nilai menjadi kekuatan manusia tadi, untuk dimanfaatkan bagi kemaslahatan hidup manusia itu sendiri.”
9
2. Ruang Lingkup Manajemen Personalia
Ruang lingkup manajemen personalia merupakan suatu rangkaian kegiatan yang cukup luas untuk dikaji. Ruang lingkup tersebut mencakup
berbagai pelaksanaan kegiatan-kegiatan personalia yang merupakan tindakan- tindakan yang diambil untuk memberikan sistem kerja yang efektif terhadap
perusahaan. Berikut ini akan dikemukakan mengenai ruang lingkup kegiatan
manajemen personalia : a. Analisis Pekerjaan
Suatu perusahaan yang berskala besar harus memiliki manajemen personalia yang bermutu sehingga dapat memberikan informasi pekerjaan
yang akurat kepada setiap karyawan agar dapat merealisasikan apa yang tertuang dalam rencana perusahaan yang telah ditetapkan.
Menurut Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan, analisis pekerjaan adalah “menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,
bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan itu dikerjakan”. Analisis pekerjaan bermanfaat untuk memberikan informasi tentang aktivitas
9
Drs. Gouzali Saydam, Manajemen Sumber Daya Manusia Human Resources Management; suatu pendekatan Mikto, Jakarta: Djambatan Karya Unipress, 2000, cet. ke-2, hal. 16
20
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat yang akan dipergunakan.
10
Analisis pekerjaan secara sistematis adalah kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan. Analisis
dapat digunakan oleh para pekerja untuk mengindentifikasi kemampuannya dalam bekerja, terutama untuk memenuhi tuntutan fungsi esensial pekerjaan.
11
T. Hani Handoko dalam bukunya Manajemen Personalia menuliskan, terdapat tahap-tahap dari analisis pekerjaan, diantaranya :
1 Persiapan analisis pekerjaan 2 Pengumpulan data
3 Penyempurnaan data
12
Melalui tahap-tahap analisis pekerjaan diatas maka diperoleh informasi-informasi pekerjaan yang akan dijadikan sesuatu yang berguna dan
berfungsi sebagai deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar- standar pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan adalah hasil dari analisis yang berisikan tentang pekerjaan yang memangku suatu pekerjaan yang dideskripsikan, isinya antara
lain tentang nama pekerjaan, fungsi-fungsi dasarnya, ruang lingkup
10
Malayu S. P. Hasibuan, Manajemen Personalia, Jakarta: Bumi Aksara, 2002, cet. 5, hal. 28
11
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 41
12
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 43
21
kegiatannya, wewenangnya, tanggung jawab, hubungan kerja, dan kriteria penilaian hasilnya.
13
Sedangkan spesifikasi pekerjaan menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan
14
. Terdapat beberapa informasi yang diperoleh dari spesifikasi pekerjaan memiliki tiga
kategori, yaitu sebagai berikut : a Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan penelitian
b Persyaratan pendidikan termasuk pendidikan menengah, universitas, dan kejuruan.
c Pengetahuan keahlian dan kemampuan
15
Dengan begitu dapat dikatakan bahwa analisis pekerjaan merupakan kegiatan menghimpun dan memperoleh informasi mengenai suatu pekerjaan
agar hasil informasi tersebut dapat dideskripsikan dan dispesifikasikan sehingga dapat ditetapkan sebagai standar-standar pekerjaan yang menjadi
suatu kebutuhan dalam mengintegrasikan perencanaan pekerjaan. b. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang mempunyai arti penting dalam setiap kegiatan personalia. Dengan
perencanaan, program-program personalia dapat dilaksanakan secara efektif
13
Hadarawi Nawawi, Manajemen Sumber Daya Manusia; untuk Bisnis yang Kompetitif, hal. 107-108
14
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 48
15
Mutiara S. Panggabean, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002, hal. 25
22
sehingga dapat membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan.
Menurut Arthur W. Sherman dan W. Bohlander dalam bukunya Managing Human Resources tahun 1992 yang ditulis kembali oleh Hadari
Nawawi bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah “proses mengantisipasi dan membuat ketentuan persyaratan untuk mengatur arus
gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan keluar organisasi”.
