersebut terlaksana.

c. Procurement department akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak

4 (empat) rangkap, yang terdiri dari :

1) pihak supplier,

2) pihak kebun / gudang,

3) keuangan / Account (ADM) Section,

d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material ke kebun / gudang

sesuai dengan purchase order (PO) yang diterima.

e. Pihak kebun / gudang yang membutuhkan material akan menerima

material tersebut sesuai dengan spesifikasi yang telah tercantum didalam

purchase requisition (PR) dan purchase order (PO) yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna

mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh

kepala tata usaha (KTU) dan approve oleh manager. Pihak kebun /

gudang yang menerima material tersebut akan menerbitkan Goods Service

and Received Notes (GSRN) sebanyak 3 (tiga) rangkap : 1) pihak procurement department,

2) pihak account (ADM) section,

3) file.

f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB),

sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh kebun /gudang.

g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account

(ADM) section dengan melampirkan :

1) surat tanda terima barang dari supplier,

2) surat tagihan pembayaran,

3) kwitansi pembayaran,

4) faktur pajak.

h. Pihak Account (ADM) section akan memeriksa kecocokan jumlah unit

Procurement department dengan Goods service and Received Notes (GSRN) asli dari kebun / gudang serta akan melampirkannya dengan

dokumen tagihan pada bagian no. G.

i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan

voucher dilakukan untuk pembayaran.

Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem manajemen

pembelian :

a. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

point),

b. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok,

c. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok,

d. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu,

e. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu,

f. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.

Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan

penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat perubahan

order pembelian, dan bukti kas keluar.

a. Surat permintaan pembelian (Purchase Requisition)

dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi

pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah

rupiah pembelian yang besar.

c. Surat order pembelian (Purchase Order)

Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu:

1) surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order

pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang

dikeluarkan oleh perusahaan,

2) tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian

ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok

tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah

diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok

memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen,

3) tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada

fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah

dipesan,

4) arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi

pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,

5) arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok,

6) tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi

spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum

dalam dokumen tersebut,

7) tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim

ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban

yang timbul dari transaksi pembelian.

d. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat perubahan order pembelian.

f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai

surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu:

1) register bukti kas keluar (Voucher Register),

2) jurnal pembelian,

3) kartu utang,

4) kartu persediaan.

3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian

Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian yang dilakukan terhadap

pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan efektivitas kegiatan

pembelian, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam aktivitas

tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pemeriksaan

operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian

manajemen, pemeriksaan lanjutan, pelaporan, dan tindak lanjut.

a. Pemeriksaan Pendahuluan

Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan

pemeriksaan memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui

keadaan perusahaan secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang

dianggap penting dalam kegiatan operasional perusahaan dan juga menentukan

hal-hal yang memerlukan penelaahan lebih lanjut.

Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberapa informasi umum

penting yang berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut :

1) PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan merupakan

perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan sebagai

penghasil komoditi kelapa sawit, coklat, teh, karet dan kopi.

Kemudian hasil nya dapat langsung dijual dan diolah sendiri oleh

pabrik pengolahan yang berlokasi didalam areal kebun untuk

mengolah semua produk yang dihasilkan kebun-kebun milik sendiri,

2) proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan

aktivitas pengadaan materialnya diselaraskan dengan rencana

produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan kuantitas yang

3) fungsi pembelian bertanggung jawab dalam menjamin

kesinambungan suplai bahan mentah, bahan baku dan bahan lain

yang diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancar

dalam arti terpenuhi jadwal dan volume produksi,

4) aktivitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang

ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu

yang tepat serta jumlah dan mutu yang tepat pula,

5) pengendalian aktivitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase

requisition, pemilihan pemasok, penerimaaan material hingga penyimpanannya.

Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahuluan ini, kemudian dirumuskan

tujuan pemeriksaan sementara sebagai berikut :

1) keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan

pengadaan barang,

2) pemrosesan kegiatan operasional perusahaan bersifat semi komputer.

Kemudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil

merumuskan kriteria sebagai berikut:

1) pembelian harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak

yang membutuhkan menyangkut jadwal yang dibutuhkan, kualitas

dan kuantitasnya,

2) pembelian harus dikoordinasikan dengan pengendalian persediaan

3) penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya:

a) keterlambatan pasokan bahan baku,

b) pengembalian barang,

c) perubahan permintaan yang terjadi,

4) jaminan transportasi untuk efektivitas pengiriman bahan sampai

ketujuan,

5) pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen

dengan pemasok.

b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen

perusahaan diperoleh informasi sebagai berikut :

1) prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu telah

dirumuskan secara tertulis,

2) pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling

menguntungkan bagi perusahaan,

3) para (calon) pemasok memenuhi persyaratan penawaran,

4) prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya,

5) kebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda

mata dari pemasok,

6) pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau

7) ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang

berwenang menandatanganinya,

8) penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan

minimum,

9) kurangnya koordinasi antara bagian pembelian dengan gudang

mengenai jumlah persediaan minimum,

10)pencatatan secara manual agar perusahaan mempunyai back-up data

transaksi,

11)perusahaan mempunyai catatan pengangkutan dan tarif angkutan.

Berdasarkan hasil review ini, maka ditentukan tujuan pemeriksaan sebenarnya

“keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan barang”.

c. Pemeriksaan Lanjutan

Pemeriksaan ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk

mendukung tujuan pemeriksaan yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan

berdasarkan hasil review dan pengujian pengendalian manajemen.

Langkah-langkah pemeriksaan pada tahap ini meliputi :

1) mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek

pemeriksaan yang diperlukan,

2) memperoleh bukti-bukti yang relevan, material dan kompeten,

3) membuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan

mengelompokkannya ke dalam kelompok kriteria, penyebab dan

4) menyusun kesimpulan atas dasar ringkasan bukti yang telah

diperoleh dan mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari

ketidaksesuaian antara kondisi dan kriteria cukup penting dan

material. Kesimpulan ini merupakan pemantapan temuan hasil

pemeriksaan.

Dari pemeriksaan lanjutan, ditemukan beberapa temuan hasil pemeriksaan sebagai berikut:

Tabel 4.1 Daftar Ringkasan Temuan Pemeriksaan

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

1. Persediaan

digudang berada dibawah

persyaratan minimum.

Bagian pembelian mengumpulkan,

mencatat dan memelihara catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan minimum. Penetapan tingkat pemesanan kembali tidak memperhitungkan perubahan permintaan. Bagian gudang melakukan perubahan permintaan kepada bagian pembelian.

2. Keterlambatan pengadaan barang.

Bagian pembelian melakukan aktivitas pengadaan barang berdasarkan Purchase

Requisition dari

gudang.

Kurangnya

koordinasi antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai perubahan permintaan barang. Proses produksi tidak memenuhi jadwal produksi.

Berdasarkan ringkasan temuan pemeriksaan yang telah diperoleh, maka

kesimpulan pemeriksaan dibedakan atas kondisi, kriteria, penyebab dan akibat.

1) Kondisi : keterlambatan pengadaan barang.

SS = Sangat Setuju, diberi skor 5 S = Setuju, diberi skor 4

RR = Ragu-ragu, diberi skor 3 KS = Kurang Setuju, diberi skor 2 TS = Tidak Setuju, diberi skor 1 a. Variabel Independen

Jumlah pertanyaan = 40 Jumlah responden = 3

Jumlah jawaban = 40 x 3 = 120 Total skor tertinggi = 120 x 5 = 600 Total skor terendah = 120 x 1 = 120

Interval =

=

= 95

kriteria penilaian peranan pemeriksaan operasional pembelian : skor 120 – 215 = TB (Tidak Berperan),

skor 216 – 311 = KB (Kurang Berperan), skor 312 – 407 = CB (Cukup Berperan), skor 408 – 503 = B (Berperan),

skor 504 – 600 = SB (Sangat Berperan).

