Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Pada PT. PDM Indonesia

SKRIPSI

PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS

PADA PT. PDM INDONESIA

OLEH : SITI SAFIERA

080522047

PROGRAM STUDI STRATA – 1 EKSTENSI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Pada PT. PDM Indonesia” adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Strata – 1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sunatera Utara.

Medan, 15 Mei 2011 Yang membuat pernyataan

Siti Safiera NIM 080522047

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Pada PT. PDM Indonesia”.

Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian skripsi ini penulis telah banyak mendapatkan bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera dan selaku dosen pembanding/penguji yang telah memberikan saran dan kritik bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

3. Bapak Drs. Wahiddin Yasin, M.Si, Ak, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dalam memberikan petunjuk, pengarahan, bimbingan, dan bantuan dari awal hingga selesainya skripsi ini.

4. Bapak Drs. Syamsul Bahri TRB, MM, Ak, selaku dosen pembanding/penguji yang telah memberikan saran dan kritik bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Djoni Tjandra, selaku General Manager dari PT. PDM Indonesia yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian di PT. PDM Indonesia dan seluruh staff dan karyawan PT. PDM Indonesia yang telah membantu dan memberikan kemudahan bagi penulis dalam melaksanakan penelitian ini.

6. Orangtua yang sangat penulis kasihi. Bapak Harun Ami Putra dan Ibu Suherny, juga untuk kakak dan abang tersayang penulis, Renny Vebiane Savina, Anastasia Savina, Adenan. Terima kasih pennulis ucapkan buat semangat, dorongan terutama doa yang tidak pernah hentinya kepada penulis.

Penulis menyadari dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna dan memiliki banyak kekurangan, baik dalam hal penyajian materi maupaun bahasa penyampaianya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai masukan bagi penulis.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi setiap pembacanya.

Medan, 15 Mei 2011 Hormat Penulis

Siti Safiera NIM 080522047

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT. PDM Indonesia terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian bahan baku.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.

Kegiatan pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.

Kata Kunci : Pemeriksaan Operasional, Pembelian Bahan Baku, Efektifitas, Efesiensi

ABSTRACT

The objectives of the research is to know the effectiveness of operational audit for the raw material purchasing system. It is important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PDM Indonesia, especially purchasing department.

Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the raw material purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaries to strengthen the result of this research.

The raw material purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the raw material purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the raw material purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PDM Indonesia.

Keyword : Operational Audits, Raw Material Purchasing, Effectiveness, Efficiency

DAFTAR ISI

PERNYATAAN...i

KATA PENGANTAR...ii

ABSTRAK...v

ABSTRACT...vi

DAFTAR ISI...vii

DAFTAR TABEL...x

DAFTAR GAMBAR...xi

DAFTAR LAMPIRAN...xii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1

B. Perumusan Masalah...3

C. Tujuan Penelitian...4

D. Manfaat Penelitian...4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis...6

1. Pemeriksaan...6

a. Definisi Pemeriksaan...6

b. Jenis Pemeriksaan...7

a. Definisi Pemeriksaan Operasional...9

b. Jenis Pemeriksaan Operasional...11

c. Tujuan Pemeriksaan Operasional...12

d. Kriteria Pemeriksaan Operasional...13

e. Tahapan Pemeriksaan Operasional...14

3. Sistem Pembelian Bahan Baku...15

a. Definisi Sistem Pembelian Bahan Baku...15

b. Tujuan Pembelian Bahan Baku...16

c. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku...17

d. Prosedur Pembelian Bahan Baku...18

e. Pengendalian Internal Atas Pembelian Bahan Baku...22

4. Pemeriksaan Operasional Atas Pembelian Bahan Baku Untuk meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Perusahaan...24

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu...26

C. Kerangka Konseptual...28

BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian...31

B. Jenis Penelitian...31

C. Jenis Data...32

D. Prosedur Pengumpulan Data...32

E. Metode Analisa Data...33

BAB IV ANALISA HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian...36

1. Gambaran Umum Perusahaan...36

a. Sejarah Singkat Perusahaan...36

b. Struktur Organisasi Perusahaan...38

2. Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku...51

3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian BahanBaku...58

a. Pemeriksaan Pendahuluan...59

b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen...61

c. Pemeriksaan Lanjutan...62

d. Pelaporan...65

e. Tindak Lanjut...66

B. Analisis Hasil Penelitian...67

1. Analisis Deskriptif Kualitatif...67

2. Analisis Statistik...73

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...77

B. Saran...78

DAFTAR PUSTAKA...80 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Tabel Hal

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu 26

Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran 34

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian 35

Tabel 4.1 Daftar Ringkasan Temuan Pemeriksaan 63

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Gambar Hal

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Hal

Lampiran i Struktur Organisasi 82

Lampiran ii Purchasing Procedure 83

Lampiran iii Kuesioner 85

Lampiran iv Hasil Jawaban Kuesioner 96

Lampiran v Purchase Requisition 98

Lampiran vi Dokumen Penawaran Harga 99

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT. PDM Indonesia terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian bahan baku.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.

Kegiatan pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.

Kata Kunci : Pemeriksaan Operasional, Pembelian Bahan Baku, Efektifitas, Efesiensi

ABSTRACT

The objectives of the research is to know the effectiveness of operational audit for the raw material purchasing system. It is important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PDM Indonesia, especially purchasing department.

Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the raw material purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaries to strengthen the result of this research.

The raw material purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the raw material purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the raw material purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PDM Indonesia.

Keyword : Operational Audits, Raw Material Purchasing, Effectiveness, Efficiency

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula

perkembangan di bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya

pemeriksaan keuangan saja tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian

sistematis dan objektif serta berorientasi pada tujuan untuk memperoleh

keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas kewajaran laporan

keuangan yang diperiksa. Pimpinan perusahaan memerlukan audit operasional

yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak

terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja.

Pemeriksaan operasional merupakan evaluasi atas berbagai kegiatan

operasional perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah

pelaksanaan kegiatan operasional telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan

efisien. Dan bagian dari fungsi pengendalian merupakan alat bagi manajemen

untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Agar

pengendalian intern berjalan dengan baik diperlukan auditor internal untuk

mengontrol segala yang ada diperusahaan agar semua siklus yang ada

Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit

operasional adalah masalah bahan baku karena bahan baku merupakan bagian

utama dalam proses produksi suatu perusahaan dan merupakan perkiraan yang

nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar pula. Dengan

besarnya jumlah uang yang ditanamkan pada pembelian bahan baku suatu

perusahaan, jelaslah bahwa bahan baku merupakan unsur yang sangat penting

untuk dilindungi.

Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan

adanya suatu bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing.

Aktifitas pembelian merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan

keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak

menimbulkan masalah – masalah yang kompleks yaitu barang yang dibeli tidak

sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang yang

dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. Hal

inilah yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari

pemecahan masalah agar nantinya dapat membantu divisi purchasing dalam

menerapkan kinerjanya secara optimal. Berdasarkan hasil analisa tersebut

langkah–langkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat direncanakan untuk

Dalam penulisan ini, penulis tertarik untuk melakukan penelitian

“Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku untuk meningkatkan

efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia” yaitu perusahaan yang bergerak

di bidang industri yang membuat produk kertas rokok (Cigarette Paper). Pihak

manajemen ingin mencari dan menganalisis penyebab terlambatnya proses

pengadaan barang dalam perusahaan. Berdasarkan alasan-alasan tersebut, perlu

diadakan audit secara periodik agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari

atau dikendalikan, untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, serta mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan

perusahaan terhadap bagian pembelian.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis

merumuskan masalah yang akan diteliti.

1. Apakah prosedur pembelian bahan baku yang dilakukan PT. PDM

Indonesia telah berjalan secara efektif dan efisien ?

2. Apakah pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang

dilakukan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk mendapatkan jawaban atas masalah yang ada di perumusan masalah. Adapun tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan baku yang dilakukan PT PDM Indonesia.

2. Untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefesiensian audit operasional atas sistem pembelian bahan baku yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen PT. PDM Indonesia.

B. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan agar dapat memperoleh manfaat sebagai berikut: 1. Bagi penulis, diharapkan dapat digunakan sebagai pengembang wawasan

serta pemahaman dan perbandingan antara teori dan praktek yang sebenarnya mengenai peranan pemeriksaan operasional terhadap sistem pembelian bahan baku dalam suatu perusahaan.

2. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi serta dapat digunakan untuk menambah pengetahuan, wawasan, dan pemahaman mengenai judul yang diteliti.

3. Bagi perusahaan, diharapkan dapat digunakan sebagai masukan yang dapat membantu pihak manajemen dalam menjalankan operasinya dan memberikan gambaran tentang pentingnya pemeriksaan operasional dalam

menganalisa dan mengevaluasi pelaksanaan aktivitas manajemen dalam mencapai efektifitas operasi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Pemeriksaan

a. Definisi Pemeriksaan

Untuk mengetahui dengan jelas pengertian pemeriksaan, maka berikut ini

akan dikemukakan definisi-definisi pemeriksaan yang diambil dari beberapa

sumber yaitu:

1. Menurut Sukrisno Agoes (2004; 7) pemeriksaan adalah :

“Suatu proses yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.”

2. Menurut Arens dan Loebbecke (2002; 10), pemeriksaan sebagai: “Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria- kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.”

3. Menurut Mulyadi ( 2002; 40), pemeriksaan merupakan:

“Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk

menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.”

Pemeriksaan dilakukan dalam rangka pengendalian suatu kegiatan yang dijalankan oleh suatu unit usaha tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan merupakan bagian dari pengawasan sedangkan pengawasan merupakan bagian dari pengendalian . Pengawasan terdiri dari pengawasan dan tindak lanjut. Suatu pengawasan akan menghasilkan temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut. Apabila keseluruhan tindak lanjut itu dilaksanakan, maka keseluruhan pekerjaan tersebut merupakan pengendalian. Akan tetapi, bilamana tindak lanjut tidak dilaksanakan maka tetap dinamakan pengawasan.

b. Jenis Pemeriksaan

Alvin A. Arens dkk. (2003 : 13 – 15) dalam bukunya “Auditing and

Assurance Service” membedakan pemeriksaan menjadi 3 jenis.

1) Operational Audits (Pemeriksaan Operasional)

Pemeriksaan operasional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir pemeriksaan operasional diajukan saran-saran/rekomendasi yang ditujukan kepada pihak manajemen perusahaan. Tujuannya untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan tersebut. Ruang lingkup pemeriksaan operasional tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi saja, melainkan dapat meliputi nevaluasi terhadap struktur organisasi, metode produksi, pemasaran hasil produksi, dan bidang lainnya yang menjadi keahlian pemeriksaan.

Pemeriksaan ketaatan merupakan suatu proses pemeriksaan atas ketaatan perusahaan yang bersangkutan terhadap pelakssanaan peraturan, prosedur, kontrak yang ditetapkan oleh pihak berwenang, baik pemerintah maupun manajemen perusahaan itu sendiri. Hasil pemeriksaan ketaatan semuanya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan.

3) Financial Statement Audits (Pemeriksaan Laporan Keuangan)

Pemeriksaan laporan keuangan merupakan pemeriksaan yang dilakukan atas laporan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dimana kriteria yang berlaku adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK) untuk Indonesia atau secara internasional dikenal sebagai Generally Accepted Accounting

Principles (GAAP).

Selain itu menurut Sukrisno Agoes (2004: 10-12) membagi pemeriksaan ke dalam 2 jenis.

1. Ditinjau dari luasnya pemeriksaan, pemeriksaan dapat dibedakan sebagai berikut:

a) General Audit (Pemeriksaan Umum)

Merupakan pemeriksaan yang bertujuan unutk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara menyeluruh.

b) Special Audit (Pemeriksaan Khusus)

Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan auditee) yang dilakukan oleh KKAP yang independen, dan pada akhir pemeriksaan auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara menyeluruh.

2. Ditinjau dari jenis pemeriksaan, pemeriksaan dibedakan sebagai berikut:

a) Manajemen Audit (Audit Operasional)

Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis.

b) Compliance Audit (Pemeriksaan Ketaatan)

Pemeriksaaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah menaati peraturan-peraturan dan

kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan.

c) Internal Audit ( Pemeriksaan Intern)

Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.

d) Komputer Audit

Pemeriksaan oleh KAP terhadap perusahaan yang memproses data akuntansinya dengan menggunakan EDP (Elektronic Data Processing) System.

2. Pemeriksaan Operasional

a. Definisi Pemeriksaan Operasional

Pemeriksaan operasional merupakan suatu pemerikssaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan efektifitas suatu kegiatan yang menilai apakah cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam kegiatan tersebut berjalan dengan baik.

Audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:12) “An

operational audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”

Sawyer (2005:281) berpendapat bahwa “Pemeriksaan operasional merupakan audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir, melintas lini organisasi. Dan cenderung lebih berkonsentrasi pada operasi dan proses dibandingkan pada administrasi dan orang-orang yang ada dalam organisasi.”

Menurut Boynton (2003:498) “Suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas, efisiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam

pengendalian manajemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi perbaikan.”

Berdasarkan definisi di atas, pemeriksaan operasional merupakan suatu teknik penilaian yang dilakukan secara teratur dan sistematis atas keefektifan suatu unit atau fungsi dengan membandingakannya dengan standar-standar industri. Pemeriksaan ini dilakukan dengan tujuan meyakinkan manajemen bahwa apa yang ingin dicapai oleh manajemen benar-benar telah dilaksanakan dan mengidentifikasikan kondisi-kondisi yang dapat atau perlu disempurnakan.

Dari definisi – definisi di atas dapat disimpulkan beberapa hal yang menjadi inti dari pemeriksaan operasional.

1) Pemeriksaan operasional merupakan penelaahan sistematis yang menentukan bahwa proses pengumpulan dan penganalisaan bukti dilakukan secara sistematis berdasarkan pengamatan dan analisa yang objektif.

2) Objek pemeriksaan operasional berupa kegiatan, program, unit atau fungsi yang menjadi bagian dari suatu organisasi.

3) Tujuan pokok diadakannya pemeriksaan operasional adalah efisien dan efektifitas, dan kehematan serta lebih mengidentifikasian kemungkinan perbaikan.

4) Pemeriksaan operasional lebih berorientasi ke masa depan, artinya hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional diharapkan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan efisiensi penggunaan berbagai sumber daya yang ada dan meningkatkan efektifitas pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.

5) Pemeriksaan operasional, hasil evalusasi dapat dilaporkan kepada pihak-pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang berguna bagi penilaian dan perbaikan kepada pihak manajemen.

b. Jenis Pemeriksaan Operasional

Pengklasifikasian pemeriksaan operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:799)

1) Functional Audit (Pemeriksaan Fungsional), yaitu fungsi yang berhubungan dengan salah satu atau lebih fungsi dalam organisasi, contohnya fungsi penagihan atau fungsi produksi.

2) Organizational Audit (Pemeriksaan Organisasi), yaitu pemeriksaan ini berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Pemeriksaan organisasional ini menekankan pada seberapa efektif dan efisien fungsi yang ada saling berkaitan satu dengan lainnya.

3) Special Assigment (Pemeriksaan Khusus), yaitu dalam pemeriksaan operasional, pemeriksaan ini memiliki tujuan dan ruang lingkup yang khusus. Penugasan khusus ini muncul berdasarkan permintaan dari pihak manajemen untuk menyelidiki masalah dalam organisasi.

c. Tujuan Pemeriksaan Operasional

Tujuan pemeriksaan operasional menurut IBK. Bhayangkara (2008:4) memiliki 3 elemen pokok sebagai berikut:

1) Kriteria (Criteria)

Menurut standard bagi setipa individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

2) Penyebab (Cause)

Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setipa individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

3) Akibat (Effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negative menunjukkan program/aktifitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan program/aktifitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa audit harus dilakukan, beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit operasional menurut IBK. Bhayangkara (2008:22)

1) Terjadinya pemborosan dan ketidakefisiensian penggunaan sumber daya perusahaan.

2) Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.

3) Adanya alternatif yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

4) Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya.

5) Adannya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan.

6) Sistem informasi dan pelaporan yang kurang baik. Tujuan audit operasional menurut Mulyadi (2002:32)

1) Mengevaluasi kinerja.

2) Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.

3) Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan operasional dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas pelaksanaan

aktifitas organisasi. Pemeriksaan operasional mengidantifikasi timbulnya penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. Audit operasional merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam pengelola perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.

d. Kriteria Pemeriksaan Operasional

Kesulitan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan operasional adalah menemukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektifitas telah tercapai. Adapun beberapa pendekatan untuk menyusun kriteria audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:804)

1) Historical Performance (Kinerja Masa Lampau)

Kriteria ini ditentukan berdasarkan hasil yang actual dari periode sebelumnya, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang menjadi lebih baik atau lebih buruk.

2) Benchmarking or comparable performance (Kinerja perusahaan sejenis yang dapat diperbandingkan)

Kriteria ini ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai perusahaan lain yang bergerak dibidang industri yang sama.

3) Engineering Standarts (Standar Teknik)

Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standard teknik, seperti menggunakan time and motion study untuk menentukan tingkat output yang dihasilkan.

4) Discussion and Agreement (Diskusi dan kesepakatan)

Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional.

Beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam pemeriksaan operasioanl, menurut IBK. Bhayangkara (2008:10)

1) Audit Pendahuluan

Dilakukan untuk mendapatkan informasi lata belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktifitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperolah untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensional mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan beberapa tujuan audit sementara.

2) Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit , dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian manajemen pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup bukti-bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut.

3) Audit Terinci

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit.

4) Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.

5) Tindak Lanjut

Tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan manajemen melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut.

3. Sistem Pembelian Bahan Baku

a. Pengertian Sistem Pembelian Bahan Baku

Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.

Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan materil suplai dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.

Aktifitas pembelian bahan baku merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah-masalah yang kompleks seperti barang yang dibeli tidak sesuai dengan standard yang diinginkan atau telah ditentukan, tidak tersedianya barang yang tepat waktu yang dapat menghambat proses produksi. Aktifitas pembelian yang tidak baik akan menyebabkan perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi

pembelian (purchasing) harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.

Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian import.

1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri. 2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.

b. Tujuan Pembelian Bahan Baku

Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. Untuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian bahan baku, yaitu tenggang waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.

c. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku

Sistem pembelian bahan baku digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan bahan baku produksi yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian bahan baku:

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian

Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari teransaksi retur penjualan.

4) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Menurut Mulyadi (2001:301); Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:

1) Prosedur permintaan pembelian

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian

4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur akuntansi

6) Prosedur distribusi pembelian

1. Prosedur permintaan pembelian

Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian oleh petugas pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Jumlah pembelian yang harus dilakukan juga dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirimkan ke bagian pembelian dan bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan kartu persediaan. Kartu pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya, rincian masing-masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu-kartu khusus persediaan.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilikhan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah pemasok mengirimi surat penawaran harga kepada

perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya.

3. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Pemesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu lembar diarsipkan di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang, bagian penerimaan dan bagian akuntansi.

4. Prosedur penerimaan barang

Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan menerima dan mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. Bagian pembelian harus memastikan bahwa barang yang diterima itu benar-benar barang yang dipesan perusahaan. Kualitas dan kuantitas barang tersebut harus benar-benar tepat dengan yang diinginkan perusahaan. Agar petugas penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang yang dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke bagian penerimaan biasanya disebut “lembar buta” (blind copy).

Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian penerimaan mengarsipkan satu lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. Lembar lainnya dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan.

Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.

5. Prosedur akuntansi

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang.

6. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian-bagian yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:

1) Bagian yang Membutuhkan Barang. 2) Bagian Pembelian.

3) Bagian Penerimaan. 4) Bagian Akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah:

1) Surat Permintaan Pembelian (Purchasing Request), 2) Surat Order Pembelian (Purchasing Order),

3) Surat Permintaan penawaran harga , 4) Surat Penerimaan Barang.,

5) Surat perubahan order, 6) Bukti kas keluar.

Dalam sistem pembelian bahan baku terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat, dokumen dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatasn-catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.

1) Pemisahan tugas yang cukup

Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan aset engan akuntansi untuk melindingi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi.

2) Otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat

Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual.

3) Dokumen dan catatan khusus

Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarka, yang meliputi: faktur penjualan (sales invoice),

pesanan dan pembelian (purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal-jurnal penjualan (sales journals), dan kartu-kartu karyawan (employee time

cards). Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset

telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari.

4) Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan

Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.

5) Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan

Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas

4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Perusahaan

Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit manajemen (2008:13) “Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimiliki”.

Pengertian efektifitas menurut IBK. Bayangkara (2008:14) “efektifitas dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya”.

Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu, tenaga dan biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaian efektifitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektifitas. Oleh karena itu diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.

Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dalam hubungannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian bahan baku. Tujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan pembelian adalah:

a. Menilai pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku,

b. Mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian bahan baku,

c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.

Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian bahan baku, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang efektif.

Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian bahan baku, maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran-saran yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian bahan baku

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

No. Nama Peneliti Tahun Penelitian

Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada masalah yang diteliti penulis. Pada penelitian terdahulu masalah yang diteliti penulis bertujuan:

1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit operasional berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian internal pembelian,

2. Untuk mengetahui apakah prosedur pembelian telah berjalan secara efektif dan efisien.

Adapun masalah yang diteliti penulis, adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian bahan baku dan mengetahui

1 Teguh Handoko 2007 Hubungan Audit Operasional dan Pengelolaan Pembelian Barang Dagangan terhadap peningkatan laba cukup besar dari tahun ketahun. Dan telah dijalankan dengan baik.

2 Melisa Regina 2007 Prosedur pembelian yang dilakukan oleh PT. Fastfood Indonesia, Tbk Jakarta telah berjalan dengan efektif dan efisien.

bagaimana pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.

Perbedaan lainnya terletak pada metode penelitian, dimana metode penelitian yang digunakan penulis adalah analisis deskriptif kuantitatif dengan tambahan kuesioner yang digunakan untuk memperkuat hasil analisisnya.

C. Kerangka Konseptual

Berkembangnya suatu perusahaan diikuti dengan kompleksnya aktivitas yang dijalankan, hal ini menuntut pelaksanaan aktifitas yang efektif dan efisien untuk mendukung pencapain tujuan yang ditetapkan terutama di bidang pembelian bahan baku, sedangkan untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh mana tujuan yang ditetapkan tersebut tercapai dibandingkan dengan kondisi yang ada, perlu dilakukan pemeriksaan operasional.

Gambar 2.1 Kerangka Konseptual

Pemeriksaan Operasional merupakan prosedur dan kebijakan yang diciptakan dan disusun oleh manajemen guna menghindari pemborosan, penumpukan barang, penyelewengan, keterlambatan dan kesalahan penerimaan barang. Tujuan dari adanya pemeriksaan operasional pembelian bahan baku adalah untuk mengevaluasi kinerja bagian pembelian apakah telah sesuai dengan SOP (Standar Operating Procedure) yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendapatkian suatu temuan dari hasil pemeriksaan operasional yang harus disertai rekomendasi kepada manajemen dan adanya tindak lanjut oleh perusahaan untuk mencapai suatu sistem pembelian bahan baku yang berjalan secara efektif dan efisien dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian bahan

PEMERIKSAAN OPERASIONAL

FUNGSI PEMBELIAN BAHAN

BAKU

SOP PEMBELIAN

BAGIAN YANG TERKAIT DALAM

PEMBELIAN

EFEKTIF

DAN

EFISIEN

baku itu sendiri. Membantu manajemen menjaga keamanan harta milik perusahaan dan dapat mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.

METODE PENELITIAN

A. Tempat Penelitian

Lokasi objek penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah PT. PDM Indonesia.

B. Jenis Penelitian

Metode analisis data yang dikumpulkan penulis menggunakan metode deskriptif analisis yakni metode dimana data dikumpulkan, disusun, diinterprestasikan, dianalisa sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecah masalah yang dihadapi.

Data yang dikumpulkan adalah data kulitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas pembelian bahan baku yang dilakukan manajemen dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Analisis juga dilakukan dengan membuat kuesioner untuk memperkuat analisa. Penulis memilih responden yang sesuai dengan perumusan masalah yang telah ditetapkan sebelumnya. Unit analisanya adalah individu. Responden yang dimaksud antara lain:

1. Responden untuk “Pemeriksaan Operasional” yaitu manajer unit, Manajer pembelian (purchasing), Manajer keuangan (Finance), Internal

2. Responden untuk “Efektifitas dan Efisiensi Pembelian Bahan Baku” yaitu manajer pembelian (purchasing), Bagian Keuangan/Akuntansi, Bagian Gudang, dan bagian Produksi.

C. Jenis Data

Jenis data ditetapkan untuk menghindarkan penelitian menyimpang dari tujuan, serta dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Adapun data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder.

1. Data primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh dari perusahaan, baik melalui teknik wawancara maupun observasi yang kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis. Misalnya melakukan Tanya jawab langsung kepada pihak perusahaan.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi diperusahaan.

