Yaitu bagian yang menangani dan mengadakan pengawasan terhadap kualitas produk serta mengadakan penelitian dan pengembangan produk.
2. Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku
Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi
mencapai tujuan organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhna memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan
kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku mempunyai tugas yang
sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan pembelian material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, PT. PDM Indonesia menerapkan beberapa kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi.
Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktifitas pembelian bahan baku yang
dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan yaitu:
a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen-dokumen
pendukung yang lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat
Universitas Sumatera Utara
permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan barang, dan bukti kas keluar,
b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku
harus diotorisasikan oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian bahan baku,
c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,
d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2
minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan. Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan
baku dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku. Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian
bahan baku yang dilakukan oleh PT. PDM Indonesia adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi dengan uraian
prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini. a.
Pengajuan Purchase Requisition PR oleh bagian purchasing pembelian dengan persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian
produksi selaku bagian yang memerlukan bahan baku. b.
Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok supplier
hingga pelaksanaan tender tersebut terlaksana.
Universitas Sumatera Utara
c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order PO sebanyak 4
empat rangkap, yang terdiri dari: 1 Pihak supplier,
2 Pihak Produksi, 3 Keuangan Account ADM section,
4 File. d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang
sesuai dengan purchase order PO yang diterima. e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan
spesifikasi yang telah tercantum didalam purchase requisition PR dan purchase order PO yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan
didalam buku krani gudang guna mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang dan approve oleh manajer.
Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut akan menerbitkan Goods Service and Received Notes GSRN sebanyak 4
empat rangkap: 1 Pihak Gudang,
2 Pihak Account ADM Section, 3 Pihak Purchasing Pembelian
4 Pihak Produksi
Universitas Sumatera Utara
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang SPB, sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh gudang.
g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account ADM section section dengan melampirkan:
1 Surat tanda terima barang dari supplier, 2 Surat tagihan pembayaran,
3 Kwitansi pembayaran, 4 Faktur pajak.
h. Pihak Account ADM section akan memeriksa kecocokan jumlah unit material antara copy purchase order PO yang telah diterima dari bagian
gudang dengan Goods Service and Received Notes GSRN asli dari gudang serta akan melampirkannya dengan dokumen tagihan pada bagian
no. G. i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan
vouchergiro dilakukan untuk pembayaran.
Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian manajemen pembelian bahan baku:
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali reorder
point, b.
Order pembelian bahan baku yang telah dikirim kepada pemasok,
Universitas Sumatera Utara
c. Order pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu
d. Total saldo utang dagangan pada tanggal tertentu,
e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu,
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.
Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan dan penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat
perubahan order pembelian dan bukti kas keluar. a.
Surat permintaan pembelian Purchase Requisition Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi
pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang. b.
Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar .
c. Surat order pembelian Purchasse Order
Dokume ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu: 1 Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,
2 Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai
Universitas Sumatera Utara
bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen, 3
Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya
telah dipesan, 4
Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
5 Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok,
6 Tembusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau
bagian penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut, 7
Tembusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d.
Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantung dalam surat order pembelian.
e. Surat perubahan order pembelian
Universitas Sumatera Utara
f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai
surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud pembayaran. Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu:
1 registrasi bukti kas keluar Voucher Register, 2 jurnal pembelian,
3 kartu utang, 4 kartu persediaan.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku
