6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar
transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian- bagian yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1 Bagian yang Membutuhkan Barang. 2 Bagian Pembelian.
3 Bagian Penerimaan. 4 Bagian Akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah:
1 Surat Permintaan Pembelian Purchasing Request, 2 Surat Order Pembelian Purchasing Order,
3 Surat Permintaan penawaran harga , 4 Surat Penerimaan Barang.,
5 Surat perubahan order, 6 Bukti kas keluar.
e. Pengendalian Internal atas pembelian bahan baku
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem pembelian bahan baku terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur
pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke 2000;295 terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat, dokumen
dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatasn-catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.
1 Pemisahan tugas yang cukup Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti
khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan aset engan akuntansi untuk melindingi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan
antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan
antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas
teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi.
2 Otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti
bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual.
3 Dokumen dan catatan khusus Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi
dimasukkan dan diikhtisarka, yang meliputi: faktur penjualan sales invoice,
Universitas Sumatera Utara
pesanan dan pembelian purchase order, catatan tambahan subsidiary records, jurnal-jurnal penjualan sales journals, dan kartu-kartu karyawan employee time
cards. Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan
sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen
ketika diperlukan kemudian hari. 4 Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan
Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset- aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara
fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.
5 Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi
internal adalah independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan
tugas
4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Perusahaan
Universitas Sumatera Utara
Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit manajemen 2008:13 “Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya,
sehingga dicapai optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimiliki”. Pengertian efektifitas menurut IBK. Bayangkara 2008:14 “efektifitas
dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya”.
Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan waktu,
tenaga dan biaya dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat
dalam hal pencapaian efektifitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektifitas. Oleh karena itu
diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu
pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dalam hubungannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi
seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian bahan baku. Tujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan pembelian adalah:
a. Menilai pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku, b. Mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas
pembelian bahan baku,
Universitas Sumatera Utara
c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.
Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian bahan baku, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah
mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan
tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang efektif.
Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian bahan baku, maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan
untuk mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran-saran
yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui alternatif-
alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian bahan baku
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
No. Nama Peneliti
Tahun Penelitian
Hasil Penelitian
Universitas Sumatera Utara