16
Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA. mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah “langkah-langkah tertentu yang
diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi oraganisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan”.
17
Sedangkan menurut T. Hani Handoko perencanaan sumber daya manusia adalah “serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi
permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan kerja yang
ditimbulkan oleh kondisi tersebut”.
18
16
Hadari Nawawi, Manajemen Sumber Daya Manusia; untuk Bisnis yang Kompetitif, hal. 137
17
Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara, 2001, cet. 9, hal. 41
18
Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 137
23
Dari pendapat diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa perencanaan sumber daya manusia proses membuat ketentuan dan
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan organisasi sebagai upaya memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja dan pencapaian
tujuan dan sasaran yang telah disusun oleh setiap perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia ini mempunyai fungsi sebagai alat
untuk memprediksi kondisi tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan suatu instansi atau perusahaan. Disamping itu juga manajemen sumber daya
manusia bermanfaat untuk meningkatkan sistem informasi pekerjaan untuk sumber daya manusia yang terus menerus selalu dibutuhkan setiap instansi
atau perusahaan. Dengan ini pendayagunaan sumber daya manusia dapat ditingkatkan agar dapat diselaraskan dengan sasaran yang telah disusun
perusahaan. T. Hani Handoko dalam bukunya Manajemen Personalia,
mengemukakan bahwa terdapat tiga bagian perencanaan personalia, diantaranya :
1 Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah
karyawan yang dibutuhkan. 2 Pemahaman tenaga dimana tenaga potensil ada.
24
3 Kondisi pertimbangan dan penawaran karyawan.
19
Dalam perencanaan sumber daya manusia terdapat sistem perencanaan sumber daya sebagai berikut :
a Investasi perencanaan sumber daya manusia. b Forecast sumber daya manusia.
c Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia d Pengawasan dan evaluasi.
20
Dari uraian di atas, dapat terlihat dengan jelas bahwa manajemen personalia merupakan kegiatan mengantisipasi permintaan-permintaan
perusahaan baik secara internal maupun eksternal dalam upaya meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia dan pencapaian tujuan dan sasaran yang
telah disusun oleh perusahaan. c. Pengadaan Tenaga KerjaKaryawan
Pengadaan Tenaga KerjaKaryawan merupakan fungsi operasional manajemen personalia yang pertama yang memiliki peranan penting dalam
menarik dan memilih karyawan yang akan menyerahkan dirinya untuk bekerja pada perusahaan yang diinginkan dengan mengikuti petunjuk persyaratan
yang telah ditentukan perusahaan itu. Menurut Edwin B. Flippo dalam bukunya Personel Management yang
diterjemahkan oleh Moh. Masud mengemukakan bahwa pengadaan tenaga
19
Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 235
20
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia, hal. 64
25
kerja adalah “usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi”. Hal-hal
yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan
21
. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa setiap pengadaan
tenaga kerjakaryawan harus melakukan perekrutan dan seleksi agar dapat memperoleh jenis tenaga kerjakaryawan yang memiliki kemampuan dan
keahlian sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai sasaran yang tepat yang merupakan tujuan perusahaan.
Pengadaan tenaga kerjakaryawan adalah pengusahaan tenaga kerja dan pencarian tenaga kerja. Menurut Dr. B. Siswanto bahwa perekrutan
adalah “suatu proses mencari tenaga kerja dan mendorong serta memberikan pengharapan kepada mereka untuk melamar pekerjaan”
22
. Adapun sumber-sumber tenaga kerja itu meliputi:
a Sumber Intern Artinya bahwa tenaga kerjakaryawan yang akan dipekerjakan diambil
dari sumber intern yaitu menempatkan karyawan diantara karyawan yang sudah ada dengan cara menempatkan karyawan tersebut pada jabatan yang
kebetulan lowong atau terdapat tugas baru.