D. Prosedur Pengumpulan data

Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan data dan bahan yang sesuai dengan yang diperlukan dalam penulisan. Prosedur ini dilakukan untuk mempermudah penulis memperoleh data yang diperlukan. Prosedur pengumpulan data dilakukan dengan cara, yaitu:

1. Teknik observasi, yaitu dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. Objek yang akan diteliti adalah

dokumen-dokumen pemeriksaan operasional terhadap sistem pembelian bahan baku. Data yang dihasilkan dari observasi ini dilakukan untuk memperoleh gambaran nyata mengenai pelaksanaan pemeriksaan operasional dan dapat juga dijadikan alat untuk memvalidasikan jawaban yang diperoleh dari jawaban kuesioner.

2. Teknik wawancara, yaitu melakukan Tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data yang dibutuhkan.

3. Kuesioner, yaitu daftar pertanyaan yang disiapkan oleh penulis berupa formulir yang diajukan secara tertulis kepada para pejabat yang berwenang yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

4. Studi dokumentasi, yaitu melakukan pancatatan dan pengkopian atas data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian ini. Penelitian ini akan menjadi landasan teoritis bagi pelaksanaan analisis yang akan dilakuakan.

E. Metode Analisa Data

Metode yang dilakukan penulis adalah dengan menggunakan analisis deskriptif kualitatif dan analisis statistik

1. Analisis deskriptif kualitatif

Penulis melakukan analisis mengenai informasi-informasi dan data yang berhasil diperoleh baik yang dilakukan dengan wawancara maupun observasi.

2. Analisis statistik

Skala pengukuran yang dilakukan delam pengujian “Pemeriksaan Operasional” adalah ordinal dengan instument survey berupa kuesioner, wawancara dan observasi. Skala pengukuran “Efektifitas Pembelian” adalah ordinal dengan instrument kuesioner dan observasi. Jawaban dari kuesioner diolah dengan menggunakan rumus dimana hasil akhirnya dalam bentuk skor. Skor tersebut diklasifikasikan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Dibawah ini adalah tabel yang menguraikan indikator dan skala pengukuran yang digunakan dalam pembuatan kuesioner.

Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran

Indikator Sub Indikator Skala Instrumen

Pemeriksaan Operasional

1. Kualifikasi auditor operasional

Ordinal Kuesioner

2. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional

Ordinal Kuesioner

Pembelian 2. Verifikasi dan analisis data

Ordinal Kuesioner

3. Verifikasi kelayakan

Ordinal Kuesioner

4. Fungsi perlindungan

Ordinal Kuesioner

F. Jadwal Penelitian

Adapun jadwal penelitian yang adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian Nov Des Jan Feb Maret

Pengajuan Proposal X

Bimbingan Proposal Skripsi X

Seminar Proposal Skripsi X

Bimbingan dan Penulisan Skripsi X X

Penyelesaian Skripsi X

Sumber: Penulis, 2010

BAB IV

ANALISA HASL PENELITIAN

A. Data Penelitian

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT.PDM Indonesia berdiri sejak April 2004 dengan surat keputusan Badan

Koordinasi penanaman modal; No.129/B.I/A.6/2004 tentang perubahan nama

Perusahaan, Produk-Produk PT. PDM Indonesia yang mencangkup kertas rokok

dan plug wrap konvensional untuk industri rokok.

PT.PDM (Papeteries De Mauduit) Indonesia adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat produk yaitu kertas rokok

(Cigarette Paper), kertas rokok tersebut diproduksi dalam dua bentuk yaitu

Bobbin dan Ream. Adapun ukurannya yaitu: Bobbin (Gulungan) lebar: 2429 mm dan panjang 5500-6000 mm sedangkan Ream (Lembaran) lebar: 51 mm dan panjang 7683 mm. Produk tersebut dipasarkan kepada pabrik-pabrik rokok yang ada di Sumatera dan Pulau Jawa. Pasar terbesar perusahaan ini adalah terutama dari Pulau Jawa 75% dan daerah Sumatera 25%. Dimana di Pulau Jawa kertas rokok perusahaan ini menjadi salah satu bahan baku utama pada produk rokok PT. Sampoerna dan PT.Bentoel, PT. Djarum dan British American Tobaco. Bahan baku kertas rokok ini berasal dari PUPL berupa bahan baku dari pohon Pinus yang disebut Calsium Carbonat.

Perlu diketahui perusahaan ini sudah beberapa kali berganti nama perusahaan. Sebelum tahun 1983 perusahaan ini bernama PT. Delitua Paper Miil Medan. Modal dari perusahaan ini berasal dari penanaman modal asing (PMA) dan penanaman modal dalam negeri (PMDN). Perusahaan dimiliki oleh tiga oleh

tiga perusahaan yang memiliki saham-saham atas perusahaan ini, para pemegang sahamnya antara lain:

1) PT. SARIDA PERKASA. Perusahaan ini memiliki saham sebesar 45%. 2) PT. DUTA MENDUT. Perusahaan ini memiliki saham sebasar 5%. 3) KIMBERLY CLARK CORPARATION USA 50%.

Pada tanggal 31 Desember 1983, ketiga perusahaan tersebut membeli seluruh aset yang semulanya dimiliki PT. Delitua Paper Miil yang bertempat di Jalan Brigjend Zein Hamid Km 6,9 Titikuning Medan yang dikarenakan perusahaan tersebut mengalami likuidasi.

Maka untuk menjalankan aktifitasnya secara resmi, membuat akte resmi yang dibuat oleh notaris , yaitu akte pendirian No. 427 tertanggal 24 Februari 1984, Notaris Riduan Susilo, Jakarta. Mulai tahun 1984 nama perusahaan PT.Delitua Paper Miil berubah menjadi PT. Kimsari Paper Indonesia Medan dengan status perusahaan adalah PMA Joint Venture. Nama PT. Kimsari Paper Indonesia Medan berasal dari dua nama perusahaan yaitu: Kim dari Kimberly Clark Corporation USA dan Sari dari PT. Sarida Perkasa Jakarta (Nama terdahulu PT. Risda Perkasa).

Pada mulanya perusahaan ini didirikan dengan jumlah modal US $12 juta. Pertengahan tahun 1984 perusahaan ini mengalami modifikasi pada Paper

Machine and Process, pembangunan tambahan sarana gedung finising serta

sampai ke bagian finishing kertas-kertas tersebut diperiksa dahulu kualitasnya oleh Departemen Quality Control.

PT. Kimsari Paper Indonesia Medan memulai kegiatan produksi kertas rokok sejak bulan Mei 1985, tetapi baru produksi komersil pada bulan Desember 1985. Dan pada tahun 2010 perusahaan ini mengganti logo perusahaan menjadi SWM (Schweitzer Mauduit International) yang mana nama tersebut diambil dari nama perusaahaan utama perusahaan ini yang terletak di Prancis. Tetapi, di dalam akta notaris dan surat legal lainnya tetap PT.PDM Indonesia.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi adalah koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu tujuan bersama melalui tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggungjawab.

Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal. Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, diluar dinas atau bersifat tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang sengaja , secara resmi (kedinasan). Biasanya ditujukan dengan suatu bagan organisasi.

Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal, yaitu: 1) Tanggungjawab

Hal ini merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya barang kali bisa diarahkan dengan terjadinya spesialisasi dalam bekerja.

2) Wewenang

Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang dijalankan seseorang dan merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan sesuatu.

3) Pertanggungjawaban

Pertanggungjawaban merupakan suatu laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang (atasan). Dengan kata lain bawahan harus mempertanggungjawabkan pekerjaannya kapada atasan yang memberikan tugas atau pekerjaan kepada karyawan bersangkutan.

Organisasi dari suatu perusahaan merupakan sarana dari manajemen untuk mencapai tujuan bersama. Semakin berkembang suatu perusahaan, maka semakin banyak pula aktivitas-aktivitas yang harus dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan tersebut. Dalam hal ini, sudah tentu pimpinan perusahaan memerlukan penggunaan suatu sistem organisasi sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu proses penetapan serta pembagian pekerjaan yng akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas dan tanggungjawab, penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja sama seefektif mungkin guna pencapaian tujuan perusahaan.

PT. PDM Indonesia Medan menetapkan garis dan staf sebagai struktur organisasi di perusahaan tersebut, dimana pelimpahan wewenang berlangsung

secara vertical dan sepenuhnya dari pemimpin tertinggi kepada kepala unit bawahannya.

Untuk membantu kelancaran kerja dalam rangka pelaksanaan seluruh tugas pokok organisasi, maka langsung dibawahi masing-masing kepala unit (departemen) dalam masalah administrasi, personil, keuangan dan sebagainya.

Berikut ini akan dijelaskan tentang wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang terdapat dalam perusahaan PT. PDM Indonesia yang diuraikan dibawah ini.

1) General Manager

Sebagai pucuk pimpinan di PT. PDM Indonesia Titikuning Medan, General Manager memiliki wewenang jabatan sebagai perencanaan , pengorganisasian dan pemberian penilaian secara keseluruhan aktivitas perusahaan demi pencapaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Adapun tugas-tugas dan tanggungjawabnya adalah:

a. Bertanggungjawab atas segala aktivitas dan operasi perusahaan, yaitu mengendali, mengatur dan mengawasi dengan wewenang yang ada terhadap seluruh bawahan atau hidupnya perusahaan.

b. Mengkoordinasi pengembangan perusahaan PT. PDM Indonesia serta memperbaiki strategi dan kebijakan perusahaan secara periodik demi tercapainya objektivitas perusahaan secara efektif dan efisien.

c. Membuat peraturan-peraturan intern kapada perusahaan yang tidak bertantangan dengan undang-undang yang telah ditetapkan.

d. Memantapkan kebijaksanaan perusahaan dan menjamin pelaksanaan sesuai yang direncanakan.

e. Bertanggungjawab terhadap keseimbangan dari berbagai sub sistem yang bersaing dalam organisasi.

2) Human Resource Manager (HRM)

Bertugas merencanakan dan mengorganisasikan keseluruhan program pengembangan sumber dana manusia yang ada dan mengembangannya. Tugas dan tanggungjawab adalah :

a. Merencanakan dan mengorganisasir semua sumber daya manusia dan program pengembangan.

b. Membantu General Manager dalam melaksanakan Undang-Undang tenaga kerja dan peraturan pemerintah serta menjalankan kebijakan-kebijakan perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia.

c. Mendukung pencapaian tujuan perusahaan dengan mengusahakan sebuah lingkungan kerja dimana semua pekerja dapat menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang memuaskan.

d. Menciptakan keamanan bagi perusahaan dan mengawasi berbagai situasi yang melibatkan pemimpin pekerja di dalam kegiatan yang berkaitan dengan kekuasaan hukum dan pergerakan politik.

3) Finance Manager (Manager Keuangan)

Bertujuan membantu pencapaian tujuan perusahaan yang berkaitan dengan objektivitas keuangan perusahaan dan mengumpulkan data-data keuangan perusahaan sesuai waktu pelaksana persiapan untuk menyatukannya di dalam analisa laporan keuangan. Tugas dan tanggungjawab adalah:

a. Menyiapkan semua dana pengeluaran keuangan dan mengumpulkannya

b. Menyiapkan semua data perusahaan yaitu data keuangan untuk perencanaan jangka waktu yang pendek maupun untuk jangka waktu yang panjang.

c. Membantu General Manager dalam persiapan perencanaan operasi setiap tahun dan perencanaan investasi setiap lima tahun.

Manajer Keuangan juga membawahi manajer akuntansi seperti yang diuraikan seperti berikut:

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:

a. Bertanggungjawab pada general manager dan membawahi kepala bagian akuntansi.

b. Untuk mengatur hal-hal yang menyangkut kegiatan akuntansi dan keuangan.

c. Bertanggungjawab dalam proses akuntansi perusahaan, apakah telah sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim.

d. Mengatur output maupun input keuangan perusahaan sehingga arus uang dapat efektif dan efisien sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.

• General Accountant : Jesselyne Salim

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:

a. Mengatur arus buku besar secara keseluruhan.

b. Menginput dan memproses pembayaran gaji.

c. Memotong pajak penghasilan tiap-ttiap pegawai.

d. Menginput besar setoran Jamsostek tiap-tiap pegawai.

e. Mereview pembayaran gaji, PPh pasal 21 dan pendapatan karyawan lainnya setiap 4 bulan sekali.

f. Mengontrol dan mempersiapkan pajak pendapatan termasuk SPT PPh.

h. Mengatur arus kas setiap bulannya.

i. Mendukung pemeriksaan barang-barang inventori tiap bulan.

• Cost Accountant : Wenny Winaryanti

Memiliki tugas dan tanggug jawab sebagai berikut:

a. Mempersiapkan laporan piutang setiap bulan.

b. Menghitung biaya-biaya produksi.

c. Menginput perhitungan biaya-biaya aktual.

d. Menghitung biaya-biaya penjualan tiap bulan.

e. Mendukung dan mempersiapkan biaya standart.

f. Mengkoordinasi perhitungan stock balance.

g. Mengontrol dan mempersiapkan laporan PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

h. Mempersiapkan analisis biaya variance tiap bulan.

i. Menghitung biaya-biaya lainnya.