Setelah mengisi kuesioner pemeriksaan operasional pembelian dapat diketahui peranan pemeriksaan operasional dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Total skor yang diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner

PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk adalah 511, dengan demikian pemeriksaan operasional pembelian yang dilakukan PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk sangat berperan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

b. Variabel Dependen

Jumlah pertanyaan = 30 Jumlah responden = 3 Jumlah jawaban = 90

Total skor tertinggi = 90 x 5 = 450 Total skor terendah = 90 x 1 = 90

Interval =

=

= 71

kriteria penilaian efektivitas pembelian : skor 90 – 161 = TE (Tidak Efektif), skor 162 – 233 = KE (Kurang Efektif), skor 234 – 305 = CE (Cukup Efektif), skor 306 – 376 = E (Efektif),

skor 377 – 450 = SE (Sangat Efektif).

setelah mengisi kuesioner efektivitas pembelian dapat diketahui seberapa efektif sistem manajemen pembelian yang diterapkan perusahaan dengan total skor yang diperoleh. Total skor yang diperoleh oleh PT. PP London Sumatra

Indonesia, Tbk adalah 349, dengan demikian sistem manajemen pembelian yang diterapkan PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk sejauh ini sudah efektif. PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk telah berusaha keras untuk melaksanakan aktivitas pembelian dengan baik sebagai hasil penerapan sistem manajemen pembelian yang efektif.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari analisis dan pembahasan yang telah penulis uraikan, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan.

1. Sistem manajemen pembelian pada PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk telah dilakukan dengan baik. Terlihat dari kegiatan pembelian selalu berpedoman pada kebijakan, fungsi pemisahan tugas, prosedur dan otorisasi, serta kelengkapan dokumen. Aktivitas pembelian yang dilakukan berjalan sesuai rencana dan tujuan perusahaan. Hal ini juga terlihat dari hasil analisis statistik dari kuesioner efektivitas pembelian sebesar 82,93 %.

2. Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian yang dilakukan pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk melalui beberapa tahapan yaitu tahap pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak lanjut. Pemeriksaan operasional yang dilakukan pada PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan hal ini terlihat dari:

a. temuan-temuan pada saat pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi perbaikan, dan kemudian ditindak lanjuti oleh bagian pembelian untuk mencapai hasil yang lebih baik dalam meningkatkan mutu perusahaan,

b. Hasil analisis statistik dari kuesioner yang disebarkan ke bagian-bagian yang terkait dengan pembelian sebesar 86,05%. Responden memberikan jawaban bahwa pemeriksaan operasional berperan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk.

B. Saran

Penulis mencoba untuk memberikan saran setelah menarik kesimpulan yang diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

1. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas pembelian dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya.

2. Meningkatkan koordinasi dan mengumpulkan informasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian-bagian lainnya yang terdapat dalam perusahaan yang besar kegunaannya dalam upaya mengelola perusahaan dengan pendekatan kesisteman di masa depan.

3. Laporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen dan kemudian ditindak lanjuti oleh divisi pembelian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan kelemahan-kelemahan pembelian benar-benar ditindaklanjuti serta mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian pembelian dalam tindak lanjut tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno, 2004. Auditing (Pemeriksaaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik, Edisi Ketiga, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti, Jakarta. Arens, Alvin A, James L, Loebbecked, 2002. Auditing Pendekatan Terpadu, Buku

Dua, Edisi Indonesia, Alih Bahasa Amir Abadi Yusuf, Salemba Emapat, Jakarta.

Bayangkara, IBK, 2008. Audit Manajemen, Salemba Empat, Jakarta.

Boynton, William C, Johnson, Raymond N, Kell, Walter G, 2003. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Jilid Kesatu, Alih Bahasa Rajoe, Paul A, Gania, Gina, Setyo Budi, Ichsan, Erlangga, Jakarta.

Dian Jung, St, 2002, Manajemen Audit, Restu Agung, Jakarta.

Erlina, Sri Mulyani, 2007. Metodologi Penelitian Bisnis : Untuk Akuntansi dan Manajemen, Cetakan Pertama, Edisi Pertama, USU Press, Medan.

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, 2004. Buku Petunjuk Teknis Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.

Mulyadi, 2002. Auditing, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Regina, Melisa, 2007. Audit Operasional Dalam Rangka Menilai Efisiensi dan Efektivitas Pembelian Bahan baku, Skripsi Akuntansi Universitas Unika Atma Jaya (tidak dipublikasikan).

Rochaety, Ety, Tresnati, Ratih, Madjid L, Abdul, 2007. Metodologi Penelitian Bisnis, Adisi pertama, Cetakan Pertama, Mitra Wacana media, Jakarta. Silfiah, Hanik, 2008. Penerapan Audit Operasional sebagai Alat Bantu Kinerja

dan Identifikasi Perbaikan Fungsi Pembelian, Skripsi Akuntansi Universitas Unika Atma Jaya (Tidak Dipublikasikan).