21
Edwin B. Flippo, Manajemen Personalia, Jakarta: Erlangga, 1984, cet. 6, hal. 6
22
B. Siswanto Sastrohadiwiryo, Manajemen Tenaa Kerja Indonesia; Pendekatan Admiistrasi dan operasional, Jakarta: Bumi Aksara, 2002, cet. 4, hal. 38
26
b Menggunakan jasa tenaga kerjakaryawan lama Suatu perusahaan kadang-kadang memerlukan karyawan dari luar
lingkungan perusahaan, maka salah satu cara yang praksis dan ekonomis adalah dengan menggunakan jasa dari karyawan lama. Mereka diminta
perusahaan untuk menarik teman, tetangga, saudara dari mereka untuk bekerja pada perusahaan tersebut.
c Melalui lembaga-lembaga pendidikan Suatu perusahan sering membutuhkan karyawan baru yang telah
memenuhi syarat-syarat pendidikan tertentu, misalnya sarjana muda atau sarjana dari fakultas tertentu. Untuk mendapatkannya, ada perusahaan
yang langsung menghubungi lembaga-lembaga pendidikan tersebut. Ada juga perusahaan yang memiliki tindak lanjut dengan memberikan ikatan
dinas atau beasiswa pada mahasiswa seperti Caltex, Pertamina, Bank Indonesia dan sebagainya.
d Mengambil dari perusahaan lain Ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang baru bersisir, mereka lebih
mengutamakan karyawan yang sudah punya pengalaman dan biasanya diambil dari perusahaan lain.
e Mencari langsung ke tempat sumber tenaga kerja Ada juga perusahaan yang dalam pencarian tenaga kerjakaryawan yang
memiliki petugas-petugas khusus untuk datang ke tempat sumber tenaga
27
kerjakaryawan dengan maksud untuk mempengaruhi penduduk setempat agar bekerja pada suatu perusahaan tertentu.
f Melaui advertansi Pada masa sekarang ini, banyak perusahaan yang cenderung untuk
menggunakan media advertensi dalam usaha menarik karyawan, sebab dengan advertensi ini akan sampai ke tempat yang luas sehingga
memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang paling baik. g Memanfaatkan kantor penempatan tenaga
Kantor penempatan tenaga kerja didirikan oleh pemerintah Indonesia dengan maksud sebagai tempat penyaluran tenaga-tenaga kerja yang
masih menganggur. Kantor penempatan tenaga kerja menerima pendaftaran dari mereka yang membutuhkan pekerjaan. Kantor
penempatan tenaga kerja akan mencatat nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman dan sebagainya dari seorang pelamar tersebut. Maka kantor
akan menghubungi kembali si pelamar jika ada perusahaan yang minta karyawan sesuai dengan data si pelamar tesebut.
d. Seleksi Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih
karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon- calon yang dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat
dan dalam jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat pula.
28
Proses kegiatan seleksi adalah pusat manajemen personalia, analisa jabatan, perencanaan sumber daya manusia, dan pengadaan tenaga kerja yang
dapat membantu dalam pelaksanaan seleksi personalia. Menurut George Srtauss dan Leonard R. Sayles dalam buku mereka
yang berjudul Personnel The Human Problems of Management yang dikutip Drs. Gouzali Saydam, Bc. TT, bahwa seleksi adalah “kegiatan untuk
menentukan orang yang terbaik untuk suatu perusahaan”
23
. Pada buku Manajemen Sumber Daya Manusia, Drs. H. Malayu S. P.
Hasibuan menjelaskan bahwa dalam pelaksanaan seleksi hendaknya berpedoman pada dasar-dasar tertentu, supaya pelaksanaan dan hasil seleksi
dapat dipertanggung jawabkan baik secara hukum maupun secara ekonomis, dasar-dasar tersebut adalah :
1 Kebijaksaan perburuhan pemerintah, yakni ketentuan berdasarkan pada Undang-Undang perubahan pemerintah tanggal 6 Januari 1951
No. 1 pasal 1 mengenai usia. 2 Spesifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni didasarkan pada apa yang
dijabat, baru siapa yang akan menjabat atau mengerjakannya; bukan siapa yang menjabat baru atau apa yang dijabat. Jabatan atau pekerjaan
apapun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan akan spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut.
