Penggunaan komputer dalam SIA pada perusahaan menunjang kecepatan proses penyelesaian transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan, semakin tekhnologi
bergerak kearah otomatisasi, semakin cepat proses penyelesaian transaksi dapat dibandingkan dengan manual atau semi otomatis. Selain itu, pengguna tekhnologi akan
memperluas jaringan pemasaran produk-produk jasa perusahaan Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima
unsur yaitu : Hardwere, Softwere, Database, Prosedur, Personel. Untuk memproses data agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan diperlukan suatu
softwere atau program aplikasi yang khusus. Program yang digunakan oleh PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Medan adalah :
1. General Ledger
General Ledger adalah suatu program yang disusun untuk menangani transaksi- transaksi akuntansi dalam suatu siklus akuntansi. Operator komputer hanya memasukkan
jurnal-jurnal yang bersumber dari bukti asli dan selanjutya komputer akan memposting dari jurnal kebuku besar, neraca saldo, neraca lajur, arus kas, daftar lampiran dan menusu
laporan keuangan. Dan dalam program ini digunakan suatu password yang telah ditentukan. Adapun bagian dari program ini adalah :
a. Master File
Sehubungan dengan pemerosesan data-data akuntansi, maka perusahaan menyusun Cahrt of Accounts. Master file ini merupakan file induk dari cahrt of accounts,
jadi setiap perkiraan yang di isi kedua jurnal harus dimasukkan ke cahrt of accounts terlebih dahulu agar komputer dapat mengenal perkiraan-perkiraan yang dimasukkan
oleh operator.
Sri Wahyuni : Fungsi Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Jamsostek..., 2008 USU Repository © 2009
Master file tediri atas : Entry Voucher, Entry Voucher Biaya, Entry Voucher Pengambilan Prestasi Kerja, Entry Voucher Lainnya, Set Up sub Ledger, Set Up
Anggaran, Set Up Nomor Pokok Pegawai NPP dan Set Up Data Pendukug.
b. Proses
Data-data yang akan diproses pada program ini antara lain : verifikasi, posting, konsolidasi kirim data, konsolidasi anggaran, rekonsiliasi antar rekening bank, transfer
uang dari Sistem Informasi Pelayanan Terpadu SIPT , transfer untuk peserta jamsostek, approval pergeseran anggaran, kirim surat dan data pergeseran anggaran, approval
voucher biaya, approval voucher lainnya, ambil voucher keuangan, tutup buku sementara dan tutup buku permanen.
Update Transaction Pada proses ini komputer akan memposting secara otomatis semua perkiraan yang
sudah ada di buku besar dari tanggal tertentu sampai dengan tanggal tertentu biasanya satu bulan keneraca saldo dan sekaligus menyusun laporan keuangannya.
Tutup Buku Bulanan Pada proses bulanan ini, komputer akan melakukan tugas memindahkan saldo
akhir kesaldo awal suatu perkiraan. Setelah menjalankan proses ini data harus terlebih dahulu diback up dan dicetak.
Di back up artinya kita merekam semua data yang ada dalam program General Ledger kedalam sebuah diskette. Adapun guna back up adalah sebagai cadangan apabila
data yang ada pada komputer hilang atau rusak. Jadi, berdasarkan back up tersebut seorang programer dapat mengisi data-data yang ada diprogram general ledger sesuai
dengan back up tersebut.
Sri Wahyuni : Fungsi Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Jamsostek..., 2008 USU Repository © 2009
Proses Tahunan Pada proses ini komputer akan melakukan tugas sebagai berikut :
1. Memidahkan sado akhir kesaldo awal untuk perkiraan tetap.
2. Menambahkan LabaRugi tahun berjalan keperkiraan laba ditahan.
3. Untuk perkiraan sementara saldo awal akan dinolkan.
4. Semua buku besar akan diapus.
c. Laporan
