pembelian purchasing harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.
Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian import.
1 Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri. 2 Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
b. Tujuan Pembelian Bahan Baku
Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam
menjalankan perusahaan. Untuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian bahan baku, yaitu tenggang waktu, persentase
pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.
c. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku
Sistem pembelian bahan baku digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan bahan baku produksi yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi
yang terkait dalam sistem pembelian bahan baku: 1 Fungsi gudang
Universitas Sumatera Utara
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan. 2 Fungsi pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3 Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari teransaksi retur penjualan.
4 Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatatan utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi
pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang
atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
d. Prosedur pembelian bahan baku
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi 2001:301; Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1 Prosedur permintaan pembelian 2 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3 Prosedur order pembelian 4 Prosedur penerimaan barang
5 Prosedur akuntansi 6 Prosedur distribusi pembelian
1. Prosedur permintaan pembelian Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan
pembelian oleh petugas pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis
sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Jumlah pembelian yang harus dilakukan juga dicantumkan dalam dokumen permintaan
pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirimkan ke bagian pembelian dan bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan kartu persediaan. Kartu
pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya, rincian masing- masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu-kartu khusus persediaan.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan
pemilikhan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah pemasok mengirimi surat penawaran harga kepada
Universitas Sumatera Utara
perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya.
3. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih. Pemesanan pembelian purchase order adalah dokumen adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang
kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini dibuat beberapa rangkap. Lembar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu lembar diarsipkan
di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang, bagian penerimaan dan bagian akuntansi.
4. Prosedur penerimaan barang Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan
menerima dan mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. Bagian pembelian harus
memastikan bahwa barang yang diterima itu benar-benar barang yang dipesan perusahaan. Kualitas dan kuantitas barang tersebut harus benar-benar tepat dengan
yang diinginkan perusahaan. Agar petugas penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan pembelian yang
dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang yang dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke
bagian penerimaan biasanya disebut “lembar buta” blind copy.
Universitas Sumatera Utara
Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan laporan penerimaan barang receiving report. Semua kerusakan,
cacat barang atau kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian
penerimaan mengarsipkan satu lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. Lembar lainnya dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang
dan bagian pencatat kartu persediaan. Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan
pengalihan tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan
petugas gudang pada lembar laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang diterimanya benar sesuai dengan tercantum
dalam laporan penerimaan barang. Apabila telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan demikian, apabila terdapat
kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut
kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.
5. Prosedur akuntansi Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn
hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang.
Universitas Sumatera Utara
6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar
transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian- bagian yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1 Bagian yang Membutuhkan Barang. 2 Bagian Pembelian.
3 Bagian Penerimaan. 4 Bagian Akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah:
1 Surat Permintaan Pembelian Purchasing Request, 2 Surat Order Pembelian Purchasing Order,
3 Surat Permintaan penawaran harga , 4 Surat Penerimaan Barang.,
5 Surat perubahan order, 6 Bukti kas keluar.
e. Pengendalian Internal atas pembelian bahan baku