3 Ekonomis hendaknya menjadi dasar pelaksanaan seleksi supaya biaya, waktu, dan fikiran dimanfaatkan secara efektif dengan biaya serendah-
rendahnya untuk mendapatkan karyawan sebaik-baiknya. 4 Etika sosial, yakni seleksi harus dilakukan sesuai dengan etika sosial,
memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku di Negara yang
bersangkutan
24
.
23
Gouzali Saydam, Manajemen Sumber Daya Manusia, hal. 102
24
Malayu. S. P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya manusia, Jakarta: Bumi Aksara, 2000, hal. 12-13
29
Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus
dapat memilih atau menetapkan karyawan yang paling tepat. Meskipun demikian masalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu
diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.
Adapun langkah-langkah dalam proses seleksi adalah : a Penerimaan Pendahuluan
Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi lamaran. Bila
pelamar datang sendiri wawancara pendahuluan dapat dilakukan. Ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalahpahaman dan
menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi jalan belakang, langkah selanjutnya adalah memeriksa kebenaran informasi
lamaran.
b Seleksi Penerimaan Seleksi penerimaan lewat tes sangat berguna untuk mendapatkan
informasi yang relative objektif tentang pelamar dan dapat dibandingkan dengan pelamar lainnya dan karyawan yang ada. Tes penerimaan
30
merupakan alat bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman, dan kepribadian pelamaran persyaratan jabatan.
Agar tes dapat meloloskan pelamar, maka tes tersebut harus valid dengan melihat skor nilai tes yang mempunyai hubungan yang signifikan
dengan prestasi kerja dengan kriteria-kriteria relevan lainnya. Bila skor nilai tes dan prestasi kerja tidak mempunyai hubungan, tes adalah tidak
valid dan seharusnya tidak digunakan untuk seleksi.
Disamping harus valid tes juga harus reliable, yakni tes seharusnya menghasilkan skor-skor secara konsisten setiap waktu seorang pelamar
melakukannya, suatu tes dikatakan reliable jika mempunya tingkat konsistensi yang tinggi.
c Wawancara Seleksi Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang
dilakukan untuk mengevaluasikan hal yang dapat diterima atau tidak oleh pelamar. Wawancara merupkan teknis seleksi yang paling luas digunakan.
Disamping itu wawancara mempunyai tingkat fleksibilitas yang tinggi, karena dapat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial
atau operasional maupun staf yang berketerampilan tinggi atau rendah
25
.
25
Ibid, hal. 91-92
31
d Pemerikasaan Referensi Personal reference merupakan informasi mengenai karakter
pelamar, biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-teman terdekat baik yang ditunjuk oleh perusahaan maupun pelamar itu sendiri.
Employment reference berbeda dengan referensi pribadi karena mencakup latar belakang atau pengalaman kerja pelamar, referensi yang
bisa dijamin kebenarannya akan bermanfaat sebagai informasi pelengkap bagi hasil tes dan wawancara.
e Evaluasi medis Dalam proses seleksi terdapat pula pemeriksaan kesehatan palamar
sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Pemeriksaan kesehatan dapat dilakukan oleh dokter luar perusahaan maupun tenaga medis
perusahaan itu sendiri. Dengan adanya evaluasi ini memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya perawatan kesehatan dan asuransi jiwa.
f Wawancara Atasan Setelah proses seleksi dilakukan, selanjutnya dilakukan wawancara
dengan atasan langsung, karena pada akhirnya atasan yang bertanggung jawab atas penerimaan karyawan baru di perusahaannya.
32
g Keputusan penerimaan Keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi yang
dilakukan oleh manajer personalia dan segenap staff yang bersangkutan dan selanjutnya akan memutuskan dan menerima tenaga kerjakaryawan
yang memiliki potensi dan kemampuan yang merupakan syarat-syarat yang telah ditentukan perusahaan tersebut.
B. Pengembangan Karir Karyawan
Kategori