• Accountant : Yanti Kusmiaty

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

b. Mempersiapkan voucher pembayaran untuk pembayaran tunai.

c. Mengeluarkan invoice atau faktur penjualan dan faktur pajak.

d. Mendukung persiapan pelaporan PPN dan PPh pasal 22.

• Chasier : Nurhaida

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Sebagai pusat pembayaran atau kasir.

b. Mengatur pengeluaran petty cash.

c. Mengurus keperluan yang berhubungan dengan pihak bank.

d. Koordinator pengarsipan dokumen.

• Accountant : Romy Karjanto

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:

a. Mengatur arus inventory, penerimaan dan pengeluaran barang tiap hari.

b. Menghitung pemakaian dan membandingkan dengan laporan pemeriksaan stock.

c. Menyediakan laporan harta tetap (fixed assets).

d. Membukukan pengeluaran untuk pembelian harta tetap.

f. Mendukung perhitungan inventori bulanan.

• Accountant : Eny

Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Memproses seluruh tagihan yang masuk dan memprosesnya ke kode account yang sesuai.

b. Mempersiapkan jadwal piutang setiap bulan.

c. Berkoordinasi dengan departemen purchasing untuk memaintenance profil tiap-tiap vendor.

d. mempersiapkan slip faktur pajak.

e. Mempersiapkan pelaporan SPT PPh pasal 21 dan 23.

f. Menghitung inventori tiap bulan.

4) Purchasing Manager

Bertanggungjawab mempersiapkan segala kebutuhan barang dari masing-masing requesting department sesuai dengan kualifikasi dan standart yang ditentukan tepat pada waktunya agar kegiatan di perusahaan dapat berjalan sesuai dengan supplier agar dapat menekan biaya produksi sekaligus mempunyai kualitas barang. Adapun tugas tanggung jawabnya adalah:

b. Mengadakan negosiasi terhadap supplier.

c. Mempersiapkan barang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

5) Purchasing Officer

Membantu Manager Purchasing dalam melaksanakan tugas pengadaan barang, bahan baku, barang-barang teknik dan keperluan material lainnya. Tugas dan tanggungjawab adalah:

a. Menjamin semua barang permintaan pembelian yang telah disetujui dan tindak lanjuti sesuai spesifikasi yang ditentukan si pemakai.

b. Menjamin semua transaksi yang bersifat urgent yang telah disetujui General

Manager sebelum dilakukan pemborosan.

c. Memberikan informasi yang terbuka tentang jenis, spesifikasi barang yang akan dibeli sebelum dibuat.

d. Membina hubungan dengan pemasok dan tetap menjamin tidak terjadinya konflik kepentingan.

e. Membuat laporan bulanan kepada manajer dan memberi informasi tentang jumlah pembelian yang dilakukan, barang yang diterima dan barang yang belum diterima.

6) Production Manager (Manager Produksi)

Tugas dan tanggungjawabnya adalah:

a. Mengkoordinasikan PT.PDM Indonesia dalam membuat produk menurut prosedur. Memelihara dan mengembangkan bentuk dan penampilan produk beserta kualitasnya secara periodik untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan secara efektif dan efisien.

b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan produksi yang diperintahkan demi pencapaian target volume produksi dan laba operasi sesuai dengan anggaran yang disediakan. Mengawasi dan mengontrol secara teknik bagian dari bahan mentah yang didapat agar dicapai standard produksi.

c. Merencanakan serta mengatur produksi perusahaan agar sesuai dengan spesifikasi dan standart mutu yang telah ditentukan.

7) Management Accountant (Akuntan Manajemen)

Bagian ini dibentuk dengan maksud untuk mengontribusikan kemajuan keuangan perusahaan yang objektif melalui ketepatan waktu dan ketelitian persiapan laporan keuangan, konsolidasi yang sesungguhnya serta membantu

manajer keuangan dalam memutuskan data untuk laporan keuangan untuk jangka waktu pendek dan jangka panjang dan bawahan agar melaporkan model aplikasi yang praktis yang diperlukan untuk manajer keuangan dan divisi akuntansi.

8) Engineering Manager

Tugas dan tanggungjawabnya adalah:

a. Meneliti, memeriksa dan menganalisa mutu produk baik bahan baku maupuan produk jadi, apakah telah sesuai dengan spesifikasi dan standard yang telah ditetapkan.

b. Bertanggungjawab terhadap manajer produksi dalam bidang pengawasan mutu produksi perusahaan.

c. Memonitor dan mengontrol aktivitas yang berhubungan dengan logistik untuk meyakinkan agar target volume dapat dicapai.

d. Bertanggungjawab kepada manajer produksi dalam bidang kesediaan kebutuhan logistik perusahaan.

9) Technical Sales Manager

a. Memonitor dan mengontrol aktivitas yang berhubungan dengan penjualan yang berhubungan agar target volume penjualan dapat dicapai.

b. Melakukan penjualan atas hasil produksi.

c. Menyalurkan hasil produksi kedaerah-daerah penjualan.

10) Personel

Yaitu bagian yang tugasnya mengatur seluruh bagian kepegawaian, seperti: penarikan tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, penempatan tenaga kerja, pemberhentian serta masalah upah dan lain-lain.

11) Government dan External Affair

Yaitu bagian yang menangani import dan semua masalah yang berhubungan dengan pemerintah. Baik itu mengatur masalah pajak dan menjalin hubungan dengan masyarakat di sekitar perusahaan.

Yaitu bagian yang menangani dan mengadakan pengawasan terhadap kualitas produk serta mengadakan penelitian dan pengembangan produk.

2. Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku

Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi mencapai tujuan organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhna memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku mempunyai tugas yang sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan pembelian material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, PT. PDM Indonesia menerapkan beberapa kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan yaitu:

a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat

permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan barang, dan bukti kas keluar,

b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku harus diotorisasikan oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian bahan baku,

c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,

d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2 minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan.

Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan baku dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku. Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh PT. PDM Indonesia adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi dengan uraian prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini.

a. Pengajuan Purchase Requisition (PR) oleh bagian purchasing (pembelian) dengan persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian produksi selaku bagian yang memerlukan bahan baku.

b. Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier) hingga pelaksanaan tender tersebut terlaksana.

c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak 4 (empat) rangkap, yang terdiri dari:

1) Pihak supplier,

2) Pihak Produksi,

3) Keuangan/ Account (ADM) section,

4) File.

d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang sesuai dengan purchase order (PO) yang diterima.

e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi yang telah tercantum didalam purchase requisition (PR) dan

purchase order (PO) yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan

didalam buku krani gudang guna mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang dan approve oleh manajer. Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut akan menerbitkan Goods Service and Received Notes (GSRN) sebanyak 4 (empat) rangkap:

1) Pihak Gudang,

2) Pihak Account (ADM) Section,

3) Pihak Purchasing (Pembelian)

f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB), sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh gudang.

g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account (ADM) section section dengan melampirkan:

1) Surat tanda terima barang dari supplier,

2) Surat tagihan pembayaran,

3) Kwitansi pembayaran,

4) Faktur pajak.

h. Pihak Account (ADM) section akan memeriksa kecocokan jumlah unit material antara copy purchase order (PO) yang telah diterima dari bagian gudang dengan Goods Service and Received Notes (GSRN) asli dari gudang serta akan melampirkannya dengan dokumen tagihan pada bagian no. G.

i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan

voucher/giro dilakukan untuk pembayaran.

Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian manajemen pembelian bahan baku:

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

point),

c. Order pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu d. Total saldo utang dagangan pada tanggal tertentu,

e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu,

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.

Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan dan penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian dan bukti kas keluar.

a. Surat permintaan pembelian (Purchase Requisition)

Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.

b. Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar .

c. Surat order pembelian (Purchasse Order) Dokume ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu:

1) Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,

2) Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai

bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen,

3) Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan,

4) Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian

purchasing menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,

5) Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok,

6) Tembusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau bagian penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut,

7) Tembusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

d. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantung dalam surat order pembelian. e. Surat perubahan order pembelian

f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud pembayaran. Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu:

1) registrasi bukti kas keluar (Voucher Register), 2) jurnal pembelian,

3) kartu utang, 4) kartu persediaan.

3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku

Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan terhadap perusahaan PT. PDM Indonesia merupakan pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam aktifitas tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut.

Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan operasional perusahaan dan juga menentukan hal-hal yang memerlukan penelaah lebih lanjut.

Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum penting yang berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut:

1) PT. PDM Indonesia merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar negeri yaitu dari Prancis dan Filipina. Kemudian produk yang dihasilkan dijual ke berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri.

2) Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan materialnya diselaraskan dengan rencana produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan,

3) Fungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin kesinambungan suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan utamanya adalah agar proses produksi berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal dan volume produksi, 4) Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang

ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu yang tepat pula,

5) Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase requisition, pemilihan pemasok, penerimaan material hingga penyimpanannya.

Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan sementara sebagai berikut:

1) Keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,

2) Pemerosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi.

Kemudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil merumuskan kriteria sebagai berikut:

1) Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak yang membutuhkan menyangkut jadwal yang dibutuhkan, kualitas dan kuantitasnya,

2)Pembelian bahan baku harus dikoordinasikan dengan pengendalian pesediaan dan perencanaan produksi dalam persediaan minimum, 3) Penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya:

b) pengembalian barang,

c) perubahan permintaan yang terjadi.

4) Jaminan transportasi untuk efektifitas pengiriman bahan sampai ketujuan,

5) Pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen dengan pemasok.

b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan diperoleh informasi sebagai berikut:

1) Produksi permintaan akan bahan baku telah dirumuskan secara jelas, 2) Pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling menguntungkan

bagi perusahaan,

3) Para (calon) pemasok memenuhi persyaratan penawaran, 4) Prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya,

5) Kebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda mata dari pemasok,

6) Pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak,

7) Ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang menandatanganinya,

8) Penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan minimum,

24 Perusahaan memiliki peralatan dan

prosedur tertulis untuk menilai apakah

material bahan baku yang dikirim

pemasok dapat diterima atau ditolak.

25 Faktur dibandingkan di departemen

akuntansi dengan surat pesanan

pembelian bahan baku, laporan

penerimaan barang, dan laporan

penerimaan barang, dan laporan

pemeriksaan.

26 Pembelian bahan baku untuk produksi

di pisahkan dari pembelian bahan baku

untuk keperluan lain.

27 Bukti pengeluaran uang untuk

pembelian bahan baku dan biaya

diperiksa oleh pejabat yang

bertanggung jawab untuk memastikan

kelengkapan lampiran dan berbagai

persetujuan yang diperlukan.

28 Pemasok utama dipelajari kemungkinan

nya untuk jadi langganan.

29 Ada sekurang-kurangnya dua pemasok

sehingga perusahaan tidak kesulitan jika

terjadi pemogokan besar atau

malapetaka yang besar atas pemasok.

30 Pejabat yang menyetujui permintaan

pembelian bahan baku memiliki

informasi yang diperlukan untuk

memberikan persetujuan yang wajar.

lampiran iv

HASIL PENYEBARAN KUESIONER

PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

No Responden TOTAL

1 2 3

1 5 5 5 15

2 5 5 5 15

3 4 3 3 10

4 4 4 5 13

5 1 2 2 5

6 4 4 4 12

7 4 5 5 14

8 5 4 4 13

9 4 4 4 12

10 5 5 5 15

11 3 4 4 11

12 5 5 5 15

13 4 3 4 11

14 4 4 5 13

15 5 5 5 15

16 5 5 5 15

17 4 4 4 12

18 5 5 5 15

19 5 5 5 15

20 5 5 5 15

21 5 4 3 12

22 2 1 1 4

23 5 4 4 13

24 5 4 4 13

25 5 5 5 15

26 5 5 5 15

27 5 4 5 14

28 5 5 5 15

29 4 4 3 11

30 5 5 5 15

31 4 3 4 11

32 2 2 2 6

33 5 5 5 15

34 5 5 5 15

35 5 5 5 15

HASIL PENYEBARAN KUESIONER EFEKTIFITAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

No Responden TOTAL

1 2 3

1 5 5 5 15

2 5 5 5 15

3 4 5 4 13

4 4 4 3 11

5 4 4 5 13

6 5 5 5 15

7 3 4 4 11

8 4 2 4 10

9 2 3 3 8

10 2 2 2 6

11 5 4 4 13

12 2 1 1 4

13 5 5 5 15

14 5 5 5 15

15 4 4 3 11

16 4 4 5 13

17 5 5 5 15

18 2 2 1 5

19 5 5 5 15

20 5 5 5 15

21 5 4 5 14

22 3 2 3 8

23 4 4 3 11

24 5 4 4 13

25 5 5 5 15

26 2 2 1 5

27 5 5 5 15

28 2 2 3 7

29 4 4 4 12

30 4 5 5